Aby osiągnąć zamierzony efekt spółka musiała wyeliminować wszystkie wąskie gardła przepływu informacji w obrębie kluczowych procesów biznesowych. Dlatego w ramach prowadzonego przez Macrologic projektu zintegrowane zostały dane ze wszystkich obszarów łącznie z produkcją. Celem tych działań miała być poprawa możliwości analitycznych i wyeliminowanie pomyłek, które najczęściej powstawały w trakcie wielokrotnego ręcznego przenoszenia danych. Osiągnięte cele miały pozwolić szybciej realizować zamówienia i dokładniej kalkulować marżę. Użytkowane aplikacje nie ułatwiały pracy z uwagi na ograniczoną możliwość wymiany informacji.

 

Od przełomu 2006/2007 roku spółka GZD notuje bardzo duży wzrost zamówień z branży budowlanej ze strony klientów wyspecjalizowanych w realizacji projektów infrastrukturalnych. Rośnie również ilość zapytań i zamówień od nowo powstających przedsiębiorstw, które chcą realizować podobne zlecenia. Działania przedstawicieli spółki polegają na jak największej możliwej dywersyfikacji rynków zbytu w celu ograniczenia zagrożeń związanych z kryzysem w którejś z obsługiwanych branż. Trudne to zadanie, zwłaszcza że już teraz należy zadbać o zabezpieczenie przedsiębiorstwa przed spadkiem zapotrzebowania na kruszywa. Obecnie coraz głośniej mówi się, że po 2013 roku może nastąpić gwałtowny spadek zapotrzebowania na te produkty związany ze spadkiem ilości projektów infrastrukturalnych współfinansowanych ze środków unijnych.

Dopóki wydobycie i produkcja kruszywa jest w fazie hossy mamy komfortową sytuację aby przygotować się produktowo i zarządczo do kolejnych rynkowych wyzwań. W ostatnich latach często zdarzało się, że wszystko co produkowaliśmy, sprzedawane było na pniu. To był dla nas sygnał, że trzeba szybko inwestować w technologie, które pomogą nam usprawniać obsługę sprzedaży i podnosić rentowność. Nie możemy pozwolić sobie na utratę zysku teraz i w przyszłości. - mówi Robert Rakoczy dyrektor finansowy GZD S.A.

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu pracowaliśmy w oparciu o kilka niepowiązanych aplikacji, arkusze excel., dokumentację papierową, itp.

Wdrażając system firma chciała zapanować nad kosztami bezpośrednimi produkcji. Skoncentrowano się na myśleniu o systemie zbierającym dane m.in. o rozpisanych siatkach strzelań, zużyciu materiałów wybuchowych, zużyciu maszyn. Analiza tych danych pozwala pozyskiwać materiał o właściwej wyjściowej granulacji. Selektywne wybieranie złoża pozwala na uzyskanie urobku o odpowiedniej jakości i właściwościach fizykochemicznych.

W początkowej fazie wdrożenia podeszliśmy do prac w stylu rozpoznania bojem. Jako organizacja nie mieliśmy wcześniejszych doświadczeń w prowadzeniu dużych projektów informatycznych. Chcieliśmy wszystko od razu. W tej samej atmosferze poszczególne działy zaczęły zgłaszać swoje postulaty w zakresie rozwiązywania problemów organizacyjno-zarządczych. Z tego powodu wdrożenie przebiegało wolniej niż planowaliśmy. Czasem brak pośpiechu okazał się bardzo pozytywnym czynnikiem pozwalającym przemyśleć kolejne kroki i zapanować nad sytuacją. - mówi Robert Rakoczy

Prace wdrożeniowe prowadzono w następującej kolejności: moduł finanse, kadry-płace, środki trwałe, logistyka, produkcja. W obszarze produkcji stworzono osobny moduł kontroli jakości. Moduł jakościowy służy do przetwarzania informacji dotyczących ilości badanych próbek produktów, parametrów surowcowych w konkretnych miejscach złoża, sprawnej obsługi reklamacji raportów.

Korzyści biznesowe

Moduł Logistyka pozwolił na pierwsze w historii firmy GZD S.A. scalenie bazy kontrahentów i asortymentu, co usprawniło pracę działu handlowego oraz umożliwiło dyrektorowi sprzedaży kontrolowanie procesu. Menadżer nadzorujący obszar może obecnie analizować bieżące relacje z klientami i wyznaczać limity kredytu kupieckiego dla każdego odbiorcy. Takie odcięcie eliminuje nieuprawnione i niekontrolowane przekroczenia, które czasem pojawiały się. W szczycie sezonu podobne sytuacje mogłyby bardzo niekorzystnie wpływać na sytuację płynnościową przedsiębiorstwa

. Dodatkowym usprawnieniem wszystkich procesów biznesowych jest wprowadzenie elektronicznego obiegu informacji. Rozwiązanie oparte o platformę Lotus pozwala zdigitalizować dokumenty, które w prosty sposób są przesyłane i dostępne dla wszystkich uczestników procesu. Archiwizacja oraz ręczne przeszukiwanie baz danych przestało być piętą achillesową zarządzania dokumentami.

