Dynamiczny rozwój Promedica24 spowodował konieczność zastosowania wydajnego systemu. Dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics CRM zyskano stabilny, wydajny i co najważniejsze bezpieczny system do wspomagania działań biznesowych - Dariusz Kossowski, Prezes Promedica24
Wprowadzenie
Promedica24 jest wschodnioeuropejskim liderem w usługach opieki na rynku niemieckim. Promedica24 świadczy usługi opieki klientom indywidualnym – osobom starszym lub chorym w ich własnych domach, a także klientom instytucjonalnym. Dodatkowo, Promedica24 jest największą wyspecjalizowaną agencją rekrutacyjną w branży medycznej w Polsce, rekrutującą lekarzy i innych pracowników medycznych do klientów w Hiszpanii, Portugalii, Wielkiej Brytanii, Holandii, Belgii, Niemczech oraz w Polsce.
Poprzez dobór odpowiednio wykształconej i kompetentnej kadry pracowników świadczących oferowane przez firmę usługi, Promedica24 jest gwarantem najwyższej jakości świadczonych usług opiekuńczych, pielęgnacyjnych i rehabilitacyjnych. Dążenie do ciągłego rozwoju i systematyczne udoskonalanie polityki jakości usług, doprowadziło do podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu Microsoft Dynamics CRM 4.0 i zintegrowanie go z systemem Microsoft SharePoint Services 3.0.
Dążenie do ciągłego rozwoju i systematyczne udoskonalanie polityki jakości usług doprowadziły Zarząd firmy Promedica24 do podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu CRM, który pomoże w usprawnieniu obsługi klienta oraz zarządzaniu danymi w firmie.
Oczekiwano stabilnego rozwiązania IT oraz stałego wsparcia ze strony producenta oprogramowania i firmy wdrożeniowej. Jednocześnie jako kluczowy wymóg określono możliwość szybkiej i prostej modyfikacji systemu, w którym wykonanie podstawowych czynności, takich jak dodanie pól, kartotek, raportów czy nawet prostych zadań przepływów pracy (workflow), będzie możliwe bez posiadania wiedzy programistycznej.
Wyzwanie
Dynamiczny rozwój firmy spowodował, że zmianie musiał ulec dotychczasowy sposób przechowywania danych. Głównym problemem była zwiększająca się liczba danych dotyczących m.in. rekrutowanych opiekunów, pielęgniarek, rehabilitantów i lekarzy oraz pozostałych osób zatrudnionych. Stale gromadzone są także dane związane z klientami Promedica24 oraz odpowiedzialnymi za ich obsługę koordynatorami.
W celu opanowania tak obszernej ilości informacji i uaktualnienia bazy danych w firmie zatrudniono specjalnie wykwalifikowany personel, jak też wprowadzono wiele ścisłych procedur. Mimo przedsięwziętych kroków w dalszym ciągu istniało duże prawdopodobieństwo bezpowrotnej utraty zarówno ważnych informacji jak i ważnych dokumentów.
Zarząd firmy Promedica24 podjął zatem decyzję o implementacji oprogramowania, które umożliwiłoby sprawne przetwarzanie i zarządzanie danymi, a także gromadzenie w jednym miejscu wszystkich dotychczasowo gromadzonych informacji. Dodatkowo oczekiwano połączenia danych klientów oraz pracowników z dokumentami ich dotyczącymi, które dotychczasowo były przechowywane w lokalizacjach sieciowych.
Optymalizacja procesów
Obok usprawnień dotyczących przechowywania danych, do poprawnego działania firmy, należało zoptymalizować proces rekrutacji oraz bieżącej obsługi kontrahentów Promedica24. Wybierając aplikację założono zatem, że powinna ona wspierać, a w niektórych procesach wręcz wyręczać pracownika w wykonywaniu codziennych, powtarzalnych czynności. System miał również wymuszać wykonanie pewnych czynności w procesie. Ostatecznie intuicyjna, a w konsekwencji prosta i szybka obsługa systemu w połączeniu z powyższymi funkcjonalnościami miała przyczynić się do skrócenia czasu wykonywania rutynowych czynności i zwiększyć wydajność personelu.
