SunSystems v. 5 w Roche Polska

Rozbudowana została również część księgowo-finansowa rozwiązania obejmująca, poza ewidencją zdarzeń gospodarczych: controlling, obsługę środków trwałych, obsługę rejestrów VAT, budżetowanie i sprawozdawczość grupową. Znacznie rozbudowany został moduł przeksięgowań, dzięki czemu zautomatyzowano sposób dekretacji kosztów na poszczególne działy. Wprowadzono bibliotekę scenariuszy przeksięgowań zawierającą różne algorytmy rozliczeń skorelowane z odpowiednimi kontami. Wdrożenie obejmowało również implementację nowej wersji narzędzia analityczno-raportującego Vision.

Reimplementacja na piątkę

Firma Hogart wdrożyła SunSystems w Roche Polska w 1996 r. System został sparametryzowany zgodnie z korporacyjnymi standardami raportowania i wymaganiami polskich przepisów. Po ośmioletnim okresie eksploatacji zarząd Roche Polska podjął decyzję o reimplementacji systemu na bazie najnowszej wersji oprogramowania.

Wdrożenie SunSystems v 5 rozpoczęto w sierpniu 2004r. Przebiegało ono zgodnie ze stosowaną przez Hogart metodyką PQIS (Profesional Quality Implementation Services). W pierwszym etapie przeprowadzono szkolenia dla członków zespołu wdrożeniowego ze strony Roche w zakresie sposobu działania i możliwości funkcjonalnych SunSystems v 5. Bazując na przekazanej im wiedzy przystąpiono do analizy zmierzającej do określenia optymalnego sposobu parametryzacji.

Konstrukcja systemu SunSystems umożliwiła przeprowadzenie parametryzacji bez udziału specjalistów dysponujących zaawansowaną wiedzą informatyczną. Dlatego niemałą rolę w tym procesie odegrało doświadczenie pracowników Roche, jakie zdobyli korzystając od lat z aplikacji SunSystems. Było to de facto powtórne wdrożenie aplikacji, gdyż zmiana wersji stała się okazją do przemodelowania systemu w blisko 80 procentach. Mimo dużego rozmiaru zadania projekt przeprowadzono w imponującym tempie i w styczniu 2005 r. firma Roche Polska rozpoczęła pracę już w nowym systemie.

Przebudowana logistyka

Wdrożenie SunSystems v 5 miało na celu przede wszystkim dostarczenie precyzyjnej i aktualnej informacji o lokalizacji produktów w magazynie. W poprzedniej wersji aplikacji opierano się na trzech dokumentach: potwierdzeniu rezerwacji, wydaniu towaru i fakturze. Nowa wersja umożliwia pokazanie każdej transakcji w wielu różnych przekrojach. Pozwala wygenerować szereg dokumentów jak specyfikacje towarów do wydania, kwity podróżne, oferty, potwierdzenia przyjęcia zamówienia i wszelkie dodatkowe specyfikacje niezbędne w obrocie lekami.

Zmieniony został sposób wyceny wartości towarów znajdujących się w magazynie. Na potrzeby sprawozdawczości korporacyjnej wprowadzono księgowanie wg cen średnich. Jednocześnie, by zadość uczynić polskim regulacjom, system umożliwia śledzenie ruchów magazynowych zgodne z modelem FIFO (First In First Out) – powiedziała Katarzyna Penczek, Project Manager, Hogart.

Jest to szczególnie ważne dla firm farmaceutycznych, które muszą śledzić ruchy magazynowe w odniesieniu do każdej partii leków oznaczonej innym numerem seryjnym. Obecna wersja systemu zawiera ponadto trzy elementy odnoszące się do wartości towaru: rzeczywistą cenę zakupu, cenę średnią dla danego asortymentu w określonej lokalizacji oraz rzeczywistą cenę sprzedaży. W trakcie wdrożenia analizowano parametry niezbędne do ewidencji towarów przechodzących przez skład celny. Ewidencja produktów gotowych do wprowadzenia na rynek wymagała przechowywania wielu informacji identyfikujących konkretne partie leków zgodnie z wymaganiami regulacji prawnych.

