Workflow dla Muzeum Historycznego Miasta Krakowa
Macrologic zakończył wdrożenie w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa (MHK). Projekt usprawnił administrowanie i prowadzenie procedur audytów wydatków finansowych. Projektem objęto centralę instytucji wraz z 12 filiami. Przyśpieszenie i kontrola realizacji procesu audytu pozwoliły wprowadzić w Muzeum budżety zadaniowe jako formę kontroli wydatków.
Muzeum składa się z centrali i dwunastu filii rozproszonych na terenie miasta. Zatrudnia 214 osób. Wystawy zorganizowane przez Muzeum Historyczne Miasta Krakowa w 2009 roku odwiedziło ponad 386 tys. osób. MHK jako jednostka budżetowa miasta podlega rygorom administracyjnym, w tym procedurom zamówień i rozliczania zakupów. Kluczową, a zarazem najbardziej skomplikowaną, jest procedura audytu i kontroli wewnętrznej wydatków ze środków własnych. Jej sześciostopniowa skala, przy skoncentrowanej terytorialnie strukturze organizacji, była możliwa do wykonania w tradycyjnej papierowej formie. Jednak powiększanie ilości oddziałów niezwykle spowolniało proces administracyjny.
„Wąskie gardło” w procesie zatwierdzania wydatków utrudniało zarządzanie budżetem instytucji. Kadra zarządzająca, z powodu braku odpowiednich narzędzi, nie posiadała informacji o dostępności środków finansowych na realizację poszczególnych zadań. Taka sama sytuacja miała miejsce w przypadku chęci uzyskania informacji o aktualnych kosztach realizowanych zadań.
W procesie pozyskiwania danych nie sprawdzał się tradycyjny czasochłonny, papierowy obieg faktur, który powodował przetrzymanie dokumentów. Skutkiem tego był długi czas oczekiwania na zatwierdzenie zamówień, realizacje zadań lub projektów. Podobna sytuacja miała miejsce w przypadku ich rozliczania i kontroli finansowej. Dyrekcja Muzeum rozpoczęła poszukiwania systemu informatycznego,która posiada rozwiązania dedykowanego dla jednostek budżetowych.
Wdrożenie zostało poprzedzone analizą potrzeb. Przeprowadzono ją w oparciu o wywiady z osobami zawiadującymi procesem audytu z obszarów: dyrekcja, księgowość, sekcja zamówień publicznych oraz biuro podawcze. Na podstawie zebranych danych konsultanci Macrologic zaproponowali wstępny schemat obiegu dokumentów. Macrologic rozpoczął wdrożenie rozwiązania Xpertis dedykowanego dla jednostek kultury,od wprowadzenia rozwiązania pilotażowego na ograniczonej ilości stanowisk – 14 komputerów. Taki zasięg wdrożenia był spowodowany koniecznością wdrożenia w organizacji nowego stylu pracy. W kolejnym kroku dyrekcja Muzeum, zadowolona z rezultatów pilotażu, zdecydowała zinformatyzować wszystkie komórki organizacyjne i zrealizować pełen proces obiegu dokumentów audytu. MHK kupiło 46 dodatkowych licencji, co umożliwiło zastosowanie pełnego obiegu workflow. Wprowadzenie obiegu dokumentów zaowocowało kolejnymi modyfikacjami związanymi z organizacją zarządzania. Użytkownicy systemu ERP Xpertis mogli odtąd rozliczać audyty (w tym także otrzymywać powiadomienia o audytach nierozliczonych), zamykać budżety zadaniowe, a także modyfikować obiegi dokumentów finansowych.
Wprowadzenie systemu wspierającego wymianę informacji i obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi oddziałami i komórkami Muzeum Historycznego Krakowa, wprowadziło zasadnicze zmiany w budżetowaniu i pracy administracyjnej. Najbardziej widoczne były ogromne oszczędności czasu związane z zarządzaniem dokumentami. Zastosowanie systemu zlikwidowało konieczność „chodzenia z papierkiem”, co, w przypadku podróży do centrali, generowało również dodatkowe koszty przejazdu.
Dzięki zamianie papierowej formy wymiany i zatwierdzania informacji na elektroniczną, zlikwidowano problem przetrzymywania i gubienia dokumentów. Uprawnione osoby są powiadamiane pocztą wewnętrzną o dokumencie wymagającym opisu, a wbudowany mechanizm „nieobecności” pozwala na automatyczne przekazywanie dokumentów do wyznaczonych zastępców. Dokumenty nie tylko są przechowywane i przeglądane w systemie, ale również powiązane z właściwym projektem, co z kolei ułatwia audyt. W systemie przechowywane są także elektroniczne obrazy wszystkich faktur i innych przychodzących dokumentów finansowych.
Przyśpieszenie i kontrola realizacji procesu audytu pozwoliły wprowadzić w Muzeum budżety zadaniowe jako formę kontroli wydatków. Osoby sprawujące kontrolę nad procesami decyzyjnymi są informowane przez zdefiniowane w Xpertisie alerty o tym, czy wszystkie wydatki są rozliczone i gdzie powstają ewentualne opóźnienia. Dzięki temu wszelkie wydatki w ramach każdego projektu są aktualizowane na bieżąco i kierownicy oraz dyrektorzy mogą monitorować przekroczenia kosztów. W ten sposób rozwiązano problem przekraczania planów.
