| REKLAMA |
 |
Dopasowanie do potrzeb
Na rynku jest dostępnych bardzo wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów, także w wersji pudełkowej. Jednak nie każde rozwiązanie sprawdzi się w przypadku każdej firmy. Przy wyborze systemu warto pamiętać, że to oprogramowanie powinno dać się dostosować do potrzeb organizacji, nie odwrotnie.
Szczególnie w większych firmach niektóre procesy są na tyle skomplikowane i rozbudowane, że gotowe rozwiązania workflow nie zawsze będą w stanie sprostać oczekiwaniom biznesu. Doskonałym przykładem jest obieg faktury kosztowej, który może składać się z wielu etapów i wymagać zaangażowania pracowników z różnych szczebli struktury organizacyjnej. W takich przypadkach kluczowe jest dokładne odwzorowanie procesu w systemie.
Co prawda niektóre gotowe rozwiązania posiadają bardzo rozbudowane funkcjonalności, jednak mimo to nie zawsze będą to funkcje, które są potrzebne w przypadku danej firmy.
Możliwość rozwoju
Każda organizacja się zmienia, rozwija, dostosowuje do ewoluującego otoczenia biznesowego. System elektronicznego obiegu dokumentu powinien podążać w tym procesie równolegle z firmą i umożliwiać elastyczną modyfikację funkcjonalności i zastosowań, zgodnie z aktualnymi potrzebami. To co sprawdza się w organizacji dzisiaj, za 2 lata może wymagać dużej zmiany.
Firma, która wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów w obszarze HR, np. do obiegu wniosków urlopowych lub innych dokumentów kadrowych, z czasem może odczuć potrzebę zastosowania takiego rozwiązania także w innych działach. Dobrze dobrany system powinien umożliwiać bezproblemowe wprowadzenie takiej zmiany.
Krótki czas wdrożenia
Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zapada najczęściej wtedy, kiedy biznes odczuwa już bardzo dużą potrzebę usprawnienia obiegu informacji. Tym samym firma oczekuje jak najszybszego uruchomienia rozwiązania.
Czas wdrożenia rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być bardzo rozciągnięty w czasie. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodologii RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji aplikacji, jak i jej późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany także bez konieczności uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT. W takim modelu część modyfikacji może wykonać samodzielnie użytkownik systemu, np. dodanie nowej kategorii dokumentu lub dodatkowego kroku w procesie. Niektóre zmiany nie wymagają prowadzenia testów i są widoczne w systemie od razu.
Łatwa integracja z innymi systemami
Większość firm wdrażających workflow wykorzystuje co najmniej kilka różnych systemów informatycznych: ERP, CRM, oprogramowanie finansowo – księgowe czy wspierające procesy HR. Integracja, pozwalająca na wymianę danych pomiędzy aplikacjami, to jedna z podstawowych funkcji rozwiązań z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. Nie zawsze jednak taka integracja jest łatwa do zrealizowania i uwzględnia specyficzne uwarunkowania organizacji. Taki problem może wystąpić np. w przypadku grup kapitałowych, które chcą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów z poziomu jednej, centralnej platformy.
Podczas wdrażania workflow warto zwrócić uwagę na elastyczność i łatwość procesu integracji. Istotna dla firmy może być możliwość dokonania zmian w krótkim czasie.
Koszt to nie tylko zakup licencji
Sam zakup oprogramowania to nie cała inwestycja potrzebna do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Już przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić także koszt wdrożenia i późniejszych modyfikacji systemu. W przypadku skomplikowanych procesów lub dużej częstotliwości wprowadzania zmian może okazać się, że obsługa oprogramowania będzie dużo kosztowniejsza niż jego zakup.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów producenci systemów oferują funkcjonalności ułatwiające ich implementację i bieżącą obsługę. Na rynku są dostępne rozwiązania zawierające np. graficzne kreatory procesów biznesowych, co umożliwia ich odwzorowanie w aplikacji bez konieczności kodowania. W długim okresie czasu koszt takiego systemu może okazać się dużo niższy niż aplikacji, w której każda czynność wymaga angażowania programistów.
Adam Kubat, head of IT systems ArchiDoc, Grupa OEX
Na rynku jest dostępnych bardzo wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów, także w wersji pudełkowej. Jednak nie każde rozwiązanie sprawdzi się w przypadku każdej firmy. Przy wyborze systemu warto pamiętać, że to oprogramowanie powinno dać się dostosować do potrzeb organizacji, nie odwrotnie.
Szczególnie w większych firmach niektóre procesy są na tyle skomplikowane i rozbudowane, że gotowe rozwiązania workflow nie zawsze będą w stanie sprostać oczekiwaniom biznesu. Doskonałym przykładem jest obieg faktury kosztowej, który może składać się z wielu etapów i wymagać zaangażowania pracowników z różnych szczebli struktury organizacyjnej. W takich przypadkach kluczowe jest dokładne odwzorowanie procesu w systemie.
Co prawda niektóre gotowe rozwiązania posiadają bardzo rozbudowane funkcjonalności, jednak mimo to nie zawsze będą to funkcje, które są potrzebne w przypadku danej firmy.
Możliwość rozwoju
Każda organizacja się zmienia, rozwija, dostosowuje do ewoluującego otoczenia biznesowego. System elektronicznego obiegu dokumentu powinien podążać w tym procesie równolegle z firmą i umożliwiać elastyczną modyfikację funkcjonalności i zastosowań, zgodnie z aktualnymi potrzebami. To co sprawdza się w organizacji dzisiaj, za 2 lata może wymagać dużej zmiany.
Firma, która wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów w obszarze HR, np. do obiegu wniosków urlopowych lub innych dokumentów kadrowych, z czasem może odczuć potrzebę zastosowania takiego rozwiązania także w innych działach. Dobrze dobrany system powinien umożliwiać bezproblemowe wprowadzenie takiej zmiany.
Krótki czas wdrożenia
Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zapada najczęściej wtedy, kiedy biznes odczuwa już bardzo dużą potrzebę usprawnienia obiegu informacji. Tym samym firma oczekuje jak najszybszego uruchomienia rozwiązania.
Czas wdrożenia rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być bardzo rozciągnięty w czasie. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodologii RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji aplikacji, jak i jej późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany także bez konieczności uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT. W takim modelu część modyfikacji może wykonać samodzielnie użytkownik systemu, np. dodanie nowej kategorii dokumentu lub dodatkowego kroku w procesie. Niektóre zmiany nie wymagają prowadzenia testów i są widoczne w systemie od razu.
Łatwa integracja z innymi systemami
Większość firm wdrażających workflow wykorzystuje co najmniej kilka różnych systemów informatycznych: ERP, CRM, oprogramowanie finansowo – księgowe czy wspierające procesy HR. Integracja, pozwalająca na wymianę danych pomiędzy aplikacjami, to jedna z podstawowych funkcji rozwiązań z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. Nie zawsze jednak taka integracja jest łatwa do zrealizowania i uwzględnia specyficzne uwarunkowania organizacji. Taki problem może wystąpić np. w przypadku grup kapitałowych, które chcą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów z poziomu jednej, centralnej platformy.
Podczas wdrażania workflow warto zwrócić uwagę na elastyczność i łatwość procesu integracji. Istotna dla firmy może być możliwość dokonania zmian w krótkim czasie.
Koszt to nie tylko zakup licencji
Sam zakup oprogramowania to nie cała inwestycja potrzebna do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Już przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić także koszt wdrożenia i późniejszych modyfikacji systemu. W przypadku skomplikowanych procesów lub dużej częstotliwości wprowadzania zmian może okazać się, że obsługa oprogramowania będzie dużo kosztowniejsza niż jego zakup.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów producenci systemów oferują funkcjonalności ułatwiające ich implementację i bieżącą obsługę. Na rynku są dostępne rozwiązania zawierające np. graficzne kreatory procesów biznesowych, co umożliwia ich odwzorowanie w aplikacji bez konieczności kodowania. W długim okresie czasu koszt takiego systemu może okazać się dużo niższy niż aplikacji, w której każda czynność wymaga angażowania programistów.
Adam Kubat, head of IT systems ArchiDoc, Grupa OEX
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
