Przejdź do głównej treści

BPMS, czyli system do bycia wyjątkowym

Katgoria: ECM / Utworzono: 23 listopad 2016

BPMS, czyli system do bycia wyjątkowym

novacura logoPosiadanie dziś w firmie wdrożonego BPMS-a nie jest niczym wyjątkowym. Ma go duża liczba przedsiębiorstw w Polsce. Większość jednak systemów tego typu zaprojektowana jest głównie w celu wspierania procesów administracyjnych takich jak obieg dokumentów, czy sprawy kadrowo-płacowe. To niestety za mało, aby naprawdę zoptymalizować biznes i wyróżnić się spośród konkurencji. Jakiego więc BPMS-a należy wybrać? Takiego, który swoją architekturą wychodzi poza standardy i wspiera procesy krytyczne, czyli takie, które realnie pomagają generować przychody w przedsiębiorstwie.


REKLAMA
ASSECO KSEF
 
Wyjście poza standardy jest dziś kluczem. Tylko takie firmy, które będą się wyróżniały, będą prezentowały unikalne strategie i wdrażały innowacyjne rozwiązania mają szansę stać się przewagą na rynku. Nie da się tego zrobić pracując w modelu sprzed czterech czy pięciu lat. Odpowiedzią jest wymyślone przez Gartnera podejście – Bimodal IT, które bazuje na spostrzeżeniu, iż zbyt wiele kosztów IT idzie na utrzymanie, a za mało na tworzenie nowości i innowacji. Proponuje ono, aby projekty IT realizowane były w trybie dualnym – wydajności i odporności (performance and reliability) oraz zwinności (agile). Aby się tak stało, systemem BPMS trzeba objąć tak zwany „core biznesu”, czyli procesy logistyki magazynowej lub serwisu, które są krytyczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa.

NC warstwy

Każda większa firma opiera dziś sporą część swojej działalności na systemach informatycznych, które w założeniu mają usprawniać jej funkcjonowanie, przyspieszać realizację zadań i porządkować przebieg pewnych czynności. Dla efektywnego wykorzystania bogatego zaplecza technologicznego konieczne jest zrozumienie mechanizmu działania każdego systemu z osobna. W firmie jest ich zazwyczaj kilka, co powoduje konieczność stworzenia między nimi połączeń – wzajemnie się uzupełniających, dzięki którym będą funkcjonowały z korzyścią dla firmy. Jednak skąd będziemy wiedzieć, że systemy te działają na tyle efektywnie, by podejmować na ich podstawie kluczowe decyzje? Aby tak było, musimy mieć pewność, że systemy dobrze funkcjonują. Nie jest to jednak możliwe do osiągnięcia bez dobrego zrozumienia zachodzących w firmie procesów i bez głębokie wejścia w architekturę funkcjonujących dotychczas systemów ERP.

Problemy z ERP

Przyjrzyjmy się więc systemom ERP, a dokładniej temu, jak wspierają one współczesny biznes. Do częstych problemów, z którymi borykają się firmy, należy m.in. ręczna realizacja wielu procesów mimo posiadanego systemu. Nierzadko istotnym kłopotem jest też sama obsługa ERP – okazuje się zbyt skomplikowana dla niektórych pracowników i nie każdy jest w stanie sobie z nią poradzić. Często dochodzi też do momentu, gdy od wdrożenia systemów minęło już wiele czasu, a w firmie zaszło sporo zmian. Przedsiębiorstwa znajdują się wtedy w patowej sytuacji – mają świadomość, że aktualizowanie systemów ERP pochłonie dużo czasu i pieniędzy, liczą się też z koniecznością ponownego szkolenia załogi z ich obsługi. Niekiedy osoby decyzyjne nie wyrażają zgody na wykonanie takiej aktualizacji, pośrednio zmuszając pracowników do „kreatywnego” obchodzenia niedociągnięć systemu. Tu rodzi się pytanie, czy pracownicy firm rzeczywiście skazani są na zmaganie się z posiadanym ERP i pracę na starych systemach? Odpowiedź brzmi – nie!

Warstwa unikalności

Ciekawą koncepcją odpowiadającą na wyżej zadanie pytanie jest model warstwowy Gartnera (Gartner Pace-Layered Application Strategy), który klasyfikuje aplikacje biznesowe według strategii postępowania. Zgodnie z modelem, aplikacje dzielone są na trzy grupy:
  • Systems of Innovation (Innowacje)
  • Systems of Differentiation (Konkurencja)
  • Systems of Record (Działanie)
Klasyczne systemy, nieprzystające do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości biznesowej pozostają w warstwie system of records (warstwa działanie). Są aplikacjami niewymagającymi rozwoju, wspierającymi procesy biznesowe charakteryzujące się niewielką zmiennością, realizujące standardowe funkcjonalności. Aby zmienić sytuację w firmie, należy wyjść poziom wyżej – zainwestować w aplikacje, które są w stanie wspierać unikalne procesy biznesowe oraz funkcje. Są to inteligentne systemy, charakteryzujące się znaczną zmiennością, wynikającą z podatności na zmiany w sposobie funkcjonowania biznesu oraz oczekiwań klientów. Według modelu Gartnera nazywają się systems of differentiation i są warstwą zapewniającą efektywność i konkurencyjność. Według nas – są to nowoczesne BPMS-y, takie jak Novacura Flow.

Najważniejszą kwestią jest fakt, że aby wyjść z warstwy systems of records nie trzeba w firmie robić rewolucji. Są bowiem aplikacje z warstwy systems of differentiation, które są pewnego rodzaju nakładką na systems of records. Nakładką, bo jak sama nazwa wskazuje, jest to element nieinwazyjny, który nie ingeruje w strukturę ERP, a pozwala na uporządkowanie i zmiany w istniejących procesach lub opisanie nowych – w dowolnym momencie, gdy w firmie zaistnieje taka potrzeba.

Wiedza o procesach i znajomość ERP

Ale uwaga! Żeby tak się stało, trzeba dobrze wybrać dostawcę BPMS-a. Ludzie odpowiedzialni za wdrożenie muszą posiadać dogłębną wiedzę o procesach oraz znać elementy, z których składa się stosowany aktualnie w optymalizowanej firmie system ERP. W jego strukturę bowiem trzeba wejść głęboko i dokładnie. Należy uporządkować procesy i na nowo je zdefiniować. To wymaga wewnętrznej dyskusji i wspólnego tworzenia potrzebnych udogodnień razem z użytkownikami. Lata praktyki pokazują, że jeśli dostawca dokładnie ich słucha i dostarcza usprawnień szybko i – co ważne – na czas, są w stanie wykrzesać z siebie naprawdę dużo i nie boją się zmian. Zdecydowanie minęły już czasy, kiedy można było przekonywać pracowników przez długie miesiące, a nawet lata, że wdrożone systemy reprezentują tak zwane najlepsze praktyki i nic nie da się z nimi wobec tego zrobić.

Zatem ważna kwestia. Planując zmiany, po pierwsze trzeba zacząć myśleć o procesach krytycznych oraz skupić się nie na udoskonalaniu administracji, ale procesów ”core” biznesowych. Po drugie należy koncentrować się na aplikacjach, które pomogą się nam odróżnić od konkurencji i które adaptują się bez trudu do zmiennych potrzeb. Po trzecie trzeba brać pod uwagę jedynie tych dostawców oprogramowania, którzy nie tylko oferują sam system BPMS, ale przede wszystkim posiadają praktyczną wiedzę o procesach i systemach ERP. W przeciwnym przypadku narażamy się na niezrozumieniem potrzeb przedsiębiorstw, marnowanie energii i zasobów, i co za tym idzie – uniemożliwienie konkurowania na lokalnym, ale też międzynarodowym rynku. Tylko wielowymiarowe podejście umożliwi pełne wykorzystanie narzędzi wspierających strategiczne zarządzanie przedsiębiorstwem.

Źródło: www.novacura.pl

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
SymfoniaOd 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
accevoCyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
PSINowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
TODIS ConsultingWdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
TODISWdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Przeczytaj Również

Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?

Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej

Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?

Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej

Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów

Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej

Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej