System ERP w firmach budowlanych i u zarządców nieruchomości

 

Systemy ERP jako podstawowe narzędzie do budowy wewnętrznych procesów

Sprawne zarządzanie wewnętrznymi procesami jest jednym z kluczowych elementów wpływających na efektywność pracy. Dzięki ustalonym i kontrolowanym przez odpowiednie narzędzia procesom każdy z pracowników ma dostęp do procedur zachowania w konkretnych sytuacjach, przy określonych czynnościach oraz typach zadań. Pozwala to nie tylko znacząco skrócić czas ich wykonania, ale również zmniejsza ryzyko wystąpienia błędu spowodowanego czynnikiem ludzkim. Błędu, który w zależności od branży i konkretnego zadania, może przynieść straty finansowe lub wizerunkowe.

W związku z tym coraz więcej firm wychodzących z poziomu „startupu” zaczyna budować wewnętrzne procesy w specjalnym oprogramowaniu, które pozwala następnie śledzić postęp zadań. Najczęściej oprogramowaniem tym są właśnie systemy ERP.

Na pierwszy rzut oka ERP kojarzy się z rozbudowanym programem do obsługi księgowej i kadrowej. Jest w tym odrobina prawdy – moduły dla kadr i rachunkowości to jedne z pierwszych, które pojawiły się na rynku. Dziś jednak rozwiązania ERP są znacznie bardziej rozbudowane. To potężne narzędzia do zarządzania każdym elementem pracy przedsiębiorstwa. Nowoczesne oprogramowania, jak choćby enova365, pokazują, że odpowiednie dobranie modułów jest w stanie przygotować taki system do pracy w dowolnej firmie działającej w każdej branży.

Czym jest ERP?

ERP to nie tylko zaawansowana aplikacja księgowa. To system, który pomaga zarządzać i usprawniać procesy w każdym przedsiębiorstwie. Umożliwiają to specjalne moduły dobierane do potrzeb naszej firmy. Możemy dodać je na każdym etapie – zarówno w momencie wdrażania systemu, jak i później, kiedy okaże się, że potrzebujemy dodatkowych opcji. Jednym z podstawowych modułów jest często wykorzystywany Workflow, służący m.in. do automatyzacji powtarzalnych czynności. Co za tym idzie, przyczynia się do oszczędności czasu, który pracownicy tracili do tej pory na ich wykonywanie.

Nie bez znaczenia jest również moduł DMS dedykowany wewnętrznemu obiegowi dokumentów. Dzięki niemu usprawniamy ten proces, przyspieszamy przepływ ważnych informacji oraz sprawiamy, że kluczowe decyzje podejmowane są znacznie szybciej.

Systemy ERP wykorzystuje się obecnie w dziesiątkach przedsiębiorstw mających ambicje do ciągłego, regularnego wzrostu i podnoszenia wartości obrotów. Dotyczy to firm produkcyjnych, handlowych oraz usługowych działających w rozmaitych branżach – także budowlanej oraz związanej z zarządzaniem nieruchomościami.

Systemy ERP w firmach budowlanych

Wykorzystanie systemów ERP w firmach budowlanych zapewnia ich managerom dostęp do doskonałych narzędzi pozwalających na monitorowanie stanu firmy oraz prowadzonych w niej projektów inwestycyjnych. Odpowiednie wdrożenie oprogramowania ERP i wykorzystanie dobrze dobranych modułów pozwala w prosty sposób zarządzać dziesiątkami wewnętrznych procesów.

Systemy ERP w firmach budowlanych dają nam dostęp m.in. do:

• monitorowania postępów w prowadzonych w danej chwili projektach, zarówno pod względem ilości wykonanej pracy, zużycia materiałów, jak i wykorzystania konkretnego sprzętu budowlanego,
• stałego badania rentowności projektów poprzez regularne zestawianie kosztów (m.in. zakupu surowców) z przychodami,
• łatwiejszego zarządzania magazynem pod kątem posiadanych materiałów i sprzętów budowlanych, w tym przypisywania ich do konkretnych projektów,
• płynniejszego obiegu wewnętrznego dokumentów, co powoduje, że wszelkie kluczowe decyzje podejmowane są znacznie szybciej i pozwalają ruszyć postęp prac do przodu z zachowaniem zakładanych terminów.

Wdrożenie systemu ERP do firmy budowlanej sprawia, że pracownicy zyskują narzędzie zapewniające bieżący wgląd w pracę na każdym etapie. Umożliwia ono także stały nadzór nad kosztami i harmonogramem oraz dostęp do zaawansowanych narzędzi analitycznych (moduł Business Intelligence). Dzięki nim firma w pogłębiony sposób bada sytuację wewnętrzną, a tym samym kluczowe dla działalności decyzje biznesowe zapadają w oparciu o konkretne dane.



Ponadto systemy ERP wspierają skutecznie przedsiębiorstwa pod kątem planowania i realizacji prac budowlanych. A jak wygląda to w firmach zarządzających gotowymi obiektami?

Systemy ERP u zarządców nieruchomości

Dzięki modułowej budowie systemu ERP jesteśmy w stanie dopasować go do każdego typu przedsiębiorstwa. Tak naprawdę jego możliwości zależą od wybranych przez nas modułów. Dobór odpowiednich narzędzi sprawia, że firma zajmująca się zarządzaniem nieruchomości może kontrolować wszystkie procesy wewnętrzne.

ERP daje m.in. możliwość:

• obsługi rachunkowo-księgowej nieruchomości oddanych nam pod opiekę (obiektów biurowych, handlowych, wspólnot mieszkaniowych etc.), r
• ozliczania czynszów i mediów z najemcami obsługiwanych nieruchomości,
• prowadzenia rozliczeń z podwykonawcami działającymi na rzecz konkretnych nieruchomości (np. z firmami sprzątającymi, konserwatorami).

Dodatkowy moduł Business Intelligence pozwala także prognozować wzrosty kosztów w najbliższym czasie czy też tworzyć symulacje kosztowe niezbędne do podejmowania inwestycji remontowych w nieruchomościach.

Warto wspomnieć, że podobnie jak w firmie budowlanej, również w przypadku nieruchomości niezwykle istotnym elementem wpływającym na prawidłowe działanie przedsiębiorstwa jest zapewnienie szybkiego obiegu wewnętrznych dokumentów. W systemie enova365 odpowiada za to specjalny moduł DMS. Zalety systemów ERP w firmach budowlanych i u zarządców nieruchomości

Systemy ERP, jak udowodniliśmy powyżej, to nie tylko narzędzia do prowadzenia księgowości. To przede wszystkim zaawansowane rozwiązania informatyczne, które – skonfigurowane w odpowiedni sposób – wspomagają budowanie oraz realizację wewnętrznych procesów firmowych. Zapewniają porządek pracy, szybkość wykonywania powtarzalnych czynności oraz strzegą pracowników od popełniania kosztownych błędów.

Firmy działające w branży budowlanej oraz zarządcy nieruchomości wraz z wdrożeniem takiego systemu otrzymują dostęp do szeregu możliwości usprawniających bieżące działania, a także planowanie przyszłych aktywności. Z poziomu Pulpitów wchodzących w skład enova365 pracownicy mogą m.in.:

• na bieżąco sprawdzać wskaźniki rentowności prowadzonych projektów (jest to niezwykle ważna opcja zarówno dla managerów, jak i C-level w organizacji),
• sprawdzać stan prac nad poszczególnymi projektami,
• utrzymywać porządek w dokumentacji oraz uregulować i zautomatyzować jej obieg wewnątrz firmy,
• łatwiej rozliczać czas oraz koszty pracy nad inwestycjami,
• łatwiej rozliczać zużycie mediów i innych kosztów stałych.

Wszystkie powyższe, jak i dziesiątki dodatkowych możliwości, zapewniają właśnie systemy ERP. Ważne jednak, aby były w odpowiedni sposób skonfigurowane oraz przygotowane do działania w konkretnej branży.

Systemy ERP w branży budowlanej i zarządzaniu nieruchomościami – w jaki sposób dobrać odpowiednie moduły?

Każda firma ma swoje potrzeby. Różne branże wymagają użycia odpowiednich dla nich narzędzi i procesów. Zadaniem managerów oraz osób odpowiedzialnych za rozwój przedsiębiorstwa jest zapewnienie jak najlepszych warunków do biznesowego wzrostu.

Pomagają nam w tym systemy ERP, pod warunkiem, że wdrożymy je z głową i zapewnimy odpowiednie wsparcie technologiczne. Dlatego kluczowym elementem przy podjęciu decyzji o wprowadzeniu do firmy oprogramowania ERP jest przeprowadzenie szczegółowej analizy potrzeb. Najlepiej zrobić to z pomocą partnera technologicznego specjalizującego się w konkretnym systemie.

enova365 posiada bogatą sieć takich Autoryzowanych Partnerów w całej Polsce. Specjalizują się oni we wdrożeniach dla konkretnych branż i mają w tej dziedzinie wieloletnie doświadczenie rynkowe. Chcąc wprowadzić system ERP idealnie dopasowany do potrzeb sektora budowlanego lub zajmującego się obsługą nieruchomości, powinniśmy w pierwszej kolejności skupić się na znalezieniu firmy wdrożeniowej dającej szansę na zakończenie inwestycji pełnym sukcesem.

Źródło: www.enova.pl