Dzięki systemowi ERP Xpertis kadra zarządzająca Muzeum Historycznym ma pod stałym nadzorem wszystkie informacje wprowadzane przez pracowników. System rejestruje każdą modyfikację dokumentu wraz z informacją o godzinie i osobie wprowadzającej zmianę. Sprawdzane są również prawa dostępu na różnych poziomach systemu.
Źródło: www.macrologic.pl
„Wąskie gardło” w procesie zatwierdzania wydatków utrudniało zarządzanie budżetem instytucji. Kadra zarządzająca, z powodu braku odpowiednich narzędzi, nie posiadała informacji o dostępności środków finansowych na realizację poszczególnych zadań. Taka sama sytuacja miała miejsce w przypadku chęci uzyskania informacji o aktualnych kosztach realizowanych zadań.
W procesie pozyskiwania danych nie sprawdzał się tradycyjny czasochłonny, papierowy obieg faktur, który powodował przetrzymanie dokumentów. Skutkiem tego był długi czas oczekiwania na zatwierdzenie zamówień, realizacje zadań lub projektów. Podobna sytuacja miała miejsce w przypadku ich rozliczania i kontroli finansowej. Dyrekcja Muzeum rozpoczęła poszukiwania systemu informatycznego,która posiada rozwiązania dedykowanego dla jednostek budżetowych.
Wdrożenie zostało poprzedzone analizą potrzeb. Przeprowadzono ją w oparciu o wywiady z osobami zawiadującymi procesem audytu z obszarów: dyrekcja, księgowość, sekcja zamówień publicznych oraz biuro podawcze. Na podstawie zebranych danych konsultanci Macrologic zaproponowali wstępny schemat obiegu dokumentów. Macrologic rozpoczął wdrożenie rozwiązania Xpertis dedykowanego dla jednostek kultury,od wprowadzenia rozwiązania pilotażowego na ograniczonej ilości stanowisk – 14 komputerów. Taki zasięg wdrożenia był spowodowany koniecznością wdrożenia w organizacji nowego stylu pracy. W kolejnym kroku dyrekcja Muzeum, zadowolona z rezultatów pilotażu, zdecydowała zinformatyzować wszystkie komórki organizacyjne i zrealizować pełen proces obiegu dokumentów audytu. MHK kupiło 46 dodatkowych licencji, co umożliwiło zastosowanie pełnego obiegu workflow. Wprowadzenie obiegu dokumentów zaowocowało kolejnymi modyfikacjami związanymi z organizacją zarządzania. Użytkownicy systemu ERP Xpertis mogli odtąd rozliczać audyty (w tym także otrzymywać powiadomienia o audytach nierozliczonych), zamykać budżety zadaniowe, a także modyfikować obiegi dokumentów finansowych.
Wprowadzenie systemu wspierającego wymianę informacji i obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi oddziałami i komórkami Muzeum Historycznego Krakowa, wprowadziło zasadnicze zmiany w budżetowaniu i pracy administracyjnej. Najbardziej widoczne były ogromne oszczędności czasu związane z zarządzaniem dokumentami. Zastosowanie systemu zlikwidowało konieczność „chodzenia z papierkiem”, co, w przypadku podróży do centrali, generowało również dodatkowe koszty przejazdu.
Dzięki zamianie papierowej formy wymiany i zatwierdzania informacji na elektroniczną, zlikwidowano problem przetrzymywania i gubienia dokumentów. Uprawnione osoby są powiadamiane pocztą wewnętrzną o dokumencie wymagającym opisu, a wbudowany mechanizm „nieobecności” pozwala na automatyczne przekazywanie dokumentów do wyznaczonych zastępców. Dokumenty nie tylko są przechowywane i przeglądane w systemie, ale również powiązane z właściwym projektem, co z kolei ułatwia audyt. W systemie przechowywane są także elektroniczne obrazy wszystkich faktur i innych przychodzących dokumentów finansowych.
Przyśpieszenie i kontrola realizacji procesu audytu pozwoliły wprowadzić w Muzeum budżety zadaniowe jako formę kontroli wydatków. Osoby sprawujące kontrolę nad procesami decyzyjnymi są informowane przez zdefiniowane w Xpertisie alerty o tym, czy wszystkie wydatki są rozliczone i gdzie powstają ewentualne opóźnienia. Dzięki temu wszelkie wydatki w ramach każdego projektu są aktualizowane na bieżąco i kierownicy oraz dyrektorzy mogą monitorować przekroczenia kosztów. W ten sposób rozwiązano problem przekraczania planów.
Dzięki systemowi ERP Xpertis kadra zarządzająca Muzeum Historycznym ma pod stałym nadzorem wszystkie informacje wprowadzane przez pracowników. System rejestruje każdą modyfikację dokumentu wraz z informacją o godzinie i osobie wprowadzającej zmianę. Sprawdzane są również prawa dostępu na różnych poziomach systemu.
Źródło: www.macrologic.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
