Największe wdrożenie rozwiązań Microsoft Dynamics w Polsce

 

Szybki rozwój firmy w obszarze zasobów ludzkich (wzrost liczby pracowników, zespołów sprzedażowych, rekrutacyjnych, administracyjnych), wymiarze finansowym (wzrost liczby klientów, operacji, raportowanych i fakturowanych godzin), geograficznym (nowe oddziały, ekspansja zagraniczna) oraz dziedzinowym (nowe branże, nowe technologie) przyczynił się do konieczności modernizacji dotychczasowej infrastruktury informatycznej. Sii zależało m.in. na zoptymalizowaniu większości procesów operacyjnych, poprawieniu procesu raportowania do zarządu, skróceniu cyklu fakturowania, poprawieniu jakości i szybkości dostarczania danych oraz integracji różnych systemów funkcjonujących w firmie w jednym, spójnym rozwiązaniu. Istotna była także migracja danych ze starego systemu rekrutacyjnego do nowego oraz ich poprawa i transformacja do nowego modelu danych, który zaimplementowano w Sii.

W rezultacie firma Sii podjęła decyzję o wdrożeniu kilku rozwiązań firmy Microsoft – Dynamics CRM, Dynamics AX oraz SharePoint.

Implementacja Microsoft Dynamics CRM polegała na uruchomieniu części sprzedażowej (3 miesiące) i przygotowaniu części rekrutacyjnej (6 miesięcy), a następnie zintegrowaniu procesów w oparciu o nowe komponenty aplikacji Dynamics CRM, Dynamics AX oraz SharePoint. Standardowy Moduł Sprzedaży Microsoft Dynamics CRM bazujący na klientach i szansach sprzedaży został mocno zmieniony, aby wspierać procesy realizowane przez Sii. Przede wszystkim zintegrowano dwa kluczowe procesy charakteryzujące firmy z sektora usług profesjonalnych – sprzedaż i rekrutację pracowników. Dodatkowo, w module sprzedażowym dla każdej szansy sprzedaży dotyczącej projektu automatycznie tworzone jest dedykowane repozytorium dokumentów w Microsoft SharePoint. Repozytorium to posiada ustaloną strukturę folderów i szablony dokumentów wspierające metodykę pre-sales i zarządzania projektami w Sii. Uprawnienia użytkowników do repozytorium dokumentów są zsynchronizowane z uprawnieniami na rekordzie szansy sprzedaży. Platforma SharePoint oprócz przechowywania i obiegu dokumentów, wykorzystywana jest także jako platforma CMS dla portalu pracowniczego oraz warstwa prezentacyjna dla raportów i dashboardów menedżerskich.

Z kolei Moduł Rekrutacyjny zbudowany na platformie Dynamics CRM umożliwia Sii m.in. automatyzację procesu rekrutacji – powiązanie w systemie procesu rekrutacji z procesem sprzedaży oraz gromadzenie danych i możliwość ich analizowania w jednym miejscu, obsługę kontaktów z kandydatami, zarządzanie działaniami rekrutacji łącznie z planowaniem spotkań z kandydatami, raportowanie efektywności działań rekrutacji, parsowanie CV (inteligentna analiza dokumentów), pozyskiwanie większej ilości danych przy rejestracji kandydatów i ich odpowiednią strukturyzację, czy szybkie i precyzyjne wyszukiwanie kandydatów.

Funkcjonujący u nas proces rekrutacji – podobnie jak w wielu firmach usługowych – jest oparty głównie o relacje, a nie tylko o otwarte wakaty. W tradycyjnym procesie funkcjonują niezależne od siebie projekty rekrutacyjne – mamy otwarty wakat, znajdujemy kandydata, zamykamy wakat i tym samym projekt rekrutacyjny. W naszej firmie rekrutacje są ciągłe – nieprzerwanie szukamy osób o podobnych profilach i do różnych projektów. Jeden kandydat często pasuje do wielu z nich. Co ciekawe, Microsoft Dynamics CRM odpowiada na potrzeby obu wspomnianych podejść. Nie tylko pozwala tworzyć projekty rekrutacyjne i realizować proces w oparciu o nie, lecz także w oparciu o podejście relacyjne” – mówi Joanna Kucharska, HR Director i CRM Business Owner Recruitment and HR, Sii.

Natomiast projekt wdrożenia Microsoft Dynamics AX trwał 20 miesięcy. Ważną kwestią implementacji systemu ERP było to, że konsultanci Sii zdecydowali o zmianie standardowej kolejności wdrożenia modułów, ponieważ zazwyczaj wdrożenia rozpoczynają się od uruchomienia systemu finansowo-księgowego.

W trakcie prac projektowych stało się jasne, że system F-K nie może poprawnie działać bez ustabilizowanych procesów i wysokiej jakości danych, takich jak zarządzanie pracownikami, czasem pracy oraz projektami. W związku z powyższym zdecydowaliśmy się na uruchomienie finansów na samym końcu. Dzięki temu uniknęliśmy podwójnej pracy w nowych i starych systemach, a zamknięcie pierwszego miesiąca, kwartału i roku odbyło się bez zakłóceń – mówi Ewa Lisawa-Sztandor, Chief Financial Officer, Sii.

Microsoft Dynamics AX wspiera Sii w zarządzaniu pracownikami (zatrudnienie, zarządzanie stawkami, alokacje, zarządzanie strukturą organizacyjną, identyfikacją w systemach, uprawnieniami), projektami (oferty projektowe, rozpoznawanie kosztów i przychodów, struktura prac, alokacja zasobów, rozpoznawanie kosztów i przychodów, billing projektowy, fakturowanie, raportowanie KPI), czasem (tworzenie kart czasu pracy, rejestrowanie czasu pracy, przepływy procesów akceptacji i rekoncyliacji, absencje, utylizacja, raportowanie), a także księgowością i kontrolingiem (księga główna, środki trwałe, rejestracja, obieg, dekretacja i księgowanie dokumentów kosztowych i przychodowych, importy transakcji masowych, procesy raportowania i zamykania okresów sprawozdawczych, raportowanie).

Dzięki wprowadzonym rozwiązaniom udało się zoptymalizować wybrane procesy operacyjne oraz stworzyć jedną, spójną bazę danych dostępną dla pracowników firmy, która przyczyniła się do usprawnienia komunikacji. Udało się również poprawić jakość danych, co umożliwia szybsze i dokładniejsze raportowanie oraz podejmowanie trafniejszych decyzji. Ponadto wdrożenie wpłynęło na usprawnienie i zintegrowanie procesu rekrutacji, sprzedaży, ofertowania i back office, szybsze fakturowanie, wyeliminowanie błędów w procesach back office, a tym samym – wzrost produktywności. Firma wygenerowała również oszczędności związane z optymalnym wykorzystaniem zasobów.

Wdrożone rozwiązania zapewniły nam wsparcie naszych kluczowych procesów biznesowych: rekrutacyjnych, sprzedażowych, administracyjnych, finansowych, księgowych, a także udoskonalenie raportowania zarządczego. Bez ogromnej elastyczności i skalowalności systemów, a także ich dużych możliwości integracyjnych, nie byłoby to możliwe. Główną wartością dodaną z wdrożenia było: obniżenie kosztów operacyjnych firmy, lepsze monitorowanie i kontrola celów, sprawniejsze raportowanie. Możemy teraz z łatwością gromadzić i analizować dane w celu generowania niezbędnych raportów do oceny efektywności procesów i działań zachodzących w firmie. Na tej podstawie podejmujemy decyzje biznesowe oraz opracowujemy strategię rozwoju na kolejne lata – dodaje Gregoire Nitot, Prezes Sii Sp. z o.o.

Z rozwiązania Microsoft Dynamics AX korzysta obecnie około 1800 osób, z Dynamics CRM – 140, a z SharePoint – 1800.

Źródło: Microsoft