Kontroluj cash flow z mobilnym obiegiem faktur i dokumentów projektowych

Jak zatem usprawnić proces obiegu dokumentów projektowych bez konieczności inwestowania w rozbudowane systemy Workflow? Odpowiedź w dzisiejszym materiale Andrzeja Seroczyńskiego – Eksperta i Product Managera obszaru Zarządzanie Projektami w SIMPLE S.A.

Kontrola cash flow projektu to jeden z kluczowych elementów skutecznego zarządzania i realizacji każdego przedsięwzięcia. Brak bieżącej informacji ma bezpośrednie przełożenie na płynność finansową, wypłacalność firmy oraz zdolność do ściągania i regulowania zobowiązań na czas. Kontrola zysku oraz znajomość kosztów i przychodów projektu nie jest możliwa bez zapanowania nad ogromem różnorodnej dokumentacji z nim powiązanej, wpływającej do firmy różnymi kanałami i w różnym czasie.

Dlatego tak ważnym aspektem jest optymalizacja i skuteczne zarządzanie całym procesem obiegu dokumentów w wyniku którego koszt zostanie poprawnie rozliczony, a ryzyko „zapomnianych faktur” wyeliminowane. Firma zyskuje pełną kontrolę nad finansami projektu od momentu wystawienia dokumentu sprzedaży wraz z monitoringiem terminu płatności, kończąc na zaplanowaniu powiązanych z nią zadań i przydzieleniu do odpowiednich budżetów. Tak zorganizowany obieg dokumentów w firmie to lepsze zarządzanie i kontrola nad przepływem prac. Dzięki temu, że mamy dostęp do informacji o statusie danego dokumentu, możemy błyskawicznie zareagować na opóźnienia i natychmiastowo rozwiązywać wszelkie problemy.

Takie rozwiązanie sprawdza się znakomicie w przypadku odległych działów firmy i pracowników, którzy często pracują w terenie bezpośrednio przy projekcie. Umożliwia połączenie ze sobą ich pracy, co jest niemal codziennością przy pracy w trybie projektowym.

Szczególnie ważne jest to również w kontekście planowania i realizacji dostaw materiałów w ramach projektu, czy jego poszczególnych zadań. Projekt jest realizowany na podstawie konkretnego kosztorysu i wg określonego harmonogramu, co pozwala nam określić pewien modelowy łańcuch dostaw. Istotne jest, aby istniała możliwość przekształcenia potrzeb określonych na etapie kosztorysowania w konkretne zamówienia z terminami dostaw, wynikających ze wspomnianego wyżej harmonogramu. Nie należy zapominać tutaj o skalowalności - czyli możliwości prowadzenia opisanego procesu w ramach pojedynczego projektu, jak i grupy projektów (efekt skali uzyskany w przypadku centralizacji zakupów na poziomie działu realizacji dostaw).

Prawidłowe zarządzanie fakturami kosztowymi w ramach projektu jest równie ważne w aspekcie raportowania. Zapewnia to Kontrolerowi finansowemu bieżący dostęp do aktualnych danych i umożliwia ograniczenie błędów pracowników, dzięki kontroli zadań składających się na poszczególne procesy.

Właściwa organizacja obiegu różnorodnej dokumentacji projektowej wraz z odpowiednim zarządzaniem bazą załączników pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć angażowania dodatkowych pracowników w celu wyciągnięcia prostej informacji. Specyficznym rodzajem dokumentacji są różnego rodzaju protokoły odbioru prac. Oczywiście każdy Kierownik może sam we własnym zakresie organizować sobie ten element (arkusz Word, Excel, lub inne specjalizowane narzędzie). Jednak takie rozwiązanie nie przyniesie usprawnienia obiegu i nie umożliwia bieżącej kontroli cash flow projektu. Nie ma pozytywnego przełożenia w ujęciu globalnym dla firmy. Wymagane jest wykorzystanie dedykowanego narzędzia, osadzonego i połączonego z elementami budżetu i systemem księgowym. Umożliwiającego pracę zdalną przy użyciu na co dzień wykorzystywanych urządzeń mobilnych.

Takie możliwości dają nowoczesne systemy ERP, które oprócz obsługi części Finansowo-Księgowej w zakresie ewidencji i modułu Zarządzania Projektami, posiadają wbudowany system do elektronicznego obiegu dokumentów – również w postaci aplikacji mobilnej, będącej elementem spinającym i pozwalającym sterować pracą wg opisanych wyżej reguł. Aplikacja umożliwia szybkie, skuteczne i efektywne zarządzanie dokumentami, pozwala na sprawną, mobilną oraz webową obsługę dokumentów finansowych, kontrolingowych, faktur, ofert, umów, zamówień, zapotrzebowań na dostawy wraz z pozycjami, zapytań ofertowych czy reklamacji.

Wykorzystanie najbardziej powszechnej i dostępnej w każdej firmie technologii w codziennej pracy i obsłudze projektów stanowi rzeczywisty krok naprzód w zakresie optymalizacji procesów. Dodatkowo zapewnia możliwość bieżącego reagowania i podejmowania decyzji biznesowych z każdego miejsca o dowolnej porze.

Autor: Andrzej Seroczyński, Product Manager obszaru Zarządzanie Projektami w SIMPLE S.A.
Źródło: www.simple.com.pl