Dlaczego ERP jest centralnym układem nerwowym firmy?

Jak często podczas spotkania biznesowego trzeba tłumaczyć, co oznacza skrót ERP?

Nie musimy już tego tłumaczyć. Powiedziałbym, że na szczęście. Z drugiej strony, czasami mamy problem z tym, że każdy wyobraża sobie coś innego pod trzyliterowym skrótem. Bez przesady mogę powiedzieć, że jeśli zapytasz trzy osoby, co oznacza ERP, otrzymasz trzy różne odpowiedzi, a każda z nich jest nieco inna od pozostałych. Gdybym miał zdefiniować ERP na podstawie jego własnych zasług, to ERP to zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. W systemie ERP staramy się zarządzać procesem tworzenia wartości, który – mówiąc najprościej – polega na kupowaniu czegoś, np. materiałów, dodawaniu do tego zasobów ludzkich, a rezultatem są produkty lub usługi dostarczane klientom. Każda firma robi to w inny sposób, przy czym firmy handlowe i produkcyjne różnią się w swoich podejściach. Dzisiaj skupimy się głównie na firmach produkcyjnych i na tym, jak ERP może im pomóc.

Mówiąc o firmach produkcyjnych, myślę, że być może największym nieporozumieniem z ERP i konkretnych systemów MES jest to, że systemy te są często mylone. Czym się różnią i czego firmy mogą od nich oczekiwać?

Może to być trudne do zrozumienia, ponieważ te dwie klasy systemów w pewnym stopniu się pokrywają. Gdy mówimy o ERP, chodzi o szersze ramy, o proces od początku do końca, gdy ktoś coś u mnie zamawia, aż do momentu, gdy to wysyłam lub serwisuję. System MES jest przeznaczony wyłącznie do zarządzania produkcją. Gdy patrzymy na ERP i MES w kontekście produkcji, podstawowa różnica polega na tym, że MES działa w ramach ERP i jest bliżej fizycznych maszyn, hali produkcyjnej i samej produkcji. Klasyczny podział polega na tym, że system MES pracuje w znacznie większym stopniu z danymi w czasie rzeczywistym, ponieważ jest bezpośrednio połączony z maszynami i uzyskuje od nich informacje w czasie rzeczywistym, dzięki czemu może przestawić parametry maszyn tak, aby odpowiadały określonym wartościom. Mówimy o pracy z dużą ilością danych w czasie rzeczywistym, a to wymaga innej struktury lub podejścia architektonicznego niż w przypadku standardowego systemu ERP.

Natomiast szczegółowe zarządzanie, które odbywa się w procesach produkcyjnych, w warsztacie, jest zazwyczaj zadaniem systemu MES. W systemie ERP również można zaplanować pewną część procesu produkcyjnego i zarządzania konserwacją, ale jak zwykle na końcu diabeł tkwi w szczegółach. Kiedy ktoś decyduje, czy pójść drogą MES lub ERP, lub dla jakiego obszaru, który system powinien wybrać, z mojego punktu widzenia zawsze chodzi o poznanie konkretnego MES lub ERP. Należy dowiedzieć się, co oba rozwiązania oferują i porównać je z potrzebami klienta pod względem ceny/wydajności.

Gdy skupimy się na praktyce, okaże się, że są firmy, które posiadają zarówno system ERP, jak i system MES. Jak te systemy mogą ze sobą współpracować? Integracja danych jest przecież dużym problemem w informatyce w ogóle, więc czy można połączyć się z poszczególnymi systemami i czerpać wzajemnie dane, czy też nie jest to powszechne?

Jest to zjawisko powszechne i musimy sobie z nim radzić. ERP nie istnieje w firmie w próżni. Wspomniałeś o bałaganie trzyliterowych skrótów na początku, więc jesteśmy przyzwyczajeni do niego, gdy musimy przyjść do firmy z systemem ERP. Zazwyczaj integrujemy jakieś narzędzie PLM, MES lub jakiś zaawansowany system planowania produkcji, jeśli firma go posiada.
Integracja idzie naprzód, ale w przeszłości była koszmarem. Teraz jest to może nieco mniej trudne, ponieważ technologia zarządzania integracją lub wykorzystanie platform integracyjnych pozwala na szybkie posunięcie całego procesu do przodu. Nie ma się co martwić, chociaż posiadanie wszystkiego w jednym systemie nadal ma pewną wartość dodaną. Integracji nie należy się jednak obawiać i jest ona jak najbardziej uzasadnionym krokiem, ponieważ oba systemy potrzebują ujednoliconej bazy danych, muszą współdzielić dane i pracować z nimi. Każdy system produkcyjny pozwala na coś innego.

Wspomniałeś o możliwości posiadania jednego systemu od jednego dostawcy, ale istnieje pewna presja marketingowa ze strony wielu dostawców tych systemów. Jakie są korzyści dla firmy wdrażającej kompletną strukturę informacyjną od jednego dostawcy?

Kiedy mówię o systemie ERP i zastanawiam się, co może mi przynieść, jeśli większość procesów lub wszystkie procesy biznesowe będę miał w jednym systemie ERP, podstawową kwestią jest to, że mam jedną bazę danych, jedno środowisko użytkownika, więc pracownicy we wszystkich obszarach pracują z jednym systemem. Dane są połączone centralnie. Kiedy więc potrzebuję czegoś lub informacji z zakresu produkcji, utrzymania ruchu lub zakupów, wszystkie zaangażowane komponenty współpracują ze sobą i nie muszę wykonywać skomplikowanych połączeń API pomiędzy różnymi systemami. Chodzi o to, że gdy coś dzieje się w jakiejś części firmy, jest to po prostu znane w innej części firmy. Zazwyczaj jest to coś w rodzaju CRM i możemy zdecydować, czy włączyć go do systemu ERP, czy też uczynić zewnętrznym. Jeśli jestem handlowcem, to fakt, że widzę system ERP poprzez CRM, pozwala mi śledzić zamówienia i faktury, widzieć, co i kiedy dostarczamy, a teoretycznie także widzieć, czy nie ma problemu w produkcji. To jest właśnie zaleta posiadania wszystkiego w jednym systemie.

Z drugiej strony, oczywiście, są też pewne wady. Wdrożenie takiego systemu zajmuje trochę czasu, nie jest przesadą stwierdzenie, że zastępujemy w firmie „system nerwowy”. Kiedy patrzę na najnowszy trend, to chodzi o wykorzystanie tego, co najlepsze z obu światów. ERP staje się wtedy centralnym źródłem, bazą danych, która obejmuje wszystkie procesy i nadaje sens danym. Systemy ERP są również otwarte, mają zdefiniowany interfejs i sposób wymiany komunikatów ze światem zewnętrznym i innymi systemami. Tak zwana platforma integracyjna przeszła długą drogę, więc integracja systemu ERP vs CRM, ERP vs PLM, ERP vs MES nie dotyczy integracji punkt-punkt, ale wykorzystuje platformę integracyjną, która monitoruje integrację, ułatwiając jej tworzenie czy zarządzanie. To naprawdę przestaje być taki problem jak kiedyś. Trend zmienia się w taki sposób, że klient może wybrać, czy chce korzystać z systemu ERP i czerpać korzyści z posiadania wszystkiego w jednym systemie i bardzo bliskich połączeń, czy też chce korzystać z zalet specjalistycznego oprogramowania w szczegółach, które musi być połączone z ERP. Ale baza danych musi być jednym z elementów ostatecznego wyniku każdego projektu.

Kiedy decydujemy się na wymianę „systemu nerwowego” firmy, migrację do innego systemu informatycznego lub podchodzimy do pierwszej instalacji, jak możemy zdefiniować najczęstsze błędy w wyborze lub wdrożeniu systemu? Czy masz jakieś wskazówki lub porady?

Doświadczyłem już wielu procesów selekcji lub przetargów na systemy informatyczne. Najzabawniejsze jest to, że żaden z nich nie jest taki sam. Każda firma podchodzi do tego w nieco inny sposób. Trudno mówić o błędach, bo dla klienta wymiana systemu ERP to rzecz, która nie zdarza się zbyt często. Z przetargów wiem, że firmy często nie mają doświadczenia, nie wiedzą, co to znaczy i co może przynieść wymiana. Nie pomagają też różne komunikaty marketingowe producentów, ponieważ czasami wprowadzają one więcej zamieszania, niż jest to konieczne. Uważam, że klientowi bardzo trudno jest poruszać się po rynku systemów ERP lub innych narzędzi programistycznych, których nazwy mają trzyliterowe skróty. Naszym zadaniem jest wyjaśnienie, co może przynieść system ERP i jak go przenieść lub połączyć z innymi systemami. Czasami nie docenia się faktu, że ERP nie powinien być projektem informatycznym. Zmiana systemu ERP to zmiana „systemu nerwowego” firmy i jest dokonywana głównie po to, aby firma znacząco poszła do przodu. Wdrażanie systemów nie jest przyjemne, ale gdy robi się to dobrze, korzyści mogą być ogromne. Pierwszą rzeczą, o której chciałbym wspomnieć, jest to, że firma powinna podejść do tego procesu jak do procesu transformacji, a nie jak do projektu informatycznego, którego celem jest wdrożenie jakiegoś oprogramowania.

Wiele firm produkcyjnych, do których się udajemy, z czasem znalazło się w sytuacji, w której posiadają system ERP, który dzięki swoim dostosowaniom i ogromnym adaptacjom sprawił że nic nie da się z tym zrobić. Wszyscy boją się jakichkolwiek interwencji, ale wszyscy wiedzą, że coś musi się zmienić. Zmiana jest bolesna, ale z drugiej strony może przynieść korzyści – odblokowuje możliwości połączeń, funkcjonalności i technologii, na które stary system nie pozwalał. Moim podstawowym założeniem jest przekształcenie firmy, a nie realizacja projektu informatycznego. Wszystko powinno się na tym opierać. Ale kiedy mówimy o przekształceniu firmy, uzasadnienie dla ERP i jego wdrożenie powinno być oparte na celach strategicznych firmy – chce ona wejść na inne rynki, chce dostarczać inne produkty, chce świadczyć więcej usług dla istniejących produktów itp. To jest to, co nas interesuje i co ERP wniesie jako ulepszenia strategiczne. Nie chodzi o to, że wszystkie systemy mogą wystawić zlecenie zakupu o określonych parametrach. Kluczowe jest śledzenie wartości strategicznej.

Kiedy wdrożenie lub uruchomienie systemu można uznać za udane? Prawdopodobnie nie wtedy, gdy system zostanie wdrożony lub gdy będzie działał prawidłowo na wszystkich komputerach, ale raczej wtedy, gdy przyniesie konkretne, wymierne rezultaty. Czy zgadzasz się z tym stwierdzeniem?

Na pewno z punktu widzenia firmy wprowadzenie na rynek jest zawsze traktowane jako kamień milowy. Jednak po uruchomieniu nikt nie będzie cię chwalił. Może pochwalą cię po pół roku, po roku, kiedy system się ustabilizuje, zacznie działać, wszyscy będą go używać tak, jak należy, a wszystkie związane z nim procesy ustabilizują się. Kiedy wdrażasz system ERP, nagle ktoś robi pewne rzeczy inaczej, musi inaczej wprowadzać dane, rutynowa codzienna praca jest trochę inna. Potrzeba trochę czasu, aby wszystko się ustabilizowało. Masz do czynienia z klasycznym czynnikiem ludzkim: dlaczego miałbym robić to inaczej, skoro do tej pory wszystko działało dobrze? Pewien opór wobec zmian jest zawsze obecny. Ale kiedy po pół roku siadamy do stołu i okazuje się, że rozwiązanie zostało prawidłowo zaprojektowane, większość ludzi jest w stanie zrozumieć korzyści płynące z ujednoliconego rozwiązania, ponieważ – z pewną dozą przesady – staramy się zbudować organizację typu digital twin. System ERP zawiera listę procesów, danych, obraz firmy w czasie rzeczywistym oraz informacje o tym, co i gdzie się dzieje. Wszystko jest widoczne. Dostęp do informacji jest uproszczony, nie ma potrzeby weryfikowania. W przypadku telefonicznych rozmów między działami wszystko można prześledzić w systemie. To wspaniała zaleta. Wówczas nie można czerpać korzyści z unifikacji w ramach jednego systemu.

Gdybyśmy chcieli być bardziej szczegółowi, to jakie branże lub segmenty przemysłu są najczęstszymi odbiorcami Waszych rozwiązań? Gdzie uzyskują one największą wartość dodaną?

System IFS Applications oferuje rozwiązania dla pięciu branż na całym świecie. Gdy patrzę na Czechy i Słowację, skupiamy się głównie na produkcji. Ponad 80% naszych klientów to firmy produkcyjne, więc zajmujemy się produkcją we wszystkich jej formach. Naszą specjalnością, a zarazem miejscem, gdzie obecnie realizowane są najciekawsze projekty, są złożone organizacje produkcyjne. Im bardziej skomplikowane, tym lepiej dla nas. Tam, gdzie zazwyczaj nie chodzi tylko o produkcję seryjną, ale raczej o produkcję na zamówienie lub usługi, albo gdy firma musi monitorować cały cykl życia produktu, od momentu jego opracowania do momentu dostarczenia lub serwisowania i zmiany. Jesteśmy tym bardzo zainteresowani. Wolimy wchodzić w to spektrum, choć oczywiście możemy objąć nim wszystkie rodzaje produkcji. Jest to jednak sektor, w którym cyfryzacja ma większą wartość dodaną niż to, o czym się powszechnie i na pierwszy rzut oka mówi.

W naszym podcaście wiele mówi się o transformacji cyfrowej. Najczęściej są to opowieści oparte na doświadczeniach z produkcji seryjnej. Na konferencji, na której się spotkaliśmy, wspomniał Pan również o przykładzie produkcji złożonych elementów. Czy mógłbyś nieco dokładniej wyliczyć korzyści płynące z cyfryzacji w tego typu produkcji?

Ja widzę to głównie w tym, że większość danych i informacji o firmie mamy w jednym miejscu. Jeśli chodzi o produkcję jednostkową i projektową, to każdy dział (rozwój, projektowanie, technologia, produkcja, montaż) korzysta z własnego oprogramowania i danych wyjściowych. Całość jest jednak objęta jakąś formą zamówienia, projektu, który jest dostarczany do klienta w wymaganym czasie. Firmom trudno jest postrzegać to jako pojedynczy projekt, ponieważ informacje są rozproszone. Różnią się informacje o ramach czasowych projektu, zasobach, osobach pracujących nad nim, finansach itp. Niezbędne jest zebranie wszystkich informacji pod jednym dachem, tak aby wszystko było widoczne w jednym miejscu. Wtedy można mieć wgląd w plan finansowy projektu, jego realizację, dotrzymanie ram czasowych projektu czy proces produkcji lub montażu. Trzeba to wszystko wiedzieć, aby ktoś mógł zarządzać projektem. Wcześniej, przed zastosowaniem oprogramowania, kierownik projektu musiał monitorować pięć do sześciu aplikacji lub po prostu dzwonić i sprawdzać status. Cyfryzacja to także uwolnienie ludzi od konieczności zajmowania się rutynowymi sprawami. Zostały one zautomatyzowane, a jednocześnie zapewniliśmy wystarczającą ilość informacji dla tych nierutynowych spraw. Gdy dzieje się coś niestandardowego, ktoś musi podjąć decyzję (kierownik projektu, projektant, technolog, dyrektor). Do podjęcia tej decyzji potrzebne są informacje. Ale człowiek nie chce szukać tych informacji na różne sposoby, musi je mieć, nawet z przewidywaniami na przyszłość, w usystematyzowanej formie. Jest to podstawowa wartość dodana, jaką możemy wnieść do produkcji.

Jest też druga część, ponieważ wiele firm, które dostarczają skomplikowany lub niestandardowy sprzęt, nie poprzestaje na dostarczeniu lub sprzedaży produktu. Kolejnym źródłem dochodu jest serwis produktu, opieka nad nim, jego dalszy rozwój i zastosowanie. Jest to kolejna dziedzina, którą możemy włączyć do systemu – mamy dokumentację produktu, wiemy, jak został wykonany, jakie zmiany wprowadzono w nim podczas produkcji. Zmiany są wprowadzane także w trakcie serwisowania, np. w przyszłości może być brana pod uwagę awaria niektórych elementów, co zostanie przekazane do następnego serwisu lub np. dalsze modyfikacje konstrukcyjne.

Czy fakt, że cyfryzacja i korzyści z niej płynące są szeroko promowane, ma bezpośredni wpływ na wielkość wymagań stawianych firmom? Czy też coraz częściej to Wy musicie oświecać firmy?

Jedno i drugie prawdopodobnie idzie w parze. Dużo o tym mówimy, a ponieważ dobrze sobie radzimy, miło jest, że nie tylko my, ale także nasi klienci o tym mówią. Edukacja odgrywa dużą rolę, ale firmy również myślą w tym kierunku. Decydując się na MES lub inny trzyliterowy skrót, w tle zawsze znajduje się zaawansowany technologicznie system ERP, który jest wystarczająco stabilny i daje wystarczającą przestrzeń do rozwoju. Dzięki temu w przyszłości będzie można na nim bazować. Dobrze jest budować cyfryzację od podstaw. Czy się to komuś podoba, czy nie, system ERP jest gdzieś z tyłu, bo w końcu księgowość firmy jest istotną częścią każdego systemu wewnętrznego. Wracam do ujednoliconej wersji prawdy, księgowość musi być poprawna i na tej podstawie można budować specjalistyczne narzędzia. Zawsze trzeba się zastanowić, czy będę używać czegoś z ERP, czy raczej specjalistycznych narzędzi. Jedno i drugie podejście może być słuszne. Oba muszą mieć uzasadnienie w tym, co firma chce osiągnąć i co chce robić w przyszłości.

