Wdrożenie systemu ERP w przemyśle stoczniowym

 

Do 2013 roku firma działała w ramach grupy, potem rozpoczęła działalność jako niezależna firma. Jak się okazało, oprogramowanie, z którego dotąd grupa korzystała, okazało się za mało wydajne i przestarzałe. Firma zdała sobie sprawę, że przyszedł czas na inwestycję w rozwiązanie, które nie będzie tylko przejściowe, ale rozwojowe. Wybór padł na system proALPHA, który został wdrożony rekordowym czasie i w zaledwie cztery miesiące był już intensywnie używany w firmie.

Zalety systemu proALPHA:

• skalowalny i rozwojowy
• kompletne oprogramowanie dla wszystkich działów
• elastyczne opcje dostosowywania dla dostawców usług projektowych
• sprawny system zarządzania (DMS)
• integracja z dokumentami
• pełna kontrola kosztów

Sporym wyzwaniem było przygotowanie takiego oprogramowania, które obsłuży wszystkie działy. Na tamten czas G+H Marine zatrudniało 50 pracowników, którzy prowadzili 40 równoległych projektów, trwających od dwóch tygodni do nawet kilku lat. Co więcej, firma obsługiwała zamówienia o wartości od 10 tysięcy euro do dziesiątki milionów, do tego posiadała aż sześć biur budowlanych zlokalizowanych nad Morzem Północnym i Bałtyckim, a wszystko to nadzorowało ośmiu kierowników projektu w oddziale w Rostocku.

Realistyczne planowanie i bieżące kontrole

Najważniejsza w działalności firmy jest pełna kontrola. „Kiedyś musieliśmy w ciągu dwóch tygodni rozebrać do szkieletu restaurację na znanym statku rejsowym, a potem zbudować moduł restauracyjny całkowicie od nowa. Żadne opóźnienia nie wchodziły w grę, ponieważ był jasno wyznaczony termin dokowania statku oraz data jego podróży w stronę Anglii” – zaznacza Tino Noack, dyrektor handlowy.

To dowodzi, że realistyczne planowanie i monitorowanie kosztów w przemyśle stoczniowym jest niezwykle istotne. Nie ma tu miejsca na przypadki, ponieważ każdy zastój generuje potężne straty. Aby móc kontynuować pracę jak zwykle, zdecydowano się na wdrożenie oprogramowania dostarczonego przez proALPHA, które miało zapewnić płynne przejście ze starego systemu, bez odczuwalnych skutków w działalności firmy.

Praktycy polecają proALPHA

Tino Noack zdecydował się na rozwiązanie polecane przez innych. Do tego kroku zachęciły go opinie innych firm. Jak sam mówi:



G+H Marine GmbH zależało przede wszystkim na szybkim wprowadzeniu oprogramowania do codziennej działalności. Firma definiowała swoje potrzeby w jasny sposób: nawet prosta kontrola pojedynczego projektu powinna być całkowita, do tego wszystkie przepływy pieniężne, poziomy rozliczeń i prognozy powinny być łatwe do zidentyfikowania w dowolnym momencie. Tak samo miała być możliwa aktualizacja z IST do SOLL – w ten sposób firma chciała uniknąć problemów w przyszłości, w późniejszych projektach, które mogłyby generować trudności w kontroli, a w rezultacie – koszty. Do tej pory takie założenia spełniały dwa odrębne programy. Dzięki proALPHA wszystkie te funkcje zostały zebrane w jeden, spójny system.

Rekordowy czas wdrożenia

Zespół proALPHA po zebraniu niezbędnych wymagań od razu wziął się do pracy! Tono Noack chwali:



W ten sposób firma zyskała nie tylko dodatkowe funkcje jak analizę przepływów pieniężnych w transakcjach zaliczkowych, ale też możliwość aktualizacji przy każdym księgowaniu dokumentu.

Wdrożenie tak zaawansowanego systemu wymagało jednak pewnej elastyczności. Aby codzienna działalność G+H Marine odbywała się bez zarzutu, zespół testował koncepcję przez kilka tygodni na wersji beta bez danych klientów, aby zminimalizować wszelkie ryzyko. Testy przeszły pozytywnie, zatem reszta działa się już ekspresowo: 1 sierpnia 2014 roku system proALPHA został wdrożony, przez co firma zyskała aż cztery miesiące, by płynnie przejść ze starego systemu na nowy, który miał przestać działać do końca roku.

Pełna kontrola projektów dzięki proALPHA

Dzisiaj G+H Marine działa we wszystkich obszarach jej działalności, a całość obsługuje oprogramowanie proALPHA. Umożliwiło ono pełną automatyzację procesów biznesowych oraz zarządzanie zasobami. Najważniejsze, że wszyscy menadżerowie i kierownicy projektów z każdego miejsca na świecie mogą kontrolować projekty i koszty.

Korzyści z zastosowania systemu proALPHA:


W systemie bez problemu można sprawdzić szacowane koszty materiałów i innych zasobów. W każdej chwili można dowiedzieć się, jaki jest łączny portfel zamówień, całkowity rozkład kosztów oraz wyświetlać prace w toku. Raporty generowane są za jednym przyciskiem, a sama księgowość zyskała na przejrzystości dzięki zastosowaniu DMS. W swojej opinii Tino Noack podkreśla zwłaszcza znaczenie księgowości, ponieważ wszelkie dokumenty typu potwierdzenia zamówienia, dowody dostawy czy karty czasu pracy były w końcu w jednym miejscu. Same faktury rejestrowane są automatycznie w systemie proALPHA, dodatkowo wyposażone są w kody kreskowe do skanowania. Kody te przypisywane są od razu do właściwego projektu i są odpowiednio łączone – to duże ułatwienie, ponieważ nie trzeba już sprawdzać wielu folderów, by znaleźć konkretne dokumenty.



Źródło: www.proalpha.com/pl