Nie tracimy kontroli nad dokumentami, nie tracimy czasu na ich poszukiwanie i przesyłanie wewnątrz firmy oraz w kontaktach w kontrahentami. Dzięki temu znaczącej poprawie uległy procesy obsługi zamówień oraz kontroli. - mówi Robert Rakoczy

W obszarze logistyki bardzo przydatna okazała funkcjonalność pozwalająca analizować koszty transportu dostawczego, planować trasy. GZD S.A. posiada własne i obce środki transportu kołowego i szynowego do obsługi wewnętrznych przemieszczeń produktów oraz korzysta ze środków zewnętrznych w ramach realizowanych umów. Dzięki nowym narzędziom łatwiej planować i rozliczać koszty transportu. Firma szybko ustala wszystkie nieprawidłowości i eliminuje ryzyka płacenia za „wirtualne przebiegi”.

Dzięki logistyce uporządkowano również zarządzanie środkami transportu własnego.

Logistyka objęła również zarządzanie magazynami wyrobów gotowych oraz narzędziownią. Wprowadzenie pełnej kontroli nad poszczególnymi partiami produktu pozwoliło działowi transportu wyeliminować ryzyko niewłaściwej destynacji oraz ułatwiło osobom odpowiedzialnym za nadzorowanie jakości przeprowadzanie badań i rozpatrywanie reklamacji.

Dzięki dokładnej informacji o naszych produktach wiemy, czy produkt którego dotyczy zgłaszana reklamacja jest rzeczywiście przez nas wyprodukowany. Dzięki temu oszczędzamy sobie wielu problemów. Są przypadki, w których podczas wizyty kontrolera okazuje się, iż wykonawca wskazuje jako reklamowany produkt konkurencji. - mówi RR

Produkcja

Okazało się, że pomimo z pozoru prostej produkcji – firma wydobywa i kruszy skały – konieczne będzie napisanie dedykowanego modułu w zakresie wsparcia produkcji. Wynikało to z konieczności uwzględnienia w rachunku kosztów wszystkich procesów towarzyszących. GZD ścigają się z konkurentami na koszty produkcji i jakość wyrobów. Dzięki modułowi produkcyjnemu proces wytwarzania od momentu strzelania jest szczegółowo analizowany. Każda partia towaru jest badana pod względem uziarnienia, ścieralności, mrozoodporności, zawartości pyłów.

W module produkcyjnym gromadzone są informacje o procesach technologicznych, według których planowane są cykle produkcyjne. W ramach każdego cyklu zbierane i przetwarzane są dane o wykorzystaniu sprzętu, serwisach towarzyszących, remontach, wymianie podzespołów.

Dzięki nowemu sposobowi analizowania danych staramy się eliminować przyczyny usterek i wzrostu kosztów. Dokładny opis procesu produkcyjnego wraz z przewidywanymi kosztami pozwala uzyskiwać przyzwoitą rentowność na bardzo konkurencyjnym rynku. - mówi Robert Rakoczy

Moduł produkcyjny uwzględnia całą specyfikę produkcji GZD SA , która dostarcza produkty sklasyfikowanych według obowiązujących norm oraz dostosowuje produkt do potrzeb odbiorcy. Dzięki modułowi jakościowemu dokładnie wiadomo kto robi badania składu, jakie parametry ma produkt oraz czy w złożu występuje surowiec odpowiadający oczekiwaniom zamawiającego.

Nasze złoże to dolomity triasowe i dewońskie, ale w ramach tych zasobów skały mają bardzo różne parametry chemiczne. Nasi klienci mają zróżnicowane oczekiwania np. w zakresie ilości krzemionki, tlenku wapnia, magnezu i żelaza. Bez możliwości certyfikowania produktu trudno byłoby nam sprostać konkurencji. - mówi Robert Rakocz

Dzięki badaniom i optymalizacji kosztów staramy się wyprzedzać koniunkturę i szukać alternatywnych rynków zbytu. Badamy możliwości stosowania kruszywa na budowach kolejowych, w filtrach absorpcyjnych i betonach.

Finanse

Duża szczegółowość i bieżący spływ danych poprawił możliwości i szybkość procesów analitycznych. W przypadku procesu zamykania miesiąca czas został skrócony o kilka dni i nadal pracujemy nad przyspieszeniem tej operacji.

Dane które obecnie podajemy obróbce są poprawne dzięki czemu nasz proces decyzyjny jest szybszy i sprawniejszy. Daje to podstawy do przygotowania firmy do wprowadzenie prognozowania i planowania budżetów w oparciu o procedury controllingowe. Z tym nowym projektem wiążemy bardzo duże nadzieje, gdyż może to pozwoli obniżyć koszty poprzez outsourcingowanie pewnych procesów. - mówi Robert Rakoczy

Zarząd GZD S.A. spodziewa się, iż w outsourcingu mogą być ukryte duże rezerwy potencjalnych oszczędności. Część procesów, które są uruchamiane okresowo lub sezonowao z powodzeniem może być prowadzona przez firmy zewnętrzne. Wprowadzenie controllingu pozwoli ustalić właściwy parytet osiąganych zysków i ryzyk ponoszonych w wyniku takich decyzji.

Przyszłość

Dolomitowe Zakłady Górnicze rozpoczęły cykl sesji analitycznych przygotowujących do wdrożenia systemu controllingowego. Prace analityczne i wdrożeniowe są prowadzone przez Macrologic.

Źródło: www.macrologic.pl