Systemy BPM jako remedium na trudny koniec i początek roku w firmie

 

 

Domykanie planów sprzedażowych i walka o target, oceny pracownicze, tworzenie i autoryzowanie planów, budżetów i harmonogramów na cały przyszły rok, a ponadto intensywny sezon urlopowy - natłok obowiązków i zadań, z którymi mamy do czynienia pod koniec i na początku roku prowadzi zazwyczaj do walki z czasem i dodatkowego stresu, zarówno u pracowników, jak i właścicieli firm, którzy stoją przed szeregiem kluczowych dla organizacji decyzji. Można jednak takiej sytuacji uniknąć.

Ustal priorytety

Nie da się zrobić wszystkiego na raz. Dlatego niezbędna staje się priorytetyzacja procesów i zadań. Aby móc ją efektywnie przeprowadzić musimy wiedzieć, które zadania są najistotniejsze z punktu widzenia interesu firmy, a nie poszczególnych jej działów. Dla biznesu bardziej liczy się zdobycie ważnego kontraktu niż rozliczenie delegacji, dlatego powinniśmy świadomie zdecydować, które z tych zadań powinno zostać wykonane jako pierwsze.

Może się również okazać, że ważne zadanie jest blokowane przez inne, znacznie mniejsze i błahe. Wiedza na ten temat może być kluczowa do podjęcia decyzji o priorytecie działań. Na przykład prawnik konsultujący umowy powinien zająć się najpierw tą, od której zależy zakończenie dużego projektu, zamiast tej z nowym dostawcą wody mineralnej dla firmy.

Planuj procesy i zarządzaj nimi

W sytuacji zwiększonej ilości zadań kluczowe staje się umiejętne i rozsądne gospodarowanie zasobami, jakimi są czas oraz ludzie. Warto zastanowić się, które działy firmy będą w tym okresie najbardziej obciążone i przekierować część zadań, aby wspomóc ich działanie.

Sięgaj po dostępne narzędzia

Jak to wszystko zrobić, aby nie spowodować kolejnego spiętrzenia zadań i chaosu organizacyjnego? Z pomocą przychodzą systemy informatyczne, takie jak platformy klasy Business Process Management (BPM). Pozwalają one zautomatyzować i przyspieszyć procesy w przedsiębiorstwie, a jednocześnie umożliwiają łatwą ewidencję i delegowanie zadań.

Systemy tej klasy rozwiązują wiele problemów, z którymi firmy borykają się nie tylko w okresie przedświątecznym, czy ferii, ale i na co dzień: urlopy pracownicze i zastępstwa w ramach procesów biznesowych, delegacja zadań, raportowanie i mierzenie jakości pracy, generowanie i digitalizacja dokumentów, automatyzacja, nie wspominając o pełnej integracji z infrastrukturą firmy.

Przykładem takiego systemu jest oprogramowanie WEBCON BPS dla platformy SharePoint. Pozwala ono szybko tworzyć dedykowane aplikacje i obiegi dokumentów, które zadbają o prawidłowy przebieg procesów w firmie i właściwą koordynację działań poszczególnych członków zespołu, a dzięki temu zaoszczędzą nasz czas i pieniądze.

Automatyzuj procesy, oszczędzaj czas

Dużą zaletą systemów BPM, szczególnie w końcówce roku jest to, że procesy, które są już wdrożone działają i nie potrzebują dużej uwagi. System sam przypomina o zadaniu i terminie, wyśle raporty i przygotuje dokumenty, a my możemy śledzić wszystko nawet z poziomu aplikacji mobilnej.

Platformy BPM, obsługując cały proces pozwalają nim sprawnie zarządzać. Mamy możliwość łatwego ustalania priorytetów, dzięki temu mamy pewność, że istotne zadania nie utoną w gąszczu drobnych spraw - te zostaną skatalogowane i poczekają na lepszy czas. A jeśli proces utknie na jakimś etapie, w łatwy sposób zlokalizujemy źródło zatoru i udrożnimy go.

Dodawanie nowych procesów do platformy jest proste, szybkie i nie generuje dodatkowych kosztów. Od razu otrzymujemy też system raportowy, nie musimy więc ręcznie zbierać statystyk i przygotowywać raportów, bo wszystkie dane są dostępne w systemie i możliwe do przedstawienia w każdej chwili.

Mając zgromadzone dane z pewnego okresu możemy przygotować się na zwiększone obciążenie. Takie procedury obciążeniowe możemy ująć w samym procesie, planując na przykład uproszczenie akceptacji, zmianę limitów akceptacyjnych, delegację zadań i kompetencji, czy inny podział kompetencji.

Podejmuj decyzje na podstawie danych

Dzięki wykorzystaniu platformy typu BPM również proces decyzyjny staje się dużo prostszy. Wchodząc do systemu, mamy do dyspozycji komplet informacji potrzebnych do podjęcia decyzji, dzięki temu wszelkie akceptacje i zgody są wydawanie w sposób efektywny i, co istotne, na podstawie twardych danych. Również za pomocą poczty e-mail – wystarczy, że odpiszemy „Akceptuję” lub klikniemy w link i cały system kontynuuje działanie, na przykład oferta i wydatek zostają zaakceptowane.

Na tym nie koniec ułatwień. Jedna akceptacja może powodować ciąg zdarzeń automatycznych, na przykład generowanie umowy lub raportu i wysyłkę pod wskazany adres, a po powrocie ze spotkania z klientem natychmiastowe przesłanie dokumentu do konsultacji w dziale prawym. Dobre systemy BPM mają też pełne raportowanie wykonywanych operacji – audyt operacji możemy prowadzić wprost z systemu, zarówno na bieżąco, jak i historycznie. Ze wszystkich dostępnych w systemie danych możemy łatwo wyciągnąć wnioski na rok kolejny

Co ważne, używanie platformy procesowej wymusza przemyślenie i zaprojektowanie danego procesu przed jego startem oraz dostosowanie go w trakcie działania. Gwarantuje to, że wysokie obciążenia w konkretnych momentach roku staną się tylko częścią procesu, a nie mniej lub bardziej nieskoordynowaną walką o przetrwanie.

Autor: Łukasz Malina - współzałożyciel spółki WEBCON, odpowiada za dział wdrożeń