PKP szybciej i sprawniej z SAP Fiori

 

SAP Fiori w PKP S. A.

Fiori to narzędzie, które dzięki nowoczesnemu i przyjaznemu interfejsowi pozwala na zarządzanie zaawansowanymi danymi biznesowymi z poziomu różnych urządzeń. Może być obsługiwane poprzez przeglądarki albo za pomocą dedykowanej aplikacji. Obsługa jest prosta i intuicyjna, bo oparta o najnowsze trendy związane z interakcją użytkownika z produktem, a responsywny interfejs dostosowuje się do urządzenia, na którym jest wyświetlany. To zresztą jedna z kluczowych cech, która zaważyła o wyborze SAP Fiori przez PKP S.A. Głównym założeniem było to, aby użytkownik aplikacji mógł pojechać do danego obiektu i za pomocą kilku kliknięć uzyskać dostęp do niezbędnych danych w systemie. To sprawia, że firmy korzystające do tej pory z rozwiązań niemieckiego SAP „wychodzą zza biurek” i mogą całkowicie mobilnie realizować swoje procesy biznesowe.

Otrzymaliśmy zapytanie dotyczące przygotowania oferty w postępowaniu niepublicznym w trybie przetargu nieograniczonego na wdrożenie rozwiązania SAP Fiori z dostępem do funkcji systemu SAP Real Estate, czyli do zarządzania nieruchomościami w PKP S.A. Spółka przygotowywała się do działań zmierzających do konsolidacji wszystkich danych w jednym źródle. Wymagania stawiane przez klienta w toku postępowania przetargowego były wysokie, musieliśmy zaproponować i napisać własne rozszerzenia, które w ramach obsługi operacyjnej wychodziłyby naprzeciw konkretnym potrzebom biznesowym. SAP Fiori jest rozwiązaniem, które perfekcyjnie wpisało się w potrzeby spółki związane z zarządzaniem obiektami i terenami jej podległymi – mówi Adam Warszewski, Sales Director w Hicron.

Głównymi użytkownikami systemu mieli być zarządcy oraz administratorzy nieruchomości PKP S.A., którzy do tej pory nie posiadali zdalnego i bezpośredniego dostępu do danych w systemie SAP RE. Zależało nam na rozwiązaniu wieloplatformowym, które byłoby dostępne z różnych systemów operacyjnych, zarówno poprzez przeglądarki, jak i dedykowaną aplikację zintegrowaną z funkcją GPS. Cała architektura systemu musiała objąć nasze nieruchomości, blisko 57 tys. samodzielnych budynków i budowli oraz ponad 100 tys. ha gruntów, w które wliczone były także obiekty użyteczności publicznej. Konieczne było więc wprowadzenie rozbudowanego narzędzia do obsługi. Jednocześnie chcieliśmy postawić na rozwiązanie mobilne, które pozwoliłoby naszym pracownikom na zdalną ocenę stanu nieruchomości. Zależało nam na przesyle danych w czasie rzeczywistym, żebyśmy mogli natychmiast oszacować potencjał nieruchomości i estymować koszty jego utrzymania – mówi Grażyna Krusiewicz, Zastępca Dyrektora Biura Teleinformatyki PKP S.A.

Głównymi użytkownikami systemu mieli być zarządcy oraz administratorzy nieruchomości PKP S.A., którzy do tej pory nie posiadali zdalnego i bezpośredniego dostępu do danych w systemie SAP RE. Zależało nam na rozwiązaniu wieloplatformowym, które byłoby dostępne z różnych systemów operacyjnych, zarówno poprzez przeglądarki, jak i dedykowaną aplikację zintegrowaną z funkcją GPS. Cała architektura systemu musiała objąć nasze nieruchomości, blisko 57 tys. samodzielnych budynków i budowli oraz ponad 100 tys. ha gruntów, w które wliczone były także obiekty użyteczności publicznej. Konieczne było więc wprowadzenie rozbudowanego narzędzia do obsługi. Jednocześnie chcieliśmy postawić na rozwiązanie mobilne, które pozwoliłoby naszym pracownikom na zdalną ocenę stanu nieruchomości. Zależało nam na przesyle danych w czasie rzeczywistym, żebyśmy mogli natychmiast oszacować potencjał nieruchomości i estymować koszty jego utrzymania - Grażyna Krusiewicz, Zastępca Dyrektora Biura Teleinformatyki PKP S.A.

Jeszcze lepsze Fiori

W przypadku wdrożenia rozwiązania SAP Fiori dla PKP S.A. konieczne było przygotowanie specjalnej infrastruktury w postaci dodatkowych aplikacji funkcjonujących w oparciu o Fiori. Dostęp do danych z zakresu SAP RE został zapewniony poprzez stworzenie 7 dedykowanych modułów:

 

Zadaniem tych modułów jest odczytywanie danych w trybie on-line.

Mobilny dostęp do aplikacji był kluczowy dla naszych potrzeb. Zajmujemy się utrzymywaniem nieruchomości na terytorium całego kraju, są to różne obiekty, o zróżnicowanych wymaganiach i funkcjach. Nieruchomości te są ewidencjonowane w systemie SAP przez 350 zarządców i administratorów, którzy swoją pracę wykonują – dzięki SAP Fiori – w pełni mobilnie. Do momentu wdrożenia nie mieli dostępu do danych dotyczących określonych budynków czy gruntów poza biurem. Stąd narodziło się zapotrzebowanie na wdrożenie takiego systemu. Jest to format bazowy naszych wymagań, który planujemy rozwijać zgodnie z zapotrzebowaniem użytkowników – mówi Michał Malarowicz, Z-ca Kierownika projektu PKP S.A.

Mobilny dostęp do aplikacji był kluczowy dla naszych potrzeb. Zajmujemy się utrzymywaniem nieruchomości na terytorium całego kraju, są to różne obiekty, o zróżnicowanych wymaganiach i funkcjach. Nieruchomości te są ewidencjonowane w systemie SAP przez 350 zarządców i administratorów, którzy swoją pracę wykonują – dzięki SAP Fiori – w pełni mobilnie. Do momentu wdrożenia nie mieli dostępu do danych dotyczących określonych budynków czy gruntów poza biurem. Stąd narodziło się zapotrzebowanie na wdrożenie takiego systemu. Jest to format bazowy naszych wymagań, który planujemy rozwijać zgodnie z zapotrzebowaniem użytkowników - Michał Malarowicz, Z-ca Kierownika projektu PKP S.A.

Jak napisać dedykowane rozwiązanie?

Przedmiot umowy pomiędzy Hicron a PKP S.A. obejmował zaprojektowanie, dostawę, wdrożenie i integrację aplikacji mobilnych wykorzystujących SAP Fiori.

W założeniu aplikacje miały stanowić podręczne, przenośne źródło wiedzy dla kilkuset pracowników zajmujących się nieruchomościami w Oddziałach Gospodarowania Nieruchomościami PKP S.A. Przygotowaliśmy rozwiązanie, które miało zwiększyć komfort pracy i znacznie ją przyspieszyć. Pracownicy PKP S.A. nie potrzebują teraz notatek, które później przenoszą do systemu. Cała obsługa odbywa się za pośrednictwem urządzenia przenośnego – tabletu albo smartfona. Zanim jednak zaczęliśmy pisać właściwe linijki kodu, przygotowaliśmy klikalny prototyp z układem logicznym i graficznym projektu – mówi Paweł Małecki, Project Manager w Hicron.

Sam proces przygotowywania i późniejszego wdrożenia wymagał dużej dozy dyscypliny. Podzielony na 8 faz projekt miał bardzo krótki czas realizacji, a każda z nich kończyła się spotkaniem komitetu sterującego. W tej chwili projekt znajduje się w ostatniej fazie, stabilizacji.

Projekt był i nie był trudny. Sama aplikacja nie stanowiła problemu, natomiast pracowaliśmy pod ogromną presją czasu. Na szczęście mieliśmy świetny zespół, który pozwolił na wychwycenie ewentualnych potknięć produkcyjnych. W ramach współpracy PKP S.A. może skorzystać z prawa opcji – tj. budżetu, który został dedykowany pod rozwój obecnych i przyszłych rozwiązań – kończy Małecki.

Zdalna realizacja projektu to nie problem

Po formalnym rozpoczęciu współpracy, tj. wygraniu postępowania przetargowego, obie strony przystąpiły do działania.

Podczas prowadzonego postępowania liczyła się nie tylko cena, ale także kryteria związane z doświadczeniem i odpowiednim zespołem projektowym. Wdrożenie rozpoczęło się bardzo szybko. Pierwszą fazę projektu odebraliśmy tydzień po podpisaniu umowy – mówi Michał Malarowicz z PKP S.A. – Specyficzną cechą projektu było to, że był realizowany zdalnie. Mieliśmy ograniczoną możliwość spotykania się twarzą w twarz, współpracowaliśmy więc głównie w oparciu o maile i telefony, a mimo to była to bardzo spójna praca – kończy Malarowicz.

Więcej o Fiori?

SAP Fiori to rozwiązanie, które nie musi być skierowane wyłącznie w stronę zarządzania nieruchomościami. Za jego pomocą można usprawnić także wykorzystywanie klasycznego rozwiązania SAP ERP on HANA. Upraszcza ona przepływ informacji między uczestnikami procesów biznesowych w firmie, pozwala na akceptowanie zamówień, realizację działań magazynowych czy księgowanie faktur w sposób płynny, bez konieczności podłączenia do konkretnego urządzenia czy dedykowanej sieci komputerowej. Jako rozwiązanie mobilne pozwala na dostęp do zasobów informacyjnych organizacji z każdego urządzenia.

Jednocześnie zapewnia administratorom możliwość nadawania odpowiednich poziomów uprawnień dla poszczególnych użytkowników. I tak, dla przykładu za pomocą Fiori możemy nadać osobom kierującym zespołami dostęp do wszelkich umów, zamówień, koszyków zakupów, arkuszy czasu pracy, kosztów czy zatwierdzania wniosków. Pracownicy mogą też mieć ich wypełniania, dostęp do arkuszy czasu pracy, delegacji, wynagrodzeń czy koszyków zakupów. Możemy też uszczegółowić zakres danych dla konkretnej grupy zawodowej w naszej organizacji, np. dla przedstawicieli handlowych – możemy uprawnić ich do tworzenia, zmieniania i śledzenia zleceń sprzedażowych, monitorowania wysyłek i faktur dla klientów czy weryfikowania cen i dostępności produktów itd. Aplikacja biznesowa Fiori ma więc szerokie spektrum zastosowań i w dzisiejszych czasach, w których ważna jest szybka reakcja na oczekiwania rynku, spełnia swoją rolę znakomicie.

Źródło: HICRON