Nowe oblicze zarządzania wiedzą

Katgoria: IT SOLUTIONS / Utworzono: 01 kwiecień 2007

Nowe oblicze zarządzania wiedzą

Wzrastająca ilość informacji zmusza do poszukiwania nowych narzędzi

Wiedza daje władzę, ale umiejętność zarządzania gromadzoną przez przedsiębiorstwo wiedzą daje pieniądze. Mistrzowie tej sztuki wiedzą, jak oszczędzać i zarabiać. Świadomość ta przyczynia się do wzrostu wydatków na narzędzia do zarządzania wiedzą. Taką tendencję wykazało ostatnie badanie opinii 400 dyrektorów ds. IT w firmach produkcyjno-serwisowych, przeprowadzone przez bostońską firmę analityczną AMR Research.

Badane przedsiębiorstwa wydały już 50–60% budżetu informatycznego (przeznaczonego na zakup aplikacji) na rozwiązania do zarządzania informacją.

Systemy zarządzania wiedzą (Knowledge Management – KM), w które włączane jest także zarządzanie treścią (Content Management) lub dokumentami (Document Management), organizują dane z różnych działów przedsiębiorstwa w centralnym repozytorium. Zazwyczaj jest ono połączone z aplikacjami do zarządzania przepływem pracy (work- flow), dzięki którym członkowie zespołów roboczych mogą współpracować w realizacji procesów biznesowych.

W pewnym okresie wydawało się, że koncepcja systemów KM odeszła w zapomnienie. Częściowo wynika to z faktu, że rozwiązania te mogą mieć zastosowanie w przypadku wielu różnych procesów przedsiębiorstwa, od rozwoju produktu po obsługę klienta. Z tego powodu dostawcy oprogramowania skoncentrowali się na mniejszych zakresach funkcjonalnych.

Jim Murphy, dyrektor badawczy AMR Research, uważa, że dostawcy prawdopodobnie odstraszyli klientów przesadnie rozbudowanymi funkcjami swoich rozwiązań. – Stosowano w nich zbyt agresywne podejście, polegające na tym, że systemy miały gromadzić całą wiedzę pracowników, którzy czuli się trochę jak uczestnicy programu „Big Brother”. Natomiast istotą tej koncepcji jest precyzyjne określenie, co wiedzą poszczególni pracownicy.

Targowisko technik

Powtórne zainteresowanie rozwiązaniami do zarządzania wiedzą zwróciło uwagę nawet największych dostawców IT. Ponieważ jednak w tej dziedzinie wykorzystuje się wiele technik, takich jak e-maile, komunikatory, portale, narzędzia wyszukujące czy zarządzające rekordami, każdy dostawca zastosował własne podejście.

Na przykład głównym składnikiem systemu zarządzania wiedzą w rozwiązaniu SAP jest portal korporacyjny. Natomiast Microsoft, czołowy dostawca narzędzi biurowych, w dziedzinie KM skupił się właśnie na rozwiązaniach biurowych.

Mimo różnych założeń strategii, stosowane techniki są do siebie coraz bardziej zbliżone. Różne rozwiązania łączy się w ramach jednego pakietu, co odpowiada firmom, które wolą współpracować z mniejszą liczbą dostawców.

Rozwój produktu, w większości przedsiębiorstw produkcyjnych oparty na współpracy przebywających w wielu oddziałach zespołów inżynierów, zaopatrzeniowców i pracowników produkcji, to proces, którego nie sposób realizować bez wszechstronnych rozwiązań do zarządzania wiedzą. Jedną z firm, która ogarnęła te potrzeby, jest dostawca oprogramowania projektowego, firma PTC.

– W wielu przedsiębiorstwach stosuje się narzędzia od kilku dostawców, nie zawsze komunikujące się ze sobą. Z jednej strony procesu mamy koncepcję produktu, z drugiej – gotowy produkt – mówi Tom Shoemaker, wicedyrektor PTC. – Produkt trzeba więc „przepchnąć” przez różne, niekoniecznie kompatybilne narzędzia.

Firma PTC zapoczątkowała technikę projektowania 3D, wprowadzając na początku lat 90. pakiet Pro/ENGINEER CAD. Ponieważ tego rodzaju narzędzia generowały pliki dużych rozmiarów, ze wzrostem ilości danych firmy potrzebowały systemów zarządzania wiedzą. Aby sprostać temu wyzwaniu, PTC przejęło firmę Computerware, która miała w ofercie aplikację do zarządzania danymi o produkcie o nazwie Windchill.

– Windchill działa przede wszystkim jako dostępne przez Internet repozytorium, przechowujące dane produktu – wyjaśnia Shoemaker. Początkowo aplikacja miała zarządzać danymi tworzonymi za pomocą dowolnego narzędzia CAD, ale z myślą o swoich klientach PTC dostosowało ją do pakietu Pro/ENGINEER.

Systemy zarządzania wiedzą wykorzystywane są w różnych procesach biznesowych

Całkiem jak PLM

Marc-André Verville jest administratorem narzędzi CAD w kanadyjskiej firmie Venmar Ventilation, produkującej systemy klimatyzacji dla przedsiębiorstw i gospodarstw domowych. Wyjaśnia on, że aplikacja Windchill miała służyć do zarządzania danymi na etapie rozwoju produktu m.in. dlatego, ponieważ w połączeniu z pakietem Pro/ENGINEER stworzono pełny system zarządzania cyklem życia produktu (PLM).

Poszukiwania rozwiązania PLM rozpoczęto, gdy firma musiała radzić sobie z plikami tworzonymi przez wiele zespołów projektowych w pięciu zakładach. – Potrzebowaliśmy nie tylko nowego oprogramowania CAD, ale też pewnego skoku jakościowego, ponieważ dotąd mieliśmy dużo problemów w tej dziedzinie – mówi Verville. – Wtedy dowiedzieliśmy się o systemach PLM.

Venmar Ventilation zaimplementował aplikację Windchill w pakiecie Pro/ENGINEER w 2003 r., a do dziś uaktualnił ją do wersji 8.0. Przed wdrożeniem zespoły projektowe zapisywały pliki projektów na serwerze we współdzielonych folderach. Niestety, często zdarzało się nadpisywanie plików, dlatego trudno było śledzić zmiany w projekcie. – Odnalezienie konkretnej informacji o produkcie nastręczało nieraz ogromnych trudności – wspomina Verville.

Odkąd danymi o produkcie zarządza aplikacja Windchill, fi rmie Venmar Ventilation udało się skrócić czas dostarczania produktu na rynek z 24 do 18 miesięcy, a w 2007 r. okres ten ma zostać skrócony nawet do 12 miesięcy. Umożliwia to automatyzacja przepływu pracy z dokumentacją oraz eliminacja nadpisywania plików, dzięki czemu łatwo można śledzić zmiany wprowadzane w projekcie.

– Narzędzie to gwarantuje, że wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu – wyjaśnia Verville. – Teraz o wiele łatwiej przebiega praca zespołów projektantów.

Korzyści finansowe

Usprawnienie procesów związanych z rozwojem produktu, czego przykładem jest wdrożenie w firmie Venmar Ventilation, według Toma Shoemakera staje się coraz istotniejszym wyzwaniem, któremu muszą sprostać przedsiębiorstwa produkcyjne. – W tej grupie procesów można odnaleźć wiele źródeł korzyści finansowych. Zyskają więc firmy, które poważnie potraktują to zadanie.

W praktyce dążenie do zwiększenia efektywności procesów biznesowych podnosi atrakcyjność rozwiązań do zarządzania wiedzą. Renee Thomas, dyrektor marketingu w firmie Esker, dostawcy narzędzi do obsługi wysyłki dokumentów, twierdzi, że mimo ogromnych inwestycji w zakresie systemów ERP w wielu przedsiębiorstwach produkcyjnych zadziwia brak automatyzacji sporej części procesów.

Jako przykład Thomas podaje fakturowanie – proces, który wciąż jest pomijany w wielu działających systemach ERP. – Praca wykonywana jest z użyciem zautomatyzowanego oprogramowania ERP, ale wystawione faktury w wielu przypadkach drukowane są i wysyłane klientom pocztą lub faksem.

Oferowane przez firmę Esker oprogramowanie do automatyzacji wysyłki dokumentów o nazwie DeliveryWare pomaga eliminować tę lukę. Łączy się z systemem ERP i automatyzuje wysyłanie i odbieranie zamówień, faktur i rachunków, które wcześniej drukowano lub skanowano.

U większości klientów firmy Esker jej oprogramowanie łączy się z systemem SAP, ale można je także integrować z rozwiązaniami innych producentów. – Naszym zadaniem jest odnalezienie w przedsiębiorstwie takich punktów, w których papierowe dokumenty są drukowane i wysyłane (wewnątrz lub na zewnątrz).

Aplikacja CNG-SAFE firmy Cabinet NG usprawnia wiele procesów biznesowych, takich jak fakturowanie i dostosowanie do przepisów, zapewniając użytkownikom łatwy dostęp do dokumentów w przyjaznym środowisku

Szafa na dokumenty

Esker to niejedyny dostawca narzędzi do zarządzania wiedzą, który walczy z zalewem papierowych dokumentów. – Tego rodzaju dokumenty to największe, i niestety niezauważane, zagrożenie dla sprawnej pracy przedsiębiorstwa – uważa James True, dyrektor ds. rozwoju w firmie Cabinet NG.

Cabinet NG za wzór wziął typową szafę na dokumenty i na jej podstawie opracował interfejs swojego fl agowego produktu o nazwie CNG-SAFE (Cabinet NG Shared Access Filing Environment).

– Ludzie zazwyczaj nie lubią zmian – wyjaśnia True. – Skoro więc zawsze mieli do czynienia z szafami, w których znajdują się teczki, a w teczkach dokumenty, stworzyliśmy interfejs dokładnie odpowiadający temu wyobrażeniu. Żaden system nie sprawdzi się, jeżeli użytkownicy nie będą mogli wygodnie z niego korzystać.

Wzorowanie się na znanych wszystkim szafach doskonale odpowiadało produkującej obrabiarki firmie Weinig USA (Mooresville, Północna Karolina). Wymieniono w niej zajmujące całą ścianę szafy na system CNG-SAFE. Przedsiębiorstwo to serwisuje ponad 10 tys. maszyn, z których każda musi mieć aktualną kartotekę. W dodatku ogromnej liczbie pracowników trzeba zapewnić dostęp do ogromnej liczby dokumentów. Jak mówi Dennis Hargan, kierownik ds. IT, te czynniki sprawiły, że zaczęto się rozglądać za systemem KM.

– Zdarza się, że kilku pracowników musi mieć dostęp do jednego dokumentu jednocześnie – wyjaśnia Hargan. – Gdy ktoś wyjmował taki dokument z szafy, a ktoś inny go potrzebował, tworzyło się zamieszanie. W rezultacie dokumenty często się gubiły.

Ponieważ obecnie dokumenty te przechowywane są w elektronicznej wersji szafy – w programie CNG-SAFE – kilka osób może jednocześnie pracować z tym samym dokumentem. W tym celu dokumenty zeskanowano, a teczki dla nowych obrabiarek tworzy się od razu w wersji elektronicznej. Zeskanowane, otrzymane faksem lub pocztą e-mail czy sporządzone w firmie dokumenty są automatycznie przenoszone do odpowiednich wirtualnych szaf i teczek. Dotyczy to także raportów przysyłanych przez serwisantów.

"System sprawdza się tylko wtedy, kiedy użytkownicy mogą z niego wygodnie korzystać"

James True, dyrektor ds. rozwoju w firmie Cabinet NG

Dokumenty z terenu

Pracownicy serwisu sporządzają raporty na laptopach wyposażonych w przystawki do rejestrowania podpisu, za pomocą których klienci podpisują raporty. Raporty są następnie przesyłane pod odpowiednim adresem e-mail, a program odczytuje z nich numer seryjny serwisowanej obrabiarki. Na podstawie tej informacji system umieszcza raport w odpowiedniej wirtualnej teczce. – Nie trzeba już zbierać przychodzących raportów i ręcznie umieszczać ich w odpowiednich teczkach i szafach – podsumowuje Hargan.

Odczytywanie numeru seryjnego maszyny z raportu serwisowego to funkcja dodana przez firmę Weinig USA do oprogramowania Cabinet NG. Jak wiele przedsiębiorstw, które wzięły udział w badaniu AMR Research dotyczącym rozwiązań do zarządzania wiedzą, Weinig USA planuje dalsze wdrażanie i rozwijanie używanego systemu. Obecnie pracuje ze swoim dostawcą nad automatyzacją przepływu dokumentów z działu sprzedaży do działów zamówień i księgowości. Funkcja ta ułatwi wycenę i ściąganie należności.

Prace nad rozszerzeniem funkcji aplikacji Cabinet NG dowodzą, jak podkreśla kierownik działu IT przedsiębiorstwa, że stała się ona nieodzownym narzędziem pracy personelu. Coraz więcej firm docenia korzyści płynące ze stosowania systemów zarządzania wiedzą.

Raport IDC o rynku PLM

UGS Corporation został uznany przez IDC za czołowego dostawcę PLM dla branży high- -tech, przemysłu samochodowego oraz lotnictwa i obrony. Z kolei Gartner Group pod koniec 2006 r. uznał UGS za lidera rynku PLM.

Raport IDC ocenia 10 największych dostawców rozwiązań PLM w odniesieniu do różnych rynków wertykalnych. Według przedstawionych badań UGS ma największy udział w trzech z czterech sektorów produkcji dyskretnej: branży high-tech, przemyśle samochodowym, obronnym i lotnictwie. W przemyśle samochodowym, najszybciej rosnącym segmencie dla PLM, udział UGS jest oceniony na 1/3.

Według Noela Stevensa analityka IDC (autora raportu) firmy z branży samochodowej i hightech oraz przemysłu lotniczego i obronnego muszą reagować szczególnie elastycznie na ciągle zmieniające się preferencje klientów i rosnące koszty. Konieczność redukcji liczby prototypów i kosztów, wczesne wykrywanie problemów konstrukcyjnych oraz przyspieszenie reakcji na potrzeby rynkowe powodują, że w tych branżach wymagania stawiane rozwiązaniom PLM są szczególne wysokie.

Źródło: www.msipolska.pl
Autor: Hobe Neal

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach

Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość