PAULA FISH - przedsiębiorstwo z branży przetwórstwa ryb - optymalizuje procesy i zwiększa efektywność, wdrażając IFS APPLICATIONS

NIEZBĘDNA INTEGRACJA SYSTEMÓW IT

Rozwój działalności Paula Fish utrudniał brak integracji narzędzi informatycznych. Informacje biznesowe były niejednolite i trudne do uzyskania, a przepływ danych w ramach organizacji ograniczony. Przedsiębiorstwo potrzebowało zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP, obejmującego całość procesów biznesowych. Po przeprowadzeniu analizy dostępnych na rynku rozwiązań zarząd Paula Fish podjął decyzję o wdrożeniu systemu IFS Applications 9, który najlepiej spełniał jej wymagania związane z rozwojem działalności. Na początku 2017 r. podpisano umowę na wdrożenie rozwiązania z firmą InfoConsulting, platynowym partnerem IFS w Polsce.

W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo dynamicznie się rozwija, kluczowy staje się dostęp do informacji w celu wsparcia procesów zarządzania. Dlatego podjęliśmy decyzję o wdrożeniu systemu ERP. Rozwój tej niegdyś małej rodzinnej firmy zmierza obecnie w kierunku korporacji, a jakość danych i szybkość ich pozyskania stają się kluczowym elementem zarządzania” — informuje Marek Putzlacher, dyrektor zarządzający, Paula Fish Sławomir Gojdź Sp. J. „System IFS Applications został wybrany ze względu na elastyczną architekturę oraz pozytywne opinie użytkowników w branżach zbliżonych do tej, w której funkcjonuje nasze przedsiębiorstwo. Wybraliśmy także doświadczonego partnera — firmę InfoConsulting, która gwarantowała sprawne i profesjonalne przeprowadzenie projektu wdrożeniowego.

WDROŻENIE W SZEROKIM ZAKRESIE I ZGODNIE Z HARMONOGRAMEM

Przed wdrożeniem systemu IFS Applications w Paula Fish używano wielu niezależnych rozwiązań, m.in. w zakresie obsługi magazynów chłodniczych, finansów i obsługi kadr. Wiele aspektów działalności firmy było realizowanych przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych i innych specjalizowanych narzędzi. Głównym celem projektu wdrożenia było odwzorowanie pełnej działalności spółki w jednolitym systemie zintegrowanym.

Wdrożenie objęło wszystkie procesy realizowane w obszarze przetwórstwa i przechowywania ryb oraz integrację z systemem obsługi logistyczno-transportowej. Skoncentrowano się na kluczowych procesach dystrybucyjno-produkcyjnych i ich odwzorowaniu finansowym. System IFS Applications obejmuje główne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, takie jak: finanse i kontroling, logistyka wejściowa wraz z zaawansowanym modułem IFS VAP Palety, produkcja, logistyka wyjściowa, utrzymanie ruchu i obsługa kadr.

W ramach projektu zdefiniowano nową strukturę organizacyjną firmy, dostosowując ją do realizacji nowych zadań. Ponadto określono kompetencje poszczególnych komórek i stanowisk pracy. Celem tych działań była poprawa efektywności zarządzania przedsiębiorstwem.

Wdrożenie i uruchomienie systemu odbyło się sprawnie i zgodnie z przyjętym harmonogramem. Pierwsze prace podjęto w kwietniu 2017 roku, a start produkcyjny rozwiązania nastąpił w styczniu 2018.

Start produkcyjny był nie lada wyzwaniem zarówno dla zespołu Paula Fish, jak i dla konsultantów InfoConsulting, gdyż ze względu na specyfikę firmy ani na chwilę nie można było wstrzymać bieżących działań. Wdrożenie odbyło się w szybkim tempie i tylko dzięki olbrzymiemu zaangażowaniu wszystkich stron udało się zrealizować w terminie założone cele — komentuje Ryszard Schwartz, kierownik projektu, InfoConsulting.

System IFS Applications obejmuje kluczowe obszary działalności Paula Fish: finanse, dystrybucję, produkcję, remonty oraz kadry i płace. Na początku zakładano, że w systemie będzie pracować ok. 50 użytkowników. W trakcie prac okazało się jednak, że ze względu na szeroki zakres wdrożenia potrzebna jest większa liczba osób pracujących przy użyciu systemu. Obecnie z IFS Applications korzysta prawie 80 użytkowników.

INTEGRACJA PROCESÓW, AUTOMATYZACJA DZIAŁAŃ

Główne korzyści z wdrożenia w Paula Fish kompleksowego, zintegrowanego systemu informatycznego polegają na automatyzacji procesów przetwarzania danych oraz usprawnieniu i przyspieszeniu obiegu informacji w przedsiębiorstwie. Dzięki wypracowanym rozwiązaniom informacje biznesowe są spójne i łatwe do uzyskania.

System IFS Applications usprawnił działania firmowe w obszarze kontrolingu i finansów dzięki zapewnieniu dostępu do aktualnych danych biznesowych. Utworzenie w systemie centrów przychodowych i kosztowych zwiększyło sprawność i jakość raportowania zarządczego, dotyczącego informacji o stanie biznesu. Dzięki wprowadzeniu zasady dostępu, opartego na klasyfikacji użytkowników, zwiększył się poziom bezpieczeństwa kluczowych danych finansowych spółki. Rozliczanie kosztów i ustalanie wyniku finansowego odbywa się obecnie automatycznie. Zautomatyzowano również współpracę systemu IFS Applications z systemami bankowymi.

Wdrożenie pozwoliło na optymalizację procesów zakupów, produkcji i sprzedaży. Dzięki funkcji identyfikowalności sprawnie przebiegają procesy zarządzania materiałami i surowcem. Zwiększyła się efektywność operacyjna firmy w zakresie przepływu danych i informacji pomiędzy jednostkami produkcyjnymi i administracyjnymi.

Odzwierciedlenie w systemie IFS Applications procesów zachodzących w spółce, systemowe rozdzielenie biznesu na centra kosztowe i przychodowe oraz kompleksowe zarządzanie logistyką magazynową umożliwiają dostęp do informacji, które w kluczowy sposób wspierają decyzyjność w naszej spółce. Dzięki temu zwiększamy efektywność operacyjną przedsiębiorstwa — podsumowuje Marek Putzlacher, dyrektor zarządzający, Paula Fish Sławomir Gojdź Sp. J.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA

• Automatyzacja procesów przetwarzania danych
• Usprawnienie obiegu informacji w przedsiębiorstwie
• Dostęp do danych biznesowych w czasie rzeczywistym
• Usprawnienie raportowania zarządczego 
• Automatyzacja rozliczania kosztów 
• Usprawnienie zarządzania materiałami i surowcem
• Zwiększenie sprawności operacyjnej firmy

WDROŻONE MODUŁY

• IFS Finanse
• IFS Dystrybucja 
• IFS Remonty 
• IFS Produkcja
• IFS Zasoby Ludzkie 
• IFS Płace

Liczba użytkowników: ok. 80

Źródło: www.ifsworld.com