.

Wyzwanie

Wdrożenie IFS Applications w firmie Mosty-Łódź jest unikalnym doświadczeniem zarówno dla firmy IFS, jak i dla tego przedsiębiorstwa. Było to jedno z pierwszych tego typu wdrożeń w sektorze konstrukcyjnobudowlanym, gdzie po raz pierwszy zaprojektowano i uruchomiono zintegrowany system ERP, realizujący niezwykle szeroką funkcjonalność, zwłaszcza w sferze projektowej. W skład rozwiązania wchodzą takie moduły jak: IFS Finanse, IFS Dystrybucja, IFS Produkcja, IFS Remonty, IFS Projekt, IFS Zasoby Ludzkie i IFS Płace. Mosty-Łódź są przedsiębiorstwem konstrukcyjno-budowlanym wykonującym mosty wszelkiego typu. Każdy z nich jest inny, chociaż może posiadać standardowe elementy. Dlatego duży nacisk położono na wdrożenie modułu IFS Projekt. Jest on wykorzystywany do analizy stopnia ich wykonania i rentowności zawartych kontraktów.

Potrzeba lepszych narzędzi IT

W Mostach-Łódź pracuję od 2002 roku. Wtedy firma jeszcze nie przykładała dużej uwagi do narzędzi IT. Nie było nawet stanowiska informatyka. Oczywiście rynek wymuszał stosowanie programów wspomagających księgowość, płace, czy obsługę magazynów. To oprogramowanie wdrażane na potrzeby zarządu firmy, który chciał posiadać informacje dotyczące aktualnej sytuacji, nie zapewniało jednak przepływu informacji. Każdy dział pracował osobno, generując niepowiązane ze sobą dane. W firmie przeszedłem wiele szczebli kariery - od majstra na budowie do dyrektora zajmującego się kontraktami – tak więc zdałem sobie sprawę z konieczności zmiany tej sytuacji. Tym bardziej, że Mosty-Łódź zaczęły się dynamicznie rozwijać – mówi Wojciech Pater, dyrektor ds. Przygotowania Produkcji, odpowiedzialny za wdrożenie systemu IFS Applications w Mostach-Łódź.

Decyzja o poszukiwaniu i wdrożeniu systemu wspomagającego zarządzanie była wynikiem długotrwałego procesu. W pewnym momencie zdano sobie sprawę, że firma przekroczyła masę krytyczną pod względem obrotów, liczby zatrudnionych osób i realizowanych kontraktów, zaczęła borykać się z zalewem informacji.

Chcieliśmy, aby upoważnieni użytkownicy mieli dostęp do istotnych dla nich danych, zgromadzonych w jednym miejscu. Dlatego podczas kolejnych narad z kierownictwem, sugerowałem szybkie wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie. Taki system miał nam pomóc w uzyskiwaniu informacji niezbędnych do efektywnego zarządzania firmą – dodaje Wojciech Pater.

Informatyczna słabość branży

Mosty-Łódź rozpoczęły badanie rynku od rozmów z partnerami. Poszukiwano informacji o rozwiązaniach, które wykorzystują oraz o korzyściach uzyskiwanych z wdrożonego systemu. Okazało się, że wiele firm posiadało systemy branżowe, narzucone im przez zagraniczne koncerny. Nie spełniały one jednak podstawowych wymagań przedsiębiorstwa działającego w systemie projektowym. Branża budowlana nie była jeszcze przygotowana na wdrażanie tego typu oprogramowania. W procesie badania rynku dostawców systemów klasy ERP, Mosty-Łódź skorzystały z pomocy firmy doradczej, która przeprowadziła analizę procesów, wynikających stąd potrzeb oraz postępowanie przetargowe. Stworzono mapy procesów, określono wymagania wobec systemu i jego funkcjonalności oraz sformułowano finalne zapytanie ofertowe zawierające około tysiąca szczegółowych pytań. Skierowano je do największych dostawców systemów wspomagających zarządzanie w Polsce.

Otrzymaliśmy siedem poważnych ofert od największych firm. Zdecydowaliśmy się na rozmowy z trzema dostawcami, którzy spełniali najwięcej naszych wymagań i mogli zrealizować odpowiadającą nam funkcjonalność. O naszym wyborze zadecydował stosunek jakości do ceny, ale nie tylko. Z dwóch ostatnich ofert, wybraliśmy system, który zrobił na nas większe wrażenie podczas prezentacji i był bardziej przyjazny dla użytkownika. Duże znaczenie miały też profesjonalizm konsultantów i ich podejście do klienta. Dlatego wybraliśmy IFS Applications – komentuje Wojciech Pater, dyrektor ds. Przygotowania Produkcji w Mostach-Łódź.

Specyfika i szeroki zakres wdrożenia

Mosty-Łódź postanowiły w ramach rozwiązania włączyć moduły wspomagające wszystkie działy firmy. Kluczowe dla jej funkcjonowania były jednak sfery projektowa i logistyczna, w tym transport. Zdecydowano się także na wdrożenie modułów obsługujących księgowość, produkcję, remonty, gospodarkę magazynową, zasoby ludzkie oraz płace. Unikalność systemu wdrażanego w branży budowlanej po raz pierwszy w tak szerokim zakresie, wynikała ze specyfiki działalności Mostów-Łódź.

Realizujemy projekty jednostkowe - każdy budowany most jest inny, chociaż może posiadać standardowe elementy. Dlatego moduł projektowy był dla nas wyjątkowo ważny, a jego wdrożenie wymagało unikalnego podejścia. Wspólnie z konsultantami IFS prześledziliśmy opracowane mapy procesów pod kątem ich realizacji w systemie. W niektórych przypadkach trzeba było dostosowywać system, w innych procesy – mówi o specyfice wdrożenia Wojciech Pater.

Wdrożenie trwało ponad rok. Rozpoczęto je od przeprowadzenia analizy i korekty procesów zachodzących w Mostach-Łódź. Następnie zakupiono licencję i rozpoczęto instalację oprogramowania. Zostały powołane wspólne zespoły wdrożeniowe, składające się z konsultantów IFS i kluczowych użytkowników ze strony Mostów-Łódź - kierowników poszczególnych działów. Kilkuosobowe zespoły robocze weryfikowały i modyfikowały przyjęte wcześniej ustalenia.

Ostatnie miesiące wdrożenia były dla nas niezmiernie pracowite. Dzięki boomowi na rynku budowlanym, realizowaliśmy olbrzymią liczbę kontraktów. Tak więc oprócz zasadniczych licznych obowiązków, pracownicy musieli zajmować się także wdrażaniem systemu. Jak przewidywaliśmy, na największe trudności natrafiliśmy w sferze projektowej. Działo się tak, z dwóch powodów. Po pierwsze, projekty są realizowane w terenie. Do łączności musieliśmy wykorzystywać zestawy satelitarne, ponieważ w niektórych miejscach zawodziła nawet łączność radiowa. Po drugie projekty realizujemy w różnych miejscach. W centrali zawsze można się spotkać i porozmawiać. Natomiast budowy dzielą setki kilometrów, a przemieszczanie się kierownictwa pomiędzy placami budów byłoby bardzo czasochłonne. Mimo że zakładaliśmy bogatą funkcjonalność dla końcówek systemu instalowanych na budowach, na obecnym etapie musieliśmy się z tego wycofać. Wiele funkcji, które były planowane do realizacji w terenie jest nadal realizowanych w centrali – dodaje Wojciech Pater.

Funkcjonalność systemu

Obecnie funkcjonują wszystkie moduły określone w kontrakcie, w tym IFS Finanse, IFS Dystrybucja, IFS Produkcja, IFS Remonty, IFS Projekt, IFS Zasoby Ludzkie oraz IFS Płace. Gospodarka magazynowa będzie dalej usprawniana, ponieważ dane dotyczące magazynów nie są obecnie wprowadzane na bieżąco. Trudności stwarza rozproszona struktura przyjmowania dostaw, wynikająca z konieczności budowy magazynów na każdym placu budowy.

Modułem wiodącym jest IFS Projekt, wykorzystywany do wyceny realizowanych przedsięwzięć oraz do analizy ich rentowności i stopnia wykonania. IFS Remonty wykorzystywany jest do obsługi rozbudowanego parku maszynowego Mostów-Łódź. Efektywnie funkcjonuje również moduł IFS Produkcja, wykorzystywany do planowania, realizacji i rozliczenia produkcji prefabrykatów na potrzeby prowadzonych projektów. IFS Dystrybucja odpowiada z kolei za całą obsługę logistyczną prowadzonych przedsięwzięć. Wszystkie zdarzenia gospodarcze rejestrowane w obszarach objętych wdrożeniem znajdują swoje odbicie w module IFS Finanse. Moduły IFS Zasoby Ludzkie i IFS Płace umożliwiają raportowanie czasu pracy pracowników firmy i rozliczenie ich odpowiednio w formie wynagrodzeń. Raporty dla kierownictwa, których generowanie znacznie upraszcza wykorzystanie systemu IFS Applications dotyczą przede wszystkim finansowego stanu przedsiębiorstwa, a więc osiąganych wyników – zysków, strat, zużycia materiałów, wydajności sprzętu, przepracowanych godzin i wielu innych czynników.

Zdaję sobie sprawę, że na budowie panują szczególne warunki, nieporównywalne do tych, w jakich pracują np. agenci handlowi mający możliwość wprowadzania danych na bieżąco. Kierownik budowy nadzoruje pracę kilkudziesięciu osób. Współpracuje również z nadzorem budowlanym i kooperantami - musi jeździć na narady, jak również odpowiada za magazyny materiałów. Nie ma więc czasu na wprowadzanie danych do systemu na bieżąco. Mamy w tym przypadku do rozwiązania problem organizacyjny, a nie związany z systemem. Wiemy co należy zrobić, aby wykorzystać w pełni funkcjonalność systemu na placu budowy, ale rozwiązanie to wiąże się z kosztami. Pracownicy produkcyjni powinni być zwolnieni z obowiązku wprowadzania danych, natomiast na budowach powinni się pojawić administratorzy, którzy będą się tym zajmować. Taką zmianę chcemy wprowadzić w najbliższym czasie. Pozwoli nam to w pełni wykorzystywać funkcjonalność systemu – ocenia Wojciech Pater.

Ze względu na szereg zmian organizacyjnych w Mostach, ciągle jest modyfikowany kluczowy dla funkcjonowania firmy moduł IFS Projekt. Istnieje też potrzeba, aby w przyszłości system opisywał postęp prac i wizualizował to, co zostało wykonane, np. most, przyczółek. Planowana jest również integracja z systemem IFS oprogramowania wykorzystującego technologię GPS do zarządzania flotą pojazdów.

Korzyści z wdrożenia

Mimo że system jest nadal rozwijany w części obsługującej projekty, już można dostrzec korzyści, jakie płyną z wdrożenia. Należą do nich niewątpliwie organizacyjne uporządkowanie firmy oraz dostęp na bieżąco do danych gromadzonych w jednej bazie. Teraz możliwe jest szybkie przeprowadzenie procesu roszczeniowego wobec kontrahenta. Roszczenia należy udowodnić i uzasadnić, a wymaga to przytoczenia wielu danych. Dzięki wdrożonemu systemowi IFS Applications potrzebne informacje mogą być błyskawicznie zgromadzone. MostyŁódź dużą korzyść widzą również w raportowaniu godzin pracy i nadliczbowych przez dział kadr.

Z konsultantami IFS bardzo dobrze nam się współpracuje. Są profesjonalistami i zawsze szukają optymalnego rozwiązania, tym bardziej, że było to jedno z pierwszych wdrożeń zintegrowanego systemu informatycznego w branży konstrukcyjno-budowlanej w Polsce. Uczyliśmy się od siebie nawzajem. My - systemu, oni - specyfiki nowej branży, gdzie każdy projekt jest inny. Decydując się na wdrożenie systemu klasy ERP na taką skalę, uważamy się za pionierów w tym segmencie rynku. Poszliśmy szerokim frontem i trudno nam sobie wyobrazić pracę bez systemu IFS Applications – nie ma wątpliwości dyrektor Wojciech Pater.

Źródło: www.ifs.com.pl