SunSystems przystosowano do wieloetapowego procesu wprowadzania farmaceutyków do obrotu, wiążącego się ze zgromadzeniem dużej liczby zezwoleń, potwierdzeń i certyfikatów. Dlatego w ramach parametryzacji systemu dokonano rozróżnienia magazynu leków gotowych do sprzedaży od ewidencji towarów znajdujących się w składzie celnym, podlegających procedurze dopuszczenia do obrotu. Każda dostarczona partia leków musi otrzymać, bowiem komplet wymaganych przez przepisy certyfikatów. Aplikacja SunSystems pozwala rozróżnić, na jakim etapie procesu certyfikacji znajduje się każda partia danego asortymentu leków. Jest to niezwykle ważne, gdyż umożliwia monitorowanie procesu certyfikacji i zwiększenie jego efektywności. Uzyskano to dzięki umożliwieniu zdobywania stosownych dokumentów w różnej kolejności, o ile tylko pozwalają na to przepisy.

SunSystems obsługuje obecnie również obrót próbkami i darowiznami. Ponadto, bardzo ważne okazało się zwiększenie liczby kalkulacji dokonywanych na fakturze i wprowadzenie większej liczby elastycznych cenników. Rozbudowano też proces zarządzania limitami dla kontrahentów. Dzięki temu proces sprzedaży został w dużo większym stopniu zautomatyzowany.

Wieloaspektowa sprawozdawczość

Wersja piąta SunSystems wyposażona jest w pełni obiektowy, graficzny generator raportów, który umożliwia lokowanie danych bezpośrednio w arkuszu kalkulacyjnym. Jest to szczególnie istotne dla firm farmaceutycznych zobowiązanych do sporządzania szeregu sprawozdań dla instytucji nadzorujących produkcję i obrót lekami. Obejmuje ona m.in. realizację kontraktów dla szpitali, które podlegają ścisłemu nadzorowi zewnętrznemu i wewnętrznemu.

Wykorzystanie uniwersalnego systemu analityczno-raportowego wymaga znajomości struktur baz danych aplikacji wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo. Nazewnictwo używane do opisania jej struktury jest stricte techniczne, często abstrakcyjne i dla użytkownika końcowego trudno przyswajalne. Narzędzie raportowe Vision posiada warstwę pośrednią, swoisty interfejs, który pozwala osobom tworzącym raporty wyciągać informacje z bazy danych w sposób intuicyjny. Użytkownicy mogą używać znanej nomenklatury, którą wykorzystują na co dzień pracując z rozwiązaniem SunSystems, co jest dla nich niezwykle wygodne i znakomicie ułatwia prace analityczne – powiedział Rafał Kupis, Account Manager, Hogart.

Nowe narzędzia raportowe pozwalają użytkownikom samodzielnie przygotowywać wieloprzekrojowe raporty ad hoc, mimo dużego stopnia skomplikowania wewnętrznej struktury systemu. Vision umożliwia dostęp do danych on-line bez konieczności logowania się do SunSystems. Nowoczesny język C++, w którym napisana została ta aplikacja, gwarantuje dobrą współpracę z technologiami Microsoft. Dzięki temu dla pracowników Roche Polska Vision jest dostępny jako dodatkowe menu Excel’a lub Word’a, odrębna aplikacja Vision Executive, oraz jest dostępny za pośrednictwem przeglądarki.

Niezwykle cenimy sobie dostępność danych w trybie on-line i możliwość generowania raportów w formacie XML, wymaganym przez Ministerstwo Zdrowia. Największe korzyści osiągnęliśmy jednak dzięki przebudowie procesów sprzedażowych. Znacznie zwiększyliśmy ilość kalkulacji na fakturze i możemy dalej rozbudowywać tę funkcjonalność. Dysponujemy większą liczbą elastycznych cenników, nowymi opcjami w obszarze zarządzania limitami kredytów dla kontrahentów i możliwością zarządzania realizacją kontraktów w ramach systemu zintegrowanego. Po uruchomieniu obsługi składu celnego w czerwcu br. będziemy mogli stwierdzić, że dysponujemy systemem pozwalającym na pełną integrację wszystkich procesów biznesowych toczących się w naszej firmie – powiedział Andrzej Słowikowski, Dyrektor IT, Roche.