Ekskluzywne salony Royal Collection już z Microsoft Dynamics AX

Salony Royal Collection, rozlokowane w największych miastach Polski, przyciągają zamożną i bardzo wymagającą klientelę, która gustuje w wymyślnych kolekcjach znad Sekwany, Renu i Tamizy. Royal Collection czyni to niezwykle skutecznie. Przychody firmy przekraczają już 100 mln zł i dalej szybko rosną, bo w siłę rośnie też dobrze usytuowana klasa średnia – główni goście 23 królewskich salonów. Ale i ta liczba szybko się zmienia. Dwa lata temu Royal Collection dysponował 16 punktami sprzedaży w galeriach handlowych. Jeśli ta dynamika rozwoju utrzyma się, Royal Collection tylko umocni swoja pozycję lidera rynku, pod którego dachem mienią się m.in. marki Vistuli, Hugo Bossa, Calina Kleina czy Jeans. Do tej roli jest dobrze przygotowany.

Firma wdrożyła system Columbus Retail do zarządzania sprzedażą detaliczną i wewnętrzną logistyką firmy. Rozwiązanie bazuje na Microsoft Dynamics AX, a do jego zadań należy m.in. śledzenie sprzedaży w czasie rzeczywistym we wszystkich salonach Royal Collection, bieżące analizowanie bezpośrednich i pośrednich kosztów wprowadzania na rynek kolekcji oraz dynamiczny podgląd stanów w magazynach, w tym sklepowych.

– To nasz nowy atut. Jeśli firma chce odnieść sukces, musi nie tylko idealnie trafić z kolekcją w sezon, ale też błyskawicznie dostosowywać podaż do popytu. System daje nam ten komfort. Wcześniej analiza sprzedażowa prowadzona była po 1-2 tygodniach na bazie danych księgowych. W tej chwili odbywa się to zaraz na drugi dzień – mówi Piotr Michalski, dyrektor zarządzający Royal Collection.

Ale to nie jedyne korzyści z wdrożenia przeprowadzonego przez Columbus Polska. Ponieważ przesył danych z salonów do centrali firmy odbywa się w systemie off-line (dla systemów klasy ERP wykorzystujących komunikację on-line, nie jest to standardem), nie ma niebezpieczeństwa, by (np. na skutek zerwania łącz telekomunikacyjnych) doszło do zablokowania ich transferu. Opracowane przez Columbus moduły Galaxy i SAX wykorzystują w tym celu bezpośrednie połączenia TCP/IP, kolejkowanie pakietów danych, szyfrowanie, kompresję danych, itp. Wszystko to jest zautomatyzowane i podlega bezustannej automatycznej kontroli.

- Dla Royal Collection, który przywiązuje dużą wagę do bardzo dobrej, a więc także ciągłej obsługi swych klientów, rozwiązanie off-line miało kluczowe znaczenie – mówi Piotr Szczerbiak, project manager Columbus Polska, odpowiedzialny za wdrożenie.

Informacja o Firmie
Royal Collection, sieć handlowa, oferująca klientom wysokiej jakości odzież damską, męską i młodzieżową. Firma, od powstania w 1992 roku, rozrosła się w centrum odzieżowe z 23 salonami w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Gdańsku i Katowicach. Obecnie to największe przedsiębiorstwo w średnim i wyższym sektorze rynku mody w Polsce. Firma prowadzi strategię rozwoju bazując na dwóch schematach - prowadzi multibrandowe sklepy pod szyldem Royal Collection, jak również monobrandowe sklepy takich firm jak MEXX, MORE&MORE, CAMEL ACTIVE, CALVIN KLEIN JEANS, PAL ZILERI czy OSCAR JACOBSON. W czerwcu 2004 roku Royal Collection została wyróżniona prestiżową międzynarodową nagrodą w dziedzinie mody - Mode-Marketing Preis Duesseldorf 2004. Nagroda ta po raz pierwszy została przyznana firmie handlowej z Polski.

Sytuacja firmy
W ciągu kilku lat Royal Collection wdrożył i używał systemów, które wraz z rozwojem sieci wspomagały kolejno m.in. zatowarowanie centralne, logistykę wewnętrzną, księgowość i centralny magazyn, sprzedaż detaliczną, itd.

– Wprawdzie struktura IT rozrastała się wraz z rozwojem firmy, jednak nie mieliśmy zintegrowanego rozwiązania informatycznego. Rozbudowa odbywała się na zasadzie dokładania klocków. Doszło do tego że pracowaliśmy na 12 oddzielnych systemach (programach). Utrzymanie wszystkiego w ryzach pochłaniało ogromne koszty oraz przysparzało wiele stresów, gdyż używane programy nie były odporne na wstrząsy - mówi Piotr Michalski.

Przepływ informacji między systemami, a więc i działami firmy pozostawiał wiele do życzenia. Dane były kumulowane okresowo, półautomatycznie. Rodziło to szereg utrudnień. Infrastruktura informatyczna była rozbudowana i kosztochłonna, a analiza sprzedażowa prowadzona była po 1-2 tygodniach na bazie danych księgowych.

- W każdym z salonów pracuje księgowa, osoby odpowiedzialne za zatowarowanie, wewnętrzną logistykę czy magazynowanie. Nad wszystkim czuwa centrala z magazynem głównym, skąd zaopatruje się sklepy. Każdy z tych obszarów działalności firmy wspomagany był przez inne systemy, a wszelkie dane kumulowane i aktualizowane były periodycznie. W rezultacie niemożliwe było aktualne reagowanie na zmiany popytu czy też kontrola stanów magazynowych – mówi Piotr Szczerbiak, project manager Columbus Polska.

Sytuacja ta generowała dodatkowe koszty i ryzyko. Zarząd firmy chciał to zmienić. Potrzebowano zintegrowanego systemu, który scaliłby centralę i sieć salonów sprzedażowych, a także byłby tańszy w eksploatacji niż używane odrębne systemy. Głównym kryterium przy wyborze systemu, była możliwość kontroli rzeczywistego stanu zapasów w centrali oraz każdym salonie i zintegrowanie napływających informacji.

Rozwiązanie
Royal Collection, znając swoje wymagania, poszukiwał rozwiązania które im sprosta. Za wyborem Microsoft Dynamics AX przemawiało wiele argumentów, m.in.:

• system za dobrą cenę oferuje szeroki wachlarz możliwości funkcjonalnych i technicznych (jedna zintegrowana aplikacja obsługuje wiele obszarów, m.in. logistykę, finanse, płace, itd.);
• Columbus miał do zaoferowania rzecz niebagatelną – branżowy moduł Columbus Retail, który odpowiada za zarządzanie wewnętrzną logistyką firmy (zatowarowanie sklepów, obsługa reklamacji, obsługa wewnętrznych i zewnętrznych rozliczeń z dostawcami, obsługa point of sale, łańcuch dostaw) – moduł ten uzupełnia standardowy system;

Kluczem rozwiązania było dostosowanie struktury informatycznej do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Główna jednostka MS Dynamics AX znajduję się w centrali firmy, bezpośrednio do niej spływają w czasie rzeczywistym dane z lokalnych jednostek AX, umieszczonych w salonach rozsianych po całej Polsce.

Wewnętrzny przesył danych odbywa się w trybie offline, co dla systemów klasy ERP nie jest standardem. Stało się to możliwe dzięki opracowaniu przez Columbusa rozszerzenia – moduły Galaxy i SAX wykorzystują do komunikacji między centralą a lokalnymi jednostkami w salonach sprzedaży bezpośrednie połączenia TCP/IP, kolejkowanie pakietów danych, szyfrowanie, kompresję danych, etc. Wszystko to jest zautomatyzowane i podlega bezustannej również automatycznej kontroli. Problemy w komunikacji system sygnalizuje za pomocą poczty elektronicznej administratorom.

Royal Collection zdecydował się na prowadzenie komunikacji offline w celu utrzymania stałej wymiany informacji. Opierając wewnętrzną komunikację na połączeniu internetowym, zawsze istnieje ryzyko przerwania lub zerwania takiego połączenia.

- Wybranie systemu offline eliminuje ryzyko wstrzymania sprzedaży z powodu awarii sieci telekomuniakcyjnej. Dla Royal Collection, który przywiązuje dużą wagę do bardzo dobrej, a więc także ciągłej obsługi swych klientów, ma to strategiczne znaczenie – dodaje Piotr Szczerbiak.

Korzyści
Wdrożenie Microsoft Dynamics AX umożliwiło m.in. śledzenie sprzedaży w czasie rzeczywistym w 23 salonach firmy, bieżące analizowanie bezpośrednich i pośrednich kosztów wprowadzania na rynek kolekcji oraz dynamiczny podgląd stanów w magazynach, w tym sklepowych. Korzyści z zintegrowanego systemu zarządzania sprzedażą jest jednak więcej – mówi Piotr Szczerbiak.

Zautomatyzowane zostały procesy zarządzania sprzedażą detaliczną oraz wewnętrzną logistyką firmy, m.in. zatowarowanie salonów, obsługę reklamacji, wewnętrznych i zewnętrznych rozliczeń z dostawcami (w tym komisowymi i agencyjnymi). Ponieważ dane spływają do centrali Royal Collection co 2-4 godziny, firma może na bieżąco tworzyć, śledzić oraz planować na poziomie centralnym i każdego sklepu zapotrzebowanie oraz obrót towarami.

Usprawniono tym samym zarządzanie relacją podaży i popytu. Firma może błyskawicznie reagować na wahania rynku. Jeśli maleje zainteresowanie kolekcją, można skorygować ceny i przekazać ją do tych punktów sieci, gdzie cieszy się większym zainteresowaniem, a w jej miejsce szybciej wprowadzić nową linię. – Mniejsze stany magazynowe i większa rotacja towaru to większa rotacja kapitału i większe zyski. Wszystko to proste wręcz banalne prawdy ekonomii, a jednak większość firm detalicznych ma z tym poważne problemy, choć się do tego oczywiście nie przyzna - dodaje Paweł Szczerbiak.

System pozwala dokładnie śledzić cykl życia produktu, od rozplanowania konkretnych kolekcji, do końcowej sprzedaży w określonej lokalizacji. Można dzięki temu prześledzić gdzie oraz jak szybko się sprzedawał. W rezultacie na konkretnych grupach produktowych można mierzyć nawet koszty pośrednie, co wcześniej było nie możliwe do przeprowadzenia.

- Wiele procesów zostało zautomatyzowanych i będzie dalej usprawnianych. Wystarczy raz wprowadzić dane do centralnej bazy danych, system sam martwi się o ich rozprzestrzenianie. Możemy szybko reagować na poziom cen, ustalać rabaty, przeceniać, prowadzić programy lojalnościowe etc. Znacznie wzrósł zakres praktycznych możliwości. Daje to nam olbrzymią przewagę na rynku, gdzie do zarządzania kampaniami, kolekcjami i zatowarowaniem firmy wciąż wykorzystuje się najczęściej arkusz Excel, intuicję oraz przestarzałe, nie zintegrowane oprogramowanie – mówi Piotr Michalski.

Źródło: www.columbusit.com