REKORD.ERP w fabryce reduktorów i motoreduktorów BEFARED S.A.

 

Przedsiębiorstwo specjalizuje się w produkcji znormalizowanych typoszeregów reduktorów i motoreduktorów zębatych o dużym stopniu normalizacji oraz unifikacji. W ofercie znajdują się nowoczesne typoszeregi motoreduktorów i reduktorów, które można zaadoptować do specyficznych wymagań klientów. Na zamówienie można również zaprojektować napędy specjalne, a także kupić części zapasowe oraz zamówić usługi serwisowe.

Kierownictwo przedsiębiorstwa poddało analizie oprogramowanie, które wówczas wspomagało zarządzanie w firmie (przed wszystkim zarządzanie procesami produkcyjnymi). Ponieważ dotychczasowy dostawca nie był w stanie dostarczyć odpowiednich, nowych rozwiązań, rozpoczęto poszukiwania innego systemu klasy ERP. Swoje prezentacje przedstawiły największe polskie firmy, specjalizujące się we wdrażaniu oprogramowania ERP. Po wielu spotkaniach oraz analizie przedstawionych ofert, zarząd spółki zdecydował o wdrożeniu pakietu REKORD. ERP autorstwa firmy Rekord SI. Taką decyzję podjęto, gdyż wspomniana firma posiadała długą listę referencyjną przedsiębiorstw, w których oprogramowanie dobrze się sprawdziło. Nie bez znaczenia była także duża wiedza i profesjonalizm pracowników firmy, którzy zajmowali się wdrożeniami. Co ważne, Rekord SI już na etapie negocjacji wykazał sporą elastyczność, jeśli chodzi o dostosowanie elementów oprogramowania do potrzeb BEFAREDU. Dzięki sprawnej komunikacji jasno zostały przedstawione sprawy związane z licencjonowaniem, finansowaniem wdrożenia, a także późniejszą umową pogwarancyjną - Sławomir Jura, Administrator systemu ze strony BEFARED S.A.

Przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych opracowane zostało studium wdrożeniowe na podstawie wskaźników, których osiągnięcie przedsiębiorstwo określiło sobie za cel przy implementacji oprogramowania w warunkach BEFARED S.A.

Szczegółowej analizie poddano takie obszary jak:

• elektroniczna forma organizacji dokumentacji konstrukcyjno – technologicznej, • struktura wyrobów katalogowych przedsiębiorstwa pod postacią odpowiednich modułów oprogramowania,
• powiązanie procesów handlowych z produkcyjnymi,
• operacje – obsługiwane przez system komputerowy - związane z emisją zlecenia produkcyjnego i jego przetwarzaniem, a także rejestracją operacji technologicznych, 
• analiza kosztów zlecenia na całym etapie procesu wytwarzania z dokładnością do zlecenia produkcyjnego, 
• analiza obciążenia maszyn w procesie produkcyjnym w celu eliminacji wąskich gardeł, • całość procesów logistycznych oraz obrotu materiałowego, realizowanych z wykorzystaniem systemu komputerowego oraz narzędzia MRP,
• konieczność dokonywania analiz przez zarząd przedsiębiorstwa – w tym celu wdrożono system Lider.

Rozpoczęto przygotowywanie danych do przeniesienia ze starego systemu do nowego. W tym miejscu specjaliści z firmy Rekord SI wykazali się sporą elastycznością, zwłaszcza w kwestii narzędzi umożliwiających przenoszenie danych na życzenie przez użytkownika. Zaimportowano dane, przygotowano generatory wyrobów katalogowych, wydruki oraz przeprowadzono testy z użytkownikami systemu. Powstały także tzw. ścieżki zleceń produkcyjnych oraz instrukcje obsługi systemu dla konkretnych stanowisk.

Następnie przystąpiono do udoskonalaniem obsługi oprogramowania. Dzięki sugestiom zarówno użytkowników systemu, jak również specjalistów z Rekord SI, wprowadzono wiele udoskonaleń technicznych. Zasadniczo, proces wdrażania systemów ERP nigdy nie dobiega końca, postępując równolegle z procesem jego użytkowania. Wymagania użytkowników zmieniają się razem z wymogami prawa oraz zmianami, zachodzącymi w technologiach informatycznych. Dlatego, rozwiązania stosowane w Fabryce Reduktorów i Motoreduktorów BEFARED S.A. podlegają ciągłej ewolucji.

Wdrożenie w FRiM BEFARED S.A. było od początku sporym wyzwaniem. System informatyczny, jakiego używano w przedsiębiorstwie, w dużym stopniu dostosowany był do potrzeb spółki, a użytkownicy w poszczególnych działach w większości nie dostrzegali konieczności wymiany oprogramowania. Na taką potrzebę zwracano uwagę przede wszystkim w gremiach zarządu i kierownictwa. Analiza wymagań, przeprowadzona pod kątem systemu informatycznego, wykazała, że procesy biznesowe, wspierane przez system informatyczny w firmie BEFARED, wystarczyłyby do podziału pomiędzy przynajmniej trzy inne przedsiębiorstwa. System wspiera procesy produkcji wyrobów standardowych oraz projektowanych na indywidualne zamówienia, a także procesy usług kooperacyjnych, remonty wyrobów własnych, innych producentów napędów oraz usług kooperacyjnych. - dr Grzegorz Gunia, Kierownik wdrożenia ze strony REKORD SI sp. z o.o.

Sporym wyzwaniem była konieczność zastąpienia dotychczasowego systemu z „dnia na dzień”. Wyznaczona została data, od której bieżąca praca miała być prowadzona w oparciu o nowy system. Decyzję tę podjęto w celu uniknięcia problemów, związanych z integracją i bieżącym przesyłaniem danych pomiędzy systemami. Przejęcie i porządkowanie danych ze starego systemu byłoby procesem czasochłonnym, wymagającym długotrwałego zaangażowania pracowników działu konstrukcyjnego oraz technologicznego. Dlatego zdecydowano się na zbudowanie bazy danych konstrukcyjno-technologicznych, która obejmuje produkowane wyroby. Równolegle prowadzono intensywne szkolenia na temat obsługi procesów realizowanych w przedsiębiorstwie, co wymagało sporego zaangażowania pracowników spółki. Tworzono także mechanizmy rozliczania kosztów produkcji według wymagań klienta.

W efekcie końcowym, system Rekord.ERP wspomaga zarządzanie wszystkimi procesami realizowanymi w przedsiębiorstwie. Konfigurator produktów wykorzystywany jest do wyrobów standardowych, natomiast dla wyrobów projektowanych pod indywidualne zamówienia istnieje możliwość integracji z systemami CAD. Baza danych dokumentacji konstrukcyjnej jest przechowywana w formie elektronicznej z nadzorowaną dystrybucją. Konieczność monitorowania procesów wyrobów, wykonywanych dla klientów BEFAREDU, wymusiła dokonywanie wizualizacji zaawansowania za pomocą wykresów Gantta. Dlatego wdrożono harmonogramowanie z bilansowaniem zasobów wytwarzania, co pozwala na śledzenie postępu wykonywanych prac w czasie rzeczywistym. Sprzężenie zwrotne w postaci dwustanowej rejestracji wykonywanej przez pracowników bezpośrednio produkcyjnych, weryfikuje metodę harmonogramowania. Wiarygodność firmy w oczach jej partnerów biznesowych podnosi procedura wysyłania do klientów BEFAREDU wykresów Gantta, prezentujących realne zaawansowanie wykonania. Ważnym celem wdrożenia było uzyskanie efektu monitorowania kosztów z dużą dokładnością. Dla uzyskania założonej dokładności rozliczenia kosztów użyto modułu KOSZTY, dzięki któremu udało się znacznie odciążyć moduł FK z zapisów analitycznych. Uzyskanie danych do rozliczeń kosztowych możliwe było nie tylko dzięki danym finansowym, lecz również z wykorzystaniem źródła wskaźników pobieranych z modułów produkcyjnych. Mowa tu przede wszystkim o rejestracji pracowników, czasie pracy służb remontowych oraz zużyciu materiałów do zleceń.

Proces wdrożenia potwierdził najważniejsze zalety systemu REKORD.ERP - jego elastyczność, dużą funkcjonalność oraz możliwość odzwierciedlenia i wspomagania współczesnych, rozległych procesów biznesowych. Pomimo długiego okresu realizacji, projekt zakończył się powodzeniem, co było możliwe dzięki dużemu zaangażowaniu pracowników i zarządu firmy BEFARED.

Źródło: www.rekord.com.pl