Zarządzanie firmą w dzisiejszych realiach staje się coraz większym wyzwaniem. Od managerów wymaga się, aby byli dobrymi strategami kształtującymi przyszłość przedsiębiorstwa. Do sprawnego zarządzania firmą i podejmowania właściwych decyzji biznesowych potrzebne jest sprawne i bieżące monitorowanie aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa i budowa dynamicznych scenariuszy jego rozwoju. Odpowiednie narzędzia biznesowe muszą zapewniać możliwość zarówno optymalizacji wykorzystania zasobów finansowych, jak i wychwytywania wszystkich, nawet najmniejszych, sygnałów zagrożenia sytuacji przedsiębiorstwa.

Systemy Business Intelligence powstały z myślą o osobach zarządzających przedsiębiorstwami i dostarczają im kompleksowych informacji niezbędnych do monitorowania i zarządzania procesami, za które są odpowiedzialni. Wraz z tendencją do spłaszczania struktur organizacyjnych w firmach także na pracowników niższego szczebla przeniesiona została część odpowiedzialności za losy przedsiębiorstwa. W związku z tym oni również powinni móc podejmować decyzje w warunkach gwarantujących dostęp do możliwie najbardziej wiarygodnych informacji.

Narzędziem, które w pełni wspiera i monitoruje takie działania, jest Comarch Business Intelligence. Pozwala on na gromadzenie, przetwarzanie, analizę i raportowanie informacji istotnych dla procesu podejmowania decyzji na każdym szczeblu zarządzania przedsiębiorstwem.

Co to jest Business Intelligence?

Business Intelligence to nic innego jak przekształcanie danych w informacje. W erze zalewu informacji i ciągle rosnącej liczby stron internetowych znalezienie właściwej informacji w zasobach Internetu bez dobrej wyszukiwarki graniczyłoby z cudem. Podobnie w każdej firmie codziennie rejestrowane są coraz to nowe transakcje, np. zamówienia czy zlecenia produkcyjne. W efekcie okazuje się, że naszą główną bolączką staje się przede wszystkim wydobycie tej najpotrzebniejszej i najwłaściwszej informacji, na podstawie której będziemy mogli podjąć racjonalne decyzje. Ten fakt zauważają managerowie, którzy dostrzegają, że sprawne zarządzanie informacją staje się kluczem do sukcesu ich firm. O ten ważny obszar w przedsiębiorstwie należy dbać tak samo jak o utrzymanie dobrych relacji z kontrahentami, optymalny poziom zatowarowania czy płynność finansową.

Business Intelligence to nic innego jak wyszukiwarka internetowa dla firmowych zasobów, dzięki której możemy za pomocą jednego kliknięcia dotrzeć do kluczowych, syntetycznych informacji opartych na aktualnych danych. Dzięki narzędziom Comarch Business Intelligence, takim jak analizy, raporty, budżety czy karty wyników, przedsiębiorstwa mogą optymalizować swoją działalność, generować większe zyski oraz identyfikować i eliminować wąskie gardła. Narzędzie Business Intelligence w czasach dużej zmienności rynkowej staje się nieodłączną częścią systemów klasy ERP. Pełni ono rolę „pomostu” pomiędzy zarządzaniem na poziomie strategicznym a zarządzaniem operacyjnym. Pozwala zmaksymalizować korzyści płynące z wdrożenia systemu ERP, dając osobom zarządzającym konkretną wiedzę o procesach zachodzących w ich firmach.

Co ma ze sobą wspólnego Business Intelligence i subtelna bielizna?

Firma JS zajmuje się dystrybucją bielizny, rajstop, skarpet oraz odzieży. JS to 8,5 tys. mkw. samoobsługowej powierzchni ekspozycyjnej oraz magazynowej. Firma współpracuje z ponad 300 dostawcami. Sukcesy w sprzedaży bielizny, rajstop i skarpet stawiają JS w roli lidera w handlu hurtowym w Polsce. W trakcie swojego rozwoju JS powiększył działalność o sieć sklepów z markową bielizną LaVantil, które zlokalizowane są w centrach handlowych na terenie całej Polski. Sukcesy firmy JS wspiera system Comarch CDN XL uzbrojony w narzędzie Business Intelligence.

Na nasze pytania odpowiada Jacek Toboła, prezes zarządu JS.

Co wpłynęło na wybór systemu Comarch?

Jacek Toboła: Do 2008 roku używaliśmy oprogramowania FPP++, Księga Handlowa oraz Płace i Kadry firmy Comarch oraz innych aplikacji wspomagających zarządzanie bazą danych. Jednym z naturalnych elementów rozwoju firmy było przejście na zintegrowany system do zarządzania. Tylko system ERP, łączący w jednym rozwiązaniu wszystkie elementy niezbędne do zarządzania firmą, dawał szansę na dalszy dynamiczny rozwój i sprostanie wymaganiom stawianym firmom, które swoim zasięgiem chcą wyjść poza regionalny obszar działania. Comarch CDN XL, dzięki możliwościom pracy terminalowej oraz dostępowi do danych z dowolnego miejsca, zmienił sposób komunikowania wewnątrz naszej firmy. Integralne narzędzie Business Intelligence usprawniło dostęp do danych zapisanych we wszystkich obszarach systemu i wszechstronną ich analizę.

Jaka jest Państwa specyfika pracy z narzędziem Business Intelligence, jakie procesy biznesowe zostały dzięki niemu usprawnione w firmie JS?

JT: Podstawowym celem, który przyświecał naszej firmie podczas wdrażania BI, było zapewnienie kadrze kierowniczej odpowiedzialnej za podejmowanie decyzji biznesowych jak najszybszego dostępu do niezbędnych danych skondensowanych w jasnych i przejrzystych tabelach i wykresach, modyfikowanych w jednej chwili, w zależności od bieżących wymagań. Podstawowe procesy, jak zamawianie towarów, kontrola zapasów, rozliczenia przedstawicieli handlowych, raportowanie wyników sprzedażowych sklepów sieci LaVantil, zostały uproszczone i zyskały większą przejrzystość.

Co konkretnie zostało usprawnione w Państwa firmie? Jakie zyskaliście korzyści?

JT: Codzienny dostęp do wcześniej przygotowanych zapytań pozwala na szybkie reagowanie na niekorzystne współczynniki sprzedażowe, korygowanie planów sprzedażowych i rozliczeń. Została zwiększona rotacja towarów, a zalegające zapasy są sukcesywnie upłynniane. Kontrola zobowiązań i należności oraz zapasów towarów handlowych pozwoliła naszej firmie łagodnie przejść trudny okres lat 2009-2010 i zachować płynność finansową. Analizy wykonywane w systemie BI były głównym elementem planu naprawczego, a po jego realizacji i zakończeniu stały się podstawą bieżącej działalności.

Czy planują Państwo rozbudowę systemu?

JT: Od sierpnia 2011 roku powiększyliśmy moduł BI i obecnie mamy pełny pakiet, a dostęp do wybranych zestawień przez Internet otwiera nowe możliwości w zarządzaniu i wymianie informacji. Współczesne koncepcje, metody i narzędzia zarządzania powinny zapewniać sprawną realizację wszystkich funkcji managera w przedsiębiorstwie, czyli zarządzanie wartością firmy, analizę i ocenę efektywności finansowej przedsięwzięć inwestycyjnych w zakresie inwestycji rzeczowych i finansowych, optymalizację źródeł finansowania działalności, zarządzanie płynnością finansową oraz planowanie i kontrolę przychodów, kosztów i wyników finansowych organizacji. Business Intelligence jest narzędziem wspomagającym proces podejmowania decyzji na każdym szczeblu zarządzania przedsiębiorstwem. Daje natychmiastowy dostęp do kluczowych informacji zgromadzonych w różnych obszarach systemu do zarządzania. Intuicyjna forma budowania raportów oraz ich wielowymiarowość pozwalają na analizowanie wyników każdej uprawnionej do tego osobie, która nie musi posiadać zaawansowanej wiedzy informatycznej.

Jak przetrwać podczas kryzysu i zminimalizować jego skutki?