Migracja danych
Promedica24 przez lata działalności zebrała ogromne zasoby danych, które wykorzystywane są nadal w bieżącej działalności firmy. W związku z tym rozpoczęcie efektywnej pracy w nowo wdrożonym systemie musiało zostać poprzedzone eksportem dotychczasowo zebranych danych. Dodatkowo, konieczne było dostosowanie danych do nowej struktury, zarówno w zakresie pól jak i relacji.
Ochrona danych
Przechowywanie dużej ilości danych sprawiło, że niezbędnym wymogiem przy wyborze nowej aplikacji do zarządzania danymi było odpowiednie ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych. Wymagana była także możliwość bieżącej kontroli poprawności magazynowanych danych oraz wprowadzanych zmian. Baza danych systemu musiała spełniać rygorystyczne wymogi ustawy o ochronie danych osobowych.
Graficzna prezentacja danych
Pracownicy Promedica24 codziennie sortowali ręcznie setki ofert, aby spełniały oczekiwania klientów wobec obsługującego ich pracownika. Praca na różnych, wypełnionych danymi tabelach była bardzo trudna i żmudna. Kolejnym wymogiem wobec systemu CRM było więc wsparcie użytkowników poprzez funkcje graficznej prezentacji kalendarzy pracy pracowników, graficznych prezentacji kalendarzy klientów, jak też automatyzacja przy dopasowywaniu odpowiednich pracowników do klientów, którzy w danym czasie potrzebowali opiekuna o odpowiednich kwalifikacjach. Istotne było również, aby system zapewniał możliwość dołączania zdjęć do kartotek, jak i późniejszej ich modyfikacji.
Słowniki i kontrola wprowadzania danych
Wprowadzanie danych w wykorzystywanej dotychczas w Promedica24 aplikacji, często powodowało powstawanie błędów, np. literówek, duplikatów itp. Od nowego systemu oczekiwano zatem, aby większość danych można było wybrać z wprowadzonych wcześniej list, zamiast wpisywać je ręcznie. Zaimplementowane w systemie listy powinny być modyfikowalne tylko przez użytkowników o odpowiednich uprawnieniach.
Specyficzne funkcjonalności
Charakter prowadzonej przez Promedica24 działalności sprawił, że przez wiele lat wypracowywano optymalne metody pracy. Ustalono specyficzne algorytmy, np. ułatwiające wyliczenie wstępnej kalkulacji wynagrodzenia dla pracownika czy ułatwiające wyliczenie premii dla rekruterów, jak też pozwalające na najbardziej rentowne dopasowywanie pracowników do potrzeb klientów. Wszelkie te algorytmy musiały zostać odwzorowane w systemie.
Integracja
Nowo wdrażany system musiał ponadto zostać zintegrowany z funkcjonującym już w Promedica24 systemem ERP. Oczekiwano dwukierunkowej integracji pomiędzy systemem ERP, a nowym systemem CRM, niewymagającej wdrażania dodatkowo specjalistycznych i kosztownych aplikacji. Specyfikacja wymiany danych musiała być prosta, aby nie powodowała w przyszłości problemów.
Rozwiązanie
Decyzję o wyborze systemu Microsoft Dynamics CRM Zarząd Promedica24 podjął między innymi dlatego, że jest to stosowana od lat, sprawdzona platforma, której wdrożenia z sukcesem przeprowadzano na całym świecie. Silny partner w postaci firmy Microsoft, który gwarantuje wsparcie w ramach standardowych funkcjonalności zapewnił, że w razie problemów z systemem, Promedica24 nie zostanie pozostawiona bez profesjonalnego wsparcia. System, którego wdrożenie planowano początkowo dla kilkunastu użytkowników, mógł być ponadto bez problemu rozwijany o funkcjonalności dedykowane kolejnym działom firmy. Ostatecznie implementacja objęła niemal całą firmę, przy czym nie miało to żadnego wpływu na jego wydajność.
