Zgodnie z badaniem Instytutu Keralla Research w ostatnim kwartale 2020 roku problem z zaległościami w opłaceniu faktur, które przekroczyły dwa miesiące, dotknął niemal 46 proc. firm. Tymczasem opóźnienia w płatnościach mogą poważnie naruszyć funkcjonowanie przedsiębiorstwa, zwłaszcza w obliczu niepewnej sytuacji gospodarczej. Bez odpowiedniego zarządzania przepływami pieniężnymi, na to ryzyko narażają się również organizacje osiągające wysokie przychody. Czym dokładnie jest cash flow i jak można o niego zadbać?
| REKLAMA |
 |
Cash flow, czyli rachunek przepływów pieniężnych, stanowi jeden z elementów sprawozdania finansowego (wraz z bilansem oraz rachunkiem zysków i strat). Sposób jego przygotowania jest określony w przepisach, a w praktyce – to właśnie on jest najbardziej przejrzystym źródłem informacji o stanie finansowym organizacji. Uwzględnia nie tylko zyskowność, ale również płynność finansową – na jego podstawie można określić realne przepływy pieniężne przedsiębiorstwa. Jest więc jednocześnie najlepszym źródłem informacji o tym, czy w najbliższym czasie firma będzie w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań. Niezależnie więc od wielkości organizacji, a także zobowiązań prawnych w zakresie przygotowania tego dokumentu, każde przedsiębiorstwo powinno kontrolować cash flow.
Jak można zadbać o płynność przepływów pieniężnych w firmie?
1. Porządek w dokumentach
Najprostszą formą kontrolowania płynności finansowej w firmie jest bieżące prowadzenie zestawienia wszystkich faktur sprzedażowych oraz zobowiązań kosztowych. Warto uwzględnić również terminy ich płatności czy przewidywane terminy wpływów do budżetu. Ważnym aspektem jest zadbanie o to, aby nie zdarzały się sytuacje, w których „zapomniana” faktura trafia do księgowości z bardzo krótkim terminem płatności lub wręcz po jego przekroczeniu, co wymusza wykonanie przelewu bez zapasu czasowego. Żeby było to możliwe, konieczne jest dokładne określenie odpowiedzialności za procesy finansowe w firmie (w tym również proces zgłaszania faktur kosztowych czy terminowe wystawianie dokumentów sprzedażowych) i dokładna znajomość tych procedur przez pracowników. Znacznym ułatwieniem, szczególnie w większych firmach albo gdy przynajmniej część załogi pracuje zdalnie lub w terenie, stanowi wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Umożliwia to ich księgowanie bez konieczności fizycznego złożenia w odpowiednim dziale czy siedzibie firmy. Daje również lepszy wgląd w prowadzone projekty i pozwala łatwiej i szybciej wyłapywać braki w dokumentacji.
2. Szybkie procesy akceptacji
Bezpieczeństwo finansowe firmy zapewnia nie tylko dokładna wiedza o aktualnych kosztach, wydatkach oraz przepływach pieniężnych, ale także szybkość i skuteczność procesów finansowych. Warto zadbać o to, aby procesy księgowania, a w tym również akceptacji dokumentów przebiegały nie tylko płynnie, ale także w możliwie jak najkrótszym czasie. Również w tym przypadku pomocne może być odpowiednie oprogramowanie biznesowe. ERP lub podobne systemy wspierające procesy finansowo-księgowe w firmie pozwalają ustalać ścieżki akceptacji poszczególnych dokumentów. Po wprowadzeniu ich do systemu w sposób automatyczny trafiają do odpowiednich osób, które dostają powiadomienie o czekającym ich zadaniu.
Usprawnienie procesu akceptacji może znacząco przyspieszyć czas potrzebny na zaksięgowanie faktur czy ich wystawienie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku dokumentów z krótkimi terminami płatności, ale także pomaga zoptymalizować cykliczne procesy w firmie np. wystawianie miesięcznych faktur za stałą obsługę klienta. Skrócenie czasu między wystawieniem faktury sprzedażowej, a jej akceptacją i wysłaniem do kontrahenta, może przekładać się również na szybsze otrzymanie zapłaty. Sprawne zarządzanie tymi procesami w firmie jest ważnym elementem skutecznego dbania o cash flow ¬– mówi Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland.
Odpowiednie systemy pomagają również automatyzować wiele procesów np. wspierają windykację dzięki automatycznym powiadomieniom wysyłanym do podmiotów spóźniających się z opłatą faktur.
3. Odpowiednie zapisy prawne
Już na etapie zawierania umowy z kontrahentem należy dokładnie zastanowić się, czy umowa nie zawiera zapisów, które potencjalnie mogą naruszyć cash flow firmy. Ważnym aspektem jest zdefiniowanie procedur rozwiązywania możliwych sporów czy wątpliwości. Niektóre firmy zastrzegają sobie możliwość zablokowania całej płatności nawet w przypadku drobnych niezgodności w dokumentach czy nieprawidłowości danych np. dotyczących cen na fakturach. Jeśli świadczone na rzecz klientów usługi mogą wymagać poniesienia kosztów zewnętrznych, warto rozważyć wprowadzenie konieczności wpłaty zaliczki powyżej ustalonej kwoty. Ma to szczególnie istotne znaczenie w tych przypadkach, gdzie płatności na rzecz kontrahentów firmy mają znacznie krótszy termin niż opłata faktury sprzedażowej wystawianej klientowi.
4. Pełna wiedza na temat wydatków oraz działalności firmy
Poza kontrolą procesów finansowo-księgowych dbanie o cash flow w firmie zależy również od tego, na ile sprawnie zarządzane są operacje i inne procesy zachodzące w organizacji. Bieżąca wiedza na temat prowadzonych projektów czy świadczonych usług może pomóc w usprawnieniu procesów firmie, a tym samym – dbaniu o lepszą obsługę klienta. Płynny przepływ dokumentów czy informacji pomiędzy poszczególnymi działami, może przyspieszyć realizację zleceń. Kontrola tych procesów pozwala szybko reagować na potencjalne problemy np. braki towarów, opóźnienia w przekazywaniu zamówień do magazynu, ale także niepotrzebne wydatki.
Źródło: www.exact.pl
Jak można zadbać o płynność przepływów pieniężnych w firmie?
1. Porządek w dokumentach
Najprostszą formą kontrolowania płynności finansowej w firmie jest bieżące prowadzenie zestawienia wszystkich faktur sprzedażowych oraz zobowiązań kosztowych. Warto uwzględnić również terminy ich płatności czy przewidywane terminy wpływów do budżetu. Ważnym aspektem jest zadbanie o to, aby nie zdarzały się sytuacje, w których „zapomniana” faktura trafia do księgowości z bardzo krótkim terminem płatności lub wręcz po jego przekroczeniu, co wymusza wykonanie przelewu bez zapasu czasowego. Żeby było to możliwe, konieczne jest dokładne określenie odpowiedzialności za procesy finansowe w firmie (w tym również proces zgłaszania faktur kosztowych czy terminowe wystawianie dokumentów sprzedażowych) i dokładna znajomość tych procedur przez pracowników. Znacznym ułatwieniem, szczególnie w większych firmach albo gdy przynajmniej część załogi pracuje zdalnie lub w terenie, stanowi wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Umożliwia to ich księgowanie bez konieczności fizycznego złożenia w odpowiednim dziale czy siedzibie firmy. Daje również lepszy wgląd w prowadzone projekty i pozwala łatwiej i szybciej wyłapywać braki w dokumentacji.
2. Szybkie procesy akceptacji
Bezpieczeństwo finansowe firmy zapewnia nie tylko dokładna wiedza o aktualnych kosztach, wydatkach oraz przepływach pieniężnych, ale także szybkość i skuteczność procesów finansowych. Warto zadbać o to, aby procesy księgowania, a w tym również akceptacji dokumentów przebiegały nie tylko płynnie, ale także w możliwie jak najkrótszym czasie. Również w tym przypadku pomocne może być odpowiednie oprogramowanie biznesowe. ERP lub podobne systemy wspierające procesy finansowo-księgowe w firmie pozwalają ustalać ścieżki akceptacji poszczególnych dokumentów. Po wprowadzeniu ich do systemu w sposób automatyczny trafiają do odpowiednich osób, które dostają powiadomienie o czekającym ich zadaniu.
Usprawnienie procesu akceptacji może znacząco przyspieszyć czas potrzebny na zaksięgowanie faktur czy ich wystawienie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku dokumentów z krótkimi terminami płatności, ale także pomaga zoptymalizować cykliczne procesy w firmie np. wystawianie miesięcznych faktur za stałą obsługę klienta. Skrócenie czasu między wystawieniem faktury sprzedażowej, a jej akceptacją i wysłaniem do kontrahenta, może przekładać się również na szybsze otrzymanie zapłaty. Sprawne zarządzanie tymi procesami w firmie jest ważnym elementem skutecznego dbania o cash flow ¬– mówi Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland.
Odpowiednie systemy pomagają również automatyzować wiele procesów np. wspierają windykację dzięki automatycznym powiadomieniom wysyłanym do podmiotów spóźniających się z opłatą faktur.
3. Odpowiednie zapisy prawne
Już na etapie zawierania umowy z kontrahentem należy dokładnie zastanowić się, czy umowa nie zawiera zapisów, które potencjalnie mogą naruszyć cash flow firmy. Ważnym aspektem jest zdefiniowanie procedur rozwiązywania możliwych sporów czy wątpliwości. Niektóre firmy zastrzegają sobie możliwość zablokowania całej płatności nawet w przypadku drobnych niezgodności w dokumentach czy nieprawidłowości danych np. dotyczących cen na fakturach. Jeśli świadczone na rzecz klientów usługi mogą wymagać poniesienia kosztów zewnętrznych, warto rozważyć wprowadzenie konieczności wpłaty zaliczki powyżej ustalonej kwoty. Ma to szczególnie istotne znaczenie w tych przypadkach, gdzie płatności na rzecz kontrahentów firmy mają znacznie krótszy termin niż opłata faktury sprzedażowej wystawianej klientowi.
4. Pełna wiedza na temat wydatków oraz działalności firmy
Poza kontrolą procesów finansowo-księgowych dbanie o cash flow w firmie zależy również od tego, na ile sprawnie zarządzane są operacje i inne procesy zachodzące w organizacji. Bieżąca wiedza na temat prowadzonych projektów czy świadczonych usług może pomóc w usprawnieniu procesów firmie, a tym samym – dbaniu o lepszą obsługę klienta. Płynny przepływ dokumentów czy informacji pomiędzy poszczególnymi działami, może przyspieszyć realizację zleceń. Kontrola tych procesów pozwala szybko reagować na potencjalne problemy np. braki towarów, opóźnienia w przekazywaniu zamówień do magazynu, ale także niepotrzebne wydatki.
Źródło: www.exact.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej
AI bez hype’u – od eksperymentów do infrastruktury decyzji
Sektory IT oraz logistyka stoją u progu fundamentalnej zmiany w podejściu do sztucznej inteligencji… / Czytaj więcej
AI na hali produkcyjnej: od „excelowej” analizy do Predictive Maintenance z Prodaso
Cyfrowa transformacja w produkcji nie musi oznaczać wymiany całego parku maszynowego ani wieloletni… / Czytaj więcej
Legislacyjny maraton 2026: Jak zamienić wymogi compliance w przewagę operacyjną?
Nadchodzi legislacyjny maraton 2025–2026. Od rewolucji w stażu pracy i jawności płac, po obowiązkow… / Czytaj więcej
Jak AI zmieni nasze miejsca i sposoby pracy w 2026 roku?
Choć w ostatnich latach zaszły istotne zmiany dotyczące miejsca i sposobu w jaki pracujemy oraz mod… / Czytaj więcej
