Koniec swobodnego surfowania

W dobie powszechnego dostępu do Internetu w bardzo wielu firmach prawdziwym problemem jest zbyt duża swoboda, z jaką pracownicy surfują w sieci. Faktem jest, że dla wielu pracowników biurowych Internet daje nieocenione wsparcie, umożliwia szybsze wykonanie zadań, uzyskanie informacji i pozwala na błyskawiczną komunikację. Jednak według badań, pełna wolność skutkuje najczęściej spadkiem efektywności pracy. Pracownicy zamiast pracować, często nie mogą oprzeć się pokusie, by zajrzeć na strony informacyjne, skorzystać z prywatnej poczty lub oddawać się różnego rodzaju internetowym rozrywkom. Według danych Amerykańskiego Centrum Studiów nad Internetem (The U.S. Center for Internet Studies) przynajmniej jedna trzecia ogólnego ruchu w sieci jest generowana przez osoby przebywające w pracy. Jego znaczna część jednak nie jest związana z wykonywanymi obowiązkami. Według badań, niekontrolowany pracownik w ciągu jednego dnia pracy potrafi poświęcić na cyberslacking (tak nazywa się zjawisko korzystania ze służbowego Internetu do celów prywatnych) dwie i pół godziny. W ten sposób jego efektywność spada o około 30 procent!

Nic dziwnego, że w czasie kryzysu szybko wzrasta zapotrzebowanie na systemy, które pozwalają zarządzać dostępem pracowników do usług internetowych.

Pracodawcy chcą mieć pewność, że ich ludzie pracują. A przynajmniej, że nie tracą czasu na coś, co nie należy do ich obowiązków – mówi Jakub Sieńko z firmy ed&r, która oferuje w Polsce GFi WebMonitor, system do zarządzania ruchem internetowym.

Zasada działania WebMonitora jest prosta: po wdrożeniu administrator określa kategorie stron internetowych, do których pracownicy będą mieli ograniczony dostęp. Ma z czego wybierać, bowiem system zawiera aż 165 mln adresów URL, których kategorie obejmują serwisy pornograficzne, aukcyjne, e-commerce, gry on-line, informacyjne i wiele innych. Faktem jest, że po wdrożeniu pracownicy mogą lepiej koncentrować się na pracy, ale niektórzy z nich wdrażanie takich metod zarządzania odbierają jako ingerencję w ich wolność.

Dlatego procedury wdrożeń tego rodzaju metod powinny iść w parze z odpowiednią komunikacją wewnętrzną i przygotowaniem pracowników na pewne ograniczenia w korzystaniu z sieci – dodaje Jakub Sieńko.

Grzegorz Tworek z firmy ISCG, który m.in. prowadzi audyty informatyczne w różnych organizacjach z doświadczenia wie, że jasny i twardy komunikat zarządu w tej sprawie jest z reguły najskuteczniejszy.

Cyberslacking powoduje oczywiste straty pracodawcy, który ponosi koszt wypłacanych pensji. Dlatego często sprawdza się model, w którym pracodawca komunikuje twardo, że to jego autonomiczna decyzja, jaki model kontroli wdraża w firmie, za którą odpowiada. Rzecz inna, że dobrze jest, kiedy kadra zarządzająca potrafi zadbać o to, by pracownicy czuli, że pracują na wspólny sukces jako jedna drużyna – tłumaczy Grzegorz Tworek, dyrektor działu bezpieczeństwa w ISCG.

Oko na ekran = władza

Systemy do monitorowania i zarządzania ruchem internetowym dają pracodawcom potężne narzędzie władzy. Zdarza się, że właściciel firmy, choć powinien, czasem nie informuje o tym, że ruch internetowy w firmie podlega monitorowaniu. I zdarza się, że pracownicy przyłapani na folgowaniu sobie w sieci, po prostu otrzymują wymówienie. Stosowanie takich narzędzi jak GFi WebMonitor wymaga od kadry kierowniczej odpowiedzialnej i etycznej postawy. Ludzie powinni wiedzieć, że ich praca i zachowania w sieci podlegają takiej kontroli.

Niestety, bywa, że pracownicy nie zawsze mogą liczyć na otwartą politykę komunikacyjną swoich chlebodawców. Spotkałem się już z sytuacją, w której to administrator miał bardzo silne obawy przed instalacją systemu i był przekonany, że kierownictwo wykorzysta system do zwalniania ludzi z pracy – mówi Grzegorz Tworek z ISCG.

Nieco inne światło na problem monitorowania pracowników mogą rzucać managerowie pracujący w kadrach.

Jeśli pracownik może sobie pozwolić w ciągu dnia na ponad dwie godziny rozrywki w godzinach pracy, to znaczy, że coś jest nie tak – a konkretniej, kuleje zarządzanie ludźmi i organizacją ich pracy – mówi Paweł Radzikowski, Wicedyrektor Departamentu Rozwoju Organizacji w BRE Banku.

Jego zdaniem systemy do monitorowania pracy mogą być bardzo pożyteczne, ale nie zawsze są rozwiązaniem w każdej sytuacji. Jeśli ktoś pracuje na projektach lub realizuje dzieło, to w gruncie rzeczy istotne jest, czy wyrobi się w ustalonym terminie a efekt pracy spełni oczekiwania.

Wtedy liczą się kompetencje, odpowiedzialność i zaufanie we współpracy z taką osobą. Jeżeli tego nie ma, to możliwe że popełniliśmy błąd w dobrze współpracownika lub nieprecyzyjnie określiliśmy nasze oczekiwania. – mówi Paweł Radzikowski.

Inaczej jest, kiedy pracownik pracuje według ściśle określonych procedur, a jednym z głównych wskaźników pomiaru jego efektywności jest czas. Kiedy z różnych powodów menedżer nie może skutecznie kontrolować działań takiego pracownika – bo np. zespół jest bardzo duży – wówczas system informatyczny może być skutecznym narzędziem w ocenie i monitorowaniu efektywności pracy.

Pamiętajmy jednak, że pracujemy z ludźmi a nie z maszynami, a każdy z nich jest inny. Dlatego najważniejsze jest, aby pracownicy mieli jasno i konkretnie określone obowiązki i zadania, a organizacja pracy umożliwiała optymalne wykorzystanie ich czasu i kompetencji w oparciu o wzajemną odpowiedzialność i zaufanie. To wyzwania raczej dla menedżerów, a nie systemów informatycznych, które w mojej opinii zawsze będę wsparciem w poszukiwaniu rozwiązań, a nie rozwiązaniem samym w sobie – dodaje Paweł Radzikowski.

Niezależnie od filozofii zarządzania, monitorowanie pracy to temat niezwykle delikatny. Narzędzia, które pomagają w kontroli aktywności pracowników w sieci, można wykorzystać z pożytkiem i dla firmy i dla ludzi, którzy w niej pracują. Aby to jednak osiągnąć, potrzebne jest odpowiednia komunikacja.

Z doświadczenia, przed wdrożeniem GFi WebMonitora zalecamy zarządom stosowanie otwartej polityki informacyjnej i udzielanie swoim ludziom kredytu zaufania. Wręcz sugerujemy, by zachęcać ludzi do swobodnego korzystania z sieci – ale na zasadach precyzyjnie określonych przez pracodawcę. Wówczas wśród pracowników łatwiej o powszechną akceptację takiego systemu monitoringu – podsumowuje Jakub Sieńko.