Rozwiązanie miało zastąpić dotychczas stosowane oprogramowanie, które nie było w stanie sprostać błyskawicznemu rozwojowi firmy.

Farm Frites jest globalnym wieloletnim użytkownikiem aplikacji QAD. Posiada 17 biur sprzedaży i 9 zakładów produkcyjnych w 16 krajach na całym świecie. Do produkcji firma zużywa ponad 150 tysięcy ton ziemniaków, z których wytwarza rocznie ponad 70 tysięcy ton frytek. Potwierdzeniem wysokiej jakości oferowanych wyrobów jest m.in. certyfikat zgodności systemu jakości z normą ISO 9001:2000 oraz system analizy punktów krytycznych HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point). Inne posiadane certyfikaty to ISO 14001:2004, BRC (British Retail Consortium), IFS (International Food Standards) oraz EurepGap (standard handlowy dla producentów rolnych uzyskany przez dostawców 65% ziemniaków do produkcji, w tym Farm Frites Poland Dwa).

Jak to się robi?

Proces produkcji zaczyna się od pobrania surowców z magazynów. Ziemniaki, przyprawy i olej wędrują na linię produkcyjną, gdzie powstają frytki. Ziemniaki są cięte, przyprawiane i smażone. Gotowy produkt trafia do działu opakowań, tam układany jest w kartonach i w takiej postaci sprzedawany odbiorcy końcowemu.

Zapakowane frytki układa się na paletach i wprowadza do systemu. Na etapie rejestracji produkcji drukowane są etykiety logistyczne przyklejane na palety. Transport frytek odbywa się w temperaturze –18oC. Palety dostarczane są do centrum sprzedaży, zwanego mroźnią. Skład obsługiwany jest za pomocą terminala radiowego. Z mroźni palety pobierane są na zlecenia sprzedaży oraz rozlokowywane w zewnętrznych magazynach.

Ciąg dalszy sprawdzonych rozwiązań

Firma Farm Frites praktycznie od początku swojej działalności korzystała z systemów informatycznych wspomagających cały proces produkcji. W miarę upływu lat stosowane rozwiązania stały się niewystarczające i nieefektywne. Kierownictwo firmy podjęło decyzję o ujednoliceniu działania systemu poprzez zastąpienie poprzedniej wersji systemu MFG/PRO i systemu magazynowego Qguar rozwiązaniem AIM w ramach zintegrowanego pakietu aplikacji QAD.

– Po przekalkulowaniu kosztów postanowiliśmy nie aktualizować starego systemu, tylko zainwestować w zupełnie nową wersję aplikacji QAD, która wydawała się bardzo obiecująca – mówi Dariusz Wierzbicki, szef IT Farm Frites.

Celem projektu było wdrożenie nowego rozwiązania, obsługującego magazyn wysokiego składowania opartego na systemie QAD AIM (obecnie QAD Warehousing), który miał przyczynić się do pełnej automatyzacji procesu produkcji i wyręczyć pracowników w żmudnych i czasochłonnych procesach katalogowania i wpisywania danych.

Codzienna ocena jakości produkcji w laboratorium

System firmy QAD funkcjonuje w Farm Frites Poland od 1994 r. Odpowiada głównie za obsługę obszaru magazynowania, sprzedaży i finansów. Przez cały czas firma skutecznie przeprowadzała aktualizację oprogramowania do nowych wersji. W 1998 r. dzięki wersji 8.5F udało się dopasować system do zmian, jakie nastąpiły w polskim prawodawstwie. W 2005 r. została wprowadzona wersja eB2 i system magazynowania AIM. Przejście aplikacji QAD do wersji eB2 technicznie nie stwarzało większych problemów. Podczas implementacji AIM postanowiono zmienić również dotychczasowy system skanerów umieszczonych na rampie na skanery radiowe działające online, które są bardziej wydajne i niezawodne. Aby system działał poprawnie, do nowych skanerów wykonano w firmie QAD nowe moduły oprogramowania kompatybilne z AIM.

– Koszty zmiany na skanery radiowe były niewiele wyższe, a dotychczasowe skanery na rampie miały tę wadę, że działały w trybie offl ine i paleta oznaczona jako zablokowana nie była uwzględniania przez system, co prowadziło do pomyłek przy załadunku i konieczności rozładowywania ciężarówek – wyjaśnia Dariusz Wierzbicki.

– Korzystanie ze skanerów online przekłada się na czysty zysk biznesowy. Dzięki nim każda transakcja jest rejestrowana w miejscu powstania, co zapewnia lepszą kontrolę nad przepływem materiałowym w zakresie wyrobów gotowych – dodaje Tomasz Zapalski, Project Manager z firmy QAD.

Przygotowanie i wdrożenie

Przygotowanie, testowanie i wdrożenie procedur zajęło 11 miesięcy, po których osiągnięto pełny sukces. Główne wyzwanie podczas wdrażania nowego systemu polegało na uporządkowaniu magazynu firmy przed wprowadzeniem skanerów online, aby doprowadzić do poprawnego działania systemu.

– Poprzedni system tolerował nieprecyzyjne rejestracje towaru, ponieważ jego poziom szczegółowości odnosił się jedynie do ilości palet, nie było różnicowania ich pod względem przypisywanych im numerów – mówi Tomasz Zapalski.

Aktualna wersja eB2 w stosunku do poprzedniej charakteryzuje się lepszym interfejsem, który może być łatwo modyfikowany przez pracowników i użytkowników systemu. Przykładem jest stworzenie systemu elektronicznej wymiany danych EDI, za pomocą którego pracownicy są w stanie odczytywać i automatycznie przesyłać do systemu zamówienia od dużej części kontrahentów.

– System jest dobrze przemyślany, lepiej udokumentowany technicznie, czyli łatwiejszy w użytkowaniu – twierdzi Dariusz Wierzbicki.

Stare obszary, nowe korzyści

System obejmuje obszary obsługi klienta, księgowości, magazynu i zakończenia procesu produkcji, czyli przyjęcia towaru z obszaru produkcji do magazynu. Obecnie trwają prace nad wdrożeniem systemu do raportowania produkcji z surowca naturalnego. Główne korzyści płynące z wdrożenia nowego systemu AIM (QAD Warehousing) oraz wersji eB2 to zwiększenie efektywności i skrócenie czasu wykonywania operacji w zakresie obsługi finansów.

Kolejne usprawnienia polegają na wydajniejszym zarządzaniu logistyką (wysyłka i przesunięcia) oraz ograniczeniu kosztów i ujednoliceniu środowiska systemowego w firmie. Dodatkowym atutem jest możliwość wdrażania dodatkowych modułów i implementowanie własnych rozwiązań tworzonych przez pracowników na bazie działającego systemu.

PROFIL

Źródło: www.msipolska.pl
Autor: Elżbieta Jaworska