Obieg informacji w firmie – 5 najczęstszych błędów

 

W obecnych czasach informacja jest jednym z podstawowych dóbr ekonomicznych i jednym ze źródeł kreowania przewagi konkurencyjnej. Dlatego tak ważne jest, by firmowy system przekazywania informacji działał sprawnie i bezpiecznie. Niejednokrotnie bowiem wady w firmowym obiegu informacji są przyczyną obniżonej wydajności pracowników, co przekłada się na niższe zyski przedsiębiorstwa. W niektórych sytuacjach, jeżeli firma opiera swoją działalność na transferze informacji, błędy w tym zakresie mogą być również istotnym czynnikiem kryzysogennym.

1. W natłoku informacji

Jednym z błędów, z którym często można spotkać się w organizacjach, jest brak odpowiedniej filtracji dokumentów i informacji trafiających do poszczególnych pracowników. Takie działanie ma szereg negatywnych konsekwencji. Po pierwsze, pracownik musi poświęcić więcej czasu i energii na posortowanie informacji oraz wybranie z nich tych, które dotyczą jego stanowiska. Po drugie, w dużym natłoku wiadomości wzrasta prawdopodobieństwo przypadkowego pominięcia istotnego komunikatu. Olbrzymia ilość informacji na raz może też spowodować, że po jakimś czasie trudno będzie „dokopać się” do konkretnej, być może kluczowej, wiadomości

Pomimo rosnącego zainteresowania digitalizacją firmowej korespondencji, w przedsiębiorstwach cały czas większość informacji i dokumentów przekazywana jest w formie papierowej. Nieodpowiednie zarządzanie obiegiem informacji jest jednym z powodów, przez które w polskich przedsiębiorstwach wydatki na druk wynoszą nawet 8 proc. obrotu firmy, podczas gdy na świecie jest to 3 – 5 proc. – mówi Łukasz Laskowski, prezes Ediko, firmy specjalizującej się w temacie zarządzania informacją w biznesie.

2. Tam i z powrotem

Dużym problemem dla przedsiębiorstwa może stać się też brak tzw. feedbacku, czyli informacji zwrotnej od pracowników na otrzymaną wiadomość. Powodem tego może być kultura organizacyjna, która nie zachęca podwładnych do udziału w komunikacji wewnętrznej firmy. Jest to poważny błąd, ponieważ w takiej sytuacji nadawca nie otrzymuje wielu ważnych informacji, m.in. o tym, czy jego komunikat jest jasny i zrozumiały oraz czy pracownik nie będzie miał w stosunku do niego obiekcji. Przyzwyczajenie do jednostronnej komunikacji będzie stanowiło poważny problem np. w czasie kryzysu w przedsiębiorstwie, podczas którego istotne będzie wysyłanie do pracowników przejrzystych i zrozumiałych informacji o działaniach i aktualnym stanie firmy. Jest to szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, kiedy, dzięki mocy portali społecznościowych, szeregowy pracownik ma niekiedy większą siłę przebicia niż cały zastęp rzeczników prasowych. Dlatego też należy być pewnym, że pracownicy są dobrze poinformowani i nie rozpowszechniają nieświadomie błędnych informacji.

3. Pracownicy spuszczeni w kanał… komunikacyjny

Czasem zdarza się tak, że z niewiadomego dla podwładnych powodu, firma jest bardzo przywiązana tylko do jednej formy komunikacji i tyko za jej pośrednictwem porozumiewa się z pracownikami. Nie jest to właściwe podejście. Dywersyfikowanie informacji na różne kanały komunikacyjne pozwala nie tylko łatwiej przypisać im odpowiedni poziom istotności, ale też dotrzeć z pilną informacją w odpowiednim czasie

Współczesne przedsiębiorstwo dysponuje olbrzymimi możliwościami, jeżeli chodzi o kreowanie ścieżek obiegu informacji. Ważne jest, by dostosować liczbę i rodzaj wykorzystywanych kanałów komunikacyjnych do zaistniałych potrzeb. Sytuacją niewłaściwą jest, gdy pracownik dowiaduje się o kluczowych dla działania przedsiębiorstwa informacjach z firmowego newslettera z tygodniowym opóźnieniem – mówi Łukasz Laskowski.

Odpowiedni dobór narzędzi znacznie podnosi nie tylko skuteczność komunikacji, ale i pośrednio wpływa na takie aspekty jak motywacja pracownika i jego zaangażowanie w życie firmy.

4. Bezpieczeństwo? Jakie bezpieczeństwo?

Istotnym wyborem przy tworzeniu firmowej sieci przesyłu informacji jest uwzględnienie, jaką role będzie w niej odgrywał firmowy system IT. Chodzi tu o te urządzenia, które samoistnie łączą się z globalną siecią tworząc tzw. Internet Rzeczy (ang. Internet of Things – IoT). Coraz częściej powierza im się zadania monitoringu i kontroli nad procesami w firmie – od nadzoru maszyn ciężkiego przemysłu po audyt firmowych drukarek. Podstawowym błędem jest tutaj brak zabezpieczenia tych danych lub wręcz wysyłanie je poza obręb firmy, np. na sieciową chmurę. Nie jest to rozwiązanie gwarantujące najwyższy poziom zabezpieczeń, co przyznają sami przedsiębiorcy, którzy w „Vormetric Insider Threat Report 2015” wybrali chmurę najmniej bezpiecznym modelem zarządzania firmowymi danymi. Pomimo tego, tylko niewielu z nich wie, że istnieją urządzenia IoT działające wewnątrz firmowej sieci WAN/LAN, które, przetwarzając dane tylko w obrębie zabezpieczonej struktury informatycznej, znacznie zmniejszają ryzyko wycieku lub włamania.

5. Firmowy „głuchy telefon”

Problem ten występuje szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, w których zauważalne jest sztywne przywiązanie do firmowego drzewka hierarchii. W tym systemie przełożony komunikuje się tylko i wyłącznie ze swoim bezpośrednim podwładnym, co sprawia, że zanim wiadomość dotrze od zarządu do szeregowych pracowników, musi pokonać wszystkie firmowe szczeble. Znacznie wydłuża to czas komunikacji, a treść takiej informacji bardzo często jest na samym końcu mocno zniekształcona w stosunku do oryginału.

Obieg informacji w przedsiębiorstwie będzie kluczową kwestią tak długo, jak długo gromadzenie i analiza danych będzie stanowić o „być, albo nie być” w biznesie. Obecnie wszystko wskazuje na to, że rola efektywnego zarządzania informacjami w firmie w najbliższych latach będzie coraz większa, dlatego umiejętności z tego zakresu powinny wchodzić w kompetencje każdego przedsiębiorcy.

Źródło: Ediko