INFORMATYCZNE INNOWACJE W MTP

 

Międzynarodowe Targi Poznańskie (MTP) mają ponad 50% udziału w polskim rynku targowym. Portfolio produktów obejmuje ponad sto imprez targowych organizowanych w cyklach rocznych lub dwuletnich. Firma dysponuje 16 przestrzennymi, klimatyzowanymi pawilonami. Oddana do użytku w 2012 roku Sala Ziemi — jedna z najnowocześniejszych i największych sal kongresowo-konferencyjnych w Polsce — może pomieścić do 2000 uczestników. W roku 2015 we wszystkich wydarzeniach targowych organizowanych na terenie poznańskich targów wzięło udział ponad 9600 wystawców, a odwiedziło je ponad 630 tys. zwiedzających.

BIZNES WSPOMAGANY PRZEZ IT

Ciągły rozwój MTP wspomagają zaawansowane narzędzia informatyczne. Centralnym rozwiązaniem do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa jest system IFS Applications. Wdrożenie pierwszej jego wersji w Międzynarodowych Targach Poznańskich miało miejsce w roku 2003. Cztery lata później odbyła się pierwsza aktualizacja systemu, a kolejna w roku 2015. IFS Applications wspomaga zarządzanie wszystkimi kluczowymi obszarami działalności przedsiębiorstwa, takimi jak: finanse, zarządzanie projektami, dystrybucja, remonty, obsługa kadr i płac oraz analiza zarządcza.

Każda impreza targowa czy konferencja to projekt, którego złożoność i specyfika wymaga zaawansowanego wsparcia IT. Od kilkunastu lat skutecznie używamy systemu IFS Applications do wspomagania zarządzania działalnością naszego przedsiębiorstwa. Kierując się dobrymi praktykami ITIL, pragniemy dostarczać pracownikom i klientom usługi ICT najwyższej jakości. Jest ich ponad 200, a system firmy IFS obsługuje najistotniejszą ich grupę. Dlatego pełni tak ważną rolę w utrzymaniu sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa — wyjaśnia Krzysztof Ślatała, dyrektor ds. informatyki w firmie Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o.

SYSTEM WIELOSTRUMIENIOWEJ KOMUNIKACJI MASOWEJ

Jednym z najnowszych projektów informatycznych zrealizowanych w MTP jest zakończona w czerwcu 2016 roku implementacja prototypu systemu wielostrumieniowej komunikacji masowej wspomagającego prowadzenie kampanii marketingowych. Rozwiązanie to, pozwalające na integrację marketingu bezpośredniego i pośredniego z weryfikacją rezultatów online, będzie podstawą nowej usługi skierowanej do klientów targowych MTP. .

Projekt naukowo-badawczy dotyczący wielostrumieniowej komunikacji masowej został zrealizowany przy współpracy z Poznańskim Centrum Superkomputerowo-Sieciowym (PCSS), działającym przy Instytucie Chemii Bioorganicznej Polskiej Akademii Nauk. Dzięki pozytywnej opinii Narodowego Centrum Badań i Rozwoju projekt zyskał dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Realizacja projektu, którego wartość wyniosła prawie 4,5 mln zł, trwała dwa lata.

W czasach charakteryzujących się natłokiem informacji i szumem medialnym wybór najbardziej efektywnych narzędzi komunikacji i zbudowanie odpowiedniego przekazu stanowi poważne wyzwanie dla każdego, kto za cel stawia sobie sprawny i przynoszący rezultaty marketing. Dotarcie do właściwej grupy z dobrze skonstruowanym komunikatem stanowi o skuteczności działań reklamowych” — komentuje Tomasz Kobierski, wiceprezes zarządu firmy Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. i dodaje: „Tradycyjne kanały komunikacji z klientem, wzbogacone o nowe usługi (m.in. serwisy internetowe, digital signage, aplikacje na smartfony czy adwords), wprowadzają nową jakość w relacji biznes-klient. Celem naszego wspólnego projektu było stworzenie platformy, która pozwoliłaby na realizację wielostrumieniowych, masowych kampanii komunikacyjnych z unifikacją treści i wizerunku w jednym miejscu.

Wyzwaniem dla zespołu realizującego projekt było opanowanie ogromu zdywersyfikowanej informacji zwrotnej płynącej z różnych strumieni i ujęcia jej w jednolitej, uporządkowanej strukturze, która umożliwia segmentację wyników i analizę danych w różnych przekrojach. Realizatorzy projektu skoncentrowali się przede wszystkim na zagadnieniu optymalnego doboru parametrów komunikacji, tak by spośród milionów możliwości wybrać najwłaściwsze z punktu widzenia treści przekazu, grupy docelowej oraz terminu, optymalizując jednocześnie koszty. .

Dzięki integracji wszystkich strumieni komunikacji nowe narzędzie pozwala w sposób zautomatyzowany zebrać informację zwrotną ze wszystkich kanałów. Umożliwia również przeprowadzenie analiz, pomiarów skuteczności kampanii oraz badanie trendów. Wdrożony system zapewnia obsługę zarówno zaawansowanych technologicznie narzędzi internetowych, jak i bardziej tradycyjnych metod komunikacji. Rozwiązanie zdecydowanie upraszcza i skraca proces planowania i realizowania złożonych kampanii marketingowych. .

PORTAL STREFA WYSTAWCY

Międzynarodowe Targi Poznańskie są liderem w dziedzinie wprowadzania nowych usług cyfrowych dla klientów targowych. Pierwszym naszym produktem było udostępnienie informacji gospodarczych na temat ponad 100 mln firm z 23 krajów. To ewenement w skali światowej. Informacje są dostępne bezpłatnie dla wystawców wszystkich targów organizowanych przez MTP — wyjaśnia Krzysztof Ślatała.

Dostęp do wyszukiwania firm i zamawiania raportów otwarty został we wrześniu 2015 r. poprzez portal Strefa Wystawcy, gdzie można zamawiać wszystkie usługi związane z udziałem w targach. Międzynarodowe Targi Poznańskie są pierwszą firmą z branży targowej w Polsce, która zbudowała taką platformę komunikacji ze swoimi klientami. .

Prace nad rozwojem usług cyfrowych nadal trwają. Kolejnym projektem, który obecnie znajduje się w fazie pilotażowej, jest szczegółowy raport branżowy dla sektora gospodarki związanego z aktualnie odbywającymi się targami. .

IFS APPLICATIONS W MTP

Rosnące potrzeby w obszarze zarządzania i konieczność obsługi nowych procesów spowodowały, że w roku 2015 zarząd MTP podjął decyzję o wdrożeniu nowszej wersji systemu IFS Applications. .

Aktualizacja systemu przebiegła sprawnie i w styczniu 2016 roku nastąpił start produkcyjny nowej wersji. IFS Applications 8 wspomaga zarządzanie we wszystkich kluczowych obszarach działania przedsiębiorstwa, takich jak: finanse, zarządzanie projektami, dystrybucja, remonty oraz kadry i płace. Z systemu korzysta 350 użytkowników.

Dzięki wdrożeniu IFS Applications 8 wprowadziliśmy kolejne ulepszenia w zarządzaniu operacyjnym i budżetowaniu. Udało nam się przesunąć kontrolę realizacji budżetu na poziom operacyjny wraz z przesunięciem momentu jej rozpoczęcia z końca procesu na początek, co oznacza kontrolę już samego zamiaru wydania pieniędzy poprzez analizę jego wpływu na prognozowany wynik finansowy projektu. Zwiększa to bezpieczeństwo finansowe przedsięwzięć i w konsekwencji całej firmy. Sama dyscyplina budżetowa już nie wystarcza, gdyż otoczenie biznesowe zmienia się zbyt dynamicznie — komentuje Krzysztof Ślatała.

System IFS Applications 8 zapewnia pełną kontrolę kosztów i przychodów nie tylko w ujęciu projektowym. Pozwala na analizy w wielu przekrojach. Na bieżąco znane są koszty i przychody wydziałowe, w podziale na projekty, w podziale na grupy projektów czy w podziale na poszczególne elementy infrastruktury (np. budynki), co przykładowo jest potrzebne do badania rentowności infrastruktury i właściwego jej doboru do poszczególnych wydarzeń. Krzysztof Ślatała podkreśla: „Ta swoboda, łatwość oraz kompletność analityczna jest nam bardzo potrzebna".

Dysponujemy szczegółowym planem kosztów dla projektów w rozbiciu na działania projektowe, posiadamy bieżące informacje o kosztach wynikających z zaplanowanych zakupów, a także kosztach wynikających z zakupów w trakcie realizacji. Mamy także możliwość zestawienia kosztów szacowanych i rzeczywistych z dokładnością do działań projektowych. Warto również podkreślić, że dzięki integracji z elektronicznym obiegiem pracy i dokumentów, w szczególności obiegiem faktur, praca w naszej firmie przebiega bardzo sprawnie — podsumowuje Krzysztof Ślatała.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™: