Zdalna rzeczywistość nową normą?

Adaptacja słowem klucz

Na przestrzeni lat, miesięcy, a ostatnio nawet tygodni transformacji ulega podejście do działań operacyjnych, zarządzania przedsiębiorstwem, możliwości rynkowych i sposobu rozwoju. Obserwujemy jak firmy w różnym stopniu dostosowują się do zmieniających potrzeb, jakie stawiają kroki w kierunku inteligentnych i zdigitalizowanych fabryk, a także jak przechodzą w tryb pracy zdalnej, która dekadę temu, była jeszcze rzadkim zjawiskiem, a do niedawna w wielu przedsiębiorstwach dumnie prezentowała się pod hasłem HR’owych przywilejów.

Elastyczność i zdolność dostosowania się do zmian oraz zarządzanie zmianą, a przede wszystkim otwartość na nowe, niestandardowe rozwiązania od zawsze była jedną z najbardziej pożądanych kompetencji osób decyzyjnych, mających wpływ na organizację.

Zadomowiony home office?

Gdy podejmujemy kwestię zmian organizacyjnych nasuwa się pytanie – czy będą one tymczasowe czy zadomowią się na dłużej? Z końcem marca Gartner przeprowadził badanie wpływu obecnej sytuacji na sposób prowadzenia działalności przez firmy. Dyrektorzy finansowi zostali zapytani m.in. o to czy chwilowa praca zdalna otrzyma status pracy stałej.

74% CFO planuje przeniesie co najmniej 5% swojej kadry na stały tryb pracy zdalnej

Ankieta przeprowadzona przez Gartner, Inc. w dniu 30 marca 2020 r. wykazała, że trzech na czterech dyrektorów finansowych planuje przeniesie co najmniej 5% swojej kadry na stały tryb pracy zdalnej. Blisko jedna czwarta respondentów stwierdziła, że przeniesie co najmniej 20% swoich pracowników na stałe w tryb home office.

Wyraźne zmiany

Nowa rzeczywistość narzuca konieczność odnajdywania efektywnych sposobów na zdalną współpracę i komunikowanie się. Miliony ludzi dostosowują się do pełnowymiarowej pracy i nauki w trybie on-line. Obecnie, jak wynika z samego raportu firmy Microsoft pobijane są rekordy wykorzystywania narzędzi do zdalnej współpracy - w jednym miesiącu odnotowano wzrost liczby połączeń wideo o ponad 1000%, co daje wyraźny obraz wymiaru trwającej transformacji.

Mówi się, że wiele przyzwyczajeń i nawyków nie wróci już do normy jaka była nam znana jeszcze kilka tygodni temu. Jak podkreśla współzałożyciel Microsoft i filantrop Bill Gates w wywiadzie z Danielem Roth, Redaktorem Naczelnym LinkedIn, wśród nich jest m.in. liczba odbywanych podróży służbowych, która wg niego znacznie się zmniejszy.

Pozytywny feedback? Tak! Pod warunkiem, że…

Ostatnie tygodnie pokazują, że model zdalnego połączenia się z klientem sprawdzi się, jeśli:

1. zostaną zachowane trzy zasady: 
   narzędzie do komunikacji zostanie przetestowane - w celu uniknięcia irytacji,
   w przypadku warsztatów, szkoleń zostaną ustalone bloki tematyczne i przerwy – w celu potrzymania skupienia,
   punktualne rozpoczęcie i przestrzeganie wyznaczonego czasu spotkania, 
2. oraz zostanie wybrane odpowiednie narzędzie do konferencji, które umożliwi:
   wideokonferencję – kontakt wizualny z rozmówcami zwiększa otwartość dyskusji,
   wywołanie interakcji np. poprzez przekazanie kontroli pulpitu, korzystanie ze wspólnej tablicy – w celu aktywizacji uczestników i utrzymania zaangażowania.

Zdalne warsztaty, szkolenia, czy wsparcie serwisowe przy zastosowaniu się do tych zasad okazują się równie efektywne co tradycyjne wyjazdy. Co ciekawe, w wielu przypadkach, mogą okazać nawet bardziej efektywne i produktywne. Jak to możliwe?

• poprzez zaoszczędzenie czasu przeznaczanego na dojazdy pozwala na zrealizowanie większej liczby zadań w bardziej efektywny sposób,
• zaoszczędzenie pieniędzy - odbywanie podróży służbowych często jest nie tylko czasochłonne ale i kosztowne,
• zadowolenie klienta natychmiastową reakcję wsparcie serwisowego.

Nowy wymiar produktywności

Obserwując takie przypadki nasuwa się pytanie: czym jest produktywność? Czy w świetle sprawdzających się zdalnych operacji, bezpośrednie spotkania biznesowe, wyjazdy do klienta, szkolenia przejdą do grupy metod przestarzałych?

I tak, i nie. Jak pokazują wyżej przedstawione badania z pewnością mamy do czynienia z nową rzeczywistością i wiele biznesowych operacji częściowo zostanie zastąpionych metodami komunikacji on-line. Jednak, człowiek jest istotą społeczną, dla której bezpośrednia forma kontaktu jest czymś nieocenionym, szczególnie jeśli mowa o pierwszym kontakcie, gdzie poznajemy się nawzajem, badamy grunt, obserwujemy reakcje – innymi słowy budujemy relację. Relacje te, w ujęciu biznesowym, mają kluczowe znaczenie dla sukcesu, a najsilniejsze to te, w których spotykamy się osobiście i okazujemy zaangażowanie. Poza komunikacją w erze operacji zdalnych, nie można jednak zapominać o jeszcze jednym istotnym z punktu widzenia przedsiębiorstwa aspekcie - bezpieczeństwie danych.

Cyber-bezpieczny z klasą ERP

Aby umożliwić zdalną pracę, a tym samym zapewnić ciągłość operacji biznesowych, firmy działają stosunkowo szybko. Niektóre z nich niestety zaniedbują przestrzeganie zasad, o których należy pamiętać bez względu na to czy pracujemy w biurze czy w domu.

Z szacunków firmy Antal, nawet 2,5 mln Polaków pracuje w branżach, które pozwalają na wykonywanie pracy spoza siedziby firmy. Wraz z rosnącą liczbą zdalnych pracowników, wykorzystujących prywatny sprzęt komputerowy rośnie świadomość potencjalnych zagrożeń bezpieczeństwa danych. Przestrzeganie protokołów e-mail, unikanie publicznego Wi-Fi to tylko podstawowe zasady bezpieczeństwa telepracy na prywatnym komputerze, jakie należy wziąć pod uwagę.

Technologia oferuje różne narzędzia, które zwiększają potencjał zespołu i prowadzą do wyższej produktywności i innowacji. Jednak w dzisiejszych czasach, gdzie kwestia zagrożenia cyberatakami jest tak istotna, ważne jest by wybierać takie, które zapewnią bezpieczeństwo danych.

Takim narzędziem są np. nowoczesne systemy klasy ERP, umożliwiające m.in. monitorowanie aktywności użytkowników, zdalny obieg dokumentów, eliminując ryzyko naruszeń bezpieczeństwa, nawet w przypadku pracy zdalnej.

Opanowanie procesów przedsiębiorstwa w zdalnej rzeczywistości

Ponieważ procesy biznesowe przebiegają sprawnie tylko wtedy, gdy pracownicy mają szybki i bezproblemowy dostęp do wszystkich istotnych informacji, zarządzanie dokumentami musi być nie tylko bezpieczne, ale i łatwe.

W czasach zdalnej rzeczywistości, z odpowiedzią musi przyjść taka platforma obiegu danych i informacji, która umożliwi i ułatwi m.in.:

• zapis wszystkich dokumentów centralnie w systemie, gdzie będą mogły zostać zindeksowane i powiązane ze zleceniami, projektami lub kontrahentami;
• monitorowanie procesów logistyki zewnętrznej i wewnętrznej, zapewniające zdalny szybki przegląd wszelkich interakcji zarówno z kontrahentami, jak i pracownikami oraz • podejmowanie działań korygujących w postaci zmian przebiegu procesów w ramach zdalnej procedury ich akceptacji.

Jak podkreślają specjaliści (m.in. w/w badania Gartner) wielu pracowników na dłużej pozostanie już w trybie pracy zdalnej i trudno sobie będzie wyobrazić sprawnie funkcjonujące środowisko pracy bez rozwiązań mobilnych, a przeprowadzanie operacji biznesowych na odległość stanie się nową normą. Dlatego tak istotnym, z punktu widzenia przedsiębiorców, będzie wdrożenie w firmach systemu klasy ERP, który pomoże w opanowaniu procesów pracy przedsiębiorstwa i stanowić będzie jego centrum zarządzania informacją, upraszczając codzienną pracę ale i pomagając zwiększyć produktywność pracowników.

Źródło: www.abas-poland.com