Zarządzanie Kadrami w Ministerstwie Sprawiedliwości

 

Ministerstwo Sprawiedliwości (MS) - to naczelny organ administracji rządowej odpowiedzialny za Dział Sprawiedliwości. Dział ten obejmuje sprawy sądownictwa, prokuratury, notariatu, adwokatury i radców prawnych, w zakresie wynikającym z przepisów odrębnych, a także wykonywania kar oraz środków wychowawczych i środka poprawczego orzeczonego przez sądy oraz sprawy pomocy

Cel i założenia wdrożenia

Celem ogólnym projektu było usprawnienie działania sądów powszechnych w obszarze zarządzania finansami i zarządzania kadrami poprzez wdrożenie nowoczesnych rozwiązań technicznych i organizacyjnych. W obszarze zarządzania finansami celem podstawowym było zwiększenie skuteczności i efektywności zarządzania finansami w sądownictwie powszechnym.

W zakresie zarządzania kadrami system zapewnił jednoczesną obsługę wszystkich sądów powszechnych oraz wymianę danych z systemami funkcjonującymi w sądach, celem przejścia w jednolity system. Istotne było również stworzenie możliwości połączenia z innymi systemami np. księgowym czy statystycznym. W obszarze zarządzania kadrami i płacami (wdrożone moduły SAP HCM: Kadry, Płace, Czas pracy, Zarządzanie strukturą organizacyjną, zarządzanie kompetencjami; Zarządzanie podróżami służbowymi) obok zapewnienia jednoczesnej obsługi wszystkich sądów powszechnych oraz integracji tego obszaru z pozostałymi obszarami ich działania (np. księgowością, budżetowaniem, podróżami służbowymi, planowaniem kosztów osobowych), jako cel główny uznano unifikację i jednorodność procesów kadrowo-płacowych we wszystkich sądach tak, aby obsługa procesów oraz efekt ich wykonania był podobny we wszystkich sądach i apelacjach.

Dodatkowym celem było uproszczenie niektórych grup procesów, m.in. obsługi wniosków urlopowych, które powodowały duże obciążenie dla komórek kadrowych, a które powinny być obsługiwane przez samych pracowników.

Odrębnym aspektem było utworzenie bazy analitycznej pozwalającej przeprowadzać analizy i raportowanie na podstawie wyeksportowanych jednolitych danych kadrowo- płacowych na potrzeby efektywnego zarządzania etatyzacją w sądach powszechnych wszystkich szczebli. Projekt jest największym tego typu przedsięwzięciem zarówno w ramach sektora publicznego w Polsce, jak i w Unii Europejskiej. Zrealizowany został w ramach zadania "Opracowanie jednolitych zasad rachunkowości dla sądów; wdrożenie systemu informatycznego rachunkowości i systemu zarządzania kadrami w sądach" projektu "Zwiększenie efektywności realizacji zadań przez jednostki wymiaru sprawiedliwości" w ramach Programu Operacyjnego "Kapitał Ludzki" działanie 5.3. "Wsparcie na rzecz realizacji Strategii Lizbońskiej".

Zakres wdrożenia

Projekt realizowany był od października 2011 roku do stycznia 2014 roku natomiast start produktywny systemu w ramach pilotażu odbył się w marcu 2013 a pozostałych apelacjach w obszarze HR odbył się 01.01.2014 roku.

W ramach projektu, opracowana została koncepcja oraz konfiguracja systemu HR w obszarach: kadry, płace, czas pracy, zarządzanie strukturą organizacyjną, portal pracowniczy, zarządzanie kompetencjami, szkolenia pracownicze, planowanie kosztów pracowniczych, naliczanie wynagrodzeń postępowania sądowego, integracja z modułem FI, integracja z modułem FM, podróże służbowe.

Liczba osób etatowych zapisanych w systemie wynosiła ponad 60 000, liczba osób zewnętrznych ponad 150 000. W całym projekcie uczestniczyło ponad 3500 użytkowników HR.

Ponadto, w okresie od października 2011 roku do stycznia 2013 roku przeprowadzone zostało wdrożenie systemu do gromadzenia danych statystycznych dla Wymiaru Sprawiedliwości oraz ich raportowania w hurtowni danych SAP BW. Wdrożenie systemu odbyło się we wszystkich sądach apelacyjnych, okręgowych oraz rejonowych w całej Polsce, jak również w pozostałych jednostkach organizacyjnych związanych z Ministerstwem Sprawiedliwości: RODK, zakłady poprawcze, schroniska dla nieletnich, sądy wojskowe. Dodatkowo wdrożono mechanizmy umożliwiające zbieranie danych statystycznych pochodzących z systemów informatycznych wykorzystywanych przez notariuszy oraz komorników. Aktualnie system obsługiwany jest przez ok. 10 tysięcy pracowników sądów powszechnych, ponad 700 pracowników pozostałych jednostek organizacyjnych oraz pobiera dane wprowadzone przez ok. 3700 notariuszy oraz komorników.

Firma S&T oraz Quercus Sp. z o. o. opracowały koncepcję biznesową rozwiązania, wykonały prace programistyczne oraz konfigurację środowiska raportowego w hurtowni danych realizując pełen zakres wdrożenia. Dzięki profesjonalnemu podejściu do projektu oraz doskonałej współpracy pomimo bardzo dużej złożoności projekt zakończył się sukcesem.

Korzyści z wdrożenia

Korzyścią wynikającą z wdrożenia jest przede wszystkim optymalizacja procesów w obszarze zarządzania finansami i gospodarki własnej sądów powszechnych prowadząca do zmniejszenia ich pracochłonności i skrócenia czasu rozliczenia poszczególnych transakcji, przygotowywania dokumentów zbiorczych (np. listy płac) oraz sprawozdań i innych raportów. Wdrożenie przyczyniło się również do zwiększenia efektywności działania służb finansowo-księgowych poprzez automatyzację pracy i optymalizację procesów obiegu dowodów księgowych, a także zwiększenia skuteczności i efektywności kontroli wydatkowania środków publicznych poprzez wprowadzenie automatycznych mechanizmów kontroli ex ante. Dzięki wprowadzeniu nowego systemu usprawniona została skuteczność zarzadzania płynnością budżetów sądów powszechnych oraz przejrzystość gospodarki finansowej sądów. Ponadto, zwiększona została skuteczność procesu planowania wydatków i dochodów oraz procesu oceny skutków nowych regulacji prawnych w obszarze sądownictwa powszechnego.

Wielką wartością projektu jest aktywizacja pracowników sądów, którzy brali udział zarówno w działaniach związanych z budową systemu jak i mieli wielki udział w jego wdrożeniu.- Radosław Ziajkiewicz – Koordynator Migracji Danych, Sąd Okregowy w Legnicy.

Unifikacja oraz ujednolicenie wszystkich procesów kadrowo-płacowych stanowią największe korzyści wdrożenia. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi informatycznych w przyszłości prawdopodobnie przyczyni się nie tylko do istotnej obniżki kosztów administracyjnych. - Paweł Wysocki – Architekt Biznesowy w obszarze SAP HCM Quercus Sp. z o.o

Rewolucyjne przedsięwzięcie

Wdrożenie systemu SAP HCM we wszystkich sądach w całej Polsce to rewolucyjne przedsięwzięcie nie tylko z uwagi na jego ogólnopolski zasięg ale przede wszystkim ze względu na złożoność i specyfikę prac projektowych. Zaimplementowanie nowoczesnych narzędzi informatycznych w obszarze struktur państwowych wymagało skoordynowania wielu procesów oraz migracji dużej liczby danych.

Omawiając proces wdrożenia ZSRK, przede wszystkim należy podkreślić bardzo dużą skalę tego przedsięwzięcia z uwagi na liczbę jednostek objętych wdrożeniem, tj. 298 sądów powszechnych. Przed wdrożeniem ZSRK w obszarze zarządzania finansami i kadrami funkcjonowało ponad 1 500 niezależnych aplikacji, w wielu przypadkach niezintegrowanych nawet na poziomie pojedynczej jednostki. Taki stan rzeczy był przyczyną problemów związanych ze spójnością danych, wysokimi kosztami administrowania systemami, trudnością z uzyskaniem informacji oraz dużą pracochłonnością działań obsługowych, które wymagały kilkukrotnego wprowadzania tych samych danych. W tych okolicznościach już sam proces migracji danych oraz blisko z nim związane działania mające na celu integrację oraz uspójnienie danych były wielkim wyzwaniem. Dodać należy, iż często efektem prowadzonych czynności wdrożeniowych były zmiany organizacji i zasad funkcjonowania jednostek poddanych procesowi. - Radosław Ziajkiewicz – Koordynator Migracji Danych, Sąd Okregowy w Legnicy.

Wdrożenie tak rozbudowanego projektu było dużym wyzwaniem, nie tylko z punktu widzenia prowadzonych prac projektowych ale również logistyki całego przedsięwzięcia. Biorąc pod uwagę fakt, iż był to największy tego typu projekt w Europie zarządzanie przepływem informacji charakteryzowało się większą niż w przypadku mniejszych projektów złożonością. Jednak dzięki pełnemu zaangażowaniu wszystkich jego uczestników, prace na każdym etapie przebiegały coraz sprawniej i zgodnie z założeniami harmonogramu, co przyczyniło się do sukcesu całego wdrożenia. - Maciej Kabaciński – Konsultant wiodący Quercus Sp. z o.o.

Wdrożenie systemu ZSRK obejmującego wszystkie jednostki sądownictwa powszechnego jest określane jako największe wdrożenie informatyczne w obszarze finansów publicznych w Europie. Największym wyzwaniem dla mnie, była koordynacja procesu jednoczesnego wdrożenia całego modułu płacowego w 265 jednostkach sądownictwa powszechnego w kraju. Ze względu na skalę i złożoność procesu oraz specyfikę działalności poszczególnych, autonomicznych jednostek, przedsięwzięcie to było ogromnym wyzwaniem i niezapomnianym doświadczeniem. W chwili obecnej jesteśmy na etapie stabilizacji systemu i planowania jego rozwoju. Wdrażane są kolejne moduły i funkcjonalności. Po ciężkiej pracy zaczynamy cieszyć się sukcesem i efektem naszych starań. Zapewne nie odnieślibyśmy sukcesu bez wsparcia i ogromnego zaangażowania ze strony konsultantów wykonawcy oraz pracowników jednostek, w których system był wdrażany. - Agnieszka Pieczarka – Koordynator wdrożenia HR-PY - Sąd Apelacyjny we Wrocławiu

Źródło: QUERCUS