Ponad 2/3 harmonogramów przetargów IT jest nieterminowa

Katgoria: WIADOMOŚCI / Utworzono: 03 kwiecień 2025

ACCENTURE

Ponad 2/3 harmonogramów przetargów IT jest nieterminowa

Raport Zakupowy PSML i Accenture rzuca światło na praktyki zakupowe dużych firm przy wyborze dostawców technologii informatycznych. Dokument ujawnia kluczowe wyzwania, z jakimi borykają się przedsiębiorcy podczas procesu wyboru partnerów do realizacji wdrożeń cyfrowych, a także różnice perspektyw kupujących i sprzedających usługi IT. Główne bariery? Luki w komunikacji, a także nieprzemyślane podejście do specyfikacji wymagań, selekcji oferentów oraz zarządzania zespołem przetargowym. Raport dostarcza także rekomendacji w zakresie optymalizacji procesów zakupowych.

REKLAMA

Za dużo szczegółów, za mało selekcji

Badanie Accenture i PSML skupia się na dwóch pierwszych etapach procesu zakupowego: przygotowaniu postępowania oraz wyborze oferty i dostawcy. Analiza pokazała tendencję firm do zbyt szczegółowego opisywania specyfikacji funkcjonalnej i technicznej na etapie przygotowania. Taka praktyka nie tylko nie usprawnia, lecz często komplikuje proces przyczyniając się do wyższych kosztów projektu, mniejszego zainteresowania rynku i ograniczonej konkurencyjności ofert. Przetargi stają się mniej atrakcyjne dla dostawców, którzy niechętnie angażują się w skomplikowane, wysoko spersonalizowane projekty. W rezultacie firmy nie tylko mają trudność w przyciągnięciu odpowiednich partnerów, ale i w rzetelnej ocenie dostępnych opcji.

Kupujący powinni skupić się na kluczowych wymaganiach biznesowych zamiast zatracać się w dopracowywaniu szczegółów technicznych, które często rozmywają cel projektu i niepotrzebnie zwiększają jego koszty. Zbyt często specyfikacje powstają w działach biznesowych i są wielokrotnie poprawiane i uszczegóławiane przed zaangażowaniem działu zakupowego. To skutkuje opisywaniem wymagań wykraczających poza realne potrzeby. Takie podejście nie tylko komplikuje proces, ale również zwiększa ryzyko niepowodzenia projektu – podkreśla Przemysław Wątroba, autor raportu z ponad 20-letnim doświadczeniem w zarządzaniu organizacjami zakupowymi w Polsce i za granicą.

Kolejnym istotnym problemem, który uwidoczniło badanie, jest brak strukturalnego podejścia do preselekcji oferentów. Aż 31 proc. badanych firm przyznaje, że nie stosuje usystematyzowanych metod doboru oferentów, co może prowadzić do dużych rozbieżności cenowych otrzymanych ofert. Biorąc pod uwagę najczęściej stosowane kryteria oceny oraz przypisywane im wagi, gdzie waga ceny wynosi co najmniej 50 proc. aż u 41 proc. badanych, kupujący napotykają poważne trudności w dostrzeżeniu i analizie różnić pomiędzy ofertami. Spontaniczny dobór dostawców, oparty głównie na wewnętrznej wiedzy zespołu i pobieżnym sprawdzeniu w wyszukiwarkach internetowych, nie tylko zawęża pole wyboru, ale też znacząco zwiększa ryzyko nietrafionej decyzji – a tym samym kosztownych konsekwencji dla całej organizacji.

Hierarchia w zespole przetargowym

Niewątpliwie ważnym elementem procesu zakupowego jest zespół przetargowy i jego skład. Aż 56 proc. respondentów wskazało, że w ich firmach to menedżerowie średniego lub wyższego szczebla z działów biznesowych oraz IT pełnią kluczową rolę w tym procesie. Choć jest to praktyka naturalna – w końcu ma zapewnić zgodność technologiczną i biznesową - może prowadzić do szeregu problemów. W szczególności chodzi o napięcia wewnętrzne w zespole, które mogą wynikać z różnic w hierarchii oraz nieuzasadnionej presji wywieranej przez osoby na wyższych stanowiskach. Takie różnice mogą znacząco wpłynąć na obiektywność podejmowanych decyzji oraz na sprawność samego procesu przetargowego.

Efektywnie działający zespół przetargowy powinien składać się z osób o zróżnicowanych kompetencjach, ale jednocześnie charakteryzować się równowagą w hierarchii. Ponadto, dział zakupów powinien być zaangażowany w proces od samego początku, jeszcze przed opracowaniem specyfikacji i doboru oferentów. Mimo że dział IT i biznesowy mają kluczową rolę w określaniu wymagań dotyczących technologii, to dział zakupów wnosi obiektywizm i perspektywę dotyczącą kosztów, ryzyka i możliwości rynku. Przeprowadzić obiektywną analizę będą mogły osoby posiadające kompetencje zarówno techniczne, jak i zakupowe. Może to oznaczać konieczność powołania specjalistów spoza firmy lub zewnętrznych ekspertów.

Zarządzanie różnicami w hierarchii w zespole przetargowym to kluczowy element minimalizowania pozamerytorycznych wpływów na decyzje. Wczesne włączenie zespołu zakupowego w przygotowanie specyfikacji i wymagań wobec dostawców pozwala uniknąć typowych pułapek, np. przesadnego rozszerzania wymagań lub braku odpowiedniej preselekcji potencjalnych dostawców – podpowiada Karol Mazurek, Dyrektor Zarządzający Accenture w Polsce odpowiedzialny za współpracę z klientami z sektora finansowego. – Jednocześnie dominacja zespołu zakupowego nad przedstawicielami działów biznesowych i IT może prowadzić do wyboru rozwiązań nieadekwatnych do potrzeb organizacji oraz pominięcia kluczowych celów biznesowych – dodaje.

Harmonogramy i komunikacja

Planowanie i właściwe opracowanie harmonogramów to kluczowe elementy sukcesu realizowanego wdrożenia technologicznego. Zarówno kupujący, jak i sprzedający deklarują, że harmonogramy postępowań są nieodłączną częścią procesu. Większość firm kupujących (69 proc.) komunikuje opracowane harmonogramy oferentom na początku postępowania, z czego 42 proc. przyznaje, że nie dotrzymuje terminów zawartych w początkowym kalendarzu postępowania. Z perspektywy sprzedających początkowe terminy nie są dotrzymywane w 86 proc. postępowań, ale większość sprzedawców (57 proc.) deklaruje, że są one aktualizowane na bieżąco. Aż dwa razy więcej kupujących (27 proc.) niż sprzedających (14 proc.) potwierdza, że harmonogramy postępowań są dotrzymywane. Niemniej jednak, nawet bardziej optymistyczna ocena kupujących oznacza, że mniej niż 1/3 tworzonych harmonogramów pozwala realistycznie i efektywnie zaplanować proces. Warto jednak zauważyć, że 61 proc. firm kupujących spełnia swoje zobowiązania czasowe, utrzymując deklarowane ramy czasowe (27 proc.) lub regularnie aktualizując harmonogramy i informując o tym oferentów (34 proc.). Różnice w postrzeganiu terminowości mogą świadczyć o braku odpowiedniej komunikacji między stronami. Według badania, aż 27 proc. kupujących opracowuje harmonogram tylko dla użytku wewnętrznego. Komunikacja i skuteczne zarządzanie czasem są jednak niezbędne, aby proces wyboru partnerów technologicznych przebiegał zgodnie z założeniami, a wdrożenie było zrealizowane sprawnie i efektywnie.

Brak analizy dokonanych wyborów

Poważną przeszkodą w doskonaleniu procesu zakupowego, którą ujawnia raport, jest brak analizy jakości dokonanych wyborów. Wyniki pokazują, że aż 46 proc. firm, ani po stronie działu zakupów, ani po stronie biznesu, nie uwzględnia takiej analizy w procesie ewaluacji swoich praktyk zakupowych. To zaniedbanie niesie za sobą poważne konsekwencje w długoterminowej perspektywie. Brak takiej analizy oznacza, że organizacje nie wyciągają wniosków z poprzednich doświadczeń, co może prowadzić do powielania tych samych błędów w kolejnych postępowaniach zakupowych.

Uważam, że nie w pełni wykorzystujemy potencjał analizy przeprowadzonych postępowań przetargowych. Może to wynikać z faktu, że w części organizacji zespół zakupów formalnie i realnie kończy swoje zaangażowanie w projekt po wyborze dostawcy i podpisaniu kontraktu. W rezultacie brakuje informacji zwrotnej dotyczącej efektywności procesu przetargowego w odniesieniu do wcześniej ustalonych celów. Systematyczna analiza postępowań z perspektywy osiągniętych wyników stanowi skuteczne narzędzie podnoszenia efektywności przyszłych procesów zakupowych, pod warunkiem że dział zakupów dysponuje zasobami do przeprowadzenia takiej analizy – komentuje Mariusz Geraltowski, Prezes PSML.

Analiza jakości dokonanego wyboru dostawcy powinna obejmować ocenę zgodności z oczekiwaniami biznesowymi, uwzględniając czas, koszty, jakość realizacji i efektywność dostarczonego rozwiązania. Istotnym elementem jest także zbieranie opinii użytkowników końcowych, by ocenić, jak dobrze system spełnia ich potrzeby i jak efektywnie działa w codziennej pracy. Dodatkowo, warto przeanalizować jakość współpracy z dostawcą, szczególnie w kontekście negocjacji i rozwiązywania problemów w trakcie realizacji. Integracja wyników powyższych analiz z kryteriami oceny dostawcy podczas wyboru pozwoli poprawić jakość procesu oraz zmniejszyć ryzyko nietrafionego wyboru.

Raport wskazuje na konieczność przeorganizowania procesów zakupowych w firmach, w szczególności poprzez:

skoncentrowanie się na kluczowych wymaganiach biznesowych przy opracowywaniu specyfikacji technologii,
wdrożenie bardziej ustrukturyzowanego podejścia do preselekcji oferentów, które pozwoli na świadome zarządzanie wyborem dostawcy,
zwiększenie wpływu działów zakupów na specyfikację i wymagania wobec dostawcy, aby zmniejszyć ryzyko nieoptymalnych decyzji,
zwiększenie analizy jakości wyborów po zakończeniu procesów zakupowych, by wyciągać wnioski i doskonalić przyszłe postępowania.

Opracowany dokument pokazuje, jak ważne jest, by firmy nie pomijały żadnego etapu procesu zakupowego, a decyzje były podejmowane na podstawie dokładnej analizy i dobrych praktyk. Świadome kształtowanie i podejście do procesu wyboru partnerów technologicznych mogą znacząco zminimalizować ryzyko nieudanych wdrożeń.

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach

Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość