Wymierne korzyści elektronicznego obiegu dokumentów

f
Podstawą sukcesu w biznesie jest posiadanie właściwej informacji we właściwym czasie. Trzeba ją zgromadzić lub pozyskać, posegregować i zapewnić sobie szybki do niej dostęp. Niezależnie od typu prowadzonej działalności każda firma pozyskuje i produkuje setki, tysiące dokumentów, zarówno tradycyjnych – papierowych, jak i elektronicznych, zawierających przeróżne dane: informację o rynku, konkurencji, informację gospodarczą, bazy klientów, dokumenty finansowe, korespondencję służbową czy akta pracownicze. Te swego rodzaju firmowe banki informacji gromadzone przez lata stanowią siłę biznesu i warunkują powodzenie jego działalności.

Sposób prowadzenie biznesu jest dzisiaj inny niż jeszcze kilka lat temu i ciągle się zmienia. Dzisiaj coraz więcej firm posiada rozproszoną strukturę: oddziały, zdalnych pracowników, współpracowników, agentów.

Internet umożliwia sprawną komunikację, ale by nie zagubić się w natłoku informacji, mieć dostęp do właściwych danych i dokumentów, po to by np. oddziały firmy nie konkurowały między sobą na rynku, firma powinna zapewnić dostęp do systemu, który umożliwi logiczne uporządkowanie przechowywanych zasobów i błyskawiczny do nich dostęp. Bez względu na to gdzie fizycznie znajduje się uprawniony pracownik czy współpracownik poszukujący danych: w siedzibie głównej firmy, jej oddziale czy w hotelu podczas delegacji.

Odpowiedzią na tego rodzaju zapotrzebowanie jest elektroniczny system zarządzania obiegiem dokumentów, służący do archiwizacji, zarządzania, udostępniania oraz kontroli obiegu dokumentów w danej firmie. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów sprawdzają się we wszystkich sektorach gospodarki.

Elektroniczny obieg dokumentów to potoczne określenie systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów działającego w oparciu o mechanizmy typu workflow. Oprogramowanie, dostosowane do specyfiki firmy, pomaga w zarządzaniu złożonymi jednostkami dzięki wdrożeniu systemów informatycznych integrujących ludzi, informacje oraz technologie wokół procesów biznesowych.

Czego się spodziewać? - rezultaty wdrożeń

Jakich efektów może spodziewać się przedsiębiorstwo decydujące się na wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów? Po pierwsze tego typu system porządkuje przepływ informacji w firmie i znacząco ułatwia i przyspiesza dostęp do niej. Dobrze skonstruowany i właściwie wdrożony system daje pełną kontrolę nad stanem poszczególnych procesów biznesowych – z uwzględnieniem daty i czasu wpłynięcia, powstania czy przekazania dokumentów, rejestracją zmian, adnotacji itp. Możliwe jest więc prześledzenie całej ścieżki, jaką obiegł dany dokument, z wglądem we wszystkie procesy, jakim podlegał. Praktycznie w każdej chwili wiadomo na jakim etapie jest konkretny projekt, czy chociażby kto zbyt długo zwleka z akceptacją czy skonsultowaniem określonego dokumentu.

Niemniej ważna jest możliwość korzystania ze wspólnej wiedzy w obrębie firmy czy instytucji. Pozwala nam to uniknąć krytycznych momentów, gdy bardzo ważny pracownik nagle idzie na zwolnienie. Informacje potrzebne do prowadzenia biznesu znajdują się w systemie. Nie istnieje więc ryzyko paraliżu procesów, za które odpowiadał, ponieważ dostęp do kompletnej dokumentacji pozwala ustalić stan zaawansowania prac i ich podjęcie przez innego pracownika.

Zespoły korzystają ze wspólnej wiedzy – tworzenie bazy dobrych praktyk, powielanie właściwych wzorców, czy też udoskonalanie zachowań staje się naturalnym elementem pracy. Nierzadko zdarza się, że znika konieczność ponownego przygotowania jakiegoś dokumentu – prezentacji czy oferty, ponieważ zawsze można znaleźć w systemie wcześniej stworzone materiały na dany temat.

Obniżają się również koszty przygotowania nowego pracownika. Mając do dyspozycji takie narzędzie nowy członek zespołu szybciej poznaje sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Eliminuje się konkurencję pomiędzy oddziałami firmy u tego samego klienta, który bardzo chętnie taką sytuacje wykorzystuje. Handlowcy z różnych oddziałów widzą złożone przez firmę oferty i unikają wzajemnej konkurencji.

Skracamy znacznie czas zatwierdzania różnego rodzaju dokumentów np. wniosków zakupowych, szczególnie w firmach wielooddziałowych i ułatwiamy odpowiednim służbom uzyskanie niższych cen u dostawców poprzez centralizowanie zakupów.

Przykłady można mnożyć.

Czy tylko dla dużych? SaaS – propozycja dla MSP

Czy system zarządzania obiegiem dokumentów opłaca się tylko dużym firmom? W oczywisty sposób z benefitów takiego rozwiązania mogą korzystać małe i średnie przedsiębiorstwa. Bardzo dokładnie sprawdziliśmy to na sobie. MIS S.A. jest niewielką – 30 osobową firmą. Pracujemy w dwóch biurach – we Wrocławiu i w Warszawie, mamy szereg współpracowników rozrzuconych po całej Polsce. Wdrożenie systemu – już w latach 90-ych znacząco pomogło nam usprawnić szereg procesów – chociażby przygotowywania ofert, zarządzania kontaktami, zakupami. Kolejnym etapem było wdrożenie ISO – dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów było to zdecydowanie prostsze. Dzisiaj – po dość długim już okresie pracy w systemie – pracownicy nie wyobrażają sobie jak można efektywnie działać bez niego. Jestem przekonana, że większość firm, takich jak nasza również może znacząco podwyższyć swoją konkurencyjność porządkując obieg dokumentów. A więc może właściwe byłoby postawienie innego pytania – czy małą lub średnią firmę stać na pokrywanie kosztów związanych z niedostatecznie dobrym zarządzaniem dokumentami?

Z drugiej strony, zdajemy sobie sprawę, że w przypadku sektora MSP poważną barierą jest niedostatek możliwości inwestycyjnych. W tym obszarze jednakże – wraz z SaaS - pojawiły się szanse na przełom. Model SaaS – dynamicznie rozwijającą się metoda budowy i oferowania oprogramowania zakłada dostarczenie użytkownikowi, za pośrednictwem Internetu, oprogramowania jako specjalistycznej usługi. Likwiduje więc barierę inwestycyjną oraz daje inne korzyści takie jak: obniżenie kosztów informatyki, możliwości korzystania z lepszych systemów i koncentracji na podstawowym zakresie działania. Przedsiębiorca, mając dostęp do Internetu i płacąc tylko miesięczny abonament, korzysta z nowoczesnych systemów informatycznych w taki sposób, jak np. z leasingowanego samochodu; więcej - korzysta tak, jak z pojazdu użyczanego przez firmę flotową – obciążenie eksploatacją i utrzymaniem systemu jest po stronie dostawcy usługi. Nie musi się martwić przeglądami czy wymianą oleju, zużyty samochód firma flotowa zamieni mu na nowy. To samo dotyczy oprogramowania. Klient nie musi się martwić zmianami w oprogramowaniu wynikającymi z modyfikacji regulacji prawnych, koniecznością uaktualnienia wersji czy bezpieczeństwem swoich danych – za to odpowiada dostawca usługi. Dzięki zmienionej formule płatności, nowoczesne systemy, dostępne dotychczas tylko dużym firmom, mogą być oferowane małym i średnim przedsiębiorstwom.

W ubiegłym roku MIS wprowadziła do oferty aplikację do zarządzania dokumentami iPartner, gotową do udostępniania w trybie SaaS. Zawarty w aplikacji know-how z wdrożeń dla dużych przedsiębiorstw oraz znajomość potrzeb małej firmy pozwala na szybki wzrost efektywności. Oprócz samej aplikacji dostarcza bowiem wzorce postępowania i modele funkcjonowania, gotowe do wykorzystania przez przedsiębiorców. Aplikacja powstała w oparciu o technologię Lotus Domino – dotychczas dostępną głównie dla dużych koncernów.

Jak wybrać – cechy dobrego systemu zarządzania obiegiem dokumentów

Zarządzanie obiegiem dokumentów jest ściśle powiązane z zarządzaniem procesami w firmie. Stąd też przy wyborze systemu warto zwrócić uwagę na jego elastyczność i możliwości rozbudowy. W procesach odzwierciedlony jest sposób działania organizacji, czyniący firmę mniej lub bardziej konkurencyjną na rynku. Ważne jest ciągłe udoskonalanie sposobu działania, poszukiwanie metod zwiększenia efektywności - system informatyczny odpowiedzialny za zarządzanie dokumentami i procesami musi więc być bardzo elastyczny, umożliwiać łatwe i szybkie wprowadzanie zmian. Użytkownicy muszą mieć możliwość dopisywania nowych procesów lub też likwidowania procesów, które wygasły. Każda organizacja nieustannie się zmienia i system musi nadążać za tymi zmianami. Nie może być tak, że system nie podlega modyfikacji i z propozycją każdej zmiany trzeba zaczekać na przyjazd konsultanta firmy informatycznej.

Wybrany system powinien odpowiadać wielkości organizacji oraz liczbie przetwarzanych dokumentów. Warto również właściwie wyważyć proporcje pomiędzy elastycznością a stopniem skomplikowania systemu. W miarę możliwości dostosować system do sposobu pracy.

Jednocześnie system zarządzania obiegiem dokumentów powinien być systemem otwartym. Bardzo często bowiem spełnia on funkcje integratora aplikacji używanych w firmie. Dzięki zastosowaniu technologii portalowych można uzyskać dostęp do wszystkich danych generowanych przez różnorodne systemy, w tym ERP, Business Intelligence, CRM, w przeglądarce internetowej. Przepływ informacji między systemami IT będzie odbywał się więc poprzez system zarządzania dokumentami.

Jak sprawnie wdrożyć

Dobre wdrożenie to połowa sukcesu. Warto pokusić się więc o wypunktowanie kilku kluczowych elementów. Po pierwsze – rozważny wybór, zarówno systemu, jak i wykonawcy. Na ten etap nie warto szczędzić czasu.

Kolejnym istotnym punktem jest uzyskanie pełnego i aktywnego poparcia osób zarządzających - system zarządzania dokumentami wpływa na zmianę sposobu pracy, stąd też poparcie kierownictwa jest w oczywisty sposób niezbędne.

Po trzecie warto stosunkowo wcześnie komunikować pracownikom firmy cele wdrożenia i zaangażować w projekt najbardziej wpływowe osoby.

Samo wdrożenie przeprowadzać etapami, uprzednio dokładnie definiując cele każdego z nich. Zacząć od funkcjonalności, która przyniesie wymierne efekty. I oczywiście – docenić szkolenia, efektywniej korzysta się z narzędzia, które jest dobrze znane.

Źródło: www.mis.eu
Autor: Bożena Skibicka