Dziedzictwo UNESCO efektywnie zarządzane

Kopalnia w Wieliczce to najpopularniejszy i jedyny obiekt górniczy na świecie, czynny bez przerwy od średniowiecza do dnia dzisiejszego. Podziemny labirynt chodników, pochylni, komór eksploatacyjnych, szybów i jezior zajmuje 9 poziomów, ma 300 km długości i 327 metrów głębokości. W latach 70-tych został on wpisany na listę światowego dziedzictwa UNESCO. Wówczas rozpoczął się w historii kopalni nowy etap.

Atrakcja, która stała się biznesem

Rok 1978 r. był dla Wieliczki datą przełomową. Wówczas zdecydowano o tym, że kopalnia ma przestać pełnić funkcje produkcyjne jakie pełniła od ponad 700 lat. Dzięki staraniom miłośników obiektu, którzy chcieli zachować dorobek polskiego górnictwa, kopalnia stała się w krótkim czasie okrętem flagowym polskiej turystyki. Obecnie jest najpopularniejszym podziemnym obiektem turystycznym na świecie. Odwiedza ją co roku ponad 1 mln turystów, z tego ponad połowa to obcokrajowcy – opowiada dr hab. inż. Kajetan d’Obyrn Prezes Zarządu Kopalni Soli „Wieliczka” S.A.

W 1996 r. zdecydowano ostatecznie o zakończeniu działalności wydobywczej.

Eksploatacja górnicza pozostawiła ponad 2400 komór i 250 km chodników znajdujących się pod miastem Wieliczka. Prowadzone od zaprzestania wydobycia prace górnicze związane są z likwidacją części niezabytkowej, ograniczeniem zagrożenia wodnego, zabezpieczeniem zabytkowych wyrobisk, ochroną powierzchni terenu i udostępnieniem podziemnego zabytku turystom – dodaje Prezes d’Obyrn.

Kopalnia stała się przedsiębiorstwem, które łączy ochronę narodowego dziedzictwa z działalnością komercyjną.

To ogromny organizm zarządzany przez 3 spółki. Zatrudnia ponad 700 osób a pracę zapewnia w sumie ponad 1500 osobom. Można powiedzieć, że to dwie małe miejscowości – jedna na powierzchni i jedna na dole – mówi Łukasz Gębala – Kierownik Działu Controllingu

Z jednej strony realizowane są prace zabezpieczające i likwidacyjne wyrobisk a z drugiej strony kopalnia zarządza kompleksem turystycznym.

Organizujemy na terenie kopalni 360 imprez w roku. To różnego rodzaju eventy, bale, wesela. Tutaj spotykają się prezydenci, wręczane są medale wyścigu Tour de Pologne, tutaj odbywa się Gala Boksu. Kopalnia prowadzi także uzdrowisko, w tym roku do dyspozycji turystów i kuracjuszy oddamy pierwszą dużą tężnię na południu Polski. Oprócz tego sprzedajemy też bilety i pamiątki – wylicza Łukasz Gębala.

Serce z krzemu

W kopalni wprowadzono najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne, aby prowadzenie biznesu na taką skalę było w ogóle możliwe. Szkielet złożony z 5 km kabli światłowodowych, sprzężony z 300 stacjami roboczymi i połączony z siecią kiosków multimedialnych i fotokiosków, to krwioobieg informatycznego organizmu. Zapewnia on m.in. możliwość odbierania i wysyłania maili oraz wykonywania rozmów telefonicznych nawet 140 m pod ziemią. W sytuacjach krytycznych zapewnia również, tak pożądane w kopalni, bezpieczeństwo.

Światłowód jest też nośnikiem informacji dla systemu Impuls EVO wspomagającego zarządzanie i czuwającego nad prawidłową działalnością kopalni w wymiarze biznesowym i organizacyjnym. To serce rozległego i skomplikowanego systemu IT, gromadzącego i przetwarzającego dane ze wszystkich najistotniejszych obszarów – finansów, księgowości, kadr, płac, magazynu i sprzedaży. Wspiera zarządzanie kopalnią począwszy od robót górniczych i prac ziemnych, poprzez działalność hotelarską i uzdrowiskową, na sprzedaży biletów kończąc.

Wszędzie tam, gdzie prowadzimy działalność, pojawia się potrzeba ewidencji sprzedaży, obrotu magazynowego, księgowości i finansów. Impuls EVO jest podstawowym systemem do ewidencji zdarzeń gospodarczych, integrującym dane pochodzące z wielu różnych aplikacji dedykowanych do obsługi ruchu turystycznego, gastronomii, imprez czy prowadzenia uzdrowiska. Dzięki temu, że posiadamy jedną bazę analityczną, jesteśmy w stanie zarządzać całym przedsiębiorstwem z jednego miejsca. – tłumaczy Łukasz Gębala.

Rozliczyć dotacje

Jednym z procesów wspieranych przez Impuls EVO jest obszar zakupów i zarządzania gospodarką magazynową. Kopalnia kupuje materiały biurowe, środki czystości niezbędne do utrzymania trasy turystycznej, narzędzia dla górników a także materiały służące do zabezpieczenia kopalni: drewno, rury, a także piasek podsadzkowy, cement czy żużel, z których tworzony jest iniekt do podsadzania podziemnych komór. Impuls EVO w dużym stopniu upraszcza proces zamawiania i dostarczania zakupów. Informacja raz wprowadzona do systemu jest widoczna dla wszystkich użytkowników, a to oznacza, że może być w dowolnym miejscu skopiowana na potrzeby tworzenia różnych dokumentów. Co znacznie skraca czas ich tworzenia. Ważniejsze jest jednak to, że są one wzajemnie ze sobą powiązane.

Dzięki mechanizmom DBlink i otwartości bazy danych, możliwa jest zarówno integracja online - bieżące odczytywanie stanów magazynowych w systemie sprzedaży detalicznej - jak i offline. Na koniec dnia importowane są do systemu Impuls informacje finansowo-księgowe, które następnego dnia można ewidencjonować i rozliczać. – opowiada Grzegorz Kawaler Kierownik Działu Informatyki Kopalni Soli „Wieliczka” SA.

Jednostki organizacyjne wprowadzają zapotrzebowania na konkretne materiały w systemie. Po akceptacji szefów działów, branżyści, którzy są odpowiedzialni za konkretne materiały, generują zamówienie z systemu. Po realizacji zamówienia i otrzymaniu faktury, dokument przyjęcia na magazyn a wydatki powiązane są z zamówieniem.

Dzięki powiązaniu gospodarki magazynowej z modułem księgowości jesteśmy w stanie nadzorować każdy etap realizacji zamówienia. Wiemy, co dzieje się z materiałem – czy został zakupiony, czy jeszcze czekamy na dostawę czy jest już dostępny w magazynie. Powiązanie dokumentów magazynowych z księgowymi sprawia, że mamy dostęp do wszelkich informacji o rodzajach kosztów dla poszczególnych materiałów. Już na etapie planowania wiemy, ile realizacja zamówienia będzie kosztowała. Dzięki temu możemy nadzorować wydatkowanie dotacji, która jest dla nas istotna. – wyjaśnia Joanna Grochal - Lewandowska, Specjalista ds. Logistyki Kopalni Soli „Wieliczka” SA.

Prowadzenie działalności zabezpieczającej i likwidacji zbędnych wyrobisk górniczych jest finansowane w dużej mierze ze środków pozyskanych ze Skarbu Państwa, funduszy europejskich, NFOŚiGW czy PRFON. Co rok kopalnia pozyskuje w ten sposób kilkadziesiąt mln zł.

Każdy program rządzi się własnymi prawami jeśli chodzi o ewidencje i rozliczenia – dzięki EVO jesteśmy w stanie je wszystkie obsłużyć. – podsumowuje Łukasz Gębala – Kierownik Działu Controllingu.

W poszukiwaniu wyższej rentowności

Impuls EVO stanowi rdzeń zarządzania finansami kopalni soli w Wieliczce. Na podstawie dokumentów źródłowych i dekretów księgowych Impuls EVO pozwala tworzyć wielowymiarowe analizy. System nie tylko bardzo dokładnie ewidencjonuje czas pracy kilkuset górników, ale też dostarcza informacji dla hurtowni danych. Impuls EVO pozwala prowadzić rozbudowaną rachunkowość zarządczą. System integruje kartotekę kontrahentów, towarów, a cała księgowość prowadzona jest w oparciu o jednolity plan kont. Istotne jest to, że Impuls EVO pozwala wprowadzać każdą informację – np. dotyczącą sprzedaży biletu – mającą wpływ na wynik przedsiębiorstwa. Dzięki temu możliwe jest zbieranie i analizowanie danych pod kątem słabych i mocnych stron prowadzonej działalności. W oparciu o informacje zawarte w systemie wiadomo np. ile osób ma pracować w danym punkcie sprzedaży w określonym czasie. Kopalnia na bieżąco identyfikuje obszary działalności o najniższych i najwyższych przychodach w danych okresie.

Kopalnia soli w Wieliczce stale dopasowuje się do wymagań turystów i klientów biznesowych. W trosce o ich wygodę i bezpieczeństwo pod ziemią uruchomiono sieć Wi-Fi. W tym roku planowane jest otwarcie tężni oraz kolejnej komory dla kuracjuszy.

Turysta ma mieć poczucie, że zobaczył autentyczny zabytek, a jednocześnie wyjść z kopalni zadowolony – mówi dr hab. inż. Kajetan d’Obyrn – Prezes Zarządu Kopalni Soli „Wieliczka” S.A.

Impuls EVO w tym pomaga, dbając jednocześnie o wynik finansowy całego przedsięwzięcia.

Źródło: www.bpsc.com.pl