Zarządzanie zakupami przez system ERP
Katgoria: ERP / Utworzono: 23 listopad 2023
Dział zarządzania zakupami w firmie ma na celu optymalizację kosztów jej funkcjonowania. Pracownicy zajmujący się tym obszarem muszą wykonywać wiele złożonych zadań. W końcu to nie tylko kupowanie, ale także zapewnienie ciągłego źródła dostaw, aby przedsiębiorstwo mogło zrealizować cele biznesowe. Przed podpisaniem umowy i złożeniem zamówienia, na specjalistę do spraw zakupów czeka jeszcze szereg innych czynności. Prognozowanie potrzeb, monitorowanie poziomu zapasów w magazynie, analiza i wybór dostawców to zadania, których skuteczność można zwiększyć, korzystając z odpowiednich narzędzi IT. Jednym z nich jest system ERP, który pomaga zarządzać zakupami.Moduł zarządzania zakupami w systemie ERP
System ERP skupia różne obszary funkcjonowania firmy. Oparty o wspólną bazę danych, integruje najważniejsze działy w organizacji, dzięki czemu przepływ informacji pomiędzy nimi jest spójny. Oprogramowanie automatyzuje wiele procesów, które stają się efektywne. Tego rodzaju systemy są stale rozwijane przez dostawców, aby zapewniać użytkownikom możliwość korzystania z najnowszych rozwiązań technologicznych, takich jak np. sztuczna inteligencja. ERP można zaimplementować przy pomocy fizycznego serwera, lub chmury, która jest mniej kosztowną i wygodniejszą alternatywą tradycyjnego rozwiązania.
Moduł zarządzania zakupami w systemie ERP automatyzuje powtarzalne czynności. W ten sposób specjalista zostaje odciążony, a zaoszczędzony czas może przeznaczyć na wykonywanie ważniejszych zadań. Obszar zarządzania zakupami usprawnia planowanie strategii zaopatrzenia, korzystając z algorytmów, które biorą pod uwagę zarówno długo-, jak i krótkofalowe planowanie sprzedaży i produkcji. Prognozy uwzględniają sezonowość popytu, więc firma ma szansę dokładnie przygotować się do nadchodzących tygodni, niezależnie od okoliczności. Dodatkowo moduł ten zapewnia możliwość wymiany informacji z dostawcami, porównuje oferty automatycznie, a także ułatwia złożenie zamówienia.
Jakie możliwości daje system ERP do zarządzania zakupami?
Wyobraź sobie, że jako specjalista do spraw zakupów masz za zadanie kupno danego surowca. Znajdujesz ponad 10 dostawców, którzy go oferują. Twoja firma nie posiada rozwiązania ERP, więc potrzebujesz arkusza kalkulacyjnego, w którym manualnie umieścisz aktualne ceny, a następnie je porównasz. Jednak ceny niektórych surowców dynamicznie się zmieniają, więc może być tak, że po wybraniu oferty, będzie ona nieaktualna – została zmodyfikowana przez dostawcę w trakcie przeprowadzanej przez Ciebie analizy danych.
Takie sytuacje zdarzają się częściej, niż się wydaje. Wdrożenie systemu ERP do zarządzania zakupami wspomoże Twoich specjalistów w codziennej pracy i pozwoli uniknąć podobnych problemów. Jak działają funkcje, w które wyposażone jest narzędzie?
Zakupy just-in-time
Funkcja just-in-time automatyzuje krótkoterminowe zakupy. Na podstawie bieżącego zapotrzebowania, opartego o aktualne zamówienia i stan zapasów, system precyzyjnie określa, jakie ilości produktów powinny znaleźć się w magazynie. Automatycznie generuje zamówienia do dostawców, przyczyniając się do efektywnej kontroli poziomu zapasów, unikając nadmiarów i niedoborów. To z kolei minimalizuje koszty i pomaga firmom produkcyjnym unikać przestojów w pracy.
Relacja partnerska z dostawcami
Rozwiązanie ERP do zarządzania zakupami wspomaga firmę w nawiązywaniu długofalowych relacji z dostawcami. Narzędzie umożliwia automatyzację procesu zbierania ofert, porównywania ich i składania lub modyfikacji zamówień, a także rozliczenia umów retrospektywnych. Wymiana informacji z dostawcami odbywa się w czasie rzeczywistym. Przepływ dokumentów i zamówień jest szybki i intuicyjny, dzięki czemu nowi pracownicy z łatwością zostają wdrożeni do pracy. Partnerska relacja z dostawcą może zaowocować w przyszłości ewentualnymi zniżkami i rabatami.
Planowanie zakupów przy wykorzystaniu algorytmów
Algorytmy w systemie ERP do zarządzania zakupami mogą być przydatne zarówno w długo-, jak i krótkofalowym planowaniu. Biorą one pod uwagę wszystkie istotne dla procesu zmienne i opierają się o dane z całego systemu, są też aktualizowane na bieżąco i dostosowane do potrzeb firmy. Algorytmy opracowane są w sposób przystępny odbiorcy, aby nie przeoczył on żadnego kluczowego elementu planowania zakupów.
Automatyczny proces zakupowy
Automatyzacja procesu składania zamówień w systemie ERP do zarządzania zakupami, zwiększa jego efektywność i pozwala na wyeliminowanie błędów i zaoszczędzenie czasu. Rozwiązanie monitoruje stan magazynowy, a gdy spadnie on poniżej określonego poziomu, generuje zamówienie do dostawcy w celu uzupełnienia brakujących produktów lub surowców. Jeżeli w Twojej firmie zdarzają się przestoje, lub braki, to narzędzie pomoże Ci się uporać z tym problemem. Aby przyspieszyć proces rozliczeń, oprogramowanie daje możliwość generowania faktur na podstawie złożonych wcześniej zamówień.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP do zarządzania zakupami
System ERP do zarządzania zakupami to narzędzi integrujące w sobie różne procesy i obszary firmy. Jeżeli zostanie odpowiednio dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa, nie spowolni jego pracy, a wręcz przeciwnie. Zautomatyzuje powtarzalne zadania, dobierze najkorzystniejsze oferty, oszczędzając wiele czasu i zasobów finansowych. Dlatego jeżeli w Twojej firmie takie rozwiązanie nie funkcjonuje, albo jest nieodpowiednio przystosowane do warunków organizacji, to dobry moment na rozważenie wdrożenia lub modyfikacji istniejącego narzędzia. Odpowiednio przystosowane do potrzeb przedsiębiorstwa, umożliwi jego rozwój.
Po wdrożeniu systemu ERP do zarządzania zakupami klient Sente, specjalizujący się w produkcji i dystrybucji olejów smarowych, zauważył znaczne usprawnienie pracy swojego działu zaopatrzenia. Gdy poszczególne surowce zmniejszają się do wcześniej zdefiniowanego stanu minimalnego, system informuje o konieczności złożenia zamówienia. Taki proces eliminuje ryzyko zatrzymania produkcji z powodu braku surowców, umożliwiając płynne funkcjonowanie przedsiębiorstwa nawet w trakcie oczekiwania na dostawę.
Źródło: www.sente.pl
System ERP skupia różne obszary funkcjonowania firmy. Oparty o wspólną bazę danych, integruje najważniejsze działy w organizacji, dzięki czemu przepływ informacji pomiędzy nimi jest spójny. Oprogramowanie automatyzuje wiele procesów, które stają się efektywne. Tego rodzaju systemy są stale rozwijane przez dostawców, aby zapewniać użytkownikom możliwość korzystania z najnowszych rozwiązań technologicznych, takich jak np. sztuczna inteligencja. ERP można zaimplementować przy pomocy fizycznego serwera, lub chmury, która jest mniej kosztowną i wygodniejszą alternatywą tradycyjnego rozwiązania.
Moduł zarządzania zakupami w systemie ERP automatyzuje powtarzalne czynności. W ten sposób specjalista zostaje odciążony, a zaoszczędzony czas może przeznaczyć na wykonywanie ważniejszych zadań. Obszar zarządzania zakupami usprawnia planowanie strategii zaopatrzenia, korzystając z algorytmów, które biorą pod uwagę zarówno długo-, jak i krótkofalowe planowanie sprzedaży i produkcji. Prognozy uwzględniają sezonowość popytu, więc firma ma szansę dokładnie przygotować się do nadchodzących tygodni, niezależnie od okoliczności. Dodatkowo moduł ten zapewnia możliwość wymiany informacji z dostawcami, porównuje oferty automatycznie, a także ułatwia złożenie zamówienia.
Jakie możliwości daje system ERP do zarządzania zakupami?
Wyobraź sobie, że jako specjalista do spraw zakupów masz za zadanie kupno danego surowca. Znajdujesz ponad 10 dostawców, którzy go oferują. Twoja firma nie posiada rozwiązania ERP, więc potrzebujesz arkusza kalkulacyjnego, w którym manualnie umieścisz aktualne ceny, a następnie je porównasz. Jednak ceny niektórych surowców dynamicznie się zmieniają, więc może być tak, że po wybraniu oferty, będzie ona nieaktualna – została zmodyfikowana przez dostawcę w trakcie przeprowadzanej przez Ciebie analizy danych.
Takie sytuacje zdarzają się częściej, niż się wydaje. Wdrożenie systemu ERP do zarządzania zakupami wspomoże Twoich specjalistów w codziennej pracy i pozwoli uniknąć podobnych problemów. Jak działają funkcje, w które wyposażone jest narzędzie?
Zakupy just-in-time
Funkcja just-in-time automatyzuje krótkoterminowe zakupy. Na podstawie bieżącego zapotrzebowania, opartego o aktualne zamówienia i stan zapasów, system precyzyjnie określa, jakie ilości produktów powinny znaleźć się w magazynie. Automatycznie generuje zamówienia do dostawców, przyczyniając się do efektywnej kontroli poziomu zapasów, unikając nadmiarów i niedoborów. To z kolei minimalizuje koszty i pomaga firmom produkcyjnym unikać przestojów w pracy.
Relacja partnerska z dostawcami
Rozwiązanie ERP do zarządzania zakupami wspomaga firmę w nawiązywaniu długofalowych relacji z dostawcami. Narzędzie umożliwia automatyzację procesu zbierania ofert, porównywania ich i składania lub modyfikacji zamówień, a także rozliczenia umów retrospektywnych. Wymiana informacji z dostawcami odbywa się w czasie rzeczywistym. Przepływ dokumentów i zamówień jest szybki i intuicyjny, dzięki czemu nowi pracownicy z łatwością zostają wdrożeni do pracy. Partnerska relacja z dostawcą może zaowocować w przyszłości ewentualnymi zniżkami i rabatami.
Planowanie zakupów przy wykorzystaniu algorytmów
Algorytmy w systemie ERP do zarządzania zakupami mogą być przydatne zarówno w długo-, jak i krótkofalowym planowaniu. Biorą one pod uwagę wszystkie istotne dla procesu zmienne i opierają się o dane z całego systemu, są też aktualizowane na bieżąco i dostosowane do potrzeb firmy. Algorytmy opracowane są w sposób przystępny odbiorcy, aby nie przeoczył on żadnego kluczowego elementu planowania zakupów.
Automatyczny proces zakupowy
Automatyzacja procesu składania zamówień w systemie ERP do zarządzania zakupami, zwiększa jego efektywność i pozwala na wyeliminowanie błędów i zaoszczędzenie czasu. Rozwiązanie monitoruje stan magazynowy, a gdy spadnie on poniżej określonego poziomu, generuje zamówienie do dostawcy w celu uzupełnienia brakujących produktów lub surowców. Jeżeli w Twojej firmie zdarzają się przestoje, lub braki, to narzędzie pomoże Ci się uporać z tym problemem. Aby przyspieszyć proces rozliczeń, oprogramowanie daje możliwość generowania faktur na podstawie złożonych wcześniej zamówień.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP do zarządzania zakupami
System ERP do zarządzania zakupami to narzędzi integrujące w sobie różne procesy i obszary firmy. Jeżeli zostanie odpowiednio dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa, nie spowolni jego pracy, a wręcz przeciwnie. Zautomatyzuje powtarzalne zadania, dobierze najkorzystniejsze oferty, oszczędzając wiele czasu i zasobów finansowych. Dlatego jeżeli w Twojej firmie takie rozwiązanie nie funkcjonuje, albo jest nieodpowiednio przystosowane do warunków organizacji, to dobry moment na rozważenie wdrożenia lub modyfikacji istniejącego narzędzia. Odpowiednio przystosowane do potrzeb przedsiębiorstwa, umożliwi jego rozwój.
Po wdrożeniu systemu ERP do zarządzania zakupami klient Sente, specjalizujący się w produkcji i dystrybucji olejów smarowych, zauważył znaczne usprawnienie pracy swojego działu zaopatrzenia. Gdy poszczególne surowce zmniejszają się do wcześniej zdefiniowanego stanu minimalnego, system informuje o konieczności złożenia zamówienia. Taki proces eliminuje ryzyko zatrzymania produkcji z powodu braku surowców, umożliwiając płynne funkcjonowanie przedsiębiorstwa nawet w trakcie oczekiwania na dostawę.
Źródło: www.sente.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Przeczytaj Również
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od… / Czytaj więcej
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. T… / Czytaj więcej
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocze… / Czytaj więcej
Zmiana kultury organizacyjnej: kluczowy czynnik udanej transformacji cyfrowej
Globalne wydatki na transformację cyfrową osiągnęły w 2024 roku zawrotną sumę 2,5 biliona dolarów… / Czytaj więcej
15 błędów przy wdrażaniu systemu ERP, które mogą Cię sporo kosztować
Wdrożenie systemu ERP to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć – a skoro tak, to warto wcześn… / Czytaj więcej
Błędy w planowaniu produkcji a utracone zyski. Jak ich uniknąć?
Zwalniająca produkcja, przesuwane terminy, rosnące koszty mimo pełnego zaangażowania zespołu? To zd… / Czytaj więcej

