Jak samodzielnie wdrożyć CRM

Katgoria: CRM / Utworzono: 18 sierpień 2006

Jak samodzielnie wdrożyć CRM

Oprogramowanie CRM jest wdrażane w coraz mniejszych przedsiębiorstwach. Sprzyja temu postępująca obniżka cen licencji oprogramowania CRM i pojawienie się nowych systemów na rynku przygotowanych specjalnie dla MSP. Niestety ceny usług konsultingowych towarzyszących wdrożeniu są nadal wysokie – np. 2 tys. PLN za dzień pracy konsultanta.

Wielu kierowników lub właścicieli firm kierując się kosztami próbuje samodzielnie przygotować swoje przedsiębiorstwa do wdrożenia CRM i skutecznie przeprowadzić rozruch systemu. Najłatwiej byłoby napisać, że to zły pomysł i oszczędności uzyskane w ten sposób są pozorne. Jeżeli jednak budżet jest bardzo ograniczony, to mam nadzieję, że poniższe rady pomogą w tym zadaniu.

Nie tylko zakup programu.

Wdrożeniu oprogramowania towarzyszą zwykle zmiany organizacyjne. Nie zawsze należy szukać programu, który dokładnie będzie odpowiadać obecnemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Wdrożenie programu jest doskonałą okazją do dopasowania działalności firmy do najlepszych wzorców wypracowanych w programach CRM. Dużym wyzwaniem będzie ujednolicenie działań poszczególnych handlowców w firmie – tak aby z taką samą dokładnością i sumiennością wprowadzali informacje do programu.

Po wdrożeniu będzie obowiązywać zasada GIGO: śmieci na wejściu = śmieci na wyjściu. Użytkownicy będą musieli wprowadzać wartościowe informacje aby uzyskać później prawdziwe i przydatne raporty. Aby wprowadzanie informacji nie było dodatkowym obowiązkiem, który zabierałby czas użytkownikom, trzeba tam gdzie to możliwe przenieść ich pracę z dotychczasowych aplikacji do programu CRM. Idealna sytuacja będzie gdy:

pracownicy zlecają sobie i współpracownikom zadania poprzez oprogramowanie CRM – nie korzystają już z tradycyjnych kalendarzy papierowych lub z pakietu Office.
Odbiór poczty e-mail następuje w aplikacji CRM lub poprzez osobny program, który jest synchronizowany z bazą CRM
wydruk ofert lub pism, wysyłka e-maili odbywa się z programu CRM.

Powyższe pozwoli automatycznie rejestrować szereg działań wobec klientów w jednej bazie danych bez dodatkowych nakładów pracy.

Wszystko musi być opisane.

Jeśli firma nie miała wdrożonego systemu jakości, zwyczaje i reguły, które dotychczas obowiązywały firmie nie musiały być udokumentowane. Wdrożenie CRM jest okazją do wykonania mini audytu własnej firmy. Należy zrobić opis procesów w firmie i w razie potrzeby wzbogacić je schematami. Po przedstawieniu stanu obecnego, należy rozważyć, czy tak ma działać firma po wdrożeniu CRM, czy też chcemy wprowadzić zmiany.

Opis działalności firmy pomoże w wyborze systemu CRM – może służyć jako specyfikacja wymagań od systemu CRM i pomoże potencjalnemu dostawcy programu przedstawić ofertę cenową.

Przygotowany opis, jeżeli zawiera pożądany stan po wdrożeniu CRM, może służyć również jako wytyczne dla pracowników – przyszłych użytkowników systemu.

Na jakie pytania trzeba odpowiedzieć?

Kto będzie w firmie korzystać z systemu?
Jakie są stanowiska i zadania osób pracujących z systemem?
Jakie zdarzenia, które mają miejsce na styku firma-klient chcemy rejestrować w systemie CRM? Przykładowe zdarzenia do telefony, oferty, wizyty, reklamacje, windykacja należności, wysyłki materiałów reklamowych, wypożyczenie sprzętu...

Dalsza część dokumentu będzie przydatna w konfiguracji kartoteki w programie CRM.

