| REKLAMA |
 |
Aby zapewnić bezpieczny obieg dokumentów pracowniczych w firmie, w pierwszej kolejności należy zadbać o dobre praktyki. W tym przypadku sprawdzają się: rutyna, procedury, regulaminy i ograniczone zaufanie. Wszystko dlatego, że dane pracownicze to tzw. dane wrażliwe i jako takie powinny podlegać szczególnej ochronie. Na co dzień jednak dane te są, przynajmniej w pewnym zakresie, wykorzystywane, gdy wymaga tego realizacja konkretnych procesów w firmie, jak np. zarządzanie kadrami (prowadzenie akt osobowych, nawiązywanie umów o pracę, wypłata wynagrodzeń, współpraca z klientami).
W ostatnich czasach lawinowo rośnie udział dokumentacji elektronicznej. Jest to rozwiązanie o wiele bardziej efektywne niż tradycyjne archiwa papierowe – dane w formie elektronicznej łatwiej jest przechowywać, segregować, kategoryzować, przeglądać i przeszukiwać, a także zabezpieczyć przed wglądem osób do tego niepowołanych, na przykład poprzez nadanie różnych poziomów uprawnień. W przypadku e-dokumentacji ważne jest, aby dane – jeszcze na wstępnym etapie gromadzenia – odpowiednio przygotować, to znaczy stworzyć ich rzetelną, jednakową dla wszystkich pracowników strukturę i układ dokumentacji, które ułatwią odnalezienie konkretnej kategorii lub informacji.
Nie bez znaczenia jest oczywiście bezpieczeństwo danych. Obok zabezpieczeń informatycznych ważne są też dobre praktyki korzystania z dokumentów, czyli procedury i ich bieżąca kontrola, odpowiednie zabezpieczenie kanałów dystrybucji dokumentów, korzystanie z bezpiecznych, ale dostępnych online portali pracowniczych, które zapewniają efektywną i sprawną komunikację oraz umożliwiających pracownikom zdalne zarządzanie swoimi danymi (i wnioskami, np. o urlop).
Z ekonomicznego punktu widzenia zaletą e-dokumentacji jest również jej niski koszt operacyjny, ponieważ po poniesieniu wydatku związanego z wdrożeniem (i ewentualnym bieżącym wsparciem technicznym) okazuje się, że jest to rozwiązanie praktycznie bezkosztowe. Ponadto, w niektórych przypadkach, e-dokumentacja umożliwia nawet ograniczenie kosztów zatrudnienia.
Dobre praktyki dotyczące obiegu dokumentacji pracowniczej to również kwestia bezpiecznego udostępniania jej osobom trzecim. Jak wspomniałam, dokumentacja pracownicza to dane wrażliwe, obejmujące również, o czym się zazwyczaj nie pamięta, dane dotyczące patentów czy sprawozdań finansowych. Dlatego ze szczególną ostrożnością należy udostępniać te informacje. Warto więc przeprowadzić audyty bezpieczeństwa i stosowne szkolenia dla pracowników, wprowadzić regulaminy dotyczące ochrony informacji i procedury związane z ich bezpieczeństwem w firmie oraz zadbać o jak najwyższy poziom ochrony przed atakami hakerskimi. Pamiętajmy, że wprowadzone procedury powinny przewidywać też możliwość „ataku” wewnątrz organizacji. Na taką ewentualność powinny być przewidziane osobne scenariusze.
Nieodpowiednie zaplanowanie i zabezpieczenie obiegu dokumentacji pracowniczej może mieć dla firmy bardzo poważne konsekwencje. Po pierwsze, może być naruszeniem przepisów RODO, po drugie, może doprowadzić do nieautoryzowanego dostępu osób postronnych do poufnych danych. Pamiętajmy, że informacje wrażliwe znajdują się nie tylko w teczkach osobowych, ale i w umowach, komputerach, mailach, dlatego wprowadzona ochrona dokumentacji powinna być wielopoziomowa. Tym bardziej, że coraz bardziej powszechną praktyką jest współdzielenie dokumentów, czyli nanoszenie zmian przez kilka osób w jednym pliku, dostępnym online. To wygodne rozwiązanie, które ogranicza powstawanie kolejnych wersji danego dokumentu i pozwala na utrzymanie porządku w plikach. Ważne jest tylko jedno – zabezpieczenia przed wyciekiem danych powinny być równie mocne z poziomu każdej osoby, która łączy się z systemem i pracuje na danym dokumencie.
Autor: Olga Dura-Nowicka, Quercus
W ostatnich czasach lawinowo rośnie udział dokumentacji elektronicznej. Jest to rozwiązanie o wiele bardziej efektywne niż tradycyjne archiwa papierowe – dane w formie elektronicznej łatwiej jest przechowywać, segregować, kategoryzować, przeglądać i przeszukiwać, a także zabezpieczyć przed wglądem osób do tego niepowołanych, na przykład poprzez nadanie różnych poziomów uprawnień. W przypadku e-dokumentacji ważne jest, aby dane – jeszcze na wstępnym etapie gromadzenia – odpowiednio przygotować, to znaczy stworzyć ich rzetelną, jednakową dla wszystkich pracowników strukturę i układ dokumentacji, które ułatwią odnalezienie konkretnej kategorii lub informacji.
Nie bez znaczenia jest oczywiście bezpieczeństwo danych. Obok zabezpieczeń informatycznych ważne są też dobre praktyki korzystania z dokumentów, czyli procedury i ich bieżąca kontrola, odpowiednie zabezpieczenie kanałów dystrybucji dokumentów, korzystanie z bezpiecznych, ale dostępnych online portali pracowniczych, które zapewniają efektywną i sprawną komunikację oraz umożliwiających pracownikom zdalne zarządzanie swoimi danymi (i wnioskami, np. o urlop).
Z ekonomicznego punktu widzenia zaletą e-dokumentacji jest również jej niski koszt operacyjny, ponieważ po poniesieniu wydatku związanego z wdrożeniem (i ewentualnym bieżącym wsparciem technicznym) okazuje się, że jest to rozwiązanie praktycznie bezkosztowe. Ponadto, w niektórych przypadkach, e-dokumentacja umożliwia nawet ograniczenie kosztów zatrudnienia.
Dobre praktyki dotyczące obiegu dokumentacji pracowniczej to również kwestia bezpiecznego udostępniania jej osobom trzecim. Jak wspomniałam, dokumentacja pracownicza to dane wrażliwe, obejmujące również, o czym się zazwyczaj nie pamięta, dane dotyczące patentów czy sprawozdań finansowych. Dlatego ze szczególną ostrożnością należy udostępniać te informacje. Warto więc przeprowadzić audyty bezpieczeństwa i stosowne szkolenia dla pracowników, wprowadzić regulaminy dotyczące ochrony informacji i procedury związane z ich bezpieczeństwem w firmie oraz zadbać o jak najwyższy poziom ochrony przed atakami hakerskimi. Pamiętajmy, że wprowadzone procedury powinny przewidywać też możliwość „ataku” wewnątrz organizacji. Na taką ewentualność powinny być przewidziane osobne scenariusze.
Nieodpowiednie zaplanowanie i zabezpieczenie obiegu dokumentacji pracowniczej może mieć dla firmy bardzo poważne konsekwencje. Po pierwsze, może być naruszeniem przepisów RODO, po drugie, może doprowadzić do nieautoryzowanego dostępu osób postronnych do poufnych danych. Pamiętajmy, że informacje wrażliwe znajdują się nie tylko w teczkach osobowych, ale i w umowach, komputerach, mailach, dlatego wprowadzona ochrona dokumentacji powinna być wielopoziomowa. Tym bardziej, że coraz bardziej powszechną praktyką jest współdzielenie dokumentów, czyli nanoszenie zmian przez kilka osób w jednym pliku, dostępnym online. To wygodne rozwiązanie, które ogranicza powstawanie kolejnych wersji danego dokumentu i pozwala na utrzymanie porządku w plikach. Ważne jest tylko jedno – zabezpieczenia przed wyciekiem danych powinny być równie mocne z poziomu każdej osoby, która łączy się z systemem i pracuje na danym dokumencie.
Autor: Olga Dura-Nowicka, Quercus
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
