Nowoczesny system ERP w Polcolorit

Nowoczesne systemy zarządcze, pełna informacja w jednym miejscu to podstawa sprawnego biznesu. Jesteśmy gotowi na nowe wyzwania w każdym obszarze. Dzięki wdrożeniu najnowszej wersji IFS Applications™ oraz związanym z tym zoptymalizowaniem procesów biznesowych w firmie, poprawimy jakość i wydajność funkcjonowania wszystkich działów Polcolorit. – stwierdza Ireneusz Wolf, Wiceprezes Zarządu Polcolorit SA. Zmieniając system tak naprawdę chcieliśmy zmienić firmę. Zlikwidować lub zredukować naleciałości poprzednich kilkunastu lat, uprościć procesy systemowe zwiększając ich efektywność oraz otworzyć firmę i jej pracowników na współczesne technologie - również w kontakcie z klientem czy zarządzaniu.– podkreśla szef działu IT, Kierownik Wdrożenia w firmie Polcolorit– Zenon Kordyś.

Zidentyfikowano następujące cele projektu:

• Zwiększenie możliwości elastycznej konfiguracji systemu jako reakcji na zmieniające się procesy biznesowe
• Usprawnienie obsługi procesów sprzedaży, produkcji i logistyki
• Usprawnienie analizy przychodów i kosztów, włączenie budżetowania kosztów do systemu informatycznego
• Wsparcie w reorganizacji procesów zarządczych poprzez odpowiednie zamodelowanie ścieżek obsługi procesów w systemie informatycznym Dostosowanie infrastruktury informatycznej do bieżących, współczesnych wymagań i standardów
• Obniżenie kosztów obsługi serwisowej poprzez realizację procesów przy pomocy standardowych funkcjonalności systemu IFS Applications™ Zwiększenie niezawodności systemu
• Zamodelowanie obsługi zleceń marketingowych z użyciem modułu produkcyjnego Wdrożenie systemu VAP WMS dla poprawy zarządzania logistyką magazynu

Wyzwanie

Z uwagi na krótki okres wdrożenia systemu, niewątpliwie ogromnym wyzwaniem było dotrzymanie terminu. Umowa została zawarta między stronami we wrześniu 2013 r. Obie firmy za cel postawiły sobie uruchomienie produkcyjne systemu już na początku 2014 roku. Klient poprzednio już używał wersji IFS Applications™ 2003, jednak eksperci ABS musieli wykonać kompletne wdrożenie wg metodyki:

Przygotowanie projektu Projektowanie rozwiązania Przygotowanie rozwiązania Przygotowanie uruchomienia Start produkcyjny i asysta

Wdrożenie przebiegało burzliwie i ciężko, bardzo pracowicie. Wynikało to z ogromu zadań jakie zdefiniowaliśmy na wstępie - a czasu zostawiliśmy sobie niewiele i to najbardziej doskwierało. Nie wszyscy z entuzjazmem witają zmiany, nawet te na lepsze. Pokonaliśmy wiele przeszkód aby krok po kroku przedefiniować pojmowanie rzeczywistości i pokazać realne korzyści z nowych rozwiązań. Niektóre działy niewiele się zmieniły, bo funkcjonowały po prostu dobrze, na innych trzeba było skupić znacznie więcej uwagi. Konsultanci ABS byli bardzo zdeterminowani, aby wykonać pracę i nadążyć za napiętym harmonogramem, co również mobilizowało nasz zespół wdrożeniowy - czego nie trzeba tłumaczyć, wdrożyliśmy wspólnie całego ERPa w ok 4 miesiące”- zauważa Zenon Kordyś.

We wstępnej fazie określono cele i oczekiwania klienta, które mają być spełnione po wdrożeniu systemu. Przeprowadzenie projektu w tak krótkim (4 miesiące) czasie możliwe było dzięki wysokiej funkcjonalności najnowszej wersji systemu IFS Applications™, a także stosowanej przez ABS, sprawdzonej metodyce wdrożeniowej – IFS Implementation™. Druga faza to projektowanie rozwiązania, gdzie dokonano instalacji infrastruktury docelowej (w tym: serwera aplikacji, przestrzeń dyskową, extended server), instalacji systemu operacyjnego serwera aplikacji, instalacji Oracle. Określono zakres implementowanych w ZSI procesów biznesowych, podstawowej parametryzacji IFS Applications™ dla Systemu Produkcyjnego, sposobu i narzędzi migracji danych. Podczas III fazy przygotowania rozwiązania eksperci ABS wykonali próbną migrację danych po czym nastąpiła weryfikacja techniczna i merytoryczna wyników. Dokonano instalacji interfejsów w środowisku testowym. Po testach i szkoleniach uruchomiono wersję produkcyjną systemu IFS Applications™ 8. W Polcolorit został wdrożony także system WMS – zarządzanie magazynem wyrobów gotowych poprzez tworzenie zadań do wykonania (palety, magazyny, regały, strefy i gniazda) oznaczane kodami kreskowymi, operatorzy pracujący w magazynie otrzymują zadania do wykonania na terminale bezprzewodowe.

Korzyści z wdrożenia

Pomimo szaleńczego tempa, wdrożenie zakończyło się sukcesem. Niezwykle istotną kwestią była współpraca konsultantów ABS i zespołu IT firmy Polcolorit, co przyczyniło się do szybkiego i elastycznego reagowania na zakłócenia powstające w czasie trwania projektu.” – informuje Ryszard Schwartz, Project Manager w ABS. Dzięki wdrożeniu IFS Applications™ 8 firma Polcolorit poprawiła efektywność w zakresie sprzedaży, produkcji i logistyki. Ważne z punktu widzenia klienta było wdrożenie systemu magazynowego WMS, który znacznie poprawił zarządzanie logistyką magazynu. „Założone cele i wymagania klienta zostały spełnione, a kadra kierownicza ma możliwość łatwego śledzenia przebiegu procesów w jednym systemie. – dodaje Ryszard Schwartz.

Poprawiliśmy przejrzystość. Teraz po prostu można sprawdzić co się dzieje w firmie nie podnosząc telefonu i nie organizując dużych zebrań. Prawie wszystko jest w systemie. Wdrożyliśmy obieg dokumentów, dzięki czemu wiele osób oszczędza czas. Po początkowym okresie rozruchu, firma się rozpędza. Łatwiejsze odszukiwanie informacji, wiarygodna informacja, natychmiastowy jej przepływ sprawiają, że pracuje się wydajniej. Największym osiągnięciem z pewnością jest uruchomienia WMS. Mieliśmy wcześniej podobny system zewnętrzny do systemu, jednak zupełnie się nie sprawdził. Kierownik Magazynów Wyrobów Gotowych Andrzej Zygarliński parł na przód z wizją znacznie sprawniej działających magazynów - i to się udało i zrobiło wielką różnicę. Praca jest drobiazgowo zaplanowana i kontrolowana, dzięki czemu jesteśmy i elastyczniejsi i wydajniejsi. - zauważa Zenon Kordyś.

Źródło: ABS SOLUTIONS