Jakie informacje opisujące kontrahentów chcemy zbierać? Które z nich są najważniejsze?
Czy posiadamy bazy danych klientów do importu? Jeśli tak, jakie informacje są już tam zawarte?
Czy możemy wyróżnić kilka podstawowych typów kontrahenta (np. Klient detaliczny, klient hurtowy, dostawca...), dla których chcemy zróżnicować zbierane informacje?

Gdy stworzymy listę typów danych do zbierania o kontrahentach, należy określić czy mają to być pola opisowe, czy listy wyboru – czy warianty do wyboru będą rozłączne czy też jeden kontrahent może mieć kilka wybranych wariantów jednocześnie?

Sojusznicy zmian.

W zarządzie.

Jedna osoba nie może samodzielnie planować wszystkich zmian związanych z CRM. Jeśli tą osobą nie jest właściciel lub osoba z zarządu, to powinna współpracować ze swoimi zwierzchnikami. Właściciel lub zarząd musi zakomunikować pracownikom zmiany związane z CRM. Jeśli istnieje ryzyko, że zmiany napotkają na opór można połączyć je z systemem płac w firmie warunkując wypłatę premii od jakości danych wprowadzonych do CRM.

W pracownikach.

Nadchodzące zmiany zawsze budzą lęk i opór osób których dotyczą. Aby zmniejszyć to niekorzystne zjawisko, należy dokładnie informować pracowników o nadchodzących zmianach. Warto zebrać pracowników i wyjaśnić co to jest CRM, czemu służy, że jego skuteczne wdrożenie pomoże firmie w rozwoju i pośrednio również wszystkim pracownikom. Zaangażowanie przyszłych użytkowników w rozmowy przedwdrożeniowe pozwoli zebrać ich opinie i może mieć olbrzymi wpływ na sukces przedsięwzięcia. Magazynier w firmie lub sekretarka mają bardziej trafne wyobrażenie o codziennych kontaktach z klientami niż kierownik.

Żelazne terminy.

Nie można uruchomić nowego systemu „na wczoraj”. Wszystko musi być zaplanowane i przemyślane. Należy ustalić terminy, których nie będziemy wielokrotnie przekładać. Jeśli kierownik nie będzie egzekwować terminów wdrożenia, pracownicy uznają, że CRM ma niski priorytet, jest mało ważny lub nawet będą przekonani, że temat „umrze” i nie ma co się nim zbytnio przejmować.

Szkolenie i testy nowego oprogramowania będą wymagać od pracowników dodatkowego czasu – prawdopodobnie trzeb ich odciążyć od części normalnych zajęć. Jeśli zaplanowaliśmy ręczne wprowadzanie danych lub scalanie po którym trzeba będzie je porządkować – potrzebny będzie dodatkowy czas na te czynności.

Pilotaż i kontrola.

Przed definitywnym przejściem na nowy system warto wyznaczyć termin pilotażowego wdrożenia – kiedy pracownicy będą się uczyć systemu, zadawać pytania i zgłaszać sugestie zmian. W czasie pilotażu należy sprawdzać zaangażowanie pracowników – nie mogą oni dopiero na dzień przed startem produkcyjnym pierwszy raz zainteresować się nowym systemem i stwierdzić, że program im nie odpowiada.

Nowe obowiązki związane z CRM dotyczą nie tylko pracowników ale również kierownika lub właściciela. Regularne przeglądanie raportów programu pozwala między innymi kontrolować korzystanie z systemu przez użytkowników. Należy sprawdzić:

czy wszyscy korzystają z systemu,
czy zadania są zlecane przez program,
czy notatki do zdarzeń są wartościowe,
czy dane są wprowadzane z taką samą dokładnością przez poszczególne osoby,
czy konfiguracja kartoteki kontrahenta jest odpowiednia tzn. Czy nie brakuje jakichkolwiek pól, czy nie jest ich zbyt dużo, czy są zrozumiałe i wypełniane prawidłowo.

Powyższe uwagi wynikają z praktyki wdrożeń CRM i nie wyczerpują tematu. Każde przedsiębiorstwo wymaga nieco odmiennego podejścia. Zwykle trzeba je wypracować wspólnie przy udziale właściciela (kierownika) przedsiębiorstwa i konsultantów – wdrożeniowców.

Źródło: BS4

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach

Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość