W nowej szacie informatycznej
Katgoria: ERP / Utworzono: 13 lipiec 2017
Firma P.B.H. S.A. jest właścicielem polskiej marki odzieżowej Quiosque, która na rynku istnieje już od 25 lat. Swoją ofertę kieruje do kobiet w wieku od 30 do 50 lat. P.B.H. posiada ponad 140 sklepów w całym kraju i stale się rozwija, planując tworzenie kolejnych punktów sprzedaży. Około połowę sklepów sieci stanowią lokale franczyzowe.Współpracuje zarówno z polskimi dostawcami, jak i z dostawcami z krajów Unii Europejskiej oraz z Bliskiego i Dalekiego Wschodu. P.B.H. zatrudnia ponad 300 pracowników, z czego większość osób zaangażowana jest do obsługi sklepów stacjonarnych.
Geneza projektu
Firma P.B.H. poszukiwała nowego rozwiązania informatycznego, który wspierałby jej dalszy rozwój. Wcześniej, oprócz systemu ERP, firma korzystała z różnych, dedykowanych rozwiązań. Nie były one częścią głównego systemu, lecz zostały stworzone jako osobno funkcjonujące elementy, często przez zewnętrznych w stosunku do ERP dostawców. Poszukując nowego oprogramowania, firmie zależało, aby było one dostosowane do funkcjonującego modelu biznesowego, w obszarach, w których funkcjonował on zadowalająco. Ponadto, nowy system miał usprawniać wymagające tego elementy ( szczególnie w obszarach, w których wcześniejszy ERP miał poważne problemy z poprawnym działaniem) i zapewnić możliwość rozwoju w planowanych przez firmę kierunkach, szczególnie w obszarach rozwoju mechanizmów zwiększających sprzedaż (programy lojalnościowe, lepsza obsługa klienta).
Spełnienie powyższych zadań wymagało od dostawcy oprogramowania dużej elastyczności i dobrego zrozumienia potrzeb firmy. Istotne były również terminy projektu, które z przyczyn formalno - prawnych były bardzo szybkie. Wyzwanie nie polegało więc tylko na stworzeniu nietypowych rozwiązań, lecz również na przygotowaniu i uruchomieniu ich w określonym czasie. Firma P.B.H. wybrała Sente jako partnera do realizacji tego projektu. O część logistyczną projektu związaną z przepływem towaru dbała firma doradztwa logistycznego Bincode.
Cele projektu
Geneza projektu
Firma P.B.H. poszukiwała nowego rozwiązania informatycznego, który wspierałby jej dalszy rozwój. Wcześniej, oprócz systemu ERP, firma korzystała z różnych, dedykowanych rozwiązań. Nie były one częścią głównego systemu, lecz zostały stworzone jako osobno funkcjonujące elementy, często przez zewnętrznych w stosunku do ERP dostawców. Poszukując nowego oprogramowania, firmie zależało, aby było one dostosowane do funkcjonującego modelu biznesowego, w obszarach, w których funkcjonował on zadowalająco. Ponadto, nowy system miał usprawniać wymagające tego elementy ( szczególnie w obszarach, w których wcześniejszy ERP miał poważne problemy z poprawnym działaniem) i zapewnić możliwość rozwoju w planowanych przez firmę kierunkach, szczególnie w obszarach rozwoju mechanizmów zwiększających sprzedaż (programy lojalnościowe, lepsza obsługa klienta).
Spełnienie powyższych zadań wymagało od dostawcy oprogramowania dużej elastyczności i dobrego zrozumienia potrzeb firmy. Istotne były również terminy projektu, które z przyczyn formalno - prawnych były bardzo szybkie. Wyzwanie nie polegało więc tylko na stworzeniu nietypowych rozwiązań, lecz również na przygotowaniu i uruchomieniu ich w określonym czasie. Firma P.B.H. wybrała Sente jako partnera do realizacji tego projektu. O część logistyczną projektu związaną z przepływem towaru dbała firma doradztwa logistycznego Bincode.
Cele projektu
- usprawnienie i automatyzacja procesów sprzedażowych
- rozwój w kierunku omnichannel
- rozwój programów lojalnościowych
- usprawnienie mechanizmów wykorzystywanych na magazynie centralnym i umożliwienie ich konfiguracji oraz rozwoju
- uruchomienie systemu WMS w magazynie outletowym
- wprowadzenie usprawnień do magazynu głównego w celu podniesienia wydajności pracy
Wyzwania
Terminy projektu były zdefiniowane od początku. Wyzwaniem było zaplanowanie projektu w ten sposób, aby jego poszczególne etapy były realizowane na czas i nie powodowały przerw w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Uruchomienie nowego systemu wymagało migracji danych z dotąd wykorzystywanego rozwiązania.
Pierwsze 3 miesiące prac miały charakter analityczny. Pokazały one to, jak dużą organizacją jest P.B.H. oraz zwróciły uwagę na rozbudowane struktury, które w niej występują (rozproszenie terytorialne sklepów, 12 kierowników regionalnych, outlety). Procesy zachodzące w poszczególnych jednostkach były bardzo zróżnicowane. Dlatego na początku projektu obie strony pracowały nad stworzeniem jednolitych standardów wewnątrz organizacji. Ważnym punktem było również ustalenie celów biznesowych wdrożenia.
Kolejne etapy prac, to systematyczne uruchamianie nowego systemu w kolejnych obszarach. Jako pierwszy wdrożony został obszar finansów i księgowości (z uwagi na rok rozliczeniowy, który dla firmy P.B.H. zaczyna się 1 kwietnia). W okresie przejściowym, pozostałe jednostki firmy pracowały w starym systemie, z którego dane transakcyjne były transferowane do nowego, i tutaj księgowane. Dzięki temu konfiguracja systemu mogła być zweryfikowana w obszarze gospodarki magazynowej i księgowości bez ryzyka zaburzenia pracy firmy. Została stworzona wersja demo, z której pracownicy mogli się szkolić jeszcze przed wdrożeniem systemu. Następnie, w odpowiednim tempie, poszczególne sklepy były “przełączane” do nowego systemu - jednego dnia przestawały korzystać ze starego oprogramowania, a następnego rozpoczynały pracę w nowym. Taki sposób pozwolił na stopniowe przełączenie wszystkich sklepów, minimalizując ryzyko przerwy w funkcjonowaniu punktów sprzedaży. Proces przełączania sklepów trwał 2 miesiące. Ostatnim etapem było uruchomienie systemów w magazynach centralnych.
Rozwiązania
Nowy system objął swoim zakresem wszystkie obszary funkcjonowania firmy P.B.H.: WMS, finanse i księgowość (wielozakładowa), hurtownia danych, obsługa punktów sprzedaży (POS), magazyn outletowy, zarządzanie personelem, controlling,
Podczas realizacji projektu, wdrożony został szereg rozwiązań, które znacznie usprawniły funkcjonowanie firmy P.B.H. Do najważniejszych z nich można zaliczyć:
- poszerzenie dostępności towaru w sklepie internetowym - dotychczas towary, które można było kupić online, pochodziły wyłącznie z magazynu centralnego, więc przekrój modeli i rozmiarów był bardzo ograniczony. Powstało rozwiązanie, które umożliwiło sprzedaż w sklepie internetowym towarów pochodzących z magazynów regionalnych poszczególnych sklepów. Dzięki temu sprzedaż w sklepie internetowym wzrosła o 100%.
- tablice analityczne w sklepach - wynagrodzenia pracowników poszczególnych salonów zależne są od realizacji miesięcznych planów sprzedażowych. Wcześniej informacje o poziomie realizacji założonych celów przekazywane były do sklepów w arkuszach excel z 1-2 dniowym opóźnieniem. Wprowadzenie automatycznie aktualizowanych tablic analitycznych do punktów sprzedaży dało pracownikom możliwość bieżącego dostępu do bardzo istotnych z ich punktu widzenia danych (funkcja ta jest najczęściej używaną funkcją w systemie).
- uruchomienie mechanizmów umożliwiających zwrot częściowy - często zdarza się, że klienci podczas jednej wizyty w sklepie kupują kilka towarów, a później decydują się zwrócić np. tylko jeden z nich. Dotychczas takie sytuacje powodowały konieczność anulowania całego paragonu i wystawienia kolejnego. Zaburzało to wiarygodność danych sprzedażowych, tworzyły się rozbieżności w cenach. Wprowadzenie mechanizmu zwrotów częściowych rozwiązało ten problem, usprawniając obsługę klientów.
- program lojalnościowy - wprowadzone rozwiązania pozwoliły na znaczące zwiększenie jakości obsługi klientów. Program lojalnościowy uległ zupełnej zmianie. Z systemu rabatowego (gdzie rabat jest na stałe przypisany do karty) dokonano przejścia na system kuponowy. Wcześniej kartę mogły otrzymać klientki, które wykazały zakup za określoną kwotę. Dzisiaj otrzymuje ją każda klientka. W ciągu kilku miesięcy od zmiany programu 60% transakcji jest realizowanych z użyciem karty - dzięki czemu wiadomo, jakie są preferencje poszczególnych klientów. Umożliwia to lepsze zarządzanie kuponami celem pobudzania sprzedaży.
- usprawnienie wymiany informacji o zmianach cen - dotychczas informacje o zmianach cen trafiały do salonów w postaci obszernych excelów. Zawierały one informacje o wszystkich produktach, które objęte zostały zmianami. Pracownicy sklepów musieli wyszukać na liście te produkty, które znajdują się w asortymencie ich sklepu i zmienić cenę każdego z nich. W nowym systemie obsługa sklepów otrzymuje powiadomienia o zmianie cen, ale tylko tych produktów, które są w danym punkcie “na stanie”. Dzięki temu nie muszą oni poszukiwać w rozległych excelach potrzebnych informacji. Otrzymują dokładnie te dane, które są dla nich istotne.
- automatyczne raporty sprzedażowe - usprawnienie procesów dotyczących sprzedaży i wyeliminowanie z obiegu skomplikowanych i niespójnych formularzy pozwoliło na automatyczne generowanie raportów sprzedażowych i analizę danych. Było to niezwykle ważne z punktu widzenia firmy P.B.H, ponieważ swoją politykę sprzedażową opiera ona o bieżącą analizę tego, co jest najczęściej kupowane przez klientki.
- usprawnienie systemu WMS na magazynie centralnym - do tej pory firma korzystała na magazynie z wózków z małymi notebookami, natomiast standardowy system WMS dostosowany był do urządzeń mobilnych typu handheld. Stworzone zostały interfejsy, które poprawiły wykorzystywane przez P.B.H. mechanizmy oraz były konfigurowalne, co było szczególnie ważne w perspektywie ich rozwoju.
- uruchomienie systemu WMS na magazynie outletowym - wcześniej ten magazyn był objęty ewidencyjnym systemem WMS i operator sam rejestrował, z której lokacji pobrał towar oraz sam decydował, gdzie docelowo miał on się znaleźć. Wprowadzony został zarządzający system WMS, który podpowiada magazynierowi z jakiej lokacji ma on zabrać towar. Dzięki temu działanie magazynu zostało usprawnione. Wydajność wydań wzrosła o 200%.
Na bazie rozwiązań opracowanych i użytkowanych wcześniej w firmie P.B.H., system Sente S4 na potrzeby projektu został rozbudowany o następujące rozwiązania:
- przesunięcia między sklepami (logistyka międzymagazynowa) - z uwagi na politykę sprzedażową firmy P.B.H., towary są często wymieniane między sklepami. Wprowadzono mechanizm, który pozwala na skrócenie procesu przesyłki towaru między sklepami.
- wycofanie kolekcji ze sklepów - np. kolekcja jesień - zima została wycofana ze sklepów, a na jej miejsce pojawiła się seria wiosna - lato. W systemie Sente S4 został opracowany mechanizm, dzięki któremu wycofywana kolekcja trafia do sprzedaży w sklepie internetowym. Wyzwaniem w tym obszarze było zachowanie balansu pomiędzy zapewnieniem dostępności nowych towarów w sklepach stacjonarnych, a uwolnieniem zalegających produktów do sprzedaży internetowej. mechanizm rozliczeń inwentaryzacji.
Rok po wdrożeniu
Projekt wdrożeniowy został zakończony, lecz cały czas trwają prace nad rozwojem systemu. Główny sukces to 3 krotny wzrost sprzedaży w kanale eCommerce (ze względu na zapewnienie dostępności towarów). Wdrożenie przebiegło bez jednego dnia wstrzymania pracy firmy, bez zaburzeń operacyjnych. Dzięki projektowi firma P.B.H. uzyskała elastyczny system WMS, współpracujący ze sklepami stacjonarnymi i wspierający prace związane z rozwojem w kierunku omnichannel.
W najbliższym czasie planowane jest uruchomienie nowej hurtowni danych. Schemat aktualnej to element poprzedniego oprogramowania, co utrudnia jej utrzymanie i rozwój. Dodatkowo celem na nadchodzące miesiące jest ,razem we współpracy z firmą Bincode ,wprowadzenie mechanizmu tworzenia budżetu zakupowego. W planach jest również umożliwienie sprzedaży towarów znajdujących się w magazynie outletowym przez witrynę WWW.
Trwają prace nad ergonomią procesów m. in. w obszarze WMS. Okresy znacznych skoków w ilości zamówień mocno obciążają wydajność magazynu internetowego. Na bieżąco są też usprawniane mechanizmy rejestracji czasu pracy, tak aby dostarczane statystyki były jak najbardziej wiarygodne.
Skala działalności firmy P.B.H. jest tak duża, że potrzeby względem oprogramowania stale wzrastają. Z tego względu opieką nad systemem i pracami rozwojowymi zajmuje się dedykowany zespół.
Źródło: www.sente.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Przeczytaj Również
Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w Fabryce Mebli WUTEH
W branży meblarskiej, charakteryzującej się wysoką złożonością procesów oraz równoległą realizacją… / Czytaj więcej
Jak Teads w 3 miesiące zautomatyzował finanse i skrócił raportowanie do 2 dni w Dynamics 365 Finance
Teads zdołał w zaledwie trzy miesiące zautomatyzować kluczowe procesy finansowe w Niemczech i Szwaj… / Czytaj więcej
Uzdrowisko Ciechocinek S.A. postawiło na cyfryzację z systemem ERP enova365
Tam gdzie ponad 100 000 kuracjuszy rocznie oczekuje kompetentnej opieki, nie ma miejsca na kompromi… / Czytaj więcej
Zapachy ze szczyptą magii - jak technologia wspiera JAR Aromaty?
Jest takie miejsce pod Warszawą, w którym technika i nauka spotykają się ze… sztuką. To JAR Aromaty… / Czytaj więcej
Woodeco stawia na strategiczną transformację w chmurze z SAP
Polski przemysł drzewny generuje istotny wkład do gospodarki, ale zmaga się m.in. z rosnącymi koszt… / Czytaj więcej


