Przejdź do głównej treści

4 kluczowe elementy wdrożenia RODO w organizacji

Katgoria: WIADOMOŚCI / Utworzono: 18 maj 2018

4 kluczowe elementy wdrożenia RODO w organizacji

unit4 logo25 maja 2018 roku wchodzi w życie rozporządzenie RODO (GDPR), które dotyczy wszystkich Państw Unii Europejskiej. Wiele przepisów z obecnie funkcjonującej w Polsce ustawy (UoDO) zdezaktualizuje się lub zmieni. Dotychczasowa ustawa miała charakter typu „compliance” czyli jasno określała prawa i obowiązki przetwarzania danych oraz ryzyko jakie ponosi ich procesor i administrator. RODO zmienia ten charakter ustawy na tzw. ”risk management” czyli zrzuca odpowiedzialność na administratora za nieodpowiednie zabezpieczanie danych. To duże wyzwanie, z którym muszą się zmierzyć wszystkie osoby przetwarzające dane w dużych organizacjach. Poniżej przedstawiamy 4 kluczowe elementy, na które należy zwrócić uwagę wdrażając RODO w swojej firmie.
 

REKLAMA
ASSECO KSEF
 
1. Identyfikacja obszarów

Zarówno stare przepisy jak i te nowe, związane z RODO, skupiają się na ochronie danych osobowych w tzw. zbiorach danych. Pojawia się zatem pytanie – czym jest zbiór? Według RODO zbiorem jest taki zestaw danych osobowych, który posiada 2 cechy: dostępność oraz uporządkowanie. Cechy te przejawiają się w ten sposób, że dane osobowe, które stanowią zbiór, muszą być usystematyzowane i możliwe do odszukania na podstawie określonych kryteriów. Dane pozyskiwane incydentalnie lub sporadycznie nie podlegają zasadom przetwarzania jeżeli nie są zbiorem. Przykładowo nie będzie zbiorem danych osobowych segregator z potwierdzeniami wysłania listów poleconych uporządkowany chronologicznie- według daty wysyłki (mimo, że można w nim odnaleźć dane osobowe), ponieważ nie porządkuje on danych osobowych według kryteriów dotyczących tych danych. Jeśli natomiast uporządkujemy potwierdzenia wysłania według imienia i nazwiska adresata, to takie zestawienie będzie już tworzyło zbiór.

W przypadku wątpliwości, czy dane zestawienie należy uznać za zbiór danych, najlepiej odpowiedzieć sobie na pytanie, czy kryterium porządkujące dane pozwala na łatwy dostęp do informacji odnoszących się do konkretnej osoby. Administrator powinien więc zidentyfikować kluczowe zbiory danych, które przetwarzane są w organizacji, zwracając przy tym uwagę na 2 istotne kwestie:

  • Jakiego typu dane są przetwarzane (przykłady typowych zbiorów: pracownicy, kandydaci, klienci, dostawcy, dane marketingowe)
  • czy dane przetwarzane odpowiadają zasadzie minimalizacji przetwarzania danych osobowych (oznacza to, że w poszczególnych zbiorach mogą być przetwarzane tylko dane osobowe, które są niezbędne do celu ich przetwarzania. Więc jeżeli nie ma uzasadnionego celu dla przetwarzania np. informacji o niekaralności to pracodawca nie ma prawa ich żądać. Wyjątkami w tym wypadku są np. banki, które mogą żądać tego typu informacji, ponieważ operują dużymi środkami finansowymi.)
Nie każde przetwarzanie danych podlega przepisom RODO, ale w takim wypadku można rozważyć, czy dane te nie są chronione zasadą poufności. Ochrona poufności to ochrona danych poza zbiorami – np. dane klienta na umowie. Jeżeli na umowie występuje osoba fizyczna, nie prawna, to jej dane są chronione, ale takiej osobie nie przysługują już prawa takie jak prawo do zapomnienia czy prawo do przeniesienia.

2. Edukacja osób przetwarzających dane

Drugim kluczowym elementem wdrożenia RODO w firmie jest odpowiednie przeszkolenie osób odpowiedzialnych za przetwarzanie danych. W momencie ewentualnego wycieku danych, jeżeli okaże się, że upoważniony pracownik nie był odpowiednio przeszkolony, odpowiedzialność za to ponosi administrator, czyli najczęściej sam pracodawca. Dlaczego? Ponieważ to właśnie na polecenie pracodawcy dane są przetwarzane. Pracodawca powinien zapewnić szkolenia swoim pracownikom, zarówno z ogólnych zasad przetwarzania danych jak i tych szczegółowych, charakterystycznych dla danej organizacji (zasady tworzenia loginów, haseł do logowania, itp.)

Szkolenia możemy podzielić na:
  • wstępne, po których osoba uzyska uprawnienie do przetwarzania danych
  • okresowe, przypominające wiedzę po czasie
Szkolenia mogą być przeprowadzane w dowolnej formie (e-learning, indywidualne zajęcia, itp.). Powołany w firmie Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IOD) powinien nadzorować proces szkoleń. Zazwyczaj też do jego obowiązków należy przyznawanie uprawnień osobom do konkretnych zbiorów danych. Nie jest to jednak reguła, bowiem administrator ma prawo przerzucić odpowiedzialność za wydawanie upoważnień komuś innemu. Uprawnienia do zbiorów danych muszą być nie tylko skrupulatnie przyznawane, ale także na bieżąco ewidencjonowane, aby IODa miał do nich stały dostęp i mógł nimi zarządzać.

Ewidencję upoważnień do zbiorów danych znacznie łatwiej prowadzi się, jeżeli wspiera nas w tym nowoczesny system informatyczny – mówi Katarzyna Jaśniewicz, Product Manager z firmy Unit4 Polska, która jest producentem oprogramowania dla biznesu marki Teta. Do oprogramowania Teta ERP, Teta HR i Teta EDU uruchomiliśmy dodatek RODO Advanced, w którym znajdują się m.in. funkcjonalności znacznie ułatwiające prowadzenie ewidencji upoważnień, takie jak: rejestrowanie upoważnień dla osób przetwarzających dane, szybki dostęp do aktualnych upoważnień oraz standaryzacja opisów upoważnień do przetwarzania danych we wskazanym celu i zakresie – dodaje Katarzyna Jaśniewicz. 3. Weryfikacja środowiska informatycznego

Duże organizacje na co dzień przetwarzają ogromne ilości danych osobowych. Procesy te byłyby bardzo trudne do zrealizowania, gdyby nie odpowiednie wsparcie środowiska informatycznego w firmie. Aby zminimalizować ryzyko wycieku i mieć pewność, że dane przechowywane i przetwarzane w systemie są odpowiednio zabezpieczone, konieczna jest weryfikacja środowiska informatycznego w organizacji. Taką weryfikację powinno się wykonywać dwutorowo:
  • z punktu widzenia organizacyjnego - kto i w jakim zakresie ma dostęp do systemu
  • z punktu widzenia technicznego - weryfikacja zabezpieczeń przed ingerencją z zewnątrz, ale także z punktu widzenia architektury całego środowiska (w tym: możliwości ograniczenia dostępu, różnicowanie zakresu uprawnień, lokalizacja i dostęp do bazy danych)
Dostosowując środowisko informatyczne do RODO przedsiębiorcy powinni wziąć także pod uwagę minimalizację przetwarzania danych. W ramach systemu powinny zostać wyodrębnione określone działy związane zakresem obowiązków pracowników przetwarzających dane osobowe (urlopy, szkolenia itp.).

Należy pamiętać przede wszystkim o tym, że system to narzędzie administratora, więc im więcej będzie pomocnych funkcjonalności tym wygodniejsza będzie praca z jego użyciem. – podkreśla Katarzyna Jaśniewicz z Unit4 Polska. Nasz dodatek do oprogramowania Teta ERP, Teta HR i Teta EDU – RODO advanced wyposażony jest w kluczowe funkcjonalności ułatwiające przetwarzanie danych. To między innymi:

Mechanizm umożliwiający generowanie pliku do odczytu maszynowego w formacie xml, gdzie wszystkie dane są opisane odpowiednimi etykietami, dzięki czemu kolejny administrator będzie miał łatwość odczytu.
8 definicji umożliwiających skuteczne zapomnienie danych osobowych konkretnych osób. Tutaj odwołujemy się do danych pracowników, członków rodziny, osób biorących udział w obsłudze projektów, i procesów Logistycznych oraz kontrahentów, jeżeli są osobami fizycznymi. Użytkownik, oprócz tego, że uruchamia funkcję, musi wprowadzić indywidualny i jednorazowy kod umożliwiający mu skorzystanie z funkcji zapomnienia. - dodaje Katarzyna Jaśniewicz.
Przegląd dokumentacji związanej z przetwarzaniem

Wdrażając nowe przepisy RODO należy także zrobić przegląd dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych. Konieczna jest aktualizacja treści zgód i dostosowanie ich do wymogów RODO. To samo tyczy się klauzuli inforumującej pracownika o tym, że jego dane są przetwarzane. Ponadto dokumentem, który należy wprowadzić u każdego administratora i procesora jest rejestr czynności przetwarzania. To dokument, w którym są opisane ogólne czynności przetwarzania dokonywane w ramach danego zbioru, cel tego przetwarzania oraz przyznane dostępy. W rejestrze czynności przetwarzania należy określić wszystkich odbiorców danych, aby wykazać, że administrator lub procesor panuje nad tym kto może się z danymi zapoznać. Zgodnie z rozporządzeniem odbiorca danych osobowych to każda osoba, której ujawnia się dane osobowe, z wyjątkiem organów publicznych, które mogą uzyskiwać dane osobowe zgodnie z prawem, w ramach konkretnego postępowania.
Robiąc przegląd dokumentacji w firmie pod kątem RODO należy też przejrzeć wszystkie dokumenty obecnie obowiązujące – politykę bezpieczeństwa i instrukcje zarządzania systemami informatycznymi. RODO co prawda nie wymaga tych dokumentów, ale nie ulega wątpliwości, że posiadanie ich pomoże w zarządzaniu danymi, dlatego dobrze jest je zachować i dostosować do nowych przepisów RODO, takich jak prawo do zapomnienia czy przenoszenia danych.- mówi Karol Brucko - Stępkowski, radca prawny z kancelarii SBS.
Każdy przedsiębiorca, który podczas wdrażania nowych przepisów związanych z RODO weźmie pod uwagę 4 powyższe elementy może być pewny, że jest dobrze przygotowany do ochrony danych osobowych swoich pracowników, zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji.

Źródło: www.unit4.pl

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
SymfoniaOd 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
accevoCyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
PSINowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
TODIS ConsultingWdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
TODISWdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Przeczytaj Również

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej

AI bez hype’u – od eksperymentów do infrastruktury decyzji

Sektory IT oraz logistyka stoją u progu fundamentalnej zmiany w podejściu do sztucznej inteligencji… / Czytaj więcej

AI na hali produkcyjnej: od „excelowej” analizy do Predictive Maintenance z Prodaso

Cyfrowa transformacja w produkcji nie musi oznaczać wymiany całego parku maszynowego ani wieloletni… / Czytaj więcej

Legislacyjny maraton 2026: Jak zamienić wymogi compliance w przewagę operacyjną?

Nadchodzi legislacyjny maraton 2025–2026. Od rewolucji w stażu pracy i jawności płac, po obowiązkow… / Czytaj więcej

Jak AI zmieni nasze miejsca i sposoby pracy w 2026 roku?

Choć w ostatnich latach zaszły istotne zmiany dotyczące miejsca i sposobu w jaki pracujemy oraz mod… / Czytaj więcej