Przejdź do głównej treści

Jak zdalnie zarządzać projektem SAP nie tylko w czasie pandemii

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 26 listopad 2020
O tym, w jaki sposób tryb pracy zdalnej wpływa na zarządzanie projektami wdrożeniowymi SAP, z Maciejem Kabacińskim, szefem Pionu HR w firmie wdrożeniowej SAP Quercus Sp. z o.o. rozmawiała Andromeda Wróbel.
REKLAMA
ASSECO KSEF



Pandemia zmieniła model pracy – w większości przypadków na hybrydowy, a nawet zdalny. Wiąże się to ze zmianą sposobu świadczenia pracy, ale także realizacji projektów, takich jak np. wdrożenia SAP. Na ile istotne są to zmiany?

Tę kwestię musimy rozpatrzyć z dwóch perspektyw: firmy wdrożeniowej i klienta. W przypadku firmy wdrożeniowej, a zwłaszcza zespołów projektowych, tak naprawdę niewiele się zmieniło. Również przed pandemią programiści i konsultanci w dużej mierze pracowali zdalnie, bo taki charakter ma praca przy projektach wdrożeniowych. Mieliśmy odpowiednio przygotowaną infrastrukturę i narzędzia, które pozwalają na sprawną organizację pracy także w trybie zdalnym (m.in. Microsoft Teams). Od lat nasi programiści i konsultanci pracują z dowolnego miejsca, a także o różnych porach uwarunkowanych zarówno dostępnością klientów, jak i własnymi preferencjami (niektórzy wolą pracować po południu).


Jednak w związku z pandemią na zdalny tryb pracy przeszły całe firmy, a więc także ta część zespołu, która była wsparciem konsultantów i programistów na miejscu, w siedzibie firmy.

Rzeczywiście i z tego punktu widzenia przejście na zdalny tryb pracy było wyzwaniem dla wszystkich przedsiębiorstw. Po pierwsze – kwestie narzędziowe: pracownik pracujący w trybie home office powinien mieć zapewnione warunki do pracy na odległość, a więc dostęp do komputera, telefonu, zasobów danych, itp. W wielu firmach trzeba było to w trybie szybkim zorganizować. Po drugie – trzeba wziąć pod uwagę także ogólne okoliczności pracy zdalnej. W normalnych warunkach praca ta wygląda inaczej niż w czasach pandemii, gdzie oprócz rodziców w domu przebywają też dzieci, które uczą się zdalnie (i muszą mieć dostęp do komputera). To wyzwanie organizacyjne dla rodzin, duże obciążenie i źródło dodatkowego stresu. W obecności dzieci, nawet jeśli każdy członek rodziny ma własny komputer, trudno jest się „odciąć”, by popracować w skupieniu lub aktywnie uczestniczyć w wideokonferencji.

Niezależnie od tego, czy praca zdalna odbywa się w warunkach pandemii czy nie – trzecim elementem, na który trzeba zwrócić uwagę, jest aspekt psychologiczny. Każdy pracownik, pracując z domu, reaguje inaczej, dlatego menedżerowie powinni skupić się na każdym z nich osobno. Zdarza się, że osoba, która w firmie tryska energią i sypie pomysłami jak z przysłowiowego rękawa, w trybie home office jest spokojna i wycofana. Przyczyną może być np. brak osobistego kontaktu z zespołem. Spotkania face to face pozytywnie nas nakręcają, dodają energii i pozwalają zmobilizować się do działania. W trybie zdalnym wielu osobom właśnie tych bezpośrednich relacji brakuje. I wyzwaniem dla menedżerów jest takie zarządzanie zespołem, aby ten brak zniwelować.


Jak temu zaradzić?

Przede wszystkim trzeba być elastycznym. Nie da się ludzi zamknąć w czterech ścianach na dłuższy czas, wymagając jednocześnie zaangażowania, pozytywnej energii i kreatywności. Trzeba umożliwić im interakcję z innymi. Czasami wystarczy szczera rozmowa z zespołem, aby dowiedzieć się, że niektóre osoby – z bardzo różnych przyczyn – wolą, chcą, potrzebują przychodzić do biura i im to umożliwić. W czasie pandemii oczywiście należy zachować wszelkie zasady bezpieczeństwa. W Quercus osoby, które mają taką potrzebę, mogą pracować w biurze – większa część zespołu i tak pracuje zdalnie, więc pracownik, który wybierze opcję pracy stacjonarnej, ma pełen komfort – może mieć cały pokój na wyłączność.


To sytuacja z punktu widzenia firmy wdrożeniowej. A jak to wygląda z drugiej strony – od strony klienta?

W przypadku klientów sytuacja wygląda podobnie, jak opisana wyżej, z tą tylko różnicą, że w większości wypadków firmy nie były technicznie i zarządczo przygotowane na pracę na odległość. Musiały m.in. zmienić procedury, zakupić odpowiedni sprzęt, dokonać migracji danych i odpowiednio je zabezpieczyć w chmurze, itd. Nasza firma specjalizuje się we wdrożeniach rozwiązań SAP w obszarze HR, więc dane, o których mowa, to dane wrażliwe – osobowe. To wszystko trzeba było zrobić od razu, aby firmy mogły w miarę normalnie funkcjonować. I na tych działaniach w pierwszej fali pandemii wielu klientów się skupiło.

Oczywiście widać spowolnienie w inwestycjach w nowe projekty, bo firmy nadal koncentrują się bardziej na wprowadzaniu rozwiązań, które zapewniają np. płynność produkcji (np. zmiany w harmonogramach pracy, jak choćby przejście z jednozmianowego trybu pracy na dwuzmianowy). Trzeba wdrażać takie procedury, które pozwalają na elastyczne reagowanie, bo sytuacja zmienia się dynamicznie – coraz więcej osób objętych jest kwarantanną i coraz więcej, niestety, choruje. Planowanie produkcji czy samo układanie harmonogramu staje się więc prawdziwym wyzwaniem, często wymagającym wdrożenia nowych narzędzi, choćby do ewidencjonowania czasu pracy. Efekt jest taki, że realizacja wielu projektów po prostu się wydłuża – bo ważniejsze i pilniejsze stają się cele doraźne. Część projektów przeszła w tryb awaryjny: są realizowane, ale prace te służą bardziej ich podtrzymaniu niż rozwojowi, nie mówiąc już o tym, że rzadko kto ma tyle odwagi, by wytyczać sobie obecnie długofalowe cele.


Jakie są więc obecnie największe wyzwania związane ze zdalnym zarządzaniem projektami SAP?

Z pewnością największym wyzwaniem jest konieczność wprowadzenia zmian osobowych w zespole. Wynika ona zarówno z przyczyn zdrowotnych, jak i czysto organizacyjnych – niektóre osoby, zazwyczaj po stronie klientów, po prostu nie mają technicznej możliwości, aby pracować z domu i muszą zostać wyłączone z zespołu, a na ich miejsce trzeba znaleźć zastępstwo. Wyzwaniem jest także samo oswojenie z narzędziami przeznaczonymi do pracy zdalnej – są osoby, które jeszcze nie do końca sprawnie sobie z nimi radzą, ale to kwestia praktyki. Biegłość przyjdzie z czasem.

Osobiście uważam, że pandemia przyspieszyła proces przenoszenia się większej liczby projektów do świata wirtualnego. Ten trend coraz wyraźniej się zarysowywał od jakiegoś czasu i obecnie stał się faktem – nie na zasadzie ewolucji, a rewolucji.

Czyli narzędziowo byliśmy gotowi na tę rewolucję?

Oczywiście. Przecież i przed pandemią byliśmy w stanie zorganizować wideokonferencję i porozmawiać z klientami z Wrocławia, Warszawy czy Gdańska, nawet ze wszystkimi jednocześnie. Dzięki rozwojowi nowych technologii mieliśmy dostęp do wielu narzędzi wspierających prowadzenie projektów (m.in. narzędzia oferowane przez Microsoft, jak Teams, Planner, Sharepoint).

Jednak nadal są obszary, które stanowią problem, nie tylko przy realizacji projektów wdrożeniowych, ale i w codziennej pracy. Przykładem jest kwestia prawna związana z podpisaniem dokumentów. Polskie prawo w zakresie kodeksu pracy respektuje jedynie podpis certyfikowany kwalifikowany, co wiąże się z poniesieniem kosztu zakupu takiego certyfikatu dla każdej osoby w firmie, która ma wykonywać podpis, a to oznacza koszt 100 – 200 zł rocznie na każdą osobę. Inne dokumenty firmowe, niezwiązane z kartoteką pracownika, a bardziej z wewnętrznymi procedurami w firmie, mogą być np. podpisane i przesłane w formie skanu lub podpisu cyfrowego (np. AdES), innego niż podpis kwalifikowany (takim rozwiązaniem jest np. DocuSign).


Jakie są zalety zdalnego zarządzania projektami?

Praca zdalna ma więcej plusów niż minusów, jednak nie jest też remedium na wszystkie problemy i nie można nią zastąpić normalnego trybu pracy. Zresztą zależy to od wielu czynników, jak np.: charakter pracy, charakter pracownika, tego czy są warunki do pracy w domu. Jeśli jednak skupić się na zaletach, to warto podkreślić np. oszczędność czasu związaną z dojazdem do pracy oraz brakiem konieczności dojazdów do klientów, niższe koszty związane z podróżami pracowników, możliwość ograniczenia kosztów dotyczących wynajmu powierzchni biurowej oraz prowadzenia biura, większa elastyczność pracy (dotycząca zarówno czasu i miejsca świadczenia pracy, jak i możliwości szybkiego reagowania i szybkiej organizacji spotkań online), a także nauka korzystania z nowoczesnych narzędzi zwiększających produktywność i automatyzujących procesy.


A jakie są wady?

Człowiek jest istotą stadną, więc nawet najwięksi outsiderzy potrzebują kontaktu z drugą osobą, choćby po to, aby poznać jej sposób reagowania. Dlatego pierwszym etapem każdego projektu jest tzw. kick-off, kiedy wszyscy członkowie zespołu (po stronie firmy wdrożeniowej oraz klienta) spotykają się i przedstawiają. Pozwala to nawiązać więź i ułatwia późniejszy kontakt (bo jest to już relacja znajomych, a nie obcych sobie osób). W sytuacji pracy w trybie zdalnym ten emocjonalny kontakt bywa utrudniony, a to wymaga innego podejścia w zarządzaniu pracownikami. Zagrożeniem może być spadek zaangażowania i słabsza identyfikacja z firmą (w której się fizycznie nie bywa), a także kwestie związane z utrzymaniem dyscypliny i egzekwowaniem realizacji zadań. Do tego dochodzą problemy techniczne, jak „domowa” jakość Internetu, obecność innych członków rodziny, która może być mocno absorbująca, itp.


W jaki sposób zmieniła się rola lidera projektu realizowanego zdalnie? Na jakie aspekty musi bardziej zwracać uwagę?

Prowadząc projekt w sposób zdalny, trudno jest podczas spotkania zauważyć, czy pracownik rzeczywiście słucha, czy też przy wyłączonym mikrofonie i kamerze robi zupełnie coś innego. Menedżer musi więc założyć, że ponieważ sytuacja sprzyja takim „wagarom”, trzeba wprowadzić inne metody motywowania pracowników i rozliczać ich z realizacji konkretnych zadań, a nie „pracy”. Drugim ważnym aspektem, na który trzeba zwracać uwagę, jest szczególna dbałość o przestrzeganie procedur bezpieczeństwa, zwłaszcza związanych z udostępnianiem danych wrażliwych, a z takimi pracujemy we wdrożeniach z zakresu HR. Trzeba dokładać wszelkich starań (i uświadamiać o tym pracowników), że kwestie bezpieczeństwa danych to tak naprawdę być albo nie być współczesnych firm. Niezależnie od tego, czy działają w czasach epidemii, czy w sytuacji normalnej. Zresztą ta normalność też się zmieni, a jednym z jej nowych przejawów będzie właśnie praca zdalna.


Źródło: Quercus

Oceń system SAP
RAPORT ERP SPRAWDZ POROWNAJ OCENna stronie www.raport-erp.pl



Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
SymfoniaOd 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
accevoCyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
PSINowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
TODIS ConsultingWdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
TODISWdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Przeczytaj Również

Kadry i płace bliżej realnej działalności organizacji – dlaczego system kadrowo-płacowy nie może być „obok”, lecz w środku procesów

W wielu organizacjach system kadrowo-płacowy przez lata pełnił rolę zaplecza administracyjnego. Jeg… / Czytaj więcej

Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?

W wielu organizacjach, szczególnie tam, gdzie pracownicy wykonują zadania w terenie, tradycyjny RCP… / Czytaj więcej

SD Worx uznany za lidera w zakresie transformacji i modernizacji procesów HR przez NelsonHall

SD Worx  został uznany za Lidera w raporcie NEAT 2025. Autor raportu firma analityczna NelsonH… / Czytaj więcej

Ludzie kluczem do sukcesu cyfrowego HR

W dobie cyfryzacji i nieustannych zmian technologicznych, wiele firm wciąż mierzy się z fundamental… / Czytaj więcej

Jedna z czterech osób zatrudnionych w HR regularnie korzysta ze sztucznej inteligencji w pracy

Według najnowszych danych zebranych w 16 europejskich krajach przez SD Worx, aż 11 proc. europejski… / Czytaj więcej

Cegła do cegły – rekordowy czas wdrożenia SAP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej

Zakończył się pierwszy etap wdrożenia systemu ERP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej. O tym, jaki… / Czytaj więcej