Konica Minolta redukuje koszty związane z obsługą HR

Firma jest producentem i dostawcą drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych oraz cyfrowych systemów produkcyjnych. Jej flagowym produktem jest seria urządzeń wielofunkcyjnych: bizhub i bizhub PRESS, przeznaczonych dla biur, Centralnych Punktów Reprograficznych oraz sektora poligraficznego. Ofertę uzupełnia dedykowane oprogramowanie, materiały eksploatacyjne oraz papier. W tym roku spółka uruchomiła pięć dodatkowych filii oddziałów, które wraz z dotychczasowymi dziesięcioma delegaturami zapewniają najszybszą i najbardziej profesjonalną bazę serwisową w Polsce.

Konica Minolta doradza klientom w zakresie optymalizacji środowiska druku, oferuje rozwiązania pozwalające realizować ten proces, wspiera w zarządzaniu projektami przez całość procesu prowadzenia prac optymalizacyjnych.

Produkowane urządzenia i rozwiązania oferowane przez spółkę są uznawane za najlepsze i najbardziej rozpoznawalne w branży, o czym świadczą liczne nagrody i wyróżnienia. Ostatnio spółka została wyróżniona prestiżową nagrodą „Laur Konsumenta/Klienta 2011” w kategorii biurowych systemów drukujących i kopiujących.

Wyzwanie

Konica Minolta ma rozproszoną strukturę organizacyjną. Posiada 15 oddziałów, zatrudniających 250 pracowników na terenie całej Polski. Czynności prowadzone przez dział kadr i płac, związane z dostarczeniem wszystkim pracownikom koniecznych informacji czy dokumentów były bardzo czasochłonne.

Co miesiąc przygotowywałam dla zatrudnionych we wszystkich oddziałach w Polsce paski płacowe i raporty ZUS RMUA. Pracownicy otrzymywali te dokumenty w formie papierowej, a zatem cała procedura ich sporządzenia obejmowała drukowanie, podpisywanie, stemplowanie, kopertowanie i wreszcie wysyłanie do poszczególnych delegatur na terenie Polski. W efekcie proces ten pochłaniał dużo czasu i wymagał znacznego nakładu pracy — mówi Zuzanna Ostrowska, Specjalista ds. Kadr i Płac w spółce Konica Minolta Business Solution Polska. ¬— Generowaliśmy dużą ilość dokumentów. Ich drukowanie, a następnie przesyłanie do wszystkich oddziałów skutkowało kosztami, które chcieliśmy ograniczyć — dodaje.

Spółka potrzebowała także usprawnień w zakresie obsługi procesu wnioskowania o urlopy wypoczynkowe.

Już wcześniej składanie wniosków urlopowych mieliśmy częściowo zinformatyzowane, przy wykorzystaniu naszej sieci Intranet. Trzeba było jednak robić wydruki już zaakceptowanych wniosków oraz wprowadzać je ręcznie do systemu kadrowo-płacowego. Takie rozwiązanie nie sprawdzało się, zdarzały się rozbieżności. Ponadto wiązało się z koniecznością drukowania, tworzenia dużej ilości papierów, „przemiału” dokumentów — mówi Zuzanna Ostrowska.

Współpraca z Macrologic

Konica Minolta już od lat liczy płace i prowadzi kadry przy wsparciu systemu kadrowo-płacowego firmy Macrologic. Pozytywne doświadczenia z pracy w programie oraz dobra współpraca z konsultantami były najlepszą rekomendacją dla dostawcy.

Macrologic dobrze znał specyfikę spółki i zaproponował rozwiązanie, które było odpowiedzią na jej potrzeby w zakresie usprawnienia zadań wykonywanych przez dział kadr i płac. Istotna była także elastyczność proponowanego rozwiązania oraz wysokie kompetencje pracowników Macrologic.

Przebieg wdrożenia

Implementacja nowego narzędzia została poprzedzona upgrade’em systemu Xpertis Kadry i płace do najnowszej wersji. ¬

Wdrożenie serwisu pracowniczego w firmie Konica Minolta przebiegło szybko i sprawnie. Prace trwały trzy miesiące. Oprócz instalacji i parametryzacji systemu przeprowadziliśmy instruktaż z definiowania nowych użytkowników. Ponadto wykonaliśmy integrację systemu z funkcjonującym w firmie Intranetem w zakresie informacji dotyczących nieobecności pracowników — mówi Anna Wieliczko, Szef Projektu Macrologic.

Rozwiązanie

W spółce Konica Minolta Business Solutions Polska wdrożony został system Xpertis Serwis pracowniczy, zintegrowany z siecią Intranet, wspierający proces dostarczania pracownikom informacji płacowej oraz obsługę wniosków urlopowych.

Korzyści z wdrożenia

W wyniku implementacji serwisu pracowniczego Konica Minolta zautomatyzowała zadania związane z przekazywaniem pracownikom na terenie całej Polski informacji dotyczących wynagrodzeń i ubezpieczenia ZUS.

Już nie drukuję, nie podpisuję i nie stempluję co miesiąc 250 pasków płacowych, raportów ubezpieczeniowych. Oszczędzamy czas, papier i pieniądze wydawane na przesyłki kurierskie — mówi Zuzanna Ostrowska, Specjalista ds. Kadr i Płac w spółce Konica Minolta Business Solution Polska.

Zatrudnieni we wszystkich oddziałach mają bieżący dostęp do swoich danych kadrowych i płacowych. Co miesiąc w serwisie pracowniczym umieszczany jest aktualny pasek RMUA. Możliwość korzystania z serwisu przez przeglądarkę internetową pozwala zalogować się tam w dowolnym momencie i wydrukować aktualną informację płacową i ubezpieczeniową.

Pracownicy mają podgląd swoich danych osobowych. Widzą, czy informacje te są aktualne, co jest szczególnie istotne – zwłaszcza w odniesieniu do danych adresowych – przy przygotowywaniu rocznej informacji podatkowej.

Przed wystawieniem PITów wysyłam informację do pracowników, aby sprawdzili w serwisie poprawność danych. Były przypadki, że dopiero wtedy, po przypomnieniu i sprawdzeniu, niektórzy z nich wysyłali uaktualnienie. Teraz znacząco oszczędzamy czas, bo dane do informacji podatkowej są prawidłowe i nie trzeba przygotowywać poprawek — mówi Zuzanna Ostrowska.

Spółka rozpoczęła pracę z systemem w 2011 roku. Pierwsze rozliczenie, za rok 2011, zostało przygotowane dla pracowników już w wersji elektronicznej. PITy wystawione zostały w serwisie, każdy pracownik mógł pobrać i wydrukować dokument w dogodnym dla siebie momencie. Kolejnym krokiem będzie wysyłanie wszystkich deklaracji do urzędów skarbowych przez Internet. Pierwsza wysyłka odbyła się jeszcze papierowo, ale wszystko już jest przygotowane, żeby w przyszłym roku zrobić to elektronicznie. To jeszcze bardziej ułatwi pracę działu kadr i płac oraz oszczędzi czas.

Konica Minolta usprawniła obsługę wniosków urlopowych. W trakcie prac związanych z wdrożeniem konsultanci Macrologic we współpracy z klientem utworzyli schemat prezentujący strukturę organizacyjną firmy Konica Minolta, opisali wszystkie zależności służbowe. Następnie układ ten został odwzorowany w systemie. Pracownik loguje się do serwisu i tam w sposób elektroniczny wystawia wniosek: wybiera rodzaj urlopu czy nieobecności oraz datę, a następnie zatwierdza wniosek. Ta informacja trafia do przełożonego, który zatwierdza lub odrzuca wniosek, o czym pracownik zostaje poinformowany specjalnym alertem.

Ja wtedy otrzymuję informację i za pomocą kilku kliknięć wprowadzam wniosek do systemu, do kartoteki pracownika — mówi Zuzanna Ostrowska. Cały proces odbywa się elektronicznie i bardzo sprawnie.

Dane z serwisu są eksportowane do Intranetu i tam tworzony jest kalendarz obecności i nieobecności. W formie graficznej pokazywane są informacje, którzy pracownicy w danym momencie są na urlopie, w delegacji czy na szkoleniu. To poprawia komunikację i proces planowania zadań.

Źródło: www.macrologic.pl