Kiedy przyjrzałem się waszemu podstawowemu produktowi, IFS Cloud, który budzi odwieczne kontrowersje. Czy słowo „chmura” jest dziś straszakiem na klientów? Czy nadal są podejrzliwi? Boją się kradzieży danych, niedostępności danych? Jak na to reagują?

Myślę, że mówi się o tym od tak dawna i od tak dawna, że przenosiny do chmury zaczynają być normą. Nikt się już tego nie obawia, ponieważ wszyscy globalni producenci korzystają z tego rozwiązania od dawna. Ludzie po prostu się do tego przyzwyczaili. Wiele aplikacji w chmurze wykorzystuje się także do użytku osobistego. ERP zmierza w tym kierunku, już tam dotarł, a gdy patrzę na to z punktu widzenia bezpieczeństwa, uważam, że w chmurze jest znacznie bezpieczniejszy niż w standardowej, podstawowej firmie produkcyjnej. Zasoby zainwestowane przez dostawcę systemu ERP są znacznie większe niż w firmie produkcyjnej, dla dostawców systemów jest to biznes i jest to również ich wizytówka. Oczywiście, im większa firma produkcyjna, tym wyższy poziom bezpieczeństwa informatycznego i technologii musi osiągnąć. Nadal jednak uważam, że narzędzie chmury odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i łagodzi problem, gdy z jakiegokolwiek powodu dojdzie do awarii Internetu. Istnieje pewne ryzyko, które ja osobiście dostrzegam, ale wynika ono z braku dostaw energii elektrycznej. Może się zdarzyć, że połączenia internetowe nie działają, fabryka nie będzie produkować, ale dane nie zostaną utracone.

W chmurze interesujące jest również to, że technologie, na których działają obecne systemy ERP, nie działają już poprzez instalowanie czegoś na komputerze lub serwerach. Wiedza związana z obsługą całego rozwiązania ERP wymaga takich kompetencji, że nie jest już łatwo znaleźć osobę, zapłacić jej i zlecić jej uruchomienie systemu. Teraz sensowne jest korzystanie z niego w chmurze, ponieważ będzie tam działać dla każdego poziomu użytkownika.

Jesteśmy na końcu rozmowy, chciałbym wrócić do początku. Jeśli nasza rozmowa zainspirowała i zachęciła do integracji procesów w jeden duży system informatyczny każdą firmę, która słucha lub czyta te słowa, nawet jeśli nie jest to IFS Cloud, co powinna ona wziąć pod uwagę na początku, aby osiągnąć udaną integrację, czyli jak stworzyć wartość? Jakie są pierwsze kroki?

Kiedy odwiedzam potencjalnego klienta, ważne jest dla mnie, aby nakreślić jego obecną sytuację. Zwracam uwagę, czy jest system ERP lub inne trzyliterowe skróty, jak są one połączone itp. Pytam też, dlaczego obecna sytuacja nie jest odpowiednia. Staram się szukać przyczyn niezadowolenia w powiązaniu z celami strategicznego rozwoju firmy. Dowiaduję się, dokąd firma chce zmierzać, a następnie szukam funkcjonalności systemu ERP, tak aby była ona zgodna z rozwojem, którego firma poszukuje i którego sama oczekuje. Może się okazać, że ważniejsze jest zastosowanie specjalistycznego oprogramowania. Jest to podstawowe spojrzenie architektoniczne na to, gdzie należy się udać i po co tam iść. Nad tym bym się najpierw zastanowił. Kontrastuje z tym druga skrajność, z którą też się czasem spotykam. W tym drugim przypadku ktoś przechodzi przez poszczególne działy, a następnie pyta, czego każdy chciałby od nowego systemu ERP. Powstaje lista, na podstawie której dokonuje się wyboru. Spełnia to jednak wymagania konkretnych osób, co pozwoli osiągnąć pewną lokalną optymalizację w ramach danego działu, ale w tym scenariuszu w ogóle nie patrzymy na to, gdzie jest firma, w którym kierunku chce podążać. Do wdrożenia systemu ERP potrzebne jest ogromne wsparcie kierownictwa lub liderów. Zarząd musi być przekonany że jeśli zdecyduje się na wdrożenie ERP, to ten krok przyniesie strategiczną przewagę w przyszłości. Jest to jedyny sposób, aby sprostać transformacji przedsiębiorstwa za pomocą systemu ERP. Dlatego moje zalecenie jest następujące: Najpierw dowiedz się, co chcesz osiągnąć, jaki jest cel końcowy, a potem ustalimy, jak do niego dojść.

Źródło: InfoConsulting