Przejdź do głównej treści

Samoobsługa pracownicza, czyli jak zmniejszyć kolejki do działu HR

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 20 marzec 2015

Samoobsługa pracownicza, czyli jak zmniejszyć kolejki do działu HR

enova365Każdy z nas chętnie poświęci dwie minuty na zrobienie przelewu, jeśli nie będzie musiał stać w kolejce do okienka – z takiego założenia kilka lat temu wyszły banki, wprowadzając bankowość elektroniczną. Poprzez rozszerzenie technologii na swoich klientów, banki wprowadziły dla nas wygodę, a dla siebie oszczędności. HR to obszar, w którym pracodawca może wyjść z tego samego założenia. Dzięki aplikacjom do samoobsługi pracowniczej oraz niskim kosztom dostępu jednostkowego w chmurze, liczba użytkowników systemów kadrowych rozszerzyła się z działu HR na wszystkich pracowników firmy.


 
Każdy nowy pracownik firmy prędzej czy później zapyta o tak prozaiczne czynności jak złożenie wniosku urlopowego czy rozliczenie delegacji. W niemal każdej firmie zostanie przekierowany do osoby odpowiedzialnej za kadry, która wyjaśni mu obowiązujące procedury. O mnogości różnych opcji w tych tematach może opowiedzieć chyba każdy, komu zdarzało się zmieniać pracę: od wniosków mailowych, systemowych aż po ręcznie wypełniane dokumenty wymagające podpisów.

A to dopiero wierzchołek góry lodowej bo pracownik ma do działu kadr znacznie więcej pytań: gdzie sprawdzić stan urlopu, wysokość wynagrodzenia czy jak odebrać rekompensatę za nadgodziny? Wszystkie te zadania realizuje osoba odpowiedzialna za kadry, obowiązków jest więc niemało, zwłaszcza jeśli pracujemy w firmie średniej wielkości – gdzie pracowników jest sporo, a dział kadr często reprezentuje jedna osoba. Choć temat może wydawać się prozaiczny de facto cierpią na tym wszyscy – kadrowa, która ma za duża zadań, pracownicy którzy muszą tracić czas na skomplikowane procedury i stanie „w kolejkach” do działu kadr i wreszcie cała firma, ponieważ produktywność wszystkich pracowników jest znacznie obniżona.

Samoobsługa pracownicza – czyli co?

Pod dość zagadkową nazwą samoobsługi pracowniczej kryją się platformy internetowe oferujące różnego rodzaju rozwiązania dla pracowników. Aplikacje zwykle są częścią programów kadrowych i umożliwiają kontakt z działem HR poprzez monitor naszego komputera.

Podstawową funkcjonalnością takich platformy jest elektroniczny obieg wniosków pracowniczych. Pracownik z poziomu aplikacji może między innymi:
  • sprawdzać dostępny limit urlopowy; 
  • składać wnioski urlopowe, które przekazywane są w obiegu dokumentów do kierownika; 
  • przeglądać dane dotyczące czasu pracy i nadgodzin; 
  • sprawdzić datę ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
  • przeglądać kwoty wynagrodzeń;
  • śledzić etap przetwarzania dokumentów;
  • drukować raporty kadrowe, paski wypłaty i roczną kartę wynagrodzeń.

Co ważne ponieważ aplikacje do samoobsługi pracowniczej są częścią systemów kadrowych, synchronizacja danych między nimi odbywa się automatycznie. Kadrowa nie musi więc tracić czasu na „ręczne” przepisywanie informacji między systemami ponieważ dane aktualizowane są automatycznie.

Niektóre systemy kadrowe oferują też aplikacje dedykowane kierownikom. Podstawową funkcjonalnością platformy jest zarządzanie elektronicznymi wnioskami pracowników zarejestrowanych w systemie. Aplikacje dla kierowników umożliwiają:
  • przeglądanie danych podwładnych pracowników;
  • zatwierdzanie wniosków urlopowych, które trafią do głównego modułu Kadry Płace jako nieobecności pracownicze;
  • wprowadzanie normy oraz faktycznego czasu pracy; 
  • ustalanie zastępstw i harmonogramów pracy na podstawie wniosków urlopowych; 
  • drukowanie raportów kadrowo-płacowych.
Aplikacje dostępne w systemie ERP enova365 oferują zarówno podstawowe funkcjonalności systemów obsługi pracowniczej, jak również szereg funkcji dodatkowych. Dzięki połączeniu Pulpitów Kierowniczego, Pracowniczego oraz szablonów procedur Workflow, enova365 pozwala na wprowadzenia najbardziej efektywnych schematów obsługi pracowniczej, odzwierciedlając strukturę organizacyjną i automatycznie przypisując zadania do odpowiednich zastępców podczas nieobecności pracownika – mówi Katarzyna Jasina p.o. Kierownika Projektu Kadry i Płace systemu enova365.
Obieg dokumentów staje się przejrzysty, a reguły postępowania są zrozumiałe dla wszystkich. Co więcej enova365 oferuje interfejs na urządzenia mobilne: tablet/telefon, pracownicy czy kierownicy mogą zalogować się do swojego konta nawet jeśli aktualnie nie mają dostępu do komputera służbowego– dodaje.
Samoobsługa Pracownicza w Praktyce

Modeli wykorzystania aplikacji samoobsługowych może być wiele. Przykład najbardziej standardowy – obsługa wniosku urlopowego, przedstawia poniższa infografika:

enova korzysci hr


Pięć korzyści samoobsługi pracowniczej

Pracownicy

Głównym beneficjentem tego rodzaju aplikacji są oczywiście pracownicy. Mniej czasu straconego na poszukiwanie informacji związanych ze swoim zatrudnieniem, łatwiejsza obsługa wniosków i zdalny dostęp do informacji to najważniejsze korzyści dla nich.

Dział Kadr

Mniej „petentów” w pokoju kadr to znaczna oszczędność czasu, a także większa efektywność pracy – bez konieczności jej przerywania, aby odpowiadać na kolejne pytania pracowników. Oczywistym benefitem jest również brak konieczności powtarzania czynności, czy „wklepywania” danych z systemu informatycznego np. w przypadku rozliczenia delegacji.

Kierownicy

Osoby zarządzające dostają swoisty „mix korzyści” – z jednej strony podobnie jak pracownicy zyskują łatwy, zdalny dostęp do informacji o stanie firmy (statusie wynagrodzeń, planowanych urlopach pracowników), z drugiej upraszczają procedury związane z akceptacją wniosków np. zgody na urlop czy wypłatę za nadgodziny mogą udzielić w dowolnym momencie, za pomocą swojego tabletu czy telefonu komórkowego.

Produktywność

Oszczędność czasu dla poszczególnych pracowników przekłada się bezpośrednio na większą produktywność i efektywność całej firmy. Co więcej aplikacje dla pracowników pozwalają na poprawienia komunikacji między Działem Kadrowym, a resztą załogi.

Oszczędność i ekologia

Wnioski urlopowe, rozliczenia delegacji czy nadgodzin są często materiałami drukowanymi. Zastąpienie ich wnioskami elektronicznymi pozwala na znaczną oszczędność papieru – a więc za jednym zamachem dbamy zarówno o koszty jak i o ekologię.

Jak wprowadzić samoobsługę pracowniczą w firmie?

Przede wszystkim należy zacząć od wyboru odpowiedniego systemu kadrowego, który oferować będzie aplikacje do obsługi pracowniczej. Dobrze jest dokładnie zweryfikować nasze oczekiwania, a następnie wybrać system, który będzie dawał nam możliwości ich realizacji. Warto zainwestować w rozwiązania, które oferują interfejsy mobilne – zwłaszcza jeśli specyfika pracy w firmie wymaga częstych podróży służbowych.

Kiedy już wybierzemy odpowiedni system, możemy przejść do wdrożenia. Na tym etapie decydujemy jakie funkcje dokładnie wdrażamy, jakie „prawa” dajemy poszczególnym pracownikom, czy jakie działania objąć procedurami automatycznymi (np. dzięki enova365 Workflow). Pomocy w definiowaniu tych elementów z pewnością udzielą nam firmy informatyczne zajmujące się wdrażaniem systemów ERP.

W przypadku wdrażania systemów zawierających aplikacje samoobsługi ważne jest, aby przeszkoleniem podstawowym objąć również pracowników. Dobrze jest również przygotować krótki materiał instruktażowy, który pozwoli na oswojenie z nowym narzędziem, jak również będzie przydatny przy wprowadzeniu nowych pracowników.

Kiedy zakończymy już etap wdrożenia, możemy cieszyć się z mniejszych kolejek do Działu Kadr.

Źródło: www.enova.pl

Oceń systemy
RAPORT ERP SPRAWDZ POROWNAJ OCENENOVA i TRIVA na stronie www.raport-erp.pl



Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
SymfoniaOd 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
accevoCyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
PSINowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
TODIS ConsultingWdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
TODISWdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Przeczytaj Również

Kadry i płace bliżej realnej działalności organizacji – dlaczego system kadrowo-płacowy nie może być „obok”, lecz w środku procesów

W wielu organizacjach system kadrowo-płacowy przez lata pełnił rolę zaplecza administracyjnego. Jeg… / Czytaj więcej

Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?

W wielu organizacjach, szczególnie tam, gdzie pracownicy wykonują zadania w terenie, tradycyjny RCP… / Czytaj więcej

SD Worx uznany za lidera w zakresie transformacji i modernizacji procesów HR przez NelsonHall

SD Worx  został uznany za Lidera w raporcie NEAT 2025. Autor raportu firma analityczna NelsonH… / Czytaj więcej

Ludzie kluczem do sukcesu cyfrowego HR

W dobie cyfryzacji i nieustannych zmian technologicznych, wiele firm wciąż mierzy się z fundamental… / Czytaj więcej

Jedna z czterech osób zatrudnionych w HR regularnie korzysta ze sztucznej inteligencji w pracy

Według najnowszych danych zebranych w 16 europejskich krajach przez SD Worx, aż 11 proc. europejski… / Czytaj więcej

Cegła do cegły – rekordowy czas wdrożenia SAP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej

Zakończył się pierwszy etap wdrożenia systemu ERP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej. O tym, jaki… / Czytaj więcej