Microsoft Dynamics CRM jest elastycznym systemem, w którym nawet użytkownicy nie posiadający wiedzy programistycznej, mogą w prosty i szybki sposób wprowadzać odpowiednie modyfikacje w takim zakresie jak: pola, kartoteki, raporty czy przepływy pracy (workflow).
Centralizacja danych
Implementacja systemu Microsoft Dynamics CRM, zintegrowanego z Windows SharePoint Services i jego odpowiednia modyfikacja w celu dostosowania rozwiązania do potrzeb klienta, pozwoliły zebrać wszystkie niezbędne informacje dotyczące zarówno klientów jak i pracowników w jednym miejscu. Są to zarówno dane, jak i dokumenty, do których dostęp stał się łatwy i intuicyjny. (rys.1)
Relacyjne powiązanie poszczególnych kartotek, umożliwiło zoptymalizowanie struktury w celu zminimalizowania duplikacji danych, a jednocześnie zachowania przejrzystej i struktury.
Optymalizacja procesów
Już standardowe funkcje Microsoft Dynamics CRM pozwoliły na realizację większości zaawansowanych procesów, specyficznych dla działalności Promedica24. Dodatkowo, rozbudowane możliwości budowy workflow, wykorzystanie zaawansowanych skryptów JavaScript oraz przede wszystkim wykorzystanie rozbudowanych pluginów i aplikacji budowanych w platformie .NET, pozwoliły zbudować intuicyjny, a jednocześnie prosty w obsłudze system, wykorzystujący rozbudowane algorytmy. Ponadto, podczas dostosowywania systemu do działalności biznesowej klienta zwrócono szczególną uwagę na to, aby wesprzeć użytkowników w codziennych powtarzalnych czynnościach, które system wykonuje w sposób zautomatyzowany. (rys.2)
Rozwinięcie standardowych funkcjonalności systemu poprzez dodanie szeregu nowych obiektów, powiązań pomiędzy nimi oraz przystosowanie formularzy pod kątem wymagań stawianych przez użytkowników, pozwoliło znacznie usprawnić proces wprowadzania danych do systemu, specyficzny dla pracy poszczególnych działów Promedica24. System pozwolił ponadto wykluczyć dublowanie danych, zachowanie porządku i logiki ich wpisywania. (rys.3)
Magazynowanie i przetwarzanie danych
Oferowane przez Microsoft Dynamics CRM 4.0 narzędzia do migracji danych (standardowe narzędzie Importu rekordów do CRM oraz aplikacja Manager migracji danych programu Microsoft Dynamics CRM), pozwoliły nie tylko sprawnie zaimportować gromadzone przez Promedica24 dane, ale zapisać je w strukturze systemu Microsoft Dynamics CRM ze wszelkimi wymaganymi powiązaniami. Następnie, dane zostały uporządkowane między innymi dzięki wbudowanej funkcjonalności wyszukiwania duplikatów z zachowaniem wszelkich powiązań.
Ponadto, aby spełnić rygorystyczne oczekiwania Promedica24 i wymogi ustawy o ochronie danych osobowych, zaimplementowano funkcjonalność logowania wszystkich zmian wprowadzonych w systemie. Standardowa funkcja zabezpieczenia danych, głównie przez mechanizmy autentykacji i rozbudowany system uprawnień została rozszerzona tak, aby informacje o wprowadzonych zmianach zapisywane były w odniesieniu do każdego pola (rys.4), a nie rekordu (jak jest w standardzie).
W celu uniknięcia błędów przy wprowadzaniu danych do systemu, Zarząd Promedica24 zdecydował, aby w każdym miejscu w systemie były zaimplementowane listy lub listy zagnieżdżone (wybór pierwszej wymusza pozycje listy kolejnej). Takie rozwiązanie pozwoliło w znacznym stopniu uprościć wyszukiwanie i raportowanie danych. Jednakże, aby umożliwić dodawanie kolejnych pozycji w listach, co wymaga specyficznych uprawnień i wiedzy, wykonana została funkcjonalność umożliwiająca uprawnionym użytkownikom dynamiczne dodawanie/edycję kolejnych pozycji listy oraz wybór pozycji.
Dodatkowo na potrzeby Promedica24 wykonano szereg funkcjonalności, które w postaci graficznej prezentują wybrane dane i ułatwiają ich szybką analizę. Wprowadzono zatem funkcje umożliwiające przeglądanie kalendarzy wyselekcjonowanych grup klientów, graficzny interfejs pozwalający użytkownikowi szybko i dokładnie określić czy danemu klientowi przydzielona została właściwa liczba pracowników. Istotna jest też możliwość sprawdzenia, który pracownik w danym czasie będzie się znajdował u danego klienta.
Stworzono także narzędzia, które pozwalają wyszukać w bazie potencjalnych pracowników, najbardziej pasujących do wymogów danego klienta. System wyszukuje potencjalnych pracowników po wybranych parametrach, które stanowią kompilację wymagań określonych przez klienta w umowie oraz eksperta Promedica24. Co istotne brane są pod uwagę nie tylko wymogi klienta, ale również rentowność, wyliczana na podstawie zaimplementowanego algorytmu. Wynik końcowy – kalendarze wyszukanych pracowników i kalendarz klienta – wyświetlane są w postaci graficznej (rys.6). Pozwala to w odniesieniu do całego okresu trwania umowy porównać, w jakim zakresie kalendarze obu kontrahentów można dopasować. Na życzenie Promedica24 dodano także funkcjonalność, która umożliwia dodawanie zdjęcia kandydata do jego kartoteki w aplikacji CRM.
Dostosowanie systemu do działalności biznesowej klienta
Wsparcie techniczne Microsoft, pewna i sprawdzona platforma oraz modyfikowalność bez potrzeby zaawansowanej wiedzy informatycznej to standardowe funkcje oferowane przez Microsoft Dynamics CRM. Dodatkowo oprogramowanie Microsoft Dynamics umożliwia partnerom tworzenie rozwiązań „szytych na miarę”, dobranych idealnie do potrzeb klienta i adaptacji architektury systemu do indywidualnych wymagań danej branży.
Firma wdrożeniowa zrealizowała specyficzne dla działalności biznesowej Promedica24 funkcjonalności, które wykonują zaawansowane wyliczenia, np. płac (rys.5),
a ich wyniki zapisywane są bezpośrednio w systemie. Realizacja takich algorytmów w aplikacjach opartych o platformę .Net, poza skróceniem czasu, pozwala także uniknąć błędów. W przeciwieństwie do wykonywania tego typu obliczeń w arkuszach kalkulacyjnych, programista może wprowadzić szereg zabezpieczeń, które nie pozwolą użytkownikowi popełnić błędu (walidacje, brak możliwości zmiany logiki).
Dodatkowo, zgodnie z oczekiwaniem klienta, zrealizowano integrację aplikacji Microsoft Dynamics CRM z systemem ERP firmy trzeciej. Aby zminimalizować koszty zrealizowano ją za pośrednictwem plików, co pozwoliło uniknąć kosztownych rozwiązań związanych z różnicami technologicznymi pomiędzy systemami. Dodatkowo, brak bezpośredniej ingerencji w bazy danych systemów zwiększyło pewność co do spójności danych. Informacje zintegrowano w obie strony i mogą być one wywoływane na życzenie użytkownika systemu. Ponadto, przechowywanie dokładnych informacji dotyczących danych przekazanych do i od systemu ERP powoduje, że Promedica24 ma pełną kontrolę nad przepływami.
Korzyści biznesowe
- Microsoft Dynamics CRM umożliwił zebranie wszystkich danych, gromadzonych na potrzeby prowadzonej przez Promedica24 działalności, a także archiwizowanie dokumentów w spójnej, intuicyjnej strukturze, która pozwoliła zoptymalizować wydajność pracy personelu firmy.
