Przejdź do głównej treści

Platforma do elektronicznego fakturowania sposóbem na digitalizację obiegu dokumentów w sektorze publicznym

Katgoria: WIADOMOŚCI / Utworzono: 01 kwiecień 2019
unit4 logoOd 18. kwietnia bieżącego roku zamawiający w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych będą mieli nowy obowiązek. Wynika on z dyrektywy 2014/55/UE, której następstwem jest ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (z 9. Listopada 2018r.). Tym obowiązkiem jest nałożenie odbioru faktury w formie elektronicznej. Ma w tym pomóc nowe, bezpłatne narzędzie – platforma do elektronicznego fakturowania (PEF). Jak działa PEF i w jaki sposób można ją wdrożyć? Czy to rozporządzenie jest początkiem kompletnej informatyzacji przedsiębiorstw publicznych? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.

REKLAMA
ASSECO KSEF
 
Dobrze zinformatyzowane społeczeństwo

Jak wynika z badań GUS przeprowadzonych w 2018 roku, społeczeństwo polskie jest coraz lepiej zinformatyzowane. Odsetek osób korzystających regularnie z Internetu w roku ubiegłym jest o 2,1 punktu procentowego większy w stosunku do wyniku z 2017 roku. Komunikacja wirtualna to teraz wiodący sposób wymiany informacji, również w środowisku biznesowym. Z Internetu korzysta znaczna większość organizacji - odsetek przedsiębiorstw ze stałym dostępem do Internetu szerokopasmowego w 2018 wyniósł 95%, a do mobilnego 67,6%. Firmy także coraz częściej ufają oprogramowaniu udostępnianemu w chmurze, co potwierdza poniższy wykres:

unit4 badanie 2019
Na rynku nadal jednak funkcjonują instytucje, które większość procesów realizują tradycyjną, papierową drogą. Są to głównie przedsiębiorstwa z sektora publicznego.

PEF - początek cyfrowej rewolucji w przedsiębiorstwach publicznych

Większość prywatnych firm w Polsce już od około 30 lat przesyła faktury oraz inne dokumenty drogą elektroniczną. Gorzej wygląda to natomiast w sektorze publicznym, gdzie nadal jeszcze funkcjonuje papierowa wymiana dokumentów sprzedaży/zakupu. Problem ten nie dotyczy tylko Polski, lecz wielu krajów w Europie, dlatego postanowiła się nim zająć Unia Europejska, wprowadzając wspomnianą dyrektywę.

Oprócz ustawy, następstwem wdrożenia w życie dyrektywy jest sponsorowana przez państwo platforma elektronicznego fakturowania (PEF). To darmowy system, z którego od 18. kwietnia będą mogły skorzystać wszystkie instytucje publiczne oraz ich wykonawcy. W realizację projektu zostały zaangażowane 3 oddzielne podmioty. Pierwszy z nich to Instytut Logistyki i Magazynowania, który pełni rolę inżyniera kontraktu i odpowiada za przebieg i nadzorowanie prac. Pozostałe dwa to brokerzy, którzy na co dzień specjalizują się w dostarczaniu rozwiązań IT wspierających biznes. Każdy z nich ma przygotować swoją niezależną platformę, spełniając przy tym warunek pełnej wymiany danych pomiędzy sobą. Dlaczego więc powstają dwa osobne rozwiązania do realizacji jednego celu? Według ministerstwa chodzi przede wszystkim o bezpieczeństwo - jeśli jeden broker nie wywiąże się lub zrezygnuje z kontraktu, użytkownik może zacząć korzystać z alternatywnej platformy, na której znajdują się już wszystkie jego dane.

Jak wdrożyć PEF w organizacji?

18. kwietnia zbliża się wielkimi krokami, dlatego instytucje publiczne już powinny zacząć intensywne prace prowadzące do wdrożenia PEF w swojej organizacji. Wdrożenie elektronicznych faktur najlepiej przeprowadzić w trzech etapach:

Etap 1: Na samym początku warto zadać sobie kilka istotnych pytań, takich jak:
  • Ile faktur rocznie wystawiamy/odbieramy?
  • Z jakiego systemu księgowego korzysta nasza firma?
  • Czy w firmie funkcjonują już narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów?
  • Czy nasi kontrahenci są gotowi na elektroniczną wymianę danych?
Uzyskane odpowiedzi pozwolą nam przejść do etapu drugiego, czyli wyboru konkretnego brokera i przede wszystkim – wyboru metody dostępu do PEF.

Etap 2: Do platformy firma może mieć dostęp na 3 sposoby:
  • Bezpośrednio przez stronę www – to rozwiązanie dla firm, które nie planują odbierania dużej ilości faktur. W tej sytuacji faktury są pobierane prosto z platformy.
  • Poprzez aplikację desktopową – to rozwiązanie dobre dla tych, którzy nie mają stałego dostępu do sieci, ponieważ taka aplikacja działa również offline. Oznacza to, że użytkownicy mają dostęp do przeznaczonych dla nich dokumentów o ile je wcześniej pobrali.
  • Integrując PEF z systemem ERP za pomocą API – to bardzo wygodna metoda, polecana wszystkim firmom, korzystającym z systemu ERP. Dzięki takiej integracji faktury z PEF bezpośrednio transportowane są do systemu księgowego i są automatycznie katalogowane.

Etap 3: To etap wdrożenia wybranego rozwiązania. Żeby rozpocząć ten proces przedsiębiorca musi założyć konto na portalu wybranego brokera. Robi to bezpośrednio na wybranym portalu, identyfikując się przy tym swoim numerem NIP albo GLN – numerem ustanowionym przez organizację GS1. Po wybraniu sposobu logowania, firma powinna poinformować swoich kontrahentów o sposobie identyfikacji, jaką wybrała w PEF.

Jak systemy ERP pomagają w elektronicznym odbiorze faktur?

Podmiotom, które mają taką możliwość, zaleca się integrację platformy do elektronicznego fakturowania z używanym w organizacji systemem ERP. Dlaczego jest to najbardziej optymalne rozwiązanie?

Integracja systemu ERP z platformą za pomocą interfejsu API znacznie przyspieszy wymianę dokumentów. Po pierwsze - brokerzy PEF nie planują oddania funkcjonalności pozwalającej na import na platformę listy kontrahentów oraz indeksów towarowych z wykorzystywanego w przedsiębiorstwie oprogramowania co powoduje konieczność utrzymania tych danych na dwóch systemach. Tego problemu nie będzie w przypadku wysyłania i odbierania dokumentów poprzez ERP. Po drugie – wysyłane i odbierane dokumenty będą już odpowiednie o systemie klasyfikowane - mówi Jacek Janicki, analityk biznesowy z firmy Unit4 Polska, producenta oprogramowania dla biznesu marki TETA.


Dostawcy oprogramowania już planują wdrożenie dodatkowych modułów, które ułatwią taką integrację.

W systemie TETA ERP planujemy stworzyć specjalny moduł, dzięki któremu faktury, oraz resztę komunikatów, które są obsługiwane w ramach PEF, będą klasyfikowane w odpowiednich kartotekach, bez konieczności ich przepisywania. Dotyczy to zarówno wysyłki jak i odbioru takich dokumentów. Moduł bez ingerencji użytkownika, sam sprawdza czy na platformie są faktury do pobrania i przenosi je automatycznie do systemu. Warto też nadmienić, że nowe rozwiązanie może służyć nie tylko do integracji z PEF ale z każdym komercyjnym rozwiązaniem do elektronicznego obiegu dokumentów – podkreśla Jacek Janicki z Unit4 Polska.


Projekt elektronizacji obiegu dokumentów w ramach zamówień publicznych może liczyć na finansowanie państwa przez 10 lat. Do tego czasu, w każdym państwie unijnym, instytucje publiczne powinny móc zarówno odbierać jak i wysyłać faktury drogą elektroniczną. Warto wiedzieć, że przygotowane w naszym kraju rozwiązanie nie jest autonomiczne w stosunku do rozwiązań przygotowywanych za granicą – za jego pomocą będzie można się wymieniać dokumentami w ramach całej Unii Europejskiej.

To początek dużej rewolucji cyfrowej, która ma jeden cel – wyeliminowanie obiegu dokumentacji papierowej.

Źródło: www.unit4.pl

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
SymfoniaOd 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
accevoCyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
PSINowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
TODIS ConsultingWdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
TODISWdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Przeczytaj Również

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej

AI bez hype’u – od eksperymentów do infrastruktury decyzji

Sektory IT oraz logistyka stoją u progu fundamentalnej zmiany w podejściu do sztucznej inteligencji… / Czytaj więcej

AI na hali produkcyjnej: od „excelowej” analizy do Predictive Maintenance z Prodaso

Cyfrowa transformacja w produkcji nie musi oznaczać wymiany całego parku maszynowego ani wieloletni… / Czytaj więcej

Legislacyjny maraton 2026: Jak zamienić wymogi compliance w przewagę operacyjną?

Nadchodzi legislacyjny maraton 2025–2026. Od rewolucji w stażu pracy i jawności płac, po obowiązkow… / Czytaj więcej

Jak AI zmieni nasze miejsca i sposoby pracy w 2026 roku?

Choć w ostatnich latach zaszły istotne zmiany dotyczące miejsca i sposobu w jaki pracujemy oraz mod… / Czytaj więcej