Jak w kilku krokach wybrać system IT wspierający HR?

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 06 maj 2016

GAVDI POLSKA

Jak w kilku krokach wybrać system IT wspierający HR?

Odpowiednio dobrane rozwiązanie do zarządzania zasobami ludzkimi to w dzisiejszych czasach już nie tylko pożądane udogodnienie, ale konieczność. By systemy informatyczne wspierały zarządzanie wydajnością i rozwojem pracowników, optymalizowały czynności administracyjne oraz umożliwiały pozyskiwanie wielopłaszczyznowych analiz, powinny być dopasowane do potrzeb i oczekiwań pracowników działu HR oraz zgodne z planami biznesowymi całej organizacji. Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiedniego rozwiązania, a także wiarygodnego partnera, który przeprowadzi firmę przez ten proces.

REKLAMA

Pierwszym pytaniem, które należy sobie postawić przy wyborze systemu informatycznego jest: jakie efekty biznesowe i w jakim czasie firma chce osiągnąć w wyniku wdrożenia?. Należy określić, czy potrzebne i możliwe jest wdrożenie kompleksowego rozwiązania obsługującego całość zagadnień zarządzania kadrami, czy też narzędzie wspierające pojedynczy wybrany proces lub rozłożenie przedsięwzięcia w czasie. W tej sytuacji należy ustalić, które obszary są najważniejsze lub najpilniejsze i właśnie od nich zacząć prace, a kolejne elementy można wdrażać później. Inną możliwością jest zakup narzędzia do obsłużenia bieżącej potrzeby i użycia go jednorazowo albo na krótko z docelowym założeniem, że potrzebne będzie rozwiązanie wspierające całościowo politykę HR. W ten sposób firma otrzymuje cel, ogólny zakres i szkic harmonogramu wdrożenia. To dobry punkt wyjścia do dalszych prac – podkreśla Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A., firmy specjalizującej się w informatycznym wsparciu procesów zarządzania kapitałem ludzkim.

Drugi krok to określenie budżetu. Jedną z metod, dzięki której można to zrobić, jest rozesłanie do bazy dostawców zapytania o informację (tzw. Request for Information) i zebranie odpowiedzi. Jest to standardowe działanie wielu organizacji, które pozwala rozeznać się w sytuacji na rynku rozwiązań i firm wdrożeniowych. Po wewnętrznej akceptacji planowanego budżetu oraz sprawdzeniu dostępności ludzi, którzy mają wejść w skład zespołu projektowego klienta można już bardziej precyzyjnie zaplanować harmonogram działań – procesu zakupowego, podpisania umowy, rozpoczęcia projektu.

Kolejny etap to sporządzenie krótkiej listy systemów i dostawców. Głównym celem tego działania jest potwierdzenie i doprecyzowanie kryteriów wyboru docelowego rozwiązania. Istnieje kilka elementów, które należy określić. Po pierwsze warto ustalić, jakiej klasy rozwiązanie będzie najlepsze dla organizacji i jej potrzeb – porównywanie światowej klasy parametryzowalnych rozwiązań z lokalnymi gotowymi produktami ‘z półki’ będzie niemiarodajne i może utrudniać rozeznanie w ofercie produktowej. Warto przy tym brać pod uwagę rankingi przygotowywane przez analityków Gartnera czy IDC, dzięki którym firma otrzymuje informacje o produkcie i jego możliwościach z zaufanego źródła. Decyzję o wybraniu systemu informatycznego warto podejmować również w oparciu o referencje produktu czy liczbę klientów, którzy korzystają z tego rozwiązania. To, co jest ważne to podejście producenta do rozwoju oprogramowania i jego wsparcia technicznego. Firma musi mieć pewność, że kupuje rozwiązanie, które będzie rozwijane, bez konieczności wykonywania długotrwałych oraz kosztownych upgrade’ów. – dodaje Teresa Olszewska.

Z krótkiej listy pozostaje już tylko wybór właściwego rozwiązania oraz partnera do wdrożenia. Doświadczenie konsultantów, ich formalna edukacja (np. odpowiednie certyfikaty), wielkość zespołu firmy wdrożeniowej czy realizacja podobnych projektów w przeszłości to podstawowe aspekty, które powinny być brane pod uwagę przy wyborze partnera. Są one kluczowe, by wdrożenie zostało przeprowadzone bez opóźnień i problemów, które mogą wpłynąć na powodzenie całego projektu.

Wybór systemu informatycznego, który najbardziej odpowiada celom i oczekiwaniom firmy, to dopiero początek drogi prowadzącej do efektu w postaci wdrożonego rozwiązania wspierającego biznes firmy. Od pomysłu wdrożenia systemu informatycznego do jego użytkowania jest długa droga, ale im lepiej przeprowadzi się proces wyboru, tym mniej problemów pojawi się później.

Niestety dość często zdarza się, że klienci nie doszacowują czasu, który jest potrzebny na realizację tych kroków, np. zakłada się, że wybór rozwiązania, podpisanie umowy i rozpoczęcie projektu zamknie się w ciągu jednego miesiąca. Tymczasem, im potencjalny projekt jest większy, tym trudniej jest i potencjalnym dostawcom oraz klientom dotrzymać takiego terminu. Przygotowanie rzetelnej oferty faktycznie odpowiadającej na potrzeby klienta wymaga dyskusji, dopracowania zakresu, określenia priorytetów, przemyślanego ułożenia etapów oraz wynegocjowania umów. Warto na te działania przeznaczyć około 2 – 3 miesięcy.

Źródło: GAVDI Polska

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach

Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość