Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który automatyzuje obieg faktur, umów i zgłoszeń – dokładnie tak, jak działa Twoja firma. Jak wybrać elektroniczny obieg dokumentów (EOD), który nie tylko porządkuje, ale naprawdę przyspiesza działanie całej organizacji?
| REKLAMA |
 |
Dlaczego sam obieg dokumentów to za mało?
Jeszcze niedawno elektroniczny obieg dokumentów (EOD) sprowadzał się głównie do skanowania i archiwizacji dokumentów. Dziś to zdecydowanie za mało – nowoczesny system musi spełniać więcej niż tylko funkcję cyfrowego archiwum.
Chodzi o usprawnienie pracy firmy: automatyzację zadań, kontrolę procesów i integrację z innymi narzędziami. Wdrożenie EOD to szansa na optymalizację procesów biznesowych na szerszą skalę, bo wiele czynności można dzięki niemu zautomatyzować.
Co tak naprawdę powstrzymuje firmy przed wdrożeniem EOD?
System EOD może być prosty. Ale decyzja o jego wdrożeniu – już nie. Z naszych obserwacji wynika, że największym problemem nie jest wybór systemu, ale to, że firma nie rusza z wdrożeniem. Dlaczego? Bo z tyłu głowy siedzą dwa „ale”, które skutecznie blokują decyzje. Jakie to “ale” i co radzimy, aby je wyeliminować i bezpiecznie przejść do działania?
Opór pracowników przed zmianą
Zespół może postrzegać nowy system jako zagrożenie dla wypracowanej rutyny. Dlatego tak ważna jest odpowiednia komunikacja i szkolenia. Warto zawczasu pokazać zespołowi korzyści, czyli mniej papierkowej pracy, szybszy dostęp do informacji oraz zadbać, aby narzędzie było intuicyjne w obsłudze. Gdy pracownicy zobaczą ułatwienia, jakie niesie EOD, szybciej zaakceptują zmianę.
Według raportu Ministerstwa Rozwoju i Technologii z 2024 roku "Wzmocnienie cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw" aż niemal 60% pracowników nie bierze udziału w szkoleniach dotyczących kompetencji cyfrowych, dlatego w części firm dominuje wciąż brak świadomości o potencjalnym wpływie IT na wyniki finansowe.
Według raportu Ministerstwa Rozwoju i Technologii z 2024 roku "Wzmocnienie cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw" aż niemal 60% pracowników nie bierze udziału w szkoleniach dotyczących kompetencji cyfrowych, dlatego w części firm dominuje wciąż brak świadomości o potencjalnym wpływie IT na wyniki finansowe.
Nasz kraj zajmuje jedno z ostatnich miejsc i nigdy nie udało się poprawić tej pozycji. Poziom cyfryzacji w Polsce stale podnosi się, niemniej dystans do liderów pozostaje podobny. To powoduje, że Polska wciąż odnotowuje straty w stosunku do innych gospodarek wysoko rozwiniętych - czytamy w raporcie.
Wątpliwości kadry kierowniczej (koszty i ROI)
Czy to się opłaca i kiedy się zwróci? To jedno z najczęstszych pytań przy decyzji o wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Z pozoru to wydatek. W praktyce – to inwestycja, która zaczyna pracować na siebie szybciej, niż się wydaje. Automatyzacja procesów, cyfrowe ścieżki akceptacji, lepszy obieg informacji i porządek w dokumentach to realne oszczędności: czasu, energii zespołu i pieniędzy.
Zamiast rozbudowywać zespół administracyjny, możesz zwiększyć jego efektywność. Zamiast gubić się w mailach i załącznikach, możesz mieć pełną kontrolę nad przebiegiem procesów i budżetami.
Panuje przekonanie o inwestycji w rozwój IT jako koszcie do poniesienia, nie jako inwestycji, która może zapewnić zwrot poprzez podniesienie produktywności czy zdolności produkcyjnych - podaje raport Ministerstwa Rozwoju i Technologii.
Właśnie dlatego warto spojrzeć na system EOD nie jak na koszt wdrożenia, ale jak na sposób na uporządkowanie i przyspieszenie działania i rozwoju całej firmy.
Jakie obiegi dokumentów wdrożyć najpierw?
Nie da się od razu zdigitalizować wszystkich procesów, dlatego zacznij od tych, które dadzą najszybszy efekt. Przykładowo:
- Obieg faktur kosztowych. Ręczna obsługa faktur jest czasochłonna, a system EOD automatyzuje m.in. odczytywanie danych i akceptacje dokumentów, dzięki czemu obieg przebiega dużo szybciej. Nic dziwnego, że elektroniczny obieg faktur to najszybciej cyfryzowany proces i zwykle wdrażany jako pierwszy – od razu przynosi wymierne oszczędności.
- Obieg umów i dokumentów prawnych. Cyfrowa obsługa umów (od przygotowania wzoru, przez opiniowanie, po e-podpis) znacząco przyspiesza finalizację kontraktów i eliminuje problem wielu wersji dokumentu. Coraz więcej firm wdraża elektroniczny obieg umów, pism czy wewnętrznych wniosków, bo usprawnia to złożone procesy i zmniejsza ryzyko błędów.
Technologie i funkcje ułatwiające wybór systemu EOD
Przy wyborze platformy obiegu dokumentów zwróć uwagę na kluczowe technologie i możliwości systemu, które decydują o jego skuteczności:
Workflow (standaryzacja procesów)
System EOD powinien posiadać moduł workflow z graficznym modelowaniem procesów (BPMN), aby odwzorować w nim procedury firmy. Ważne, by nie kończyło się to na rysowaniu – system musi umożliwiać od razu wykonanie zaprojektowanego obiegu w praktyce. Np. platforma LOGITO oferuje kreator BPMN, który pozwala wdrożyć proces bez programowania.
Platforma low-code
Rozwiązanie low-code pozwala tworzyć nowe funkcje i obiegi przy minimalnym programowaniu. Pełna elastyczność to podstawa – system ma dopasować się do biznesu, a nie odwrotnie. LOGITO oferuje niemal nieograniczoną konfigurację modułów, dzięki czemu wprowadzenie zmian czy dodanie procesu zajmuje o wiele mniej czasu i kosztuje mniej niż w przypadku tradycyjnego podejścia.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)
Coraz więcej systemów EOD korzysta z AI, aby jeszcze bardziej odciążyć użytkowników. Np. moduł OCR odczytuje dane z faktur papierowych, a AI w helpdesku analizuje treść zgłoszeń i przekazuje je właściwym osobom. Dobrze, jeśli system oferuje takie inteligentne moduły lub integracje z AI, bo znacząco usprawniają one pracę i zmniejszają ryzyko błędów.
Jakie usprawnienia zauważysz już w pierwszych tygodniach po wdrożeniu?
Elektroniczny obieg dokumentów szybko przynosi firmie wymierne korzyści. Krótkoterminowo usprawnia pracę i generuje oszczędności, długofalowo buduje przewagę konkurencyjną i odporność na zmiany – czyli buduje cyfrową dojrzałość i zabezpiecza przyszłość Twojego biznesu. Tym samym firma zyskuje większe bezpieczeństwo operacyjne i skuteczność w realizacji swoich celów.
Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko technologia, ale też zmiana kultury pracy. Gdy zespół zrozumie płynące z niego korzyści, EOD staje się motorem oszczędności i przewagi konkurencyjnej – mówi Karol Floriańczyk, ekspert w obszarze cyfrowej transformacji procesów biznesowych w LOGITO.
Czym jest LOGITO? To polska platforma EOD oparta na low-code, z wbudowanym kreatorem procesów (BPMN) i wieloma modułami. Łatwo integruje się z innymi systemami (np. ERP, CRM).
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
