W latach dziewięćdziesiątych, gdy firma Złomrex, której kontynuatorem jest Cognor, zajmowała się wyłącznie skupem złomu żelaznego i metali kolorowych, nie było potrzeby stosowania specjalistycznych narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie. Sieć punktów skupu wykorzystywała oprogramowanie działające w systemie DOS, a następnie Windows. Pod koniec lat 90. działalność spółki rozszerzyła się o sprzedaż produktów, które huty wytwarzały na jej zlecenie.

Mimo że kilkanaście oddziałów Złomrex na terenie Polski nie było wtedy w ogóle zinformatyzowanych, nie odczuwano potrzeby optymalizowania działalności firmy poprzez inwestycje w IT. Dokumentacja i obsługa klientów była prowadzona na papierze, a w centrali w Poraju k. Częstochowy dział księgowości wprowadzał dane do ówcześnie stosowanego systemu. Taki tryb funkcjonowania był zadawalający do momentu przejęcia Walcowni Bruzdowej w Zawierciu. Wtedy Złomrex rozpoczął działalność quasi-produkcyjną. Z tym obszarem stosowane rozwiązanie, zwłaszcza w zakresie gospodarki i wyceny magazynowej, przestało sobie radzić – informuje Dominik Barszcz, Główny Księgowy oraz Dyrektor Informatyki Grupy Cognor, odpowiedzialny za wdrożenie systemu IFS Applications.

Na przełomie lat 2003 i 2004 firma Złomrex przekształciła się w spółkę z o.o., co skutkowało zmianami zasad prowadzenia biznesu. Potem nastąpiły przejęcia kolejnych podmiotów, m.in. huty Ferrostal Łabędy. Dynamiczny rozwój grupy sprawił, że wystąpiła potrzeba informatyzacji oraz ujednolicenia procesów i danych.

Walcownia i huta prowadziły działalność usługową, zaś Złomrex cały obrót handlowy. Część procesów była realizowana i ewidencjonowana w Poraju, ale procesy produkcyjno-magazynowe obsługiwał odrębnie Ferrostal i Walcownia za pomocą nieujednoliconych narzędzi. To powodowało konieczność dwu- lub nawet wielokrotnego rejestrowania tych samych operacji gospodarczych, co znacząco spowolniało przebieg procesów oraz wymagało żmudnych uzgodnień. Dlatego w 2004 r. rozpoczęliśmy poszukiwania kompleksowego systemu wspomagającego zarządzanie. Z oferowanych przez dostawców rozwiązań wybraliśmy IFS Applications – wyjaśnia Dominik Barszcz.

WSPÓŁPRACA Z IFS

Umowa z IFS Poland została podpisana we wrześniu 2005 r. Wdrożenie rozpoczęto już w październiku, a pierwszy etap prac zakończył start produkcyjny w spółce Złomrex w styczniu 2006 r. W drugim etapie, w styczniu 2007 r. system został uruchomiony w kompletnej konfiguracji do obsługi czterech spółek wchodzących wówczas w skład Grupy: Ferrostal Łabędy, ZW-Walcowni Bruzdowej, Odlewni Metali Szopienice i Centrostalu Górnośląskiego.

Mimo że procesy były reorganizowane jeszcze przed startem produkcyjnym, to w 2006 r. wymagały korekty. To z kolei niosło ze sobą potrzebę modyfikacji wdrażanych modułów. Równolegle była opracowywana spójna koncepcja procesów i specyfikacja systemu dla rozrastającej się Grupy. Wiązała się ona ze zmianą strategii Grupy, skupiającej się na przejmowaniu tych podmiotów na rynku, które umożliwiały budowanie sieci dystrybucji detalicznej. Szybki rozwój całej Grupy powodował szereg problemów, niemniej wypracowanie spójnej koncepcji procesów i integracji systemu procentowało w następnych latach. Bazując na doświadczeniach z 2006 r., mogliśmy sami łatwo przenosić i wdrażać system w innych lokalizacjach czy kolejnych spółkach – twierdzi Dominik Barszcz.

PRZEBIEG WDROŻENIA

W pierwszym etapie wdrożenia jednym z najistotniejszych zadań była informatyzacja około dwudziestu oddziałów zajmujących się obrotem złomem. Do tamtej pory wszelkie dokumenty były tworzone ręcznie. Do zarządzania łańcuchem dostaw wykorzystywano internetowy, autorski system Awizo. Funkcjonalność tego systemu przeniesiono do modułu dystrybucji IFS Applications i za pomocą tej funkcjonalności zintegrowano w pełni proces obrotu złomem – poprzez jego zamawianie, logistykę dostaw, przyjęcie i klasyfikację w hucie aż do jego przetworzenia na kęsy stalowe i dalej na wyroby gotowe.

Kolejnym problemem do rozwiązania okazało się zaprojektowanie i wdrożenie wyceny magazynowej. Opierała się ona na założeniu, że wszystko, co wiązało się z dystrybucją, musiało być odwzorowane po stronie finansów – bez żadnych odchyleń od kosztów produkcji. W tej kwestii udało się wypracować odpowiedni kompromis. Ostateczne rozwiązanie tego problemu było szczególnie ważne ze względu na przejęcie przez Grupę Cognor Huty Stali Jakościowych w Stalowej Woli, gdzie z uwagi na produkcję wysokogatunkowych stali, proces kontroli kosztów ma ogromne znaczenie.

Współpraca z IFS układała się dobrze, udało nam się wspólnie wiele osiągnąć. Z biegiem czasu przy kolejnych wdrożeniach coraz więcej prac realizowaliśmy samodzielnie, przy ograniczonym wsparciu konsultantów IFS. Było to możliwe dzięki wyodrębnieniu wewnętrznego dedykowanego zespołu, którego zadaniem było jak najgłębsze poznanie samego systemu IFS i metodologii jego wdrażania – informuje Dominik Barszcz.

System IFS Applications uruchomiono do 2007 r. we wszystkich wiodących spółkach Grupy Cognor: Złomrex i Złomrex Metal, jak również w Walcowni Bruzdowej, Ferrostalu Łabędy, Hucie Stali Jakościowych, Odlewni Metali Szopienice i Cognorze Górnośląskim. Następnie w latach 2008-2009 dokonano systematycznego roll-outu rozwiązania, obejmując nim kilkanaście składów handlowych należących do kilku spółek dywizji dystrybucyjnej, m.in. Cognor i Stalexport. Na przełomie lat 2008 i 2009, wspólnym wysiłkiem Cognor i IFS, system wdrożono również w chorwackiej hucie Zeljezara Split, jednak niedługo po rozruchu systemu spółka ta na skutek załamania się tamtejszego rynku zaprzestała działalności.

Implementacja objęła następujące moduły systemu IFS Applications: IFS Finanse, IFS Dystrybucja, IFS Produkcja, IFS Remonty, IFS Zasoby Ludzkie oraz IFS Płace.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA

System IFS Applications usprawnił zarządzanie wszystkimi podstawowymi obszarami działalności Grupy Cognor, takimi jak: finanse, produkcja, dystrybucja, gospodarka remontowa, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz płace.

Moduł IFS Finanse zapewnił automatyczną ewidencję większości zdarzeń biznesowych, wielowymiarową analitykę planu kont, jak również rozliczanie kosztów. Zastosowanie tego rozwiązania zapewniło spójność danych, ujednolicenie wymiarów i procesów księgowych oraz wsparcie konsolidacji danych finansowych.

Wdrożenie modułu IFS Dystrybucja objęło: zintegrowaną gospodarkę magazynową, obsługę specyficznych dla Grupy Cognor wymagań dotyczących obrotu złomem i handlu detalicznego stalą oraz zaawansowany model wyceny magazynowej. Wdrożono również mechanizmy elektronicznego obiegu dokumentów. Moduł został również zintegrowany z wagami w punktach przyjmowania złomu i wydawania produktów. Zastosowanie IFS Dystrybucja umożliwiło ujednolicenie i zintegrowanie procesów przechodzących przez kilka podmiotów grupy, co z kolei ułatwiło ich analizę przez kadrę zarządzającą. Zwiększyło się również bezpieczeństwo prowadzonego wówczas przez spółki obrotu handlowego.

Wdrożenie modułu IFS Produkcja zapewniło pełną obsługę wydziałów stalowni, walcowni i odlewni uwzględniającą specyfikę wyrobów i wymagania w zakresie planowania potrzeb materiałowych i analizy odchyleń, usprawniło kalkulacje i śledzenie kosztów, a także wsparło proces zarządzania jakością. Moduł zintegrowano ze specjalistycznymi systemami sterującymi przebiegiem produkcji w poszczególnych zakładach. Dzięki temu rozwiązaniu zarząd firmy zyskał możliwość kontroli kosztów całego procesu produkcji oraz doskonałą bazę danych do analiz opłacalności wytwarzania poszczególnych wyrobów.

Funkcjonalność rozwiązania IFS Remonty umożliwiła zarządzanie zleceniami remontowymi i inwestycyjnymi oraz raportowanie przestojów urządzeń i ich awarii. Pozwoliło to na zwiększenie efektywności zarządzania infrastrukturą, ułatwiło ewidencję i rozliczanie kosztów.

Rozwiązanie kadrowo-płacowe, oprócz podstawowej obsługi kadrowej, umożliwiło stosowanie różnorodnych systemów wynagrodzeń w poszczególnych spółkach oraz ewidencję czasu pracy w powiązaniu z czytnikami rejestracji czasu pracy.

Wdrożenie systemu klasy ERP w okresie dynamicznego rozwoju naszej Grupy umożliwiło integrację wszystkich sfer naszej działalności. Co więcej, system IFS Applications ułatwił nam przeprowadzenie skomplikowanego procesu restrukturyzacji i konsolidacji naszych spółek - Przemysław Sztuczkowski, Prezes Zarządu Cognor S.A.

Uruchamiając system IFS Applications na początku 2007 roku w Złomreksie, Ferrostalu i Walcowni, a następnie w innych podmiotach, zdobyliśmy przy efektywnej współpracy z konsultantami IFS, sporą wiedzę o systemie i metodologii wdrożeń. Dzięki temu nie mieliśmy obaw przed samodzielnymi wdrożeniami systemu w kolejnych spółkach - Dominik Barszcz, Główny Księgowy i Dyrektor Informatyki Cognor S.A.

• Dostęp do informacji zarządczej na bieżąco
• Usprawnienie zarządzania grupą w obszarze finansów i kontrolingu
• Usprawnienie procesu obiegu i przetwarzania dokumentów
• Zapewnienie spójności danych w całej grupie kapitałowej
• Możliwość monitorowania kosztów produkcji
• Usprawnienie zarządzania gospodarką remontową
• Usprawnienie procesu zarządzania jakością

• IFS Finanse™
• IFS Dystrybucja™
• IFS Produkcja™
• IFS Remonty™
• IFS Zasoby Ludzkie™
• IFS Płace™

Liczba użytkowników: 670

O GRUPIE COGNOR

Spółka Cognor S.A. powstała w 1991 r., zajmując się na początku działalnością w obszarze handlu wyrobami hutniczymi. Od 1994 r. spółka jest notowana na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. W 2006 r. Cognor został częścią większej grupy przemysłowej Złomrex S.A. zajmującej się produkcją wyrobów hutniczych oraz obrotem złomami metali. Obecnie, po wewnętrznej reorganizacji przeprowadzonej w latach 2010-2011, Cognor S.A. stał się jednostką holdingową grupy kapitałowej, zastępując w tej roli Złomrex SA. Grupa obejmuje kilkanaście podmiotów działających głównie na terenie Polski. Dywizja produkcyjna Grupy Cognor, reprezentowana przez spółki: Huta Stali Jakościowych S.A. z siedzibą w Stalowej Woli oraz Ferrostal Łabędy Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach, specjalizuje się w produkcji półwyrobów i wyrobów hutniczych ze stali. Dywizja surowcowa, reprezentowana przez spółkę Złomrex Metal Sp. z o.o. z siedzibą w Poraju, prowadzi skup, przerób i sprzedaż złomów stali i metali nieżelaznych.

Źródło: www.ifsworld.com