System ERP dla MTP

System ERP – IFS Applications już od pięciu lat wspiera zarządzanie targami i wydarzeniami Międzynarodowych Targów Poznańskich. W tym czasie użytkownicy zdążyli już dobrze poznać tajniki rozwiązania oraz przejść przez proces aktualizacji oprogramowania do nowszej wersji, mający służyć usprawnieniu działalności firmy.

Międzynarodowe Targi Poznańskie to prestiżowe miejsce, które stwarza firmom doskonałą okazję do nawiązania międzynarodowej współpracy. Udział w organizowanych tu wydarzeniach wspiera realizację biznesowych planów przedsiębiorców, daje też możliwość dokonania analizy rynku oraz polepszenia kontaktów z obecnymi klientami i partnerami.

MTP organizuje ponad 60 imprez targowych dla 300 tysięcy zwiedzających rocznie oraz coraz liczniejsze wystąpienia polskich wystawców na targach za granicą. MTP to również największe w Polsce centrum kongresowe, w którym w 2007 roku odbyło się ponad 1100 wydarzeń: kongresów, konferencji i szkoleń. W tej chwili przed Międzynarodowymi Targami Poznańskimi stoi jedno z największych wyzwań organizacyjnych w historii istnienia firmy. MTP są bowiem głównym wykonawcą organizowanej przez Rząd RP 14. konferencji COP (Conference of Parties to the United Nations Framework Convention on Climate Change). Odbędzie się ona w Poznaniu w dniach 1-12 grudnia 2008.

Każda impreza targowa i duża konferencja to osobne przedsięwzięcie organizacyjne, projekt, którego złożoność i specyfika wymaga solidnego wsparcia informatycznego, takiego, jakie zapewnia system IFS Applications.

Początki współpracy

Zanim przyszedł czas na system IFS Applications, Międzynarodowe Targi Poznańskie używały już narzędzi informatycznych. Początkowo stosowane rozwiązania zaspokajały w sensie funkcjonalnym wiele spośród wymagań firmy w zakresie IT. Jedynie technologia budowy pierwszego oprogramowania w pewnym momencie przestała nadążać za rosnącymi potrzebami. Pojawiły się problemy z indeksami i wielkościami baz danych. System był zbyt skomplikowany i cechował się tak silnymi powiązaniami, że nie można było wyłączyć z użycia lub zastąpić innym oprogramowaniem żadnego z modułów. Tymczasem MTP pozyskiwały coraz większą liczbę klientów, co wiązało się z koniecznością zarządzania coraz większą ilością różnorodnych informacji i dokumentów. Pojawiła się więc potrzeba wymiany oprogramowania na takie, które pozwoliłoby na pełną ewidencję realizowanych procesów gospodarczych i ich optymalizację.

Zależało nam przede wszystkim na wprowadzeniu księgowości kontrolingowej, która pozwoliłaby w zupełnie inny, nieosiągalny dotąd sposób kontrolować koszty” – wspomina Krzysztof Ślatała, Dyrektor Wydziału Informatyki MTP

Proces wyboru dostawcy nowego systemu trwał ponad rok. W tym czasie przeanalizowano kilkadziesiąt ofert; spośród nich wybrano dwie firmy, z którymi prowadzono równoległe negocjacje aż do końca przetargu. Ostatecznie wygrała firma IFS Poland.

Wdrożenie systemu IFS Applications przebiegało wielowarstwowo i wielofazowo – od szkoleń w zakresie prowadzenia projektu w sposób zorientowany na cele według zasad Dokumentu Definicji Projektu, poprzez precyzyjną specyfikację procesów gospodarczych przedsiębiorstwa, wybór i modyfikację odpowiednich komponentów, aż do oficjalnego uruchomienia systemu w 2003 roku i jego upgrade’u w marcu 2007 roku.

Naszą współpracę z IFS zaczęliśmy od opracowania dokumentu nazwanego Koncepcją Systemu – mówi Krzysztof Ślatała. „Tak powstał biznesowy model samej aplikacji. Zredukowaliśmy nasze procesy gospodarcze z ponad 200 do 176, duża ich część została zaimplementowana w systemie

Zaoferowaliśmy MTP pełny zakres modułów funkcjonalnych” – dodaje Jan Marczewski Project Manager IFS Poland. „Po dokładnym określeniu procesów biznesowych dobraliśmy odpowiednie komponenty, które zostały zmodyfikowane w taki sposób, aby pasowały do odpowiadających im procesów gospodarczych. Przykładowo, podstawowa działalność firmy, czyli sprzedaż powierzchni wystawowej i jej zabudowa, jest realizowana w oparciu o odpowiednio zaimplementowane IFS Projekty i IFS Remonty. W tym wdrożeniu to konkretna potrzeba biznesowa decydowała o doborze odpowiedniego komponentu, a nie jego pierwotne, modelowe przeznaczenie

W MTP wdrożono rozwiązanie wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem – IFS Finanse, IFS Dystrybucję, IFS Remonty, IFS Projekty, IFS Kadry i Płace oraz IFS Business Performance. Uruchamianie procesu wdrożenia nałożyło się na cykl życia imprezy targowej, czyli etapy planowania, realizacji i rozliczania. Pierwszą imprezą w pełni zrealizowaną w nowym systemie były targi budownictwa Budma 2003.

Budma to wciąż największa nasza impreza targowa, gromadząca aktualnie ponad 1600 wystawców z całego świata” – mówi Krzysztof Ślatała. „Rozwiązanie IFS Applications musiało więc od początku sprostać bardzo dużemu wyzwaniu. Samych głównych zleceń produkcyjnych, nie licząc drobnych zamówień do realizacji w kilka dni, było kilka tysięcy

Stabilna organizacja Międzynarodowe Targi Poznańskie świadczą usługi według projektów przygotowywanych na indywidualne zamówienie. Każda impreza organizowana w ramach targów to osobne przedsięwzięcie, dlatego model biznesowy firmy musi być dość skomplikowany. Cykliczne imprezy targowe mają swoje etapy. Rozpoczynają się od kontaktów z klientami, przesyłania formularzy, zamówień, zaliczek itp., co rozbudowuje się w kolejne usługi. Wystawcy i inni uczestnicy targów mają różne oczekiwania i wymagają indywidualnego podejścia w zakresie obsługi. Nic dziwnego, że bez sprawnie funkcjonującego systemu informatycznego niemożliwe byłoby ogarnięcie wszystkich zagadnień związanych z zarządzaniem takim przedsiębiorstwem.

Na rynku nie ma jednej aplikacji do obsługi imprez targowych – mówi Krzysztof Ślatała. System IFS Applications jest więc w istocie zmodyfikowanym rozwiązaniem, dostosowanym do naszych specyficznych potrzeb, współpracującym z kilkoma specjalizowanymi aplikacjami. Ostatni upgrade systemu świadczy właśnie o tym, że IFS wciąż stara się wychodzić naprzeciw naszym oczekiwaniom

Dzięki pakietowi ERP w MTP udało się utrzymać pod kontrolą i w konsekwencji sprawnie realizować dynamicznie rosnącą ilość zleceń roboczych i tzw. usług powierniczych, czyli zamówień usług od poddostawców.

Nasze dane zostały uporządkowane, a praca ustabilizowana – Krzysztof Ślatała wymienia korzyści z wdrożenia. „Pierwsza rzecz, jaką wyraźnie odczuliśmy, to stabilność systemu. Dane nie giną, są dostępne w rozsądnym czasie, wprowadzane jednorazowo, w miejscu powstawania. Bezpieczny dostęp do nich jest możliwy za pomocą standardowych narzędzi. Dzięki systemowi budżetowania i kontrolingu możemy na bieżąco śledzić rentowność każdego przedsięwzięcia. Dzięki strukturalnej budowie budżetów można dojść do pojedynczych kosztów składowych każdego przedsięwzięcia. Równocześnie zmienia się sposób zarządzania imprezami targowymi. Powstały zespoły projektowe oparte na macierzowej, dynamicznej strukturze zarządzania

Wdrożenie systemu firmy IFS znacznie ułatwiło rozliczanie kosztów w MTP. Wprowadzono fakturowanie zbiorcze i automatyczne, polegające na grupowaniu wszystkich zamkniętych zamówień i dodawaniu ich do jednej faktury płatnika – to wszystko z zachowaniem branżowej specyfiki zbierania i raportowania informacji o wystawcach i podwystawcach.

Kadry i płace

Umowa z firmą IFS przewidywała możliwość podniesienia wersji systemu. Upgrade IFS Applications wymusiły także zmiany w gospodarce i konieczność reagowania na nie przez MTP. Prace rozpoczęły się w 2007 roku, od przygotowania raportu z dotychczasowego funkcjonowania rozwiązania i opracowania koncepcji wykorzystania jego nowej wersji. Szczególnie istotną kwestią stało się ujęcie w nim skomplikowanych procedur w polityce kadrowej firmy, a co za tym idzie – systemów płacowych. Na potrzeby każdej imprezy targowej MTP zatrudniają sztab pracowników. Od początku roku 2008 są to po prostu pracownicy wynajmowani od firmy outsourcingowej, jednak jeszcze kilka miesięcy temu, do końca 2007 roku, wykorzystywane były praktycznie wszelkie możliwe formy zatrudnienia – od umowy o pracę, poprzez umowy o dzieło, aż po inne formy pracy tymczasowej. Wymagało to wprowadzenia pewnych modyfikacji w standardowym rozwiązaniu IFS Kadry i Płace oraz zmodyfikowania algorytmów płacowych pod kątem nowych funkcji.

W związku z różnorodnością form zatrudnienia w MTP zdecydowaliśmy się na wdrożenie rozbudowanego modułu płacowego – mówi Krzysztof Ślatała. „Rozwiązanie to pozwalało nam na swobodę definiowania jego składników i pomogło ogarnąć wszystkie, nawet najbardziej skomplikowane zagadnienia płacowe

Od początku 2008 roku MTP mają już jedynie obowiązek regulowania płatności wobec firmy outsourcingowej, współpracującej w zakresie zatrudnienia dodatkowych pracowników. Poza tym upgrade IFS Applications w maksymalnym stopniu wyeliminował wszelkie wprowadzone wcześniej modyfikacje i dzięki temu zbliżył to rozwiązanie do standardowego, uproszczonego kompletu rozwiązań informatycznych w MTP. Jakiekolwiek zmiany są od tej pory wprowadzane na zasadzie bezinwazyjnego dopisywania formatki, struktury danych pozostają zaś niezmienione.

Dalsze ulepszanie

W procesie podniesienia wersji systemu zmieniło się źródło zasilania aplikacji IFS. Do czasu upgrade’u kontakty handlowe rejestrowane były w systemie Logotech. Potem zamieniono dotychczasowe rozwiązania klasy BPM na system do zarządzania przepływem pracy innego dostawcy. Transfer danych z systemu BPM do ERP następuje asynchronicznie, w dowolnym momencie. Najpóźniej na dwa tygodnie przed planowaną imprezą, rozpoczyna się proces realizacji zleceń produkcyjnych. Etap realizacji w wymiarze zarządczym do niedawna rozrastał się na wiele, ściśle zdefiniowanych i powiązanych ze sobą „gałązek” organizacyjnych. Teraz jest w pełni zautomatyzowany. Na podstawie danych, wynikających z uzgodnień z wystawcą, aplikacja automatycznie tworzy w pełni skonfigurowane zlecenia prac, włączając w to materiały, zabudowy, wystrój zieleni, przyłącza wodne i energetyczne. Na tym etapie IFS Applications to podstawowe narzędzie wspierające pracowników MTP przy obsłudze klientów. Po zakończeniu imprezy targowej następują rozliczenia zleceń wystawcy oraz rozliczenie całości przedsięwzięcia targowego.

Specyfika obsługi zleceń – na przykład lokalizacja stoiska, czy projekt budowlany – wymagała od nas stworzenia kilku aplikacji wspomagających w AutoCAD i systemie Ultimus (BPM) – precyzuje Krzysztof Ślatała. „Tych integracji mamy sporo i będzie ich coraz więcej. Razem z IFS Applications tworzą one zintegrowane środowisko pracy wspomagające cały proces biznesowy związany z obsługą klienta

Zarządzanie gospodarką magazynową w MTP to szczególnie ważne zadanie. Każde niedociągnięcie przekłada się bowiem na poziom zadowolenia wystawców. Co istotne, po zakończeniu cyklu realizacji imprezy, wiele materiałów wraca do magazynu – nie jest to standardowy element w systemach produkcyjnych. Z drugiej strony ewidencja faktycznie zużytych materiałów to koszty ponoszone przez MTP w ramach projektu.

Wypożyczamy wystawcom wiele elementów wyposażenia stoisk (rezerwacje czasowe z koniecznością ich skrupulatnego rozliczenia), dla naszych pracowników musimy zapewnić odpowiednie zasoby odzieży roboczej i to we właściwych rozmiarach, zlecenia montażowe muszą być zrealizowane w bardzo krótkim czasie i w 100% odpowiadać ustaleniom z wystawcą - nie pozostawia wątpliwości Krzysztof Ślatała.

MTP planuje rozpoczęcie prowadzenia procesów inwestycyjnych w IFS Applications. Księgi zarządcze już zostały włączone do procesu budżetowania i kontrollingu. Ponieważ potrzeby MTP wciąż rosną, przed IFS Applications otwierają się coraz to nowe pola zastosowań.

Oprogramowanie:

• IFS Finanse
• IFS Dystrybucja
• IFS Remonty
• IFS Projekty I
• FS Zasoby Ludzkie
• IFS Płace IFS Analiza Zarządcza 350 użytkowników

IFS Applications System baz danych: Oracle 8i Platforma sprzętowa:

• DELL PowerEdge 6850 (4xDualCore) i macierz EMC CX340, SAN, Linux SUSE, Oracle

Źródło: www.ifs.com.pl