Przejdź do głównej treści

Jak dzięki BPM można zwiększyć produktywność pracowników?

Katgoria: ECM / Utworzono: 14 lipiec 2016

Jak dzięki BPM można zwiększyć produktywność pracowników?

Zwiększenie produktywności pracowników jest jednym z najważniejszych wyzwań stojących obecnie przed menadżerami i przedsiębiorcami. Wielu z nich szuka nowych możliwości motywowania, organizuje kursy zarządzania czasem pracy, a nawet stara się kontrolować to, co ich pracownicy robią w danej chwili. Coraz bardziej pożądanym rozwiązaniem stają się jednak również systemy zarządzania procesami biznesowymi. To one w dłuższej perspektywie mogą decydować o zwiększeniu produktywności i konkurencyjności firmy.

REKLAMA
ASSECO KSEF
 
Implementacja systemu Business Process Management (BPM) wymaga od przedsiębiorcy refleksji nad aktualnym przebiegiem procesów w firmie oraz ich uporządkowania i właściwego opisania. Wykonanie tej pracy pozwoli określić konkretne cele, które będą mierzalne i przyniesie szybko zauważalne korzyści w postaci: automatyzacji rutynowych zadań, przyspieszenia obiegu dokumentów czy uporządkowania dostępów do danych.

Czy wdrożenie BPM gwarantuje wzrost produktywności?

Badania Forrestera dowodzą, że implementacja rozwiązań typu BPM w organizacji zwiększa produktywność pracowników, którzy z niej korzystają, o około 30-50%. Aby jednak odnosić takie korzyści, warto przed wdrożeniem konkretnego oprogramowania zastanowić się, które procesy w firmie już teraz wymagają automatyzacji oraz czy w przyszłości nie będziemy potrzebować podobnych rozwiązań do zarządzania kolejnymi procesami. Nieprzemyślana decyzja może nie przynieść oczekiwanych efektów.

Wybierając tzw. „pudełkowe rozwiązania”, tj. gotowe oprogramowanie wspierające konkretne procesy (np. zarządzenie wnioskami urlopowymi czy obieg faktur), po pierwsze jesteśmy zmuszeni do dostosowania danego procesu do możliwości nowego oprogramowania, po drugie automatyzacja kolejnych procesów będzie wymagała zakupu następnego produktu. To znacząco podniesie koszty inwestycji oraz będzie wymagało wdrożenia pracowników w obsługę innego programu. Na barkach działu IT będzie natomiast spoczywał problem rozwoju i współpracy kilku różnych rozwiązań. To może rodzić problemy braku kompatybilności między programami i powodować niechęć pracowników do korzystania z nich. W dłuższej perspektywie takie rozwiązanie może okazać się mało skuteczne.

Aby nie doprowadzić do takiej sytuacji, należy przeprowadzić dokładną analizę procesów zachodzących w firmie, ściśle określić aktualne zapotrzebowanie oraz przewidzieć, które procesy będą wymagać podobnych działań w przyszłości. Skutecznym rozwiązaniem może być zaimplementowanie platformy BPM. Korzystając z jednej platformy, możemy zaoszczędzić wiele czasu, wysiłku i pieniędzy, które musielibyśmy zainwestować we wdrażanie kilku różnych rozwiązań.

Jak wdrożenie BPM wpływa na wzrost produktywności?

Jedną z najczęściej osiąganych korzyści przez organizacje wdrażające system BPM, są zmiany w sposobie pracy pracowników i wzrost ich produktywności. Jak podkreśla Łukasz Wróbel, Chief Business Development Officer, SVP w firmie WEBCON, jest to głównie efekt zautomatyzowania prostych, rutynowych czynności.
Dzięki temu pracownicy poświęcają więcej czasu na pracę merytoryczną. System sam steruje przebiegiem procesu i określa, jaka sekwencja czynności powinna zostać zrealizowana w danym przypadku, aby pozostać w zgodzie z wewnętrznymi procedurami przedsiębiorstwa. Pracownicy zaś nie tracą czasu na interpretację każdego przypadku i określenie, jakie kroki powinni podjąć. Zmniejsza to także koszty działań naprawczych i utraconych możliwości biznesowych w związku z popełnionymi błędami formalnymi – wyjaśnia Łukasz Wróbel.
Jak to wygląda w praktyce?