Podczas kryzysu klienci coraz większą wagę przykładają do optymalizacji kosztów, dlatego też coraz częściej pojawiają się zapytania o dostępność oprogramowania w tzw. modelu SaaS (Software as a Service) oraz narzędzi do budżetowania, prognozowania i raportowania. Firmy w dobie kryzysu, aby utrzymać odpowiedni poziom płynności finansowej, często korzystają z takich funkcjonalności, jak TOP10-Kontrahenci z przeterminowanymi płatnościami. Raport ten prezentuje listę dziesięciu kontrahentów mających względem nas przeterminowane zobowiązania o największej wartości, zawężając analizę do dowolnego okresu.

Przydatnym rozwiązaniem w narzędziu Business Intelligence jest również analiza ABC, która zgodnie z zasadą Pareto definiuje i grupuje zasoby. Do grupy A zalicza się więc dobra stanowiące 20 proc. asortymentu, a jednocześnie generujące 80 proc. sprzedaży. Dobra z grupy B stanowią 30 proc. asortymentu i generują 15 proc. sprzedaży. Natomiast grupa C jest reprezentowana przez pozostałe 50 proc. asortymentu, ale przychody ze sprzedaży tych towarów stanowić będą jedynie 5 proc. ABC to klasyfikacja zasobów według malejącej wartości lub innych kryteriów. Należy podzielić pozycje na trzy klasy: A, B i C. Klasa A obejmuje pozycje najdroższe, wymagające szczególnej uwagi, do klasy B zaliczane są zasoby o mniejszym znaczeniu, a klasę C stanowią wszystkie pozostałe. Istotą klasyfikacji ABC jest interpretacja wyników takiej analizy, np. towary z grupy A powinny być zawsze na stanie magazynu, w szybko dostępnym miejscu, bo to one stanowią dla nas największą wartość.

Nowoczesny system ERP – Comarch ALTUM ma mechanizmy, które bazując na wynikach analiz, pomagają precyzyjnie zarządzać firmą. Są to narzędzia, które modelują i automatyzują procesy biznesowe – Business Process Management. Dzięki temu możliwe jest na przykład automatyczne obliczanie minimalnych i optymalnych stanów magazynowych dla poszczególnych produktów ABC, a następnie automatyczne dokonywanie przez system zamówień, aby utrzymać odpowiedni poziom zapasów. Metoda ABC stosowana jest przy normowaniu i kontroli zapasów materiałowych, zaopatrzeniu materiałowym, sprzedaży i dystrybucji etc.

Z doświadczeń ekspertów Comarch wynika, iż w dobie kryzysu sprawdza się również tzw. funkcjonalność budżetowania. W działalności jednostek gospodarczych jest ona uznawana za jedno z podstawowych narzędzi wspomagających oraz determinujących rozwój przedsiębiorstwa, prowadzących w końcowym efekcie do osiągnięcia wytyczonych celów. Celem budżetowania jest zapewnienie efektywnego zagospodarowania z reguły ograniczonych zasobów, jakimi dysponuje przedsiębiorstwo. Inaczej mówiąc, budżetowanie przyporządkowuje realizację strategicznych celów i zapewnia efektywne wykorzystanie zasobów.

Proces tworzenia budżetu składa się z trzech etapów: zdefiniowania struktury, wypełnienia danych oraz analizy wykonania. Comarch Business Intelligence wspiera użytkownika na każdym ze wspomnianych etapów i umożliwia tworzenie następujących budżetów: sprzedaży, kosztów produkcji, kosztów materiałowych, kosztów sprzedaży oraz wyników finansowych.

Z narzędzi pozwalających na ewidencjonowanie stanu finansów przedsiębiorstwa systemy BI stały się rozwiązaniami dającymi wgląd w ogólną sytuację przedsiębiorstwa. Oczekiwania rynku, zmieniające się otoczenie i narzędzia wykorzystywane w biznesie powodują nieustanny rozwój oprogramowania. Nadal górną półką systemów są rozwiązania zintegrowane w ramach oprogramowania klasy ERP, czyli np. Comarch ALTUM i Comarch CDN XL, które są systemami polskimi, dopasowanymi do specyfiki działalności każdej firmy.

Autor: Barbara Skrzypek, Business Development Manager ERP w Comarch
Źródło: COMARCH