GLC Accounting obsługuje księgowo ponad 1000 firm, a dokumenty trafiają do biura różnymi kanałami: mailem, papierowo i przez zewnętrzne systemy. Taki model szybko zamienia się w chaos, braki w kompletności i spowolnienie księgowania. Firma postawiła więc na podejście procesowe oparte o ERP: jeden cyfrowy punkt wejścia, jasne statusy oraz workflow, które porządkuje akceptacje, opis i przekazanie dokumentów do księgowości.
| REKLAMA |
 |
Najpewniejszy sposób, żeby zapanować nad dokumentacją ponad 1000 firm, to wymusić jeden cyfrowy kanał dostarczania dokumentów i oprzeć obsługę o zautomatyzowany workflow zintegrowany z ERP — dokładnie tak, jak zrobiło GLC Accounting, budując rozwiązanie na Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego (PKBR) enova365.
W biurach rachunkowych „problem dokumentów” rzadko jest problemem samych plików PDF. To problem architektury procesu: wielu kanałów wejścia (mail, papier, dyski, zewnętrzne systemy), braku kontroli kompletności i ciągłego przełączania kontekstu po stronie księgowych. W skali 1000+ podmiotów taki model nie tylko spowalnia, ale staje się realną barierą wzrostu.
PKBR enova365 wnosi tu kluczowy element: portal samoobsługowy dla klienta, który może być „cienką warstwą” nad ERP (bez zmuszania klientów do uczenia się pełnego systemu), a jednocześnie pozwala spiąć dokumenty, akceptacje i komunikację w jeden, mierzalny przepływ.
Punkt wyjścia: wielokanałowy chaos i brak kompletności
GLC Accounting obsługuje księgowo i kadrowo-płacowo ponad 1000 firm. Do momentu przebudowy procesu dokumenty wpływały równolegle: papierowo, e-mailem, przez zewnętrzne systemy, a czasem nawet przez dostęp do odrębnych baz danych klientów.
W praktyce oznaczało to dwa typy strat:
- czas (przeklejanie danych, szukanie załączników, doprecyzowania),
- jakość (braki w dokumentach, pominięcia po stronie klienta, niejednoznaczne statusy).
Z perspektywy IT i operacji najważniejsze jest to, że przy takim wejściu „multi-source” nie da się sensownie zbudować KPI (SLA na kompletność, lead time księgowania, odsetek odrzuceń), bo źródła i stany są rozproszone. PKBR enova365 stał się dla GLC Accounting sposobem na „zebranie wejścia” do jednego interfejsu i jednego modelu statusów.
Cele wdrożenia: standaryzacja + self-service klienta (bez bólu po stronie użytkowników)
Zespół GLC Accounting zdefiniował cele, które w języku procesowym brzmią jak klasyczna transformacja „front-door” dla dokumentów:
- ujednolicenie wymiany danych z klientami,
- podniesienie jakości obsługi,
- zapewnienie klientom dostępu do własnej dokumentacji także wtedy, gdy pracują na innych ERP,
- umożliwienie klientom aktywnego udziału w obiegu dokumentów.
Efekt nie był kosmetyczny — to była zmiana modelu współpracy. PKBR enova365 nie został użyty jako „ładniejsza skrzynka odbiorcza”, tylko jako warstwa sterująca procesem i odpowiedzialnością po stronie klienta:
| Cel | Jak zrealizowano po wdrożeniu |
|---|---|
| Jeden kanał przekazywania | 100% dokumentów przekazywanych elektronicznie |
| Dostęp klienta do dokumentów | Pełny zdalny dostęp z poziomu PKBR enova365 |
| Różny poziom udziału klienta | 3 ścieżki obiegu dopasowane do dojrzałości procesowej |
| Gotowość na KSeF | Automatyzacja pobierania faktur z KSeF + operacje masowe |
Dlaczego portal klienta wygrał z „dorzuceniem kolejnego ERP”
W trakcie projektowania rozwiązania pojawiły się dwie bariery typowe dla wdrożeń B2B:
- część klientów nie chciała poznawać nowego systemu ERP,
- część nie była gotowa ponosić dodatkowych kosztów tylko po to, by mieć większą kontrolę nad obiegiem.
Z perspektywy architektury wdrożenia wybór PKBR enova365 był pragmatyczny: portal daje klientom wartość (wgląd, status, archiwum, zadania), a jednocześnie nie wymaga od nich pracy w pełnym ERP.
Porównanie podejść: co realnie skaluje się do 1000+ firm?
- Wspólna skrzynka mailowa / załączniki w mailu
- niski próg wejścia
− brak walidacji, brak statusów, duża podatność na braki i opóźnienia
- niski próg wejścia
- Foldery sieciowe / SFTP / repozytoria plików
- centralizacja plików
− nadal brak „procesu”: akceptacji, blokad, wymagalnych metadanych
- centralizacja plików
- Osobny DMS bez integracji z księgowością
- lepsza kontrola dokumentów
− ryzyko „podwójnej prawdy”: dokument żyje w DMS, a księgowanie w ERP
- lepsza kontrola dokumentów
- PKBR enova365 + workflow + DMS w jednym ekosystemie
- spójne statusy, zadania, metadane i integracja z modułem księgowym
− wymaga dobrego zaprojektowania wariantów procesu (co GLC zrobiło poprzez 3 ścieżki)
- spójne statusy, zadania, metadane i integracja z modułem księgowym
Jak wyglądał docelowy workflow: 3 ścieżki i 3 typy zadań
Wdrożenie w GLC Accounting nie ograniczyło się do „wrzuć PDF → księgowa zaksięguje”. Zespół wdrożeniowy zaprojektował trzy ścieżki obiegu (narastająco bardziej wymagające):
- Podstawowa – minimum danych + załącznik, szybkie przejęcie przez księgowość.
- Zaawansowana – dodatkowe pola (np. oddział, kontrahent), zwiększenie jakości opisu.
- Zaawansowana z MPK – klient przygotowuje dokument niemal do zaksięgowania; księgowość głównie weryfikuje.
To podejście jest dojrzałe procesowo: nie blokuje mniej zaawansowanych klientów, a jednocześnie pozwala tym bardziej dojrzałym realnie odciążyć księgowość. PKBR enova365 działa tu jak kontrolowana bramka jakości — im wyższy wariant, tym mniej pracy po stronie biura.
Równolegle zdefiniowano trzy typy zadań w obiegu:
- Sekretariat – wprowadzenie dokumentu, opis, załączniki, przekazanie do zatwierdzenia.
- Sekretariat – akceptacja – kontrola, cofnięcie / odrzucenie / przekazanie do księgowości.
- Akceptacja płatności (opcjonalnie) – kontrola przelewów, z blokadą generowania płatności do czasu akceptacji.
Istotny element techniczny: ponieważ PKBR nie dawał pełnego zakresu funkcji zarządczych, zaprojektowano dedykowany mechanizm workflow zintegrowany z księgowością enova365 oraz samym PKBR. Dodatkowo wdrożono DMS enova365 do obsługi dokumentów nieksięgowych (umowy, certyfikaty, dokumenty wewnętrzne), rozszerzając przestrzeń zarządzania dokumentacją.
KSeF jako wymóg architektoniczny, nie „dodatek”
Dla biura obsługującego 1000+ firm kluczowe jest, żeby workflow potrafił automatycznie pobierać faktury z KSeF i włączać je w standardowy obieg. W GLC Accounting dokumenty pobrane z KSeF są automatycznie wprowadzane do bazy, wstępnie opisane i kierowane na pierwszy etap obiegu w PKBR enova365.
A co z dokumentami poza KSeF?
Ponieważ część dokumentów pozostaje poza KSeF, zastosowano OCR konfigurowalny per baza/klient. Operator może skierować skan do odczytu, zweryfikować wynik i otrzymać dokument z uzupełnionymi polami — często do poziomu obiegu zaawansowanego lub zaawansowanego z MPK. W połączeniu z PKBR enova365 oznacza to, że nawet „papierowe resztki” nie rozbijają standaryzacji kanału.
Mechanika skali: masowe operacje, harmonogram i „produktowanie” konfiguracji
W rozwiązaniu uwzględniono trzy sposoby wprowadzania dokumentów:
- ręczne wgrywanie,
- integrację z KSeF,
- masowe wgrywanie paczek dokumentów.
Do tego doszły elementy stricte infrastrukturalne: dedykowane zasoby sieciowe dostępne z przeglądarki oraz Harmonogram zadań, który cyklicznie monitoruje katalogi klientów i publikuje dokumenty w PKBR, automatycznie dołączając plik startowy jako załącznik.
Najciekawszy element skalowania pojawił się na końcu: kluczowe elementy konfiguracji spakowano w autorski dodatek w formie biblioteki .dll, która automatycznie konfiguruje podstawy rozwiązania i udostępnia interfejs do dalszej konfiguracji. Efekt: szybsze uruchamianie nowych baz, mniej ręcznej pracy i mniejsze ryzyko błędów wdrożeniowych.
Efekty: mniej niepewności, więcej przewidywalności procesu
Wyniki, które robią różnicę operacyjnie:
- 100% dokumentów przekazywanych elektronicznie,
- klienci mają zdalny dostęp do archiwum i statusów z poziomu PKBR enova365,
- księgowi pracują na komplecie dokumentów zatwierdzonych przez klienta i wzbogaconych o opis merytoryczny,
- łatwiejsze uruchamianie baz dla nowych klientów dzięki podejściu „konfiguracja jako artefakt” (.dll).
W praktyce oznacza to szybsze księgowanie, wyższą jakość ewidencji i lepszą współpracę na styku klient–księgowość. A przede wszystkim: możliwość skalowania liczby obsługiwanych firm bez proporcjonalnego dokładania pracy manualnej.
FAQ - najczęściej zadawane pytanie dotyczące enova365
Czy PKBR enova365 sprawdzi się, jeśli klienci używają różnych systemów ERP?
Tak - PKBR enova365 działa jako lekki portal do przekazywania dokumentów, statusów i zadań, bez konieczności przenoszenia klientów na jeden ERP, co w praktyce ułatwia standaryzację procesu i zmniejsza tarcie wdrożeniowe.
Po co aż 3 ścieżki obiegu dokumentów?
Bo klienci mają różną dojrzałość procesową i różny poziom gotowości do współpracy; trzy warianty w PKBR enova365 pozwalają stopniować wymagania, a jednocześnie systematycznie podnosić jakość danych trafiających do księgowości.
Jak sensownie połączyć KSeF z obiegiem dokumentów?
Najlepiej potraktować KSeF jako jedno ze źródeł zasilania workflow: dokumenty powinny wpadać automatycznie na pierwszy etap obiegu w PKBR enova365, z przypisanym statusem i wstępnym opisem, aby nie tworzyć „drugiego kanału” obok standardowego procesu.
Czy OCR ma sens, skoro rośnie udział dokumentów z KSeF?
Tak, bo część dokumentów pozostaje poza KSeF, a dodatkowo organizacje obsługują też umowy i dokumenty wewnętrzne; OCR spięty z workflow w PKBR enova365 utrzymuje jeden standard obsługi zamiast wracać do wyjątków i komunikacji mailowej.
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Ponad 60% średnich przedsiębiorstw przemysłowych w Europie uważa, że tempo ich transformacji cyfrow… / Czytaj więcej
Od półfabrykatu do produktu „na miarę”: wsparcie modelu ATO w systemie BPSC ERP
Rosnące oczekiwania klientów względem personalizacji sprawiają, że klasyczne modele produkcji opart… / Czytaj więcej
Cyfrowy duet dla przemysłu mięsnego - ERP w chmurze i Prodaso
Branża mięsna to bardzo wymagający sektor przemysłu. Producenci każdego dnia mierzą się z szeregiem… / Czytaj więcej
Ekosystem narzędzi dla produkcji – Dynamics 365 4FACTORY
Produkcja to jeden z bardziej wymagających sektorów gospodarki. Uniwersalne systemy często nie speł… / Czytaj więcej
Idemitsu wzmacnia strategię ERP z Rimini Street: maksymalizacja wartości SAP ECC 6.0 zamiast migracji
Idemitsu Kosan – japoński producent i detalista produktów naftowych – obrała pragmatyczny kurs tran… / Czytaj więcej
