Jak efektywnie odzyskać pieniądze za niezapłacone faktury? Pięć kluczowych porad.
Katgoria: WIADOMOŚCI / Utworzono: 07 marzec 2024
Jak najszybciej podejmij działanie Aby otrzymać zaległe należności, zwykle nie wystarczy rozesłać kilka upomnień. Jeżeli zaczniesz się interesować nierozliczonymi fakturami dopiero wtedy, gdy usługa została już wykonana lub towar został dostarczony, jesteś na straconej pozycji. W tym wypadku zaleca się podjęcie działań z wyprzedzeniem. Jakie kroki należy podjąć i w jaki sposób nowoczesne oprogramowanie ERP, takie jak proALPHA, wspiera Twoje działania, podsumowaliśmy tutaj:
1. Zaufanie jest dobre, kontrola – lepsza
Na początku współpracy z nowymi klientami bardzo trudno jest poprawnie przewidzieć ich praktyki płatnicze. Również w przypadku stałych klientów nie jest to łatwe, jeżeli np. ich zdolność kredytowa ulegnie zmianie. Aby zminimalizować ryzyko, konieczne jest regularne sprawdzanie wiarygodności kredytowej kontrahentów. Ponieważ tego typu informacje są trudne do zdobycia, zaleca się współpracę z wywiadowniami gospodarczymi. Jeszcze bardziej skuteczne jest bezpośrednie połączenie systemu ERP, poprzez interfejs, z wybraną wywiadownią gospodarczą. W ten sposób ocena wiarygodności kredytowej staje się procedurą standardową, co znacząco zmniejsza ryzyko niewywiązania się z umowy. Jest to szczególnie przydatne w przypadku transakcji zagranicznych, ponieważ ocena wiarygodności klientów zagranicznych jest zwykle dużo trudniejsza. Jeżeli ponadto dysponujesz bezpośrednim kontaktem z agencją windykacyjną, możesz również proaktywnie i automatycznie przeprowadzać oceny wiarygodności kredytowej. W przypadku ujemnego wyniku sposób płatności może poprzez workflow zostać natychmiast zmieniony na przedpłatę. W ten sposób można całkowicie wyeliminować ryzyko.
2. Wszystko pod kontrolą
Jeżeli firma dobrze funkcjonuje, może się zdarzyć, że kontrola wierzytelności nie będzie traktowana priorytetowo. Aby nie stracić płynności finansowej z pola widzenia, proALPHA na bieżąco udostępnia raporty dotyczące aktualnych należności. W ten sposób również dział sprzedaży zachowuje przegląd nierozliczonych pozycji klientów, ponieważ wszelkie dokumenty są zapisywane z odniesieniem do klienta. Uprzejme zwrócenie uwagi na nieuregulowaną fakturę podczas rozmowy telefonicznej jest często bardziej efektywne niż standardowe pisemne upomnienie. Ponadto każdy etap jest automatycznie dokumentowany, aby zapewnić ochronę w przypadku sporów prawnych. Należy również pamiętać, że w przypadku profesjonalnego zarządzania należnościami upomnienia powinny być wystawiane niezwłocznie po upływie terminu płatności, a nie dopiero po dłuższym czasie. Automatyczne procesy wystawiania upomnień wspierane przez oprogramowanie mogą z łatwością przejąć to zadanie. Obowiązuje przy tym zasada, że po drugim upomnieniu – w przypadku sprawdzonych klientów ewentualnie po trzecim – należy mimo to podjąć kroki prawne.
3. Porządek w danych – porządek w upomnieniach
Jeżeli dane nie są rejestrowane poprawnie, najpóźniej podczas wystawiania upomnień mogą pojawić się problemy. Niekompletne numery zamówień, literówki, niedokładne dane itd., wszystko to ma negatywny wpływ na terminowe regulowanie płatności. Błędów tych można jednak uniknąć, np. poprzez zastosowanie dodatkowej usługi z chmury do sprawdzania adresów lub numerów identyfikacji podatkowej. Poprzez użycie standardowych masek podczas rejestrowania danych klientów można ponadto z łatwością rozpoznać brakujące lub błędne dane.
4. Szybsze osiągnięcie celu dzięki rozliczeniom częściowym
Wystawianie faktur jest często skomplikowanym zadaniem, szczególnie przy realizacji projektów. Dlatego zaleca się stworzenie podstawy do uwzględniania faktur częściowych już podczas negocjacji umów. W istocie trudniej jest wykazać pewien postęp w projekcie niż czas świadczenia pracy lub dostarczone materiały. Dzięki ustaleniu kroków milowych możliwe jest jednak wdrożenie rozliczeń opartych np. na półautomatycznych procesach workflow.
5. Podjęcie kroków prawnych
Jeśli wszystko inne zawiedzie, a klient nie odpowiada na upomnienia, istnieje tylko jedna możliwość: podjęcie kroków prawnych. Przedsiębiorstwa mogą wtedy samodzielnie złożyć wniosek o wydanie nakazu sądowego lub zatrudnić specjalistę. Obowiązuje przy tym ogólna zasada: w przypadku wielu faktur na niewielkie kwoty właściwym specjalistą jest agencja windykacyjna. Natomiast w przypadku pojedynczych dużych transakcji przedsiębiorstwa powinny zwracać się bezpośrednio do prawnika. W obu przypadkach elastyczny system ERP z modułami dodatkowymi pomaga zmniejszyć obciążenia administracyjne. Tylko nieliczne dane wezwania do zapłaty muszą zostać wypełnione ręcznie, a teczka klienta jednym kliknięciem myszy może zostać w całości przekazana do odpowiedniego specjalisty.
Podsumowanie
Poprzez wystawianie faktur we właściwym czasie i punktualne rozliczenia, można poprawić własną wypłacalność oraz zmniejszyć ryzyko utraty płynności finansowej. Ponieważ może to mieć pozytywny wpływ na negocjacje kredytowe z bankami, profesjonalne zarządzanie należnościami jest niezwykle ważnym elementem zarządzania ryzykiem. Za pomocą nowoczesnego systemu ERP, takiego jak proALPHA, procesy w zakresie finansów i księgowości są realizowane efektywnie i bezpiecznie. Wierzytelności są przy tym stale monitorowane, co znacząco wpływa na poprawę warunków pracy w Twoim przedsiębiorstwie.
Źródło: www.proalpha.pl
1. Zaufanie jest dobre, kontrola – lepsza
Na początku współpracy z nowymi klientami bardzo trudno jest poprawnie przewidzieć ich praktyki płatnicze. Również w przypadku stałych klientów nie jest to łatwe, jeżeli np. ich zdolność kredytowa ulegnie zmianie. Aby zminimalizować ryzyko, konieczne jest regularne sprawdzanie wiarygodności kredytowej kontrahentów. Ponieważ tego typu informacje są trudne do zdobycia, zaleca się współpracę z wywiadowniami gospodarczymi. Jeszcze bardziej skuteczne jest bezpośrednie połączenie systemu ERP, poprzez interfejs, z wybraną wywiadownią gospodarczą. W ten sposób ocena wiarygodności kredytowej staje się procedurą standardową, co znacząco zmniejsza ryzyko niewywiązania się z umowy. Jest to szczególnie przydatne w przypadku transakcji zagranicznych, ponieważ ocena wiarygodności klientów zagranicznych jest zwykle dużo trudniejsza. Jeżeli ponadto dysponujesz bezpośrednim kontaktem z agencją windykacyjną, możesz również proaktywnie i automatycznie przeprowadzać oceny wiarygodności kredytowej. W przypadku ujemnego wyniku sposób płatności może poprzez workflow zostać natychmiast zmieniony na przedpłatę. W ten sposób można całkowicie wyeliminować ryzyko.
2. Wszystko pod kontrolą
Jeżeli firma dobrze funkcjonuje, może się zdarzyć, że kontrola wierzytelności nie będzie traktowana priorytetowo. Aby nie stracić płynności finansowej z pola widzenia, proALPHA na bieżąco udostępnia raporty dotyczące aktualnych należności. W ten sposób również dział sprzedaży zachowuje przegląd nierozliczonych pozycji klientów, ponieważ wszelkie dokumenty są zapisywane z odniesieniem do klienta. Uprzejme zwrócenie uwagi na nieuregulowaną fakturę podczas rozmowy telefonicznej jest często bardziej efektywne niż standardowe pisemne upomnienie. Ponadto każdy etap jest automatycznie dokumentowany, aby zapewnić ochronę w przypadku sporów prawnych. Należy również pamiętać, że w przypadku profesjonalnego zarządzania należnościami upomnienia powinny być wystawiane niezwłocznie po upływie terminu płatności, a nie dopiero po dłuższym czasie. Automatyczne procesy wystawiania upomnień wspierane przez oprogramowanie mogą z łatwością przejąć to zadanie. Obowiązuje przy tym zasada, że po drugim upomnieniu – w przypadku sprawdzonych klientów ewentualnie po trzecim – należy mimo to podjąć kroki prawne.
