W każdej firmie pracownicy przygotowują i wymieniają między sobą mnóstwo dokumentów. Niektórzy przetrzymują je na mailach, inni tworzą archiwa na własnych komputerach. Efekt obu rozwiązań jest podobny; dokumenty nie są ogólnodostępne i jakiekolwiek zarządzanie nimi jest bardzo trudne. Rozwiązaniem takiej sytuacji jest system informatyczny Comarch DMS, który automatyzuje proces obiegu wprowadzonych już dokumentów.
| REKLAMA |
 |
Z takiego oprogramowania korzysta firma SFD, dystrybutor suplementów diety oraz właściciel marek: ALLNUTRITION, SFD Nutrition. System jest wykorzystywany do obsługi szeregu procesów takich jak rejestracja i obieg faktur, zarządzanie umowami czy też wniosków i dokumentów związanych z majątkiem trwałym.
Plan treningowy dla dokumentów
SFD realizuje 100 tysięcy zamówień miesięcznie, co oznacza, że co minutę w magazynie przygotowywanych jest do wysyłki ok. 15 paczek. Sprzedaż towarów realizowana jest zarówno w punktach stacjonarnych, jak i sklepie internetowym. W związku z rozwojem działalności firmy oraz rozbudową sieci dystrybucji, kierownictwo SFD podjęło decyzję o zakupie i wdrożeniu nowego oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów.
Faktury rosną w siłę
Korespondencja w firmie SFD prowadzona jest zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w postaci maili. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR. Tam też trafiają maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów. Oprogramowanie z automatu wyłapuje, czy taki dokument istnieje już w systemie. To gwarantuje zabezpieczenie przed wprowadzeniem faktury dwukrotnie. Następnie dokumenty są klasyfikowane jako faktury czy też faktury pro forma. W kolejnym etapie dokument przekazywany jest do osoby, która będzie go opisywać bądź akceptować.
Pracownicy mają jeszcze 24 godziny na wprowadzenie ewentualnych poprawek. Dalej dokument kierowany jest do działu administracji oraz księgowości. Przeprocesowane faktury przechowywane są w elektronicznym archiwum, które jest wyposażone w intuicyjną wyszukiwarkę pozwalającą na odnalezienie dokumentu po numerze, dacie płatności lub danych kontrahenta.
Umowy pracują nad kondycją
Pracownicy SFD korzystają z oprogramowania Comarch DMS również do przygotowywania umów oraz ich procesowania zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami. Na poszczególnych krokach dokumenty są weryfikowane przez kierowników poszczególnych działów, prawników czy też członków zarządu. W systemie istnieje również możliwość odnotowania wysyłki umowy do kontrahenta.
Suplementacja środków trwałych
Comarch DMS jest narzędziem elastycznym, które można uzupełniać o kolejne funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy. W SFD system został rozbudowany o moduł do gospodarowania środkami trwałymi. Zamiast tradycyjnie, papierowo, dokumenty są przekazywane pracownikom do podpisu już w systemie.
Aktualnie firma pracuje nad wdrożeniem możliwości zgłoszenia środka trwałego do likwidacji przez kierowników. To pokazuje jak duże możliwości daje Comarch DMS. Co więcej, wiele modyfikacji można wprowadzić samodzielnie.
Ciężki trening przynosi efekty
Źródło: www.comarch.pl
Plan treningowy dla dokumentów
SFD realizuje 100 tysięcy zamówień miesięcznie, co oznacza, że co minutę w magazynie przygotowywanych jest do wysyłki ok. 15 paczek. Sprzedaż towarów realizowana jest zarówno w punktach stacjonarnych, jak i sklepie internetowym. W związku z rozwojem działalności firmy oraz rozbudową sieci dystrybucji, kierownictwo SFD podjęło decyzję o zakupie i wdrożeniu nowego oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów.
Narzędzie informatyczne, z którego wcześniej korzystaliśmy nie nadążało za rozwojem firmy. Z roku na rok potrzebowaliśmy kolejnych modułów, żeby usprawnić naszą pracę. Niezbędne zaczęły być funkcjonalności do zarządzania obiegiem dokumentów, w szczególności faktur, umów oraz prowadzenia ewidencji środków trwałych. Rozpoczęliśmy rozmowy z firmą Comarch, ponieważ docierały do nas informacje, że jest to stabilny partner biznesowy, a rozwiązania informatyczne, które ma w ofercie, usprawnią proces digitalizacji naszej firmy. Dodatkowo chcieliśmy, aby system był dostępny dla pracowników, którzy swoje obowiązki wykonują poza siedzibą firmy. Comarch DMS idealnie się wpisywał w nasze potrzeby - mówi Katarzyna Błaszczyk, kierownik administracji w SFD.
Po podjęciu decyzji o zakupie Comarch DMS przyszedł czas na jego wdrożenie w firmie. Był to proces czasochłonny, ale bardzo szybko zaczęliśmy dostrzegać korzyści. Pracownicy sprawnie nauczyli się obsługiwać system i dokumentacja jest teraz pod stałą kontrolą. Po kilku latach korzystania z tego systemu postanowiliśmy rozbudować elektroniczny obieg dokumentów w firmie i wdrożyliśmy Comarch OCR, który pozwala zdigitalizować dokumenty papierowe i automatycznie wprowadzać je do systemów finansowo-księgowych - dodaje Katarzyna Błaszczyk.
Faktury rosną w siłę
Korespondencja w firmie SFD prowadzona jest zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w postaci maili. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR. Tam też trafiają maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów. Oprogramowanie z automatu wyłapuje, czy taki dokument istnieje już w systemie. To gwarantuje zabezpieczenie przed wprowadzeniem faktury dwukrotnie. Następnie dokumenty są klasyfikowane jako faktury czy też faktury pro forma. W kolejnym etapie dokument przekazywany jest do osoby, która będzie go opisywać bądź akceptować.
Na tym kroku w systemie są ustalone widełki kwot do zapłaty. Jeżeli wartość usługi lub zakupionego towaru jest wyższa od danej kwoty, to ograniczona grupa menedżerów czy też tylko członkowie zarządu mogą zaakceptować taką płatność – uzupełnia Katarzyna Błaszczyk.
Pracownicy mają jeszcze 24 godziny na wprowadzenie ewentualnych poprawek. Dalej dokument kierowany jest do działu administracji oraz księgowości. Przeprocesowane faktury przechowywane są w elektronicznym archiwum, które jest wyposażone w intuicyjną wyszukiwarkę pozwalającą na odnalezienie dokumentu po numerze, dacie płatności lub danych kontrahenta.
Umowy pracują nad kondycją
Pracownicy SFD korzystają z oprogramowania Comarch DMS również do przygotowywania umów oraz ich procesowania zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami. Na poszczególnych krokach dokumenty są weryfikowane przez kierowników poszczególnych działów, prawników czy też członków zarządu. W systemie istnieje również możliwość odnotowania wysyłki umowy do kontrahenta.
Już dwa lata stosujemy Comarch DMS do obiegu umów w firmie. Początkowo nie wszyscy pracownicy byli przekonani do tego sposobu pracy, natomiast teraz ciężko byłoby nam się obejść bez tego obiegu – mówi Katarzyna Błaszczyk.
Suplementacja środków trwałych
Comarch DMS jest narzędziem elastycznym, które można uzupełniać o kolejne funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy. W SFD system został rozbudowany o moduł do gospodarowania środkami trwałymi. Zamiast tradycyjnie, papierowo, dokumenty są przekazywane pracownikom do podpisu już w systemie.
Aktualnie firma pracuje nad wdrożeniem możliwości zgłoszenia środka trwałego do likwidacji przez kierowników. To pokazuje jak duże możliwości daje Comarch DMS. Co więcej, wiele modyfikacji można wprowadzić samodzielnie.
Ze wsparcia firmy partnerskiej korzystamy przy bardziej skomplikowanych procesach – zaznacza Katarzyna Błaszczyk.
Ciężki trening przynosi efekty
Comarch DMS zaaklimatyzował się w naszej firmie. Obecnie, utrzymując tryb pracy w formule zdalnej, cała dokumentacja jest obsługiwana tylko i wyłącznie w wersji elektronicznej. Oprogramowanie pozwoliło nam usprawnić przebieg dokumentów oraz zaoszczędzić czas, dzięki dobremu planowaniu pracy. Zamierzamy również stale rozbudowywać system, ponieważ daje on takie możliwości – podsumowuje Katarzyna Błaszczyk.
Źródło: www.comarch.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Jak wycisnąć 100% z Microsoft 365 – sprawdzone rozwiązania
Współczesne organizacje, które integrują swoje systemy ERP czy CRM z Microsoft 365, coraz częściej… / Czytaj więcej
Polska lokalizacja autorstwa IT.integro z certyfikatem zgodności z Ustawą o Rachunkowości
Aplikacja lokalizacyjna dla Dynamics 365 Business Central opracowana przez IT.integro - Polish Loca… / Czytaj więcej
IBM Power11 wyznacza nowe standardy w zakresie infrastruktury IT dla przedsiębiorstw
IBM zaprezentował nową generację serwerów IBM® Power®. Serwery IBM Power11 zostały przeprojektowane… / Czytaj więcej
Nowy model co rok? Fani elektroniki już jej nie kupują, tylko wynajmują
Po co kupować, skoro jutro pojawi się nowszy model? Z takiego założenia wychodzi coraz więcej konsu… / Czytaj więcej
Według najnowszego badania Slack, codzienne korzystanie z AI wzrosło o 233%
Z najnowszego raportu Slack Workforce Index wynika, że wykorzystanie sztucznej inteligencji wśród p… / Czytaj więcej
AI napędza polski przemysł
Sztuczna inteligencja przestaje być wizją przyszłości, a staje się jednym z kluczowych czynników ws… / Czytaj więcej