Aby uzmysłowić sobie korzyści płynące z wdrożenia systemów BPM, przyjrzyjmy się pracy analityka bankowego oraz procesów, w jakich bierze udział. To pozwoli zrozumieć, jak wiele czasu poświęca on na niemerytoryczną część swoich obowiązków oraz jak w łatwy sposób można to zmienić, podnosząc jednocześnie jego produktywność.

Przed wdrożeniem systemu do zarządzania procesami, analityk bankowy, który w kilku różnych systemach sprawdzał dane o wnioskodawcy, ręcznie wykonywał jego scoring wprowadzając dane do każdego systemu osobno. Na koniec musiał przenieść wszystkie wyniki do oprogramowania obsługującego wnioski i dopiero wówczas wprowadzał swoją decyzję.

Po wdrożeniu procesu w systemie BPM, ten sam analityk pobiera tylko zadanie wykonania oceny wniosku z kolejki w systemie, a następnie otrzymuje wszystkie - pobrane wcześniej automatycznie z innych aplikacji - dane potrzebne do podjęcia decyzji wraz z ich wstępną interpretacją. Jemu pozostaje jedynie wprowadzenie wyniku swojej oceny, zgodnie z uzyskanymi informacjami i swoją wiedzą.

Podobny wpływ na wzrost wydajności pracowników, może mieć wdrożenie takich rozwiązań np. w kancelarii adwokackiej. Prawnik, który ma do dyspozycji odpowiednie narzędzia, nie będzie tracił czasu na zajmowanie się przesyłaniem i dostarczaniem dokumentów, a będzie mógł skupić się w większym stopniu na ich analizach prawnych.

W których obszarach warto wprowadzić BPM

Myśląc o zaimplementowaniu oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi, bierzemy pod uwagę przede wszystkim wprowadzenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów: faktur, korespondencji czy procesów kadrowych. Jednak to nie jedyne zastosowanie. Oprogramowanie WEBCON BPS pozwala na przydzielanie zadań między poszczególnymi osobami zaangażowanymi w praktycznie dowolny proces. To znaczenie przyspiesza pracę, a pracownik nie musi już tracić czasu, zastanawiając się, komu zanieść do zaopiniowania i akceptacji dokument, który właśnie przygotował oraz kto i co powinien zrobić, aby proces mógł się sprawnie zakończyć. Dodatkowo, wszystkie opracowane dokumenty i powiązane z nimi informacje są dostępne elektronicznie. Pracownicy nie muszą już więc poświęcać czasu na ich odszukiwanie i fizyczne przekazywanie.

Praktyka pokazuje, że takie oprogramowanie można wykorzystać również w mniej standardowy i oczywisty sposób. Istnieją przykłady zastosowania BPS w takich procesach jak np. windykacja, śledzenie cyklu życia silnika, inwentaryzacja i zarządzanie logistyką, otwieranie salonów w sieci sklepów odzieżowych, planowanie produkcji, dystrybucji i system zamówień piwa, mycie cystern, włączanie i wyłączanie ciepła czy nawet szkolenie pilotów.

Na co zwracać uwagę przy wyborze platformy?

Dobrze dopasowane aplikacje mogą skutecznie integrować procesy biznesowe, zwiększając ich efektywność i usprawniając przepływ komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami firmy. W wyborze platformy BPM koniecznie należy wziąć pod uwagę trzy najważniejsze aspekty: elastyczność narzędzia, prostotę obsługi oraz szybkość wprowadzania zmian. Elastyczność, by rozwijająca się firma nie wyrosła z wybranego narzędzia. Prostotę obsługi, aby pracownicy chcieli i wiedzieli, jak korzystać z aplikacji. Szybkość wprowadzania zmian w istniejących obiegach, by móc szybko reagować na dynamicznie zmieniające się otoczenie i potrzeby przedsiębiorstwa. .

Źródło: WEBCON

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
SymfoniaOd 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
accevoCyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
PSINowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
TODIS ConsultingWdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
TODISWdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Przeczytaj Również

Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?

Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej

Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?

Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej

Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów

Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej

Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej