Krok w dobrym kierunku

Rok temu rozmawialiśmy o planach wdrożenia systemu IFS Applications. Czy udało się je zrealizować?

Tak, system został uruchomiony produkcyjnie w styczniu 2014 roku. Wdrożenie było wspólnym przedsięwzięciem naszej grupy i firmy IFS. Dzięki temu, że należąca do grupy spółka Informatyka jest partnerem biznesowym IFS Poland, mogliśmy w tym projekcie wykorzystać własne kompetencje. Wdrożenie odbywało się w szybkim tempie. Do realizacji projektu przystąpiliśmy w marcu 2013 roku, w trakcie trwania roku finansowego. Zdecydowaliśmy się na odtworzenie w IFS Applications transakcji z pierwszego kwartału, tak żeby cały rok finansowy 2013 był udokumentowany w nowym systemie. W pierwszej kolejności przeprowadziliśmy wdrożenie w spółce Cyfrowe Sieci Multimedialne (CSM), a następnie w spółkach Globlogic i Informatyka.

Rok 2013 poświęciliśmy na parametryzację systemu w obszarze głównych procesów biznesowych firmy. W tym czasie mieliśmy okazję zaobserwować najlepsze procedury zaimplementowane w systemie oraz nauczyć się, w jaki sposób IFS Applications może pomóc w realizacji procesów biznesowych w naszej firmie. Udało nam się opracować taki model parametryzacji, który w przyszłości nie będzie wymagał częstego wprowadzania zmian.

Które obszary biznesowe zostały objęte systemem?

System IFS Applications objął cztery główne dziedziny działalności naszej grupy, tzn. finanse, dystrybucję, projekty oraz kadry i płace. Ze strony IFS otrzymaliśmy wsparcie w zakresie architektury pełnego rozwiązania (tzw. Business Solution Manager) oraz wsparcie wdrożeniowe w zakresie, w którym nie dysponowaliśmy własnymi kompetencjami. W obszarze dystrybucji wdrożenie przeprowadziliśmy własnymi siłami. Mieliśmy również duży udział we wdrożeniu obszarów finanse i projekt. Oceniamy, że ok. 70% prac wdrożeniowych wykonaliśmy samodzielnie.

We wszystkich spółkach dokonaliśmy reorganizacji i optymalizacji procesów biznesowych, przede wszystkim w obszarach dystrybucji i realizacji projektów. Ponadto wprowadziliśmy w całej grupie elektroniczny obieg dokumentów. W związku z tym wszystkie procesy związane z akceptacją i autoryzacją dokumentów odbywają się teraz elektronicznie w systemie. Podobne rozwiązanie zostało także wprowadzone dla najistotniejszego w działaniu grupy obszaru realizacji projektów. Dzięki temu weryfikację, zatwierdzanie i przypisywanie działań oraz kosztów do poszczególnych projektów możemy przeprowadzać elektronicznie za pomocą jednego rozwiązania - IFS Applications.

Czy można już ocenić pierwsze korzyści biznesowe z wdrożenia IFS Applications?

Przede wszystkim nastąpiła optymalizacja kosztów związanych z zakupami i gospodarką magazynową. Wszystkie zapotrzebowania i zamówienia z całej firmy, ze wszystkich lokalizacji w Polsce są kierowane w jedno miejsce, gdzie podejmowane są decyzje dotyczące zakupów. Komasowanie zakupów pozwala nam na zmniejszenie kosztów i utrzymywanie odpowiednich stanów magazynowych.

Planowanie zakupów odbywa się obecnie z dużym wyprzedzeniem, dzięki czemu możemy znaleźć lepszy towar w korzystniejszej cenie, lepiej dopasowany do naszych potrzeb. W efekcie oznacza to korzyści finansowe dla naszej firmy.

Kolejny punkt wśród celów biznesowych, który osiągnęliśmy, to optymalizowanie ofert. Dzięki analizie informacji zgromadzonych w systemie IFS Applications możemy precyzyjniej wyceniać oferty, co przekłada się na wzrost naszej konkurencyjności na rynku. Bardzo istotnym aspektem jest również możliwość szybkiego i skutecznego identyfikowania inwestycji, które mogłyby się okazać dla naszej firmy nieopłacalne.

Co ważne, dzięki systemowi jesteśmy obecnie w stanie przekazywać naszym klientom na bieżąco niezbędne dane i informacje dotyczące realizacji projektów. Wszystkie dane są teraz zgromadzone w jednym miejscu, w systemie zintegrowanym. Dzięki modułowi zarządzania projektami możemy śledzić w systemie harmonogramy i skutecznie zarządzać wszystkimi przedsięwzięciami.

Warto podkreślić, że nasi pracownicy są zadowoleni z nowych narzędzi. Dzięki systemowi mają oni obecnie dostęp do danych i informacji, które pomagają im w wykonywaniu codziennych zadań. Widzimy również, że zwiększył się poziom świadomości pracowników i ich poczucie odpowiedzialności.

Realizacja projektów to podstawowa działalność w Państwa firmie. Jakie zmiany w tym obszarze przyniosło wdrożenie systemu ERP?

Najważniejsza korzyść to optymalizacja zarządzania zasobami kadrowymi. Bardzo ważna jest dla nas możliwość precyzyjnego śledzenia czasu pracy osób w ramach danego kontraktu. Dzięki informacjom zgromadzonym w systemie wiemy obecnie, ile czasu pracownicy poświęcają na realizację poszczególnych działań. Znamy dokładnie koszty obsługi gwarancyjnej kontraktów oraz napraw wykonywanych odpłatnie. Możemy też oszacować, ilu pracowników powinniśmy zatrudniać w firmie, by spełnić założone kryteria obsługi naszych klientów.

Moduł zarządzania zasobami ludzkimi pozwala na rejestrację czasu pracy przeznaczonego na realizację poszczególnych projektów oraz naliczanie wynagrodzeń dla pracowników. Dzięki temu możliwe jest śledzenie alokacji zasobów ludzkich do poszczególnych projektów wraz z analizą czasu poświęconego na zadania w poszczególnych projektach oraz analizą wartości składników wynagrodzeń przypisanych do poszczególnych projektów.

Wszystkie koszty realizowanych projektów, włącznie z wynagrodzeniami pracowników, są widoczne w systemie. Koszty wynagrodzeń pracowników są na bieżąco przypisywane do projektu zgodnie z ustalonymi normatywami. Po naliczeniu płac automatycznie koszty normatywne w zakresie wynagrodzeń są zastępowane przez koszty rzeczywiste.

Na bieżąco możemy kontrolować przebieg realizacji projektów i szybko reagować na ewentualne opóźnienia czy zmiany. W każdej chwili z dowolnego miejsca można sprawdzić w systemie, na jakim etapie jest dany projekt, czy realizacja przebiega zgodnie z harmonogramem i w razie potrzeby podjąć odpowiednie decyzje. Zdalny dostęp do systemu jest dla nas szczególnie istotny ze względu na rozproszoną geograficznie strukturę firmy.

Jak Pan ocenia z perspektywy czasu decyzję o wdrożeniu systemu ERP?

Dwa lata temu, planując wdrożenie systemu IFS Applications, założyliśmy, że będzie to inwestycja w przyszły rozwój firmy. Wtedy system ten wydawał się jeszcze za duży w odniesieniu do naszych potrzeb. Dzisiaj widzimy to już inaczej. Wielu funkcjonalności, które mamy wdrożone i skonfigurowane, nie wykorzystujemy jeszcze w pełnym stopniu. Możemy za to już prowadzić rozmowy z potencjalnymi klientami na temat bardziej skomplikowanych projektów, których realizacja będzie wymagała od nas skorzystania z tych funkcjonalności. Mamy świadomość, że w każdej chwili możemy szybko rozbudować system o kolejne moduły i uruchomić nowe funkcjonalności, a to oznacza, że możemy być szybsi od konkurencji.

Z perspektywy czasu decyzję o wdrożeniu IFS Applications uważam za krok w dobrym kierunku. O ile rok temu, gdy na łamach magazynu rozmawialiśmy o planach wdrożenia*, opieraliśmy się jeszcze na przewidywaniach, to dzisiaj już wiemy, że przyniosło ono takie efekty, jakich się spodziewaliśmy. W przyszłości liczymy na dalsze podniesienie progu rentowności.

WDROŻONE MODUŁY:

• IFS Finanse™
• IFS Dystrybucja™
• IFS Zarządzanie Dokumentacją™
• IFS Zasoby Ludzkie™

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:

• Uporządkowanie procesów
• Centralizacja danych
• Dostęp do informacji zarządczej na bieżąco
• Sprawniejsze zarządzanie projektami
• Usprawnienie logistyki
• Usprawnienie procesu obiegu i przetwarzania dokumentów

CYFROWE SIECI MULTIMEDIALNE SP. Z. O.O.

Spółka Cyfrowe Sieci Multimedialne Sp. z o.o. (CSM) jest dostawcą usług z dziedziny telekomunikacji, telewizji kablowej, okablowania strukturalnego, systemów zabezpieczenia budynków, instalacji elektrycznych oraz integracji systemów. Przedsiębiorstwo oferuje usługi w zakresie realizacji kompleksowych projektów informatycznych, związanych z integracją i optymalizacją systemów teleinformatycznych. Do grupy CSM należą również spółki Informatyka oraz Globlogic. Informatyka Sp. z o.o. jest partnerem biznesowym IFS Poland uprawnionym do sprzedaży i wdrażania systemu IFS Applications. Globlogic specjalizuje się w usługach związanych z budową infrastruktury telekomunikacyjnej, telewizji kablowej i sieci radiowych.

Stanowimy grupę firm o uzupełniających się kompetencjach. Jesteśmy w stanie zrealizować inwestycje pod klucz − począwszy od prac budowlanych, przez okablowanie strukturalne budynków i sieci komputerowe po dostawy sprzętu i oprogramowania − informuje Robert Szydłowski, prezes zarządu spółki Cyfrowe Sieci Multimedialne Sp. z o.o.

Źródło: www.ifsworld.com

*Obszerną rozmowę z Robertem Szydłowskim, prezesem zarządu spółki Cyfrowe Sieci Multimedialne Sp. z o.o., opublikowaliśmy na łamach magazynu IFS World 1/2013.