3. Porządek w danych – porządek w upomnieniach
Jeżeli dane nie są rejestrowane poprawnie, najpóźniej podczas wystawiania upomnień mogą pojawić się problemy. Niekompletne numery zamówień, literówki, niedokładne dane itd., wszystko to ma negatywny wpływ na terminowe regulowanie płatności. Błędów tych można jednak uniknąć, np. poprzez zastosowanie dodatkowej usługi z chmury do sprawdzania adresów lub numerów identyfikacji podatkowej. Poprzez użycie standardowych masek podczas rejestrowania danych klientów można ponadto z łatwością rozpoznać brakujące lub błędne dane.
4. Szybsze osiągnięcie celu dzięki rozliczeniom częściowym
Wystawianie faktur jest często skomplikowanym zadaniem, szczególnie przy realizacji projektów. Dlatego zaleca się stworzenie podstawy do uwzględniania faktur częściowych już podczas negocjacji umów. W istocie trudniej jest wykazać pewien postęp w projekcie niż czas świadczenia pracy lub dostarczone materiały. Dzięki ustaleniu kroków milowych możliwe jest jednak wdrożenie rozliczeń opartych np. na półautomatycznych procesach workflow.
5. Podjęcie kroków prawnych
Jeśli wszystko inne zawiedzie, a klient nie odpowiada na upomnienia, istnieje tylko jedna możliwość: podjęcie kroków prawnych. Przedsiębiorstwa mogą wtedy samodzielnie złożyć wniosek o wydanie nakazu sądowego lub zatrudnić specjalistę. Obowiązuje przy tym ogólna zasada: w przypadku wielu faktur na niewielkie kwoty właściwym specjalistą jest agencja windykacyjna. Natomiast w przypadku pojedynczych dużych transakcji przedsiębiorstwa powinny zwracać się bezpośrednio do prawnika. W obu przypadkach elastyczny system ERP z modułami dodatkowymi pomaga zmniejszyć obciążenia administracyjne. Tylko nieliczne dane wezwania do zapłaty muszą zostać wypełnione ręcznie, a teczka klienta jednym kliknięciem myszy może zostać w całości przekazana do odpowiedniego specjalisty.
Podsumowanie
Poprzez wystawianie faktur we właściwym czasie i punktualne rozliczenia, można poprawić własną wypłacalność oraz zmniejszyć ryzyko utraty płynności finansowej. Ponieważ może to mieć pozytywny wpływ na negocjacje kredytowe z bankami, profesjonalne zarządzanie należnościami jest niezwykle ważnym elementem zarządzania ryzykiem. Za pomocą nowoczesnego systemu ERP, takiego jak proALPHA, procesy w zakresie finansów i księgowości są realizowane efektywnie i bezpiecznie. Wierzytelności są przy tym stale monitorowane, co znacząco wpływa na poprawę warunków pracy w Twoim przedsiębiorstwie.
Źródło: www.proalpha.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Przeczytaj Również
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej
AI bez hype’u – od eksperymentów do infrastruktury decyzji
Sektory IT oraz logistyka stoją u progu fundamentalnej zmiany w podejściu do sztucznej inteligencji… / Czytaj więcej
AI na hali produkcyjnej: od „excelowej” analizy do Predictive Maintenance z Prodaso
Cyfrowa transformacja w produkcji nie musi oznaczać wymiany całego parku maszynowego ani wieloletni… / Czytaj więcej
Legislacyjny maraton 2026: Jak zamienić wymogi compliance w przewagę operacyjną?
Nadchodzi legislacyjny maraton 2025–2026. Od rewolucji w stażu pracy i jawności płac, po obowiązkow… / Czytaj więcej
Jak AI zmieni nasze miejsca i sposoby pracy w 2026 roku?
Choć w ostatnich latach zaszły istotne zmiany dotyczące miejsca i sposobu w jaki pracujemy oraz mod… / Czytaj więcej