- System wspiera pracowników w wykonywaniu codziennych, rutynowych czynności dzięki czemu np. w Dziale Rekrutacji firma zwiększyła wydajność o ok. 36%.
- Znaczne możliwości konfiguracji i programistycznej rozbudowy Microsoft Dynamics CRM pozwoliły usprawnić i zautomatyzować wykonywanie codziennych rutynowych czynności we wszystkich działach Promedica24. Maksymalne uproszczenie pracy pozwoliło na wygenerowanie znacznych oszczędności.
- Oferowane nieodpłatnie przez Microsoft Dynamics narzędzia do migracji danych pozwoliły sprawnie zaimportować dane do systemu Microsoft Dynamics CRM, a co za tym idzie znacznie ograniczyć koszty migracji danych do jednego systemu.
- Rygorystyczne procedury ochrony danych zapewniły komfort i bezpieczeństwo informacji zarówno dla Promedica24 jak i osób, których dane są przechowywane w firmowych bazach danych.
- Wsparcie pracy użytkowników systemu poprzez graficzną prezentację danych pozwoliło nie tylko uczynić pracę przyjemniejszą, ale zaowocowało znacznymi oszczędnościami w czasie.
- Funkcjonalności standardowe oraz dodatkowe modyfikacje pozwoliły zminimalizować liczbę błędów przy wprowadzaniu danych do systemu.
- Realizacja specyficznych algorytmów obliczeniowych w ramach aplikacji Microsoft Dynamics CRM, pozwoliła zminimalizować błędy w ich wykorzystaniu i znaczne oszczędności czasowe.
- Proste i sprawdzone funkcje pozwalające zintegrować dwa zupełnie różne systemy pozwoliły na widoczne oszczędności w czasie pracy użytkowników systemów i kosztach wprowadzania danych do obu aplikacji.
System umożliwił pełną automatyzację procesów występujących w Promedica24, a co za tym idzie zmniejszył zapotrzebowanie na zasoby ludzkie, co w konsekwencji przełożyło się na szybki zwrot z inwestycji – mówi Dariusz Kossowski, Prezes Zarządu Promedic24.
Microsoft Dynamics CRM pozwala firmie na optymalizację procesów biznesowych, usprawnienie zarządzania relacjami z klientem i zarządzania danymi swoich kontrahentów. Dzięki temu firma może zminimalizować ryzyko pomyłek i zagwarantować swoim klientom realizację usług w pełni zgodnych z ich oczekiwaniami” – dodaje Dariusz Kossowski.
Nie bez znaczenia jest tu również profesjonalizm, reprezentowany przez osoby bezpośrednio zaangażowane w realizację projektu ze strony firmy Intersys, która opracowała na nasze życzenie wiele dodatkowych rozwiązań i funkcji systemu. Dotyczy to zarówno okresu wdrożenia, jak i późniejszej obsługi serwisowej – mówi Dariusz Kossowski.
Aplikacja Microsoft Dynamics CRM jest rozwiązaniem prostym w obsłudze, wdrożeniu i utrzymaniu, które pomaga automatyzować i upraszczać procesy związane z zarządzaniem relacjami z klientami. Zapewnia pracownikom całej organizacji dostęp do aktualnych danych oraz pozwala im szybko reagować na zmieniające się informacje – podsumowuje Dariusz Kossowski.Źródło: www.intersys.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Komfort udoskonala obsługę dzięki inteligentnej personalizacji od Salesforce
PepsiCo przyspiesza strategię AI dzięki Agentforce od Salesforce
FC Bayern gra w transformację cyfrową dzięki rozwiązaniom SAP
Cerrad inwestuje w technologiczne rozwiązania, jako wsparcie w czasach kryzysu
Wdrożenie systemu IT Cube CRM w firmie WAGNER-SERVICE Sp. z o.o.
