Zarządzanie Kapitałem Ludzkim w NAVO PGD

NAVO PGD było i jest prekursorem we wprowadzaniu najnowszych technologii, metod zarządzania i organizacji w Polsce. Gdy rynek dystrybucji należał jeszcze do hurtowni, do których właściciele sklepu musieli się udać osobiście w celu zapewnienia zaopatrzenia swojego sklepu, NAVO organizowało już sprzedaż w modelu pre-selling. Jako jedna z pierwszych dużych organizacji w Polsce, NAVO wdrożyło zaawansowany system ERP amerykańskiej firmy JDEdwards, które jest nadal rozwijane. Aktualnie wszyscy przedstawiciele handlowi NAVO są w bieżącym kontakcie z klientami i firmą, korzystając z oprogramowania mobilnego Aurum na smartfonach HTC. System ERP JDEdwards z kolei wspiera procesy logistyczne, umożliwiając firmie uzyskanie firmie szybkiej rotacji towarów i utrzymanie relatywnie niskich kosztów transportu i magazynowania.

Marcin Myszor, Specjalista ds. personalnych NAVO PGD

W działalności handlowej kluczowym zasobem firmy są pracownicy zajmujący się sprzedażą, m.in. dlatego, że istotną rolę odgrywa budowanie osobistych relacji sprzedawcy z klientami. NAVO prowadzi działalność docierającą do klientów na terenie całego kraju. Przedstawiciele handlowi większość czasu pracy poświęcają na podróże po wyznaczonym terenie i spotkania z klientami. Przy takiej organizacji pracy, kierownicy nie mają sposobności na częste spotkania ze swoim personelem. Biorąc pod uwagę, zapewnienie wysokiej sprawności działania i zabezpieczenie interesów firmy, wymagało od nas opracowania i wdrożenia procedur oraz licznych narzędzi wspierających zarządzanie kapitałem ludzkim z katalogu tzw. "miękkiego HR". Wraz z rozwojem nowych technologii przyszedł czas, aby część również tych procesów była wspomagana systemami informatycznymi. Marcin Myszor, Specjalista ds. personalnych NAVO PGD.

Eksploatowane przez nas oprogramowanie kadrowo-płacowe, ze względu na specyfikację polskiego porządku prawnego w zakresie prawa pracy, pochodziło od krajowego dostawcy. W 2009 r., ze względów technologicznych zdecydowaliśmy się na modernizację tego oprogramowania, a następnie przystąpiliśmy do analizy możliwości informatycznego wsparcia miękkiego HR.

W pierwszym kroku przystąpiliśmy do opracowania wymagań, a następnie rozpoczęliśmy analizę dostępnych na polskim rynku rozwiązań informatycznych. Z perspektywy czasu można stwierdzić, że dokładne opracowanie wymagań, jakie ma spełniać nasz przyszły system informatyczny jest kluczowe dla powodzenia projektu. Ważne jest także doświadczenie dostawcy.

Jak pokazały poszukiwania, choć w wielu firmach narzędzia miękkiego HR funkcjonują z powodzeniem, to w praktyce rzadko są wspierane przez zintegrowane systemy IT. W rezultacie niewiele firm informatycznych w Polsce ma doświadczenie we wdrażaniu systemów wspierających miękki HR.

Stanęliśmy przed dylematem wyboru oprogramowania o zdefiniowanej funkcjonalności, gdzie nasze procesy musielibyśmy dostosowywać do oprogramowania lub też realizacji projektu dedykowanego, niosącego ryzyko dłuższego i zdecydowanie bardziej skomplikowanego oraz kosztownego działania. Szukając kompromisu próbowaliśmy podpisać umowę na wdrożenie oprogramowania do zarządzania miękkim HR z SIMPLE S.z o.o., która to firma zaproponowała nam dostarczenie oprogramowania łączącego zalety standardu oprogramowania z rozwiązaniem dedykowanym.

Przedstawiciele SIMPLE zaproponowali nam oparcie systemu o platformę XPRIMER. Jest to programowanie webowe, które zapewnia swobodny dostęp do aplikacji przez stronę internetową. Wdrażając nowe oprogramowanie, chcieliśmy usprawnić i ujednolicić kluczowe dla zarządzania kapitałem ludzkim procesu. Zależało nam także na skróceniu obiegu informacji pomiędzy pracownikami w terenie a centralą firmy.

NAVO PGD jest organizacją, w której dużą  wagę przywiązujemy do budowania i pielęgnowania kultury organizacyjnej. Przejawia się ona na wysokim poziomie zaangażowania pracowników, motywacji i silnej identyfikacji z celami firmy.

Duży nacisk położyliśmy na wdrożenie procesu oceny pracowniczej. Zależało na tym, aby wszystkie jej elementy były obsługiwane przez system. Nasz model oceny pracowniczej to ocena 360 stopni. W ocenie biorą udział pracownicy, współpracownicy i przełożeni. Proces toczy się cyklicznie, komórka po komórce, dział po dziale, dzięki czemu na bieżąco aktualizujemy informacje.

Od czasu wdrożenia systemu, pełen proces oceny pracowniczej jest prowadzony ze wsparciem systemu XPRIMER. Ankiety wypełniane są poprzez przeglądarkę internetową, a oceniający menedżer wraz z działem HR ma dostęp do różnorodnych raportów ułatwiających wyciąganie wniosków i podejmowanie decyzji personalnych.

Na podstawie wyników oceny okresowej jesteśmy w stanie zidentyfikować obszary wymagające poprawy, a w związku z tym oszacować rzeczywiste potrzeby szkoleniowe. Z wykorzystaniem oprogramowania XPRIMER rejestrujemy wnioski szkoleniowe, same szkolenia oraz ankiety ewauluacyjne.

Istotny elementem motywowania pracowników są wynagrodzenia zmienne. W oprogramowaniu XPRIMER obsługujemy wnioski premiowe, które są zintegrowane z modułem Płace. Oprogramowanie XPRIMER wykorzystujemy także jako narzędzie wspierające wniosków urlopowych i rejestrację planów urlopowych oraz wydruk list obecności.

System pełni też rolę portalu pracowniczego. Wszyscy pracownicy, posługujący się w pracy komputerami, mają do niego bezpośredni dostęp. Portal pełni rolę narzędzia samoobsługowego, umożliwia np. samodzielne złożenie wniosku urlopowego, czy samodzielne sprawdzanie składników wynagrodzenia, co odciąża pracowników działu kadr i płac od części czasochłonnych czynności biurowych.

Źródło: www.simplesoftware.pl