Wdrożenie ERP – co musisz o nim wiedzieć? Projekt okiem eksperta!

 

Od czego zacząć wdrożenie systemu ERP?

Przede wszystkim pamiętaj, że w implementację oprogramowania zaangażowani będą pracownicy. W początkowym etapie musi zostać wyłoniony zespół wdrożeniowy, czyli tzw. użytkownicy kluczowi. Ze względu na to, że wdrożenie ERP jest przedsięwzięciem wymagającym dużego zaangażowania i czasu, warto, aby zdecydować się na nie w momencie, gdy wybrani pracownicy nie będą obciążeni dodatkowymi, dużymi projektami – ponieważ przeciążenie Twoich specjalistów może znacząco wpłynąć na rezultaty pod kątem terminowości i jakości.

A kto powinien znaleźć się w zespole projektowym od strony klienta? Najważniejszą osobą jest kierownik, który będzie odpowiedzialny za koordynację przebiegu implementacji. Zespół powinien składać się też z co najmniej jednego specjalisty z działów objętych wdrożeniem. Z racji, że będą to również osoby decyzyjne, w zespole powinni znaleźć się kierownicy działów. Jeżeli są oni ograniczeni czasowo, uwzględnia się też wprowadzenie interesariuszy – a więc osób z dużym doświadczeniem, wspomagających użytkowników kluczowych.

Analiza jako kluczowy etap

Zgodnie z metodyką wdrożeniową, podczas etapu analizy użytkownicy kluczowi zapoznają się z samym oprogramowaniem w ramach szkoleń wstępnych. Dopiero po zrozumieniu oprogramowania – jego podstawowych funkcjonalności i sposobu działania w zakresie procesów biznesowych – będą oni dobrze przygotowani do określenia swoich wymagań co do projektu. Warto też wspomnieć o tym, że każda firma ma oczywiście swoją własną koncepcję na biznes, zatem określone procesy dla każdej z nich również będą nieco inne. I na te indywidualne kwestie system powinien móc odpowiedzieć. Dlatego też elastyczność we wprowadzanych modyfikacjach jest tak istotną zaletą, którą znaleźć można w Microsoft Dynamics 365 Business Central.

W czasie analizy, wdrożeniowcy ERP omawiają z klientem również kwestię infrastruktury. Czy oprogramowanie zostanie zainstalowane na serwerach Twojej firmy, czy może w modelu chmurowym? Będzie to zależne od różnych czynników – w tym struktury i rozproszenia samej organizacji. Zespół pochyla się także nad kwestią dodatkowych systemów, które będą współdziałać z ERP oraz nad importem danych pomiędzy oprogramowaniami.

Projektowanie, będące drugim etapem metodyki wdrożeniowej Microsoft Dynamics Sure Step, wiąże się ze wstępnym ustawianiem systemu, opracowywaniem próbek importu danych i przygotowywaniem instalacji pod następne szkolenia. Podczas projektowania powstają też założenia dla nowych wymagań w obszarze funkcjonalności i procesów. Co bardzo istotne – założenia bazują ściśle na dokonanej wcześniej analizie, którą należy przeprowadzić z jak największą skrupulatnością.

Gotowe funkcjonalności i nowe procesy powstają następnie w ramach ustawień końcowych na etapie budowania. Przygotowana jest też testowa baza do zasilenia systemu ERP odpowiednimi danymi. Celem tego etapu jest przystosowanie oprogramowania do szkoleń użytkowników końcowych.

Uruchomienie systemu… lecz nie do końca

Etap uruchomienia owszem – polega na uruchomieniu ERP – jednak nie w tzw. wersji „produkcyjnej”, a w wersji przystosowanej do szkoleń użytkowników końcowych. Użytkownicy końcowi na co dzień będą pracować w systemie i dla każdej firmy ich liczba będzie indywidualna. To właśnie czas szkoleń weryfikuje, czy pracownicy są pozytywnie nastawieni do nowego sposobu zarządzania procesami i jak sobie z nim radzą. Aby sprawdzić to w miarodajny sposób, przeprowadzane są odpowiednie testy, pozwalające stwierdzić, w jakim stopniu użytkownicy przyswoili obsługę oprogramowania; dla kogo warto przeprowadzić szkolenia dodatkowe i w jakich obszarach pojawiają się ewentualne trudności.

Dlaczego import danych jest tak ważny?

Każdy etap projektu wdrożenia ERP jest istotny, ponieważ rzutuje na efekt następnych kroków. I oczywiście ostateczny rezultat po uruchomieniu. Są jednak pewne elementy, które zasługują na szczególną uwagę – w tym import danych do systemu. W wielu projektach okazuje się on bowiem problematyczny. Dane, przenoszone często przez arkusze Excel, ulegają nieraz przestawieniu i ostatecznie importowane są do oprogramowania z błędami, uniemożliwiając tym samym ostateczne uruchomienie. Dlatego podczas przygotowywania danych, tak ważne są skupienie i uwaga.

Po podsumowaniu i sprawdzeniu przez zespół wdrożeniowy wszystkich dotychczasowych etapów – czyli po sporządzeniu tzw. check-listy – i pozytywnej ocenie, system może zostać uruchomiony.

Dalsze wsparcie ze strony partnera wdrożeniowego

Uruchomienie to niewątpliwy sukces w projekcie, ale należy dalej o niego zadbać. Stąd partner wdrożenia ERP najczęściej przez najbliższe tygodnie pozostaje jeszcze w firmie klienta, póki użytkownicy mogą mieć jeszcze początkowe trudności w obsłudze poszczególnych procesów w systemie. Ważnym elementem jest również zamknięcie pierwszego miesiąca – pomoc partnera będzie tutaj nieodzowna, by w kolejnych miesiącach osoby odpowiedzialne za księgowość, sprzedaż czy magazyny mogły już samodzielnie pracować z oprogramowaniem.

Wdrożenie systemu ERP to złożony, wielomiesięczny proces, który wymaga zaangażowania i dużej kompetencji ze strony zarówno klienta, jak i firmy wdrażającej.

Źródło: www.